03 năm 2016-2018
2.2.2/ Thực trạng công tác kế toán khoản phải trả cho người bán
a/ Tài khoản sửdụng
Khoản nợ phải trảcho người bán của Công ty TNHH Minh Hòa được phản ánh trên TK 331- Phải trả người bán. Tài khoản này được mở chi tiết cho từng đối tượng người bán, ngoài ra còn có các tài khoản liên quan như TK 156, TK 111, TK 112,…
b/ Chứng từsửdụng
- Hợp đồng kinh tế( Hợp đồng mua hàng) -Hóa đơn GTGT (Hóa đơn mua hàng) - Phiếu nhập kho
- Phiếu chi/Ủy nhiệm chi - Giấy báo Nợ
c/ Sổsách kếtoán
- Sổchi tiết TK 331 - Sổcái TK 331
d/ Trình tựhạch toán
Trường hợp kế toán ghi tăng khoản phải trả cho người bán
Xuất phát từnhu cầu thực tế, khi có sựthiếu hụt vềsố lượng hàng hóa cũng như nhu cầu của khách hàng về hàng hóa đó mà hiện tại công ty đang không đủ hàng thì công ty sẽ lên đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp. Khi công ty nhận được hàng hóa của nhà cung cấp kèm theo hóa đơn GTGT thì kế toán sẽ hạch toán vào phần mềm. Vào phân hệ Mua hàng/ tab Mua hàng hóa, dịch vụ/ Thêm chứng từ mua hàng. Nếu công ty chưa thanh toán thì tích vào chọn Chưa thanh toán, nhập thông tin đầy đủ tương ứng trên Hóa đơn GTGT liên 2. Sau khi nhấn “Cất” lưu trữ thì sẽ cập nhật số liệu lên Sổ chi tiết các tài khoản 331, Sổ chi tiết công nợ phải trả và bảng Tổng hợp công nợ phải trả theo nhóm khách hàng. Nếu đã thanh toán thì tích chọn Thanh toán ngay,điền đầy đủ thông tin, sau đó sốliệu sẽ được cập nhật lên Sổkếtoán chi tiết quỹ tiền mặt hoặc Sổ tiền gửi ngân hàng, Sổ chi tiết vật tư hàng hóa 156, bảng Tổng hợp tồn kho.
Tương tự như khách hàng đến mua hàng thì khi công ty mua hàng cũng có 02 Trường Đại học Kinh tế Huế
66
Ví dụ 1: Hình thức chưa thanh toán
Ngày 04/12/2018, Công ty gọi điện cho Công ty Cổ phần Đầu tư – Thương mại Việt May để đặt mua lô hàng theo Hóa đơn số 0002147 với tổng giá trị lô hàng là 29.270.000 đồng,thuế suất GTGT 10%, công ty chưa thanh toán tiền.
*Căn cứ vào Liên 2: Giao người mua của Hóa đơn GTGT, kếtoán sẽhạch toán
NợTK 1561.1 26.609.091đ
Nợ1331 2.660.909đ
Có 331(CTCP Đầu Tư Thương Mại- Việt May) 29.270.000đ
Biểu mấu 2.12: Hóa đơn GTGT mua hàng HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2:Giao người mua Ngày 04tháng 12 năm 2018
Mẫu số: 01GTKT3/001 Ký hiệu: VM/17P Số: 0002147 Đơn vịbán hàng: CÔNG TY CỐPHẦN ĐẦU TƯ – THƯƠNG MẠI VIỆT MAY Mã sốthuế: 0400481185
Địa chỉ: 03 Phạm Hùng-Phường Hòa Xuân- Quận Cẩm Lệ- Thành phố Đà Nẵng Sốtài khoản:
Điện thoại: 0236.3685636 * Fax: 0236.3685646–Emai: vietmay@vnn.vn Họ tên người mua hàng: Nguyễn ThịOanh
Tên đơn vị: Công ty TNHH Minh Hòa
Địa chỉ:18 Đường Hà Nội-Phường Phú Nhuận- TP Huế Hình thức thanh toán: TM/CK Sốtài khoản:
STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6 = 5*4 1 Bàn Oval 1.8 RB Cái 1 3.272.727 3.272.727 2 Bàn Oval 1.6 RB Cái 1 2.845.455 2.845.455 3 Ghế đầu bò RB Cái 14 745.455 10.436.364 4 Kệ giấy HN1 RB Cái 1 4.309.091 4.309.091 5 Ghế SI 2001RB Cái 8 718.182 5.745.455 Cộng tiền hàng: 26.609.091 Thuếsuất GTGT: 10% Tiền thuếGTGT: 2.660.909 Tổng cộng tiền thanh toán: 29.270.000 Sốtiền viết bằng chữ:Hai mươi chín triệu hai trăm bảy mươi ngàn đồng
Người mua hàng
( Ký, ghi rõ họtên)
Người bán hàng
( Ký,đóng dấu, ghi rõ họtên)
* Sau khi hạch toán, kếtoán sẽnhập liệu vào phầm mềm Misa 2017như sau: Vào phân hệ Mua hàng, chọn mua hàng hóa, dịch vụ, chọn Thêm- Chứng từ mua hàng.
+ Phần thông tin chung điền đầy đủthông tin vềnhà cung cấp, ngày hạch toán và ngày chứng từlà ngày ghi sổnghiệp vụ04/12/2018 ( thường trùng với ngày chứng từ), số phiếu nhập 2147. Diễn giải: Mua hàng của CTCP Đầu Tư Thương Mại Việt May
theo hóa đơn 0002147.
+Ở tab “Hàng tiền” tiến hành nhập thông tin:
+ Ở tab “Thuế”, số thuế sẽ cập nhật theo mức thuế suất 10% đối với mỗi mã hàng
68 + Nhấn“Cất”để lưu nghiệp vụ
* Sau khi lưu nghiệp vụ, dữ liệu sẽ tự động cập nhật lên Phiếu nhập kho ( xem phụ lục 06), Sổ chi tiết các tài khoản 331, Sổ chi tiết công nợ phải trả và bảng Tổng hợp công nợ phải trảcủa CTCP Đầu Tư Thương Mại- Việt May. Đồng thời, sốliệu sẽ được nhập thẳng vào Sổchi tiết các tài khoản 156.1 và Sổchi tiết các tài khoản 1331. Trường Đại học Kinh tế Huế
Biểu mẫu 2.13: Sổ chi tiết tài khoản 331
Công ty TNHH Minh Hòa
18 Hà Nội, Phường Phú Nhuận, Thành Phố Huế, Tỉnh Thừa Thiên Huế, Việt Nam
SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN
Loại tiền: VND; Tài khoản: 331; Tháng 12 năm 2018
Ngày hạch toán Ngày chứng từ Số chứng từ
Diễn giải Tài
khoản
TK đối
ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có Dư Nợ Dư Có
Số dư đầu kỳ 331 685.385.454
03/12/2018 03/12/2018 03591
Mua hàng của CN CTCP 1-5 Nhà Máy Gạch Tuynen 1-5 theo hóa
đơn 0003591
331 152
7.445.454 692.830.908
…
04/12/2018 04/12/2018 2147
Mua hàng của CTCP ĐầuTư Thương Mại Việt May theo hóa đơn 0002147
331 1561.1
26.609.091 710.184.545
04/12/2018 04/12/2018 2147
Mua hàng của CTCP ĐầuTư ThươngMại Việt May theo hóa đơn 0002147 331 1331 2.660.909 712.845.454 … Cộng 331 1.740.128.267 1.261.326.862 Số dư cuối kỳ 331 206.584.049 Ngày 31 tháng 12 năm 2018
Ví dụ 2: Hình thức thanh toán ngay
Ngày 01/12/2018, công ty nhận được Hóa đơn dịch vụ viễn thông (GTGT) số 2794610 của CN Viettel TT Huế- Tập đoàn Viễn Thông Quân Đội với tổng giá trị là 185.000 đồng, thuế suất GTGT 10%, công ty đã thanh toán bằng tiền mặt.
* Kế toán nhận được Hóa đơn dịch vụ viễn thông (GTGT) số2794610 của CN Viettel TT Huế- Tập đoàn Viễn Thông Quân Đội sẽhạch toán:
NợTK 6422 168.182đ NợTK 1331 16.818đ
Có TK 1111 185.000đ
* Kế toán lập phiếu chi gửi Giám đốc xét duyệt đểchi tiền, sau đó gửi phiếu chi đã duyệt cho thủquỹ để chi tiền. Kế toán sẽ nhập liệu vào phần mềm Misa 2017. Vào phân hệ Quỹ/ tab Thu, chi tiền/ Chi tiền. Điền đầy đủ thông tin tương ứng trên Hóa đơn vào phiếu chi. Số liệu sau khi khi cất thì sẽ cập nhật lên Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt 1111, Sổchi tiết các tài khoản 1331, Sổchi tiết các tài khoản 6422.
Biểu mẫu 2.14: Hóa đơn dịch vụ viễn thông (GTGT) HÓA ĐƠN DỊCH VỤ VIỄN THÔNG (GTGT)
BẢN THỂ HIỆN CỦA HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
Mẫu số: 01GTKT0/007 Ký hiệu: AS/18E Số: 2794610 Ngày lập: 1/12/2018
TẬP ĐOÀN CÔNG NGHIỆP- VIỄN THÔNG QUÂN ĐỘI
Số1 Trần Hữu Dực -Phường Mỹ Đình 2 - Quận TừLiêm - TP. Hà Nội Mã sốthuế: 0100109106
Viettel Thừa Thiên Huế- CN Tập Đoàn Công Nghiệp - Viễn Thông Quân Đội
Khách hàng:Công ty TNHH Minh Hòa Mã sốthuế: 3300350579
Địa chỉ:18 Hà Nội, Phường Phú Nhuận, Thành Phố Huế, Tỉnh Thừa Thiên Huế, Việt Nam Đại diện (r054_gftth_hoacttmt) Ký cước: Tháng 11/2018
Mã khách hàng:602831049/1001157100/21122017 Hình thức thanh toán:TM/CK
STT DIỄN GIẢI SỐ LƯỢNG TB TIỀN DỊCH VỤ THUẾ SUẤT (%) TIỀN THUẾ CỘNG a b c 1 2 3=1*2 4=1+3 1 DV FTTH 01 168.182 10 16.818 185.000 01 168.182 16.818 185.000 CỘNG TIỀN THANH TOÁN
VIẾT BẰNG CHỮ: Một trăm tám mươi lăm nghìnđồng chẵn
Biểu mẫu 2.15: Phiếu chi
Công ty TNHH Minh Hòa Mẫu số 02 - TT
18 Hà Nội, Phường Phú Nhuận, Thành Phố Huế, TỉnhThừa
Thiên Huế, Việt Nam ( Ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC
Ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính)
PHIẾU CHI Ngày 01 tháng 12 năm 2018 Quyển sổ:……… Số: 2794610 Nợ: 6422, 1331 Có: 1111
Họvàtên ngườinhậntiền:CN Viettel TT Huế- Tập đoànViễn Thông Quân Đội
Địa chỉ:11 Lý Thường Kiệt-Phường Phú Nhuận- TP Huế- TT Huế- VN Lý do chi: Thanh Lam trả cước internet – HĐ2794610
Số tiền:185.000 VND
Viết bằng chữ:Một trăm tám mươi lăm nghìn đồng chẵn.
Kèm theo: 01 chứng từ gốc
Ngày 01 tháng 12năm 2018
Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ
(Ký, họ tên, đóng
dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủsốtiền (Viết bằng chữ):Một trăm tám mươi lăm nghìnđồng chẵn.
Trường hợp kế toán ghi giảm khoản phải trả cho người bán
Kế toán sẽ thường xuyên theo dõi để xem thời hạn thanh toán các khoản nợ của người bán khi bên người bán yêu cầu thanh toán để có kế hoạch trả tiền. Khi đến hạn thanh toán, kế toán sẽ lập ủy nhiệm chi gửi đến ngân hàng để trích tài khoản trả cho người bán đối với trả tiền bằng chuyển khoản hoặc nếu trả bằng tiền mặt thì sẽ lập phiếu chi gửi cho Giám đốc ký nhận để chi tiền trả người bán. Sau đó, kế toán sẽ vào phần mềm để hạch toán, cập nhật công nợ khoản phải trảvà dữ liệu sẽ được tự động cập nhật vào Sổchi tiết các tài khoản 331, Sổ chi tiết công nợ phải trả và bảng Tổng hợp công nợphải trảtheo nhóm nhà cung cấp.
Ví dụ: Ngày 04/12/2018, Công ty sau khi nhận được Hóa đơn GTGT và theo yêu cầu của nhà cung cấp thanh toán tiền thì kế toán sẽ lập Uỷ nhiệm chi gửi đến ngân hàng để trích tài khoản công ty trả tiền cho người bán
Biểu mẫu 2.16: Giấy Ủy nhiệm chi
Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam
Chứng từgiao dịch
Ủy nhiệm chi
Số:……….. Ngày: 04/12/2018
Người trả tiền: CÔNG TY TNHH MINH HÒA
Địa chỉ: 18 Hà Nội–Huế
Số tài khoản: 115000131829 Tại Ngân hàng: Công Thương –CN Huế
Người hưởng:CÔNG TY CỔPHẦN ĐẦU TƯ-THƯƠNG MẠI VIỆT MAY
Số tài khoản:2005201002520 Tại Ngân hàng: NN&PTNT- Quận Cẩm Lệ-ĐàNẵng
MT/HC:……….. Ngày cấp: ……….. Nơi cấp:……… Số tiền bằng số: 29.270.000đ
Số tiền bằng chữ: Hai mươi chín triệu hai trăm bảy mươi ngàn đồng
Ngân hàng:……… Phí trong: ……….. Phí ngoài:………. Nội dung: Thanh toán tiền hàng
Kế toán trưởng Chủ TK Giao dịch viên Kiểm soát viên
*Sau khi đã thanh toán tiền thì kếtoán sẽtiến hành hạch toán:
NợTK 33 29.270.000đ
NợTK 6422 22.000đ
Có TK 1121 (NH TMCP Công thươngVN) 29.292.000đ
* Kế toán sẽ cập nhật dữ liệu vào phần mềm để giảm khoản phải trả cho nhà cung cấp CTCP Đầu Tư Thương Mại–Việt May
Vào phân hệ Ngân hàng/ Thu, chi tiền/ Chi tiền. Xuất hiện bảng Ủy nhiệm chi,điền đầy đủthông tin tại mục Thông tin chung, chứng từ, hàng tiền.
Nhấn “Cất”để lưu trữ.
Sau khi Cất nghiệp vụ, dữliệu sẽ được phần mềm chuyển vào Sổ chi tiết các tài khoản 331, Sổ chi tiết tài khoản 331 và bảng Tổng hợp công nợ phải thu của Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam và Sổ tiền gửi ngân hàng thuộc Ngân hàng TMCP Công ThươngViệt Nam.
Biểu mẫu 2.17: Sổ tiền gửi ngân hàng
Công ty TNHH Minh Hòa Mẫu sổ: S05- DNN
18 Hà Nội, Phường PhúNhuận, Thành Phố Huế, Tỉnh Thừa Thiên Huế, Việt Nam
(Ban hành theo Thông tư 133/2016/TT- BTC
Ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính)
SỔ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG
Tài khoản: 1121; Loại tiền: VND; TK Ngân hàng: 115000131829 - Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam; Tháng 12 năm 2018
Ngày hạch toán Ngày chứng từ Số chứng từ Diễn giải TK đối ứng Thu Chi Tồn
Tài khoản ngân hàng: 115000131829 - Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam
Số dư đầu kỳ 98.248.222 03/12/2018 03/12/2018 UNCCTH01/12 Chuyển trả tiền mua hàng CT TNHH Kha Mỹ Trang 331 10.000.000 882.482.222 …. 04/12/2018 04/12/2018 UNCCTH03/12 Chuyển trả tiền hàng CTCP Đầu Tư Thương Mại Việt May 331 29.270.000 51.428.337 04/12/2018 04/12/2018 UNCCTH03/12 Chuyển trả tiền hàng CTCP Đầu Tư Thương Mại Việt May 6422 22.000 51.406.337 …
Biểu mẫu 2.18: Số chi tiết tài khoản 331
Công ty TNHH Minh Hòa
18 Hà Nội, Phường Phú Nhuận, Thành Phố Huế, Tỉnh Thừa Thiên Huế, Việt Nam
SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN
Loại tiền: VND; Tài khoản: 331; Tháng 12 năm 2018
Ngày hạch toán Ngày chứng từ Số chứng từ Diễn giải Tài khoản TK đối
ứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có Dư Nợ Dư Có
Số dư đầu kỳ 331 685.385.454
03/12/2018 03/12/2018 03591
Mua hàng của CN CTCP
1-5 Nhà Máy Gạch
Tuynen 1-5 theo hóa đơn
0003591 331 152 7.445.454 692.830.908 … 04/12/2018 04/12/2018 UNCCTH03/12 Chuyển trả tiền hàng
CTCP Đầu Tư Thương
Mại Việt May
331 1121CNH 29.270.000 217.844.414
…
Cộng 331 1.740.128.267 1.261.326.862
Số dư cuối kỳ 331 206.584.049
Ngày 31 tháng 12 năm 2018
Người lập báo cáo
(Ký, họtên)
Kế toán trưởng
(Ký, họtên)
Số dư cuối kỳcủa Sốchi tiết các tài khoản sẽ được cập nhật lên Sổcái 131
Biểu mẫu 2.19: Số cái tài khoản 331
CÔNG TY TNHH MINH HÒA
18 Hà Nội, Phường Phú Nhuận, TP Huế, Tỉnh TTH, VN
Mẫu số: 02– LĐTL
(Ban hành theo Thông tư 133/2016/TT- BTC Ngày 26/08/2016 của BộTài chính)
SỔ CÁI
(Dành cho hình thức kếtoán Chứng từghi sổ) Tháng 12 năm 2018
Tài khoản: 331- Phải trả cho người bán
Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có Số dư đầu kỳ 685.385.454 Số phát sinh trong kỳ 31/12/2018 CTGS02/12 31/12/2018 Chứng từnghiệp vụkhác 131 1.773.800 31/12/2018 CTGS02/12 31/12/2018 Chứng từnghiệp vụkhác 1331 6.545.455 31/12/2018 CTGS02/12 31/12/2018 Chứng từnghiệp vụkhác 2421 65.454.545 31/12/2018 CTGS02/12 31/12/2018 Chứng từnghiệp vụkhác 34111 CTCNH 900.000.000 31/12/2018 CTGS02/12 31/12/2018 Chứng từnghiệp vụkhác 515 13.963.000 31/12/2018 CTGS02/12 31/12/2018 Chứng từnghiệp vụkhác 711 63.992.612 31/12/2018 CTGS06/12 31/12/2018 Mua hàng hóa, dịch
vụ chưa thanh toán 1331 79.727.632
31/12/2018 CTGS06/12 31/12/2018
Mua hàng hóa, dịch
vụ chưa thanh toán 1332 22.575.487 31/12/2018
CTGS06/12 31/12/2018
Mua hàng hóa, dịch
vụ chưa thanh toán 152 225.754.853 31/12/2018
CTGS06/12 31/12/2018
Mua hàng hóa, dịch
vụ chưa thanh toán 1561.1 861.268.890
31/12/2018 CTGS10/12 31/12/2018 Séc/Ủy nhiệm chi 1121 CNH 670.398.855 31/12/2018 CTGS10/12 31/12/2018 Séc/Ủy nhiệm chi 1121NN 90.000.000 Cộng số phát sinh 1.740.128.267 1.261.326.862 Số dư cuối kỳ 206.584.049 Cộng lũy kế từ đầu năm 11.675.173.072 11.235.065.461
- Sổ này có 01 trang, đánh sốtừtrang số 01 đến trang 01
- Ngày mởsổ:………. Ngày 31 tháng 12 năm 2018 Người lập phiếu (Ký, họtên) Kế toán trưởng ( Ký, họtên) Giám đốc ( Ký, họ tên, đóng dấu)