6. Kết cấu đề tài
2.1.3.6 Trình tự ghi sổ kế toán
Theo hình thức “Chứng từ ghi sổ”:
- Hàng tuần, qua các chừng từ gốc sau khi đã kiểm tra tính chính xác, kế sẽ tiến hành kiểm tra lại lần nữa, sau đó cập nhật vào máy dựa trên hệ thống đã đƣợc thiết lập bằng công cụ Excel.
- Cuối năm, tiến hành khóa sổ, kiểm tra, đối chiếu lại tổng phát sinh Nợ và Có, lập báo cáo tài chính, in sổ kế toán tổng hợp và chi tiết ra, kẹp lại thành tập và lƣu trữ. 2.1.4 Tình hình các nguồn lực và kết quả kinh doanh tại công ty TNHH MTV Công nghệ và Thƣơng mại Hoàng Nam trong ba năm từ năm 2017 – 2019
Vì công ty khá nhỏ thuộc dạng hộ gia đình nên số lao động sẽ không thay đổi qua các năm từ 2017 – 2019.
2.1.4.1 Tình hình tài sản và nguồn vốn
Đối với tình hình biến động tài sản
Từ bảng số liệu và biểu đồ ta thấy rằng tình hình tài sản tăng qua các năm 2017- 2019. Cụ thể:
- Tài sản năm 2018 tăng so với năm 2017 là 28.292.778 đồng, tƣơng ứng tăng 3,0%. Tăng chủ yếu là do tiền và các khoản tƣơng đƣơng tiền tăng 87.643.895 đồng tƣơng ứng tăng 17,6%; hàng tồn kho tăng 58.890.632 tƣơng ứng tăng 19,7% do công ty bán hàng hóa dịch vụ giảm sút so với năm 2017. Bên cạnh đó thì khoản phải thu và tài sản khác đều giảm.
- Tài sản năm 2019 tăng so với năm 2018 là 21.619.438 đồng tƣơng ứng tăng 2,2%. Tăng chủ yếu là do tiền và các khoản tƣơng đƣơng tiền tăng 34.741.139 đồng tƣơng ứng tăng 5,9%; các khoản phải thu tăng 33.319.576 đồng tƣơng ứng tăng 137,5%. Bên cạnh đó thì hàng tồn kho giảm và tài sản khác giữ nguyên.
Bảng 2.1 Tình hình biến động tài sản và nguồn vốn của công ty TNHH MTV Công nghệ và Thương mại Hoàng Nam từ 2017- 2019 (ĐVT: Đồng) Chỉ tiêu 2017 2018 2019 2018/2017 2019/2018 +/- % +/- % TÀI SẢN I. Tiền và các khoản
tƣơng đƣơng tiền 497.062.568 584.706.463 619.447.602 87.643.895 17,6 34.741.139 5,9 III. Các khoản phải thu 138.417.950 24.238.036 57.557.612 (114.179.914) (82,5) 33.319.576 137,5 IV. Hàng tồn kho 298.280.255 357.170.887 310.729.611 58.890.632 19,7 (46.441.276) (13,0) VIII. Tài sản khác 19.179.108 15.117.273 15.117.273 (4.061.835) (21,2) - - Tổng cộng tài sản 952.939.881 981.232.659 1.002.852.097 28.292.778 3,0 21.619.438 2,2 NGUỒN VỐN I.Nợ phải trả - 4.022.077 19.483.488 4.022.077 - 15.461.411 384,4 II.Vốn chủ sở hữu 952.939.881 977.210.582 983.368.609 24.270.701 2,5 6.158.027 0,6 Tổng cộng nguồn vốn 952.939.881 981.232.659 1.002.852.097 28.292.778 3,0 21.619.438 2,2
Biểu đồ 2.1 Tình hình tài sản của Công ty TNHH MTV Công nghệ và Thương mại Hoàng Nam trong 3 năm 2017 – 2019
Đối với tình hình biến động nguồn vốn
Biểu đồ 2.2 Tình hình nguồn vốn của Công ty TNHH MTV Công nghệ và Thương mại Hoàng Nam trong 3 năm 2017 – 2019
952.939.881 981.232.659 1,002,852,097 920,000,000 930,000,000 940,000,000 950,000,000 960,000,000 970,000,000 980,000,000 990,000,000 1,000,000,000 1,010,000,000
Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
TÀI SẢN Tài sản 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
0 4.022.077 19,483,488
952.939.881 977.210.582 983,368,609
NGUỒN VỐN
Vốn chủ sở hữu Nợ phải trả Trường Đại học Kinh tế Huế
Từ bảng số liệu và biểu đồ ta thấy nguồn vốn tăng qua các năm 2017 – 2019. Cụ thể:
- Nguồn vốn năm 2018 tăng so với năm 2017 là 28.292.778 đồng tƣơng ứng tăng 3,0%. Tăng chủ yếu là do vốn chủ sở hữu tăng 24.270.701 đồng tƣơng ứng tăng 2,5%, trong khi nợ phải trả tăng 4.022.077 đồng không đáng kể.
- Nguồn vốn năm 2019 tăng so với năm 2018 là 21.619.438 đồng tƣơng ứng tăng 2,2%. Tăng chủ yếu là do nợ phải trả tăng 15.461.411 đồng tƣơng ứng tăng 384,4%; trong khi vốn chủ sở hữu tăng 6.158.027 đồng tƣơng ứng tăng 0,6%. Điều này chứng tỏ công ty đang nợ một khoảng tiền hàng hóa chƣa kịp trả cũng không nhiều.
2.1.4.2 Tình hình kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
Đặc điểm hoạt động kinh doanh
Ngành nghề chính: Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị viễn thông trong các cửa hàng chuyên doanh.
Bên cạnh đó còn có các ngành nghề nhƣ: Sửa chữa thiết bị điện tử và quang học, lắp đặt hệ thống điện,…
Bảng 2.2 Một số mặt hàng của công ty TNHH MTV Công nghệ và Thương mại Hoàng Nam
TÊN MẶT HÀNG ĐƠN VỊ TÍNH
Thiết bị chuyển mạch 24P Giga
Dlink-DGS1024C (1,445) Chiếc
Bộ định tuyến Vigor 2912, Hiệu Draytek (1,772) Cái
Ổ cứng dùng cho TB ghi hình 1000GB (990) Cái
Trung tâm báo động báo cháy 4 kênh Bộ
Ắc quy WTZ 6V GLOBE (228) Bình
Đầu dò chuyển động Cái
Nút nhấn khẩn báo cháy (108.000) Cái
Còi báo động 12V Cái
Đầu báo khói quang + Đế (238.000) Bộ
Nút nhấn khẩn báo cháy (108.000) Cái
Dây cáp Cat 6 4UTP, 23A WG, CM (305m/thùng)
– AMP (7.213) Mét
… …
Phƣơng thức bán hàng và thanh toán
Phương thức bán hàng: Hiện nay, Công ty đang áp dụng phƣơng thức bán buôn
và bán lẻ.
- Bán buôn: Thƣờng bán cho khách hàng là các doanh nghiệp thƣơng mại, các cơ
quan, tổ chức, trƣờng học. Bán thông qua đơn đặt hàng hoặc hợp đồng đã ký giữa các bên.
- Bán lẻ: Diễn ra ngay tại cửa hàng của công ty. Mỗi lần bán thì số lƣợng dựa vào
ngƣời mua, thu tiền trực tiếp lúc bán đồng thời vẫn viết hóa đơn nhƣ bình thƣờng.
Phương thức thanh toán: Công ty sử dụng hai phƣơng thức là thanh toán bằng
tiền mặt và chuyển khoản.
- Thanh toán bằng tiền mặt: Khách hàng thanh toán trực tiếp tại cửa hàng, hoặc
phòng kế toán, hoặc nếu mua chịu thì có thể mang tiền đến phòng kế toán trả sau khi đến hạn thanh toán. Trƣờng hợp trả chậm chỉ áp dụng đối với các khách hàng quen thuộc, uy tín. Nếu quá hạn mà vẫn chƣa thanh toán tiền, công ty sẽ gọi điện để nhắc nhở hoặc gửi thông báo.
- Thanh toán bằng chuyển khoản: Áp dụng đối với các khách hàng thân quen, uy tín của công ty trong địa bàn thành phố Huế. Bên cạnh đó, cũng áp dụng cho các khách hàng ở các tỉnh khác khi họ mua hàng tại Công ty.
Bảng 2.3 Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH MTV Công nghệ và Thương mại Hoàng Nam trong 3 năm từ 2017 - 2019
(ĐVT: Đồng)
Chỉ tiêu 2017 2018 2019 2018/2017 2019/2018
+/- % +/- %
1.Doanh thu bán hàng và cung cấp
dịch vụ 931.550.099 537.114.861 672.337.525 (394.435.238) (42) 135.222.664 25
2.Các khoản giảm trừ doanh thu - - - - - - -
3.Doanh thu thuấn về bán hàng và
cung cấp dịch vụ 931.550.099 537.114.861 672.337.525 (394.435.238) (42) 135.222.664 25
4.Giá vốn hàng bán 809.284.733 471.290.515 582.774.021 (337.994.218) (42) 111.483.506 24
5.Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung
cấp dịch vụ 122.265.366 65.824.364 89.563.504 (56.441.002) (46) 23.739.140 36
6.Doanh thu hoạt động tài chính 114.315 143.855 41.369 29.540 26 (102.486) (71)
7.Chi phí tài chính
8.Chi phí quản lý kinh doanh 108.632.364 41.697.501 83.446.846 (66.934.863) (62) 41.749.345 100
9.Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh
doanh 13.756.317 24.270.700 6.158.027 10.514.383 76 (18.112.673) (75)
10.Thu nhập khác - - - - - - -
11.Chi phí khác - - - - - - -
12.Lợi nhuận khác - - - - - - -
13.Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 13.756.317 24.270.700 6.158.027 10.514.383 76 (18.112.673) (75)
14.Chi phí thuế TNDN - - - - - - -
15.Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh
nghiệp 13.756.317 24.270.700 6.158.027 10.514.383 76 (18.112.673) (75)
Biểu đồ 2.3 Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH MTV Công nghệ và Thương mại Hoàng Nam trong 3 năm từ 2017 – 2019
Qua bảng số liệu và biểu đồ ta thấy tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm từ 2017-2019 đã có những biến động nhất định. Cụ thể:
- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: DTBH và CCDV năm 2018 giảm mạnh so với năm 2017 là 394.435.238 đồng tƣơng ứng giảm 42%; đến năm 2019 thì DT có tăng hơn so với năm 2018 là 135.222.664 đồng tƣơng ứng tăng 25%. Điều này làm cho hàng tồn kho thay đổi tăng giảm theo.
- Lợi nhuận gộp năm 2018 giảm so với năm 2017 là 56.441.002 đồng tƣơng ứng giảm 46%, giảm chủ yếu là do DTBH và CCDV giảm và giá vốn hàng bán giảm 337.994.218 đồng tƣơng ứng giảm 42%; đến năm 2019 tăng so với 2018 là 23.739.140 đồng tƣơng ứng tăng 36%, tăng chủ yếu là do DT BH và CCDV tăng và giá vốn hàng bán tăng 111.483.506 đồng tƣơng ứng tăng 24%.
- Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh năm 2018 tăng so với năm 2017 là 10.514.383 đồng tƣơng ứng tăng 76%, tăng chủ yếu là do LN gộp giảm mạnh và chi phí QLKD giảm 66.934.863 đồng tƣơng ứng giảm 62%; đến năm 2019 giảm so với năm
122,265,366 65,824,364 89,563,504 13,756,317 24,270,700 6,158,027 0 20,000,000 40,000,000 60,000,000 80,000,000 100,000,000 120,000,000 140,000,000
Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ
Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
Lợi nhuận khác
Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế
2018 là 18.112.673 đồng tƣơng ứng giảm 75%, giảm chủ yếu là do LN gộp tăng và chi phí QLKD tăng 41.749.345 đồng tƣơng ứng tăng trên 100%.
- Lợi nhuận sau thuế TNDN qua 3 năm 2017-2019 cũng giống nhƣ LN thuần từ hoạt động kinh doanh vì không phát sinh các khoản thu nhập khác cũng nhƣ chi phí khác.
2.2 Thực trạng công tác kế toán doanh thu và xác định kết quả kinh doanh Công ty TNHH MTV Công nghệ và Thƣơng mại Hoàng Nam
2.2.1 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
2.2.1.1 Chứng từ và sổ sách sử dụng
Chứng từ sử dụng:
Hợp đồng kinh tế: Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng, bộ phận kho sẽ lập hợp
đồng kinh tế. Khi đã đồng ý các thỏa thuận thì hai bên sẽ ký vào hợp đồng. Hợp đồng sẽ đƣợc chia thành 3 bản trong đó 2 bản khách hàng giữ và 1 bản còn lại công ty giữ đều có hiệu lực nhƣ nhau. Lúc này, hợp đồng chính thức có hiệu lực và các bên sẽ tiến hành thực hiện theo đúng hợp đồng.
Biên bản nghiệm thu và thanh lí hợp đồng: Sau khi hoàn thành các điều khoản trong
hợp đồng là giao hàng và nhận hàng của cả hai bên, hai bên nhất trí thanh lý hợp đồng mua bán, biên bản này đƣợc lập thành 3 bản trong đó bên khách giữ 2 bản và 1 bản còn lại công ty giữ có hiệu lực nhƣ nhau.
Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 – VT): Dựa vào hợp đồng và BBNT và TLHĐ, kế toán
sẽ lập phiếu xuất kho để làm chứng từ trong hệ thống để minh chứng.
Hóa đơn GTGT (01GTKT): Căn cứ để kế toán ghi nhận doanh thu và thu tiền bán
hàng, đồng thời giúp thủ quỹ kiểm kê xuất kho bán hàng chính xác hơn. Hóa đơn GTGT gồm 3 liên:
- Liên 1: Lƣu tại sổ hóa đơn làm căn cứ gốc.
- Liên 2: Giao khách hàng.
- Liên 3: Đóng vào tập lƣu nội bộ.
Phiếu thu (01 – TT): Phiếu này do kế toán lập dựa trên hóa đơn GTGT. Phiếu thu
cần có đủ chữ ký của Giám đốc, Kế toán trƣởng, Ngƣời lập phiếu, Ngƣời nộp tiền và Thủ quỹ làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền và ghi sổ quỹ. Phiếu thu gồm 3 liên:
- Liên 2: Giao cho thủ quỹ ghi và thẻ sổ quỹ sau đó chuyển đến kế toán ghi sổ kế toán.
- Liên 3: Giao cho khách hàng.
Giấy báo có: Công ty nhận giấy báo có khi khách hàng chuyển khoản trả tiền qua
ngân hàng.
Số sách sử dụng: Sổ chi tiết bán hàng 511, sổ cái tài khoản 511
Lưu đồ 2.1 Quy trình luân chuyển chứng từ tổng quát của hoạt động bán hàng tại Công
Khách hàng Lập HĐKT BBNT và TLHĐ Khách hàng A A Hóa đơn GTGT N PXK B B HĐ GTGT PXK Phiếu thu Xuất kho Thu tiền C C HĐ GTGT PXK Phiếu thu N Lập PXK và PThu Ghi sổ Lập Hđơn
Bộ phận kho (Thủ quỹ) Phòng Kế toán – Tài chính
HĐKT
Phiếu thu
:Chứng từ nhiều liên
:Bắt đầu, kết thúc
:Xử lý thông tin thủ công
:Xử lý thông tin bằng máy :Lƣu chứng từ
2.2.1.2 Tài khoản sử dụng
Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
2.2.1.3 Quy trình ghi sổ
- Kế toán tham gia vào quá trình xử lí chứng từ là kế toán trƣởng và thủ quỹ. - Nhiệm vụ từng kế toán:
o Kế toán trưởng: Hàng ngày, khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến
doanh thu, căn cứ vào chứng từ gốc (nhƣ hóa đơn GTGT) kế toán sẽ tiến hành nhập vào hệ thống nhƣ bảng kê bán ra, bảng kê nhập xuất tồn. Đồng thời, kế toán trƣởng còn lập phiếu thu, phiếu xuất kho đồng thời ký phiếu thu, phiếu xuất kho.
o Thủ quỹ: Tham gia ký phiếu thu, thu tiền, ghi sổ quỹ tiền mặt và lƣu phiếu thu.
- Quy trình:
o Thủ quỹ: Khi khách hàng gọi điện đặt hàng, thủ quỹ sẽ kiểm tra số hàng trong kho còn đủ cung cấp hay không. Nếu đƣợc thì sẽ tiến hành báo giá và lập hợp đồng. Sau đó lập hóa đơn GTGT, và giao 1 liên cho khách hàng.
o Phòng kế toán: Căn cứ vào hợp đồng, tiến hành lập phiếu xuất kho, phiếu thu. Đồng thời chuyển đến cho thủ quỹ để ký phiếu thu, thu tiền và ghi sổ tiền mặt.
o Cuối kì, kế toán trƣởng tiến hành hạch toán kết chuyển.
2.2.1.4 Phương thức hạch toán
Trong tháng 12 năm 2019 đã phát sinh các nghiệp vụ kinh tế ghi nhận doanh thu: Bán hàng – Khách hàng chƣa thanh toán
Ví dụ: Ngày 19/12/2019, Công ty TNHH MTV Công nghệ và Thƣơng mại Hoàng Nam xuất bán hàng gồm thiết bị chuyển mạch, bộ định tuyến, ổ cứng theo hợp đồng số 25 – 2019/HĐKT ký ngày 11 tháng 12 năm 2019 cho trƣờng THPT Hƣơng Thủy. Giá bán chƣa thuế GTGT theo hóa đơn số 198 là 8.160.000 đồng, thuế suất 10%, khách hàng chƣa thanh toán.
Hạch toán:
Nợ TK 131 8,976,000 đồng Có TK 3331 816,000 đồng
- Đây là nghiệp vụ phát sinh liên quan đến việc ghi nhận doanh thu bán hàng. Bao gồm các chứng từ: Hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu và thanh lí hợp đồng, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, bút toán doanh thu khách hàng nợ.
- Khách hàng là trƣờng THPT Hƣơng Thủy mua hàng thiết bị chuyển mạch, bộ định tuyến, ổ cứng. Lúc này, thủ quỹ sẽ kiểm tra hàng trong kho đồng thời báo giá. Khi đã thỏa thuận xong về giá cả, việc giao hàng, nhận hàng thì sẽ tiến hành lập hợp đồng kinh tế (Phụ lục 2). Sau khi hoàn thành hợp đồng sẽ tiến hành lập biên bản nghiệm thu và thanh lí hợp đồng (Phụ lục 3).
- Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, kế toán tiến hành lập phiếu xuất kho làm chứng từ chứng minh, lập kèm theo hóa đơn GTGT gồm 3 liên: liên 1 lƣu tại cuốn, liên 2 giao cho Trƣờng THPT Hƣơng Thủy, liên 3 lƣu nội bộ làm căn cứ ghi sổ kế toán.
- Dựa vào hóa đơn GTGT nhập vào bảng kê hàng hóa bán ra, bảng kê chi tiết nhập – xuất – tồn hàng hóa. Đối với sổ chi tiết TK 511 và sổ cái TK 511 thì đã có sẵn công thức trong hệ thống tự tạo ra của phòng kế toán.
Cuối tháng, kết chuyển doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Nợ TK 511 56.439.327 đồng Có TK 911 56.439.327 đồng
Biểu 2.1 Hóa đơn GTGT
HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01GTKT3/001
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: HN/16P
Liên 3: Nội bộ Số: 0000193
Ngày 19 tháng 12. năm 2019
Đơn vị bán hàng : CÔNG TY TNHH MTV CÔNG NGHỆ VÀ THƢƠNG MẠI HOÀNG NAM
Mã số thuế : 3 3 0 1 5 9 5 3 8 8
Địa chỉ : 26 Kiệt 126 Phạm Văn Đồng, Phƣờng Vỹ Dạ, Thành phố Huế, Tỉnh Thừa Thiên Huế, Việt Nam Điện thoại :... ... Số tài khoản : 0161001690968 Tại Ngân hàng TMCP Ngoại Thƣơng Việt Nam – Chi nhánh Thừa Thiên Huế
Họ tên ngƣời mua hàng:... ... Tên đơn vị: Trƣờng THPT Hƣơng Thuỷ
Mã số thuế: 3 3 0 0 6 8 4 0 6 7
Địa chỉ: 35 Dạ Lệ, Thuỷ Dƣơng, Thị xã Hƣơng Thuỷ, tỉnh Thừa Thiên Huế, Việt Nanm