6. Kết cấu đề tài
2.2.1.3 Quy trình ghi sổ
- Kế toán tham gia vào quá trình xử lí chứng từ là kế toán trƣởng và thủ quỹ. - Nhiệm vụ từng kế toán:
o Kế toán trưởng: Hàng ngày, khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến
doanh thu, căn cứ vào chứng từ gốc (nhƣ hóa đơn GTGT) kế toán sẽ tiến hành nhập vào hệ thống nhƣ bảng kê bán ra, bảng kê nhập xuất tồn. Đồng thời, kế toán trƣởng còn lập phiếu thu, phiếu xuất kho đồng thời ký phiếu thu, phiếu xuất kho.
o Thủ quỹ: Tham gia ký phiếu thu, thu tiền, ghi sổ quỹ tiền mặt và lƣu phiếu thu.
- Quy trình:
o Thủ quỹ: Khi khách hàng gọi điện đặt hàng, thủ quỹ sẽ kiểm tra số hàng trong kho còn đủ cung cấp hay không. Nếu đƣợc thì sẽ tiến hành báo giá và lập hợp đồng. Sau đó lập hóa đơn GTGT, và giao 1 liên cho khách hàng.
o Phòng kế toán: Căn cứ vào hợp đồng, tiến hành lập phiếu xuất kho, phiếu thu. Đồng thời chuyển đến cho thủ quỹ để ký phiếu thu, thu tiền và ghi sổ tiền mặt.
o Cuối kì, kế toán trƣởng tiến hành hạch toán kết chuyển.
2.2.1.4 Phương thức hạch toán
Trong tháng 12 năm 2019 đã phát sinh các nghiệp vụ kinh tế ghi nhận doanh thu: Bán hàng – Khách hàng chƣa thanh toán
Ví dụ: Ngày 19/12/2019, Công ty TNHH MTV Công nghệ và Thƣơng mại Hoàng Nam xuất bán hàng gồm thiết bị chuyển mạch, bộ định tuyến, ổ cứng theo hợp đồng số 25 – 2019/HĐKT ký ngày 11 tháng 12 năm 2019 cho trƣờng THPT Hƣơng Thủy. Giá bán chƣa thuế GTGT theo hóa đơn số 198 là 8.160.000 đồng, thuế suất 10%, khách hàng chƣa thanh toán.
Hạch toán:
Nợ TK 131 8,976,000 đồng Có TK 3331 816,000 đồng
- Đây là nghiệp vụ phát sinh liên quan đến việc ghi nhận doanh thu bán hàng. Bao gồm các chứng từ: Hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu và thanh lí hợp đồng, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, bút toán doanh thu khách hàng nợ.
- Khách hàng là trƣờng THPT Hƣơng Thủy mua hàng thiết bị chuyển mạch, bộ định tuyến, ổ cứng. Lúc này, thủ quỹ sẽ kiểm tra hàng trong kho đồng thời báo giá. Khi đã thỏa thuận xong về giá cả, việc giao hàng, nhận hàng thì sẽ tiến hành lập hợp đồng kinh tế (Phụ lục 2). Sau khi hoàn thành hợp đồng sẽ tiến hành lập biên bản nghiệm thu và thanh lí hợp đồng (Phụ lục 3).
- Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, kế toán tiến hành lập phiếu xuất kho làm chứng từ chứng minh, lập kèm theo hóa đơn GTGT gồm 3 liên: liên 1 lƣu tại cuốn, liên 2 giao cho Trƣờng THPT Hƣơng Thủy, liên 3 lƣu nội bộ làm căn cứ ghi sổ kế toán.
- Dựa vào hóa đơn GTGT nhập vào bảng kê hàng hóa bán ra, bảng kê chi tiết nhập – xuất – tồn hàng hóa. Đối với sổ chi tiết TK 511 và sổ cái TK 511 thì đã có sẵn công thức trong hệ thống tự tạo ra của phòng kế toán.
Cuối tháng, kết chuyển doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Nợ TK 511 56.439.327 đồng Có TK 911 56.439.327 đồng
Biểu 2.1 Hóa đơn GTGT
HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01GTKT3/001
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: HN/16P
Liên 3: Nội bộ Số: 0000193
Ngày 19 tháng 12. năm 2019
Đơn vị bán hàng : CÔNG TY TNHH MTV CÔNG NGHỆ VÀ THƢƠNG MẠI HOÀNG NAM
Mã số thuế : 3 3 0 1 5 9 5 3 8 8
Địa chỉ : 26 Kiệt 126 Phạm Văn Đồng, Phƣờng Vỹ Dạ, Thành phố Huế, Tỉnh Thừa Thiên Huế, Việt Nam Điện thoại :... ... Số tài khoản : 0161001690968 Tại Ngân hàng TMCP Ngoại Thƣơng Việt Nam – Chi nhánh Thừa Thiên Huế
Họ tên ngƣời mua hàng:... ... Tên đơn vị: Trƣờng THPT Hƣơng Thuỷ
Mã số thuế: 3 3 0 0 6 8 4 0 6 7
Địa chỉ: 35 Dạ Lệ, Thuỷ Dƣơng, Thị xã Hƣơng Thuỷ, tỉnh Thừa Thiên Huế, Việt Nanm
Hình thức thanh toán: TM/CK Số tài khoản:...
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6=4x5
1 Hoá đơn theo hợp đồng số: 8,160,000
25-2019/HĐKT/HN-HT ký ngày 11 tháng 12 năm 2019
Cộng tiền hàng: 8,160,000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 816,000
Tổng cộng tiền thanh toán: 8,976,000
Số tiền viết bằng chữ: Tám triệu chín trăm bảy mươi sáu ngàn đồng
Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Biểu 2.2 Bút toán doanh thu khách hàng
BÚT TOÁN
DOANH THU KHÁCH HÀNG
(Sẽ trả bằng chuyển khoản) Số: 33 /T12/2019
Tên khách hàng Trƣờng THPT Hƣơng Thuỷ Số HĐ: 198
Nợ TK 131: 8,976,0000 đồng Có TK 511: 8,160,000 đồng Có TK 3331: 816,000 đồng Kèm theo ... 01... chứng từ gốc ... Ngày 19 tháng 12 năm 2019 Thủ trƣởng đơn vị Kế toán
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Hoàng Trọng Hào Lê Văn Huy
Bán hàng – Khách hàng thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng: sau khi công ty cho khách hàng mua chịu, dựa vào khoảng thời gian đƣợc phép thanh toán tiền, công ty sẽ tiến hành hối thúc các khách hàng đến hạn thanh toán nhƣng chƣa trả tiền bằng cách gửi thông báo.
Ví dụ: Đến ngày 28/12/2019, Trƣờng THPT Hƣơng Thủy thanh toán tiền hàng đã mua vào ngày 19/12/2019 bằng tiền gửi ngân hàng. Công ty TNHH MTV Công nghệ và Thƣơng mại Hoàng Nam đã nhận giấy báo có của ngân hàng.
Kế toán dựa vào giấy báo có để tiến hành ghi sổ vào các TK liên quan nhƣ 112, 131. Sau đó lƣu trữ lại chứng từ.
Hạch toán:
Nợ TK 112 8,976,000 đồng
Có TK 131 8,976,000 đồng
Biểu 2.3 Giấy báo có
CHUNG TU GIAO DICH GIAY BAO CO IBT C NGAN HANG TMCP NGOAI
THUONG VN KH: VC/28 T HUE – 78 HUNG VUONG – TP
HUE
Ngay: 28/12/19
So HD: 281219.9588.0001671 LIEN 2: KH So chung tu: 068.9588.01671 Ngay gio nhan:
DA HACH TOAN So chuyen tien 3689191228204187
TK Ghi no: 120101003 Tru so chinh:
Nguoi tra tien: KBNN HUONG THUY So tai khoan: 55110000888868 Dia chi:
NHNT Huế TK Ghi no: 161001690968 Nguoi huong: CT TNHH MTV CONG NGHE & TM HOANG NAM
So tai khoan 0161001690968 Tai NH: VCB HUE So CMT
Dia chi: HOANG NAM So tien: VND 8.976.000,00
Tám triệu chin trăm bảy mươi sáu ngàn VND
Noi dung: IBPS/SE:01202002.Đ:281219.SH:10001647.BO:KBNN HUONG THUY …76002415.._ CHIHO _TRUONG THPT HUONG THUY _O CUNG, PHAN MEM MAY TINH DVH CONG TY TNHH MTV CONG NGHE VÀ THUONG MAI HOANG NAM CONG TY TNHH
GIAO DICH VIEN PHONG NGHIEP VU GIAM DOC
Bán hàng – Khách hàng thanh toán bằng tiền mặt
Ví dụ: Ngày 16/12/2019, Công ty xuất hàng bán hàng và lắp đặt cho Ngân hàng TMCP Bắc Á - CN TT Huế theo hợp đồng số 24-2019 ký ngày 09/12/2019 và căn cứ BBNT và TLHĐ số 24-2019/HN-BA ký ngày 16 tháng 12 năm 2019. Giá bán chƣa thuế là 9.345.600 đồng, thuế suất 10%, khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt.
Dựa vào BBNT và TLHĐ, kế toán sẽ lập phiếu xuất kho và phiếu thu, còn hóa đơn đã đƣợc thủ quỹ lập. Phiếu thu phải có đầy đủ chữ ký của giám đốc, kế toán trƣởng và thủ quỹ. Giao cho khách hàng 1 liên, giữ 1 liên và thủ quỹ 1 liên để theo dõi các khoản thu. Tiến hành lƣu trữ lại phiếu thu làm chứng từ ghi sổ vào các sổ liên quan nhƣ tiền mặt, khoản phải thu.
Biểu 2.4 Hóa đơn GTGT
HOÁ ĐƠN Mấu số: 01GTKT3/001
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: HN/16P
Liên 3: Nội bộ Số: 0000193
Ngày 16 tháng 12. năm 2019
Đơn vị bán hàng : CÔNG TY TNHH MTV CÔNG NGHỆ VÀ THƢƠNG MẠI HOÀNG NAM
Mã số thuế : 3 3 0 1 5 9 5 3 8 8
Địa chỉ : 26 Kiệt 126 Phạm Văn Đồng, Phƣờng Vỹ Dạ, Thành phố Huế, Tỉnh Thừa Thiên Huế, Việt Nam Điện thoại :... ... Số tài khoản : 0161001690968 Tại Ngân hàng TMCP Ngoại Thƣơng Việt Nam – Chi nhánh Thừa Thiên Huế
Họ tên ngƣời mua hàng:... Tên đơn vị: Ngân Hàng Thƣơng Mại Cổ Phần Bắc Á – CN Thừa Thiên Huế
Mã số thuế: 2 9 0 0 3 2 5 5 2 6 - 0 2 0
Địa chỉ: 86 Nguyễn Huệ, Phƣờng Vĩnh Ninh, thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế, Việt Nam
Hình thức thanh toán: TM/CK Số tài khoản:...
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính lƣợng Số Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6=4x5
1 Hóa đơn theo hợp đồng số: 24- 9,345,600
2019/HĐKT/HN-BA ký ngày 09 tháng 12 năm 2019 và căn cứ biên bản nghiệm thu và thanh lí hợp đồng số: 24-2019/NTTL/HN-BA ký ngày 16 tháng 12 năm 2019 Cộng tiền hàng: 9,345,600 Thuế suất GTGT:...% Tiền thuế GTGT: 934,560
Tổng cộng tiền thanh toán: 10,280,160
Số tiền viết bằng chữ: Mười triệu hai trăm tám mươi ngàn một trăm sáu mươi đồng.
Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Biểu 2.5 Phiếu thu
Cuối tháng, kết chuyển doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Nợ TK 511 56.439.327 đồng Có TK 911 56.439.327 đồng
CTY TNHH MTV CN VÀ TM HOÀNG NAM
26/126 Phạm Văn Đồng, T.p Huế
PHIẾU THU Mẫu số 01-TT
Số: 26 (Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT- BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài Chính) Ngày 16 tháng 12 năm 2019 Nợ TK: 111 Có TK : 511 Có TK: 3331
Họ và tên ngƣời nộp tiền: Nguyễn Thị Yến
Địa chỉ: CTY TNHH MTV CN VÀ TM HOÀNG NAM
Lý do nộp: Thu tiền Hoá đơn theo hộp đồng số 24-2019 ngày 09/12/2019
Số tiền: 10,280,160 đồng VAT: 934,560 đồng
(Viết bằng chữ) (Mười triệu hai trăm tám mươi ngàn một trăm sáu mươi đồng)
Kèm theo 1 Chứng từ gốc
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ):
(Mười triệu hai trăm tám mươi ngàn một trăm sáu mươi đồng)
Ngày 16 tháng 12 năm 2019
Giám đốc Kế toán trƣởng Ngƣời nộp tiền Ngƣời lập phiếu Thủ quỹ
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Hoàng Trọng Hào Lê Văn Huy Nguyễn Thị Yến Lê Văn Huy Nguyễn Thị Yến
Biểu 2.6 Trích sổ chi tiết bán hàng
CTY TNHH MTV CN VÀ TM HOÀNG NAM
26/126 Phạm Văn Đồng, T.p Huế
SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG
Tên sản phẩm (hàng hóa,bất động sản đầu tƣ): Bán lẻ máy vi tính, thiết bị, phần mềm,…
Tháng 12 năm 2019 Quyển số:……..01……..
Mẫu số S16-DNN
(Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính)
Ngày, tháng ghi
sổ
Chứng từ
Diễn giải TK đối
ứng
Doah thu CÁC KHOẢN TÍNH
TRỪ
Số hiệu Ngày tháng lƣợng Số
Đơn
giá Thành tiền Thuế
Khác (521)
A B C D E 1 2 3 4 5
6/12/2019 191 6/12/2019 Cty TNHH MTV Hải Thắng 511 6.099.000 609.900
6/12/2019 192 6/12/2019 Cty TNHH Giao hàng Flex Speed 511 9.247.000 924.700 16/12/2019 193 16/12/2019 Ngân hàng TMCP Bắc Á - CN TT Huế 511 9.345.600 934.560 16/12/2019 194 16/12/2019 Bảo tàng lịch sử TT Huế 511 440.000 44.000 16/12/2019 195 16/12/2019 Trƣờng THPT Hƣơng Thủy 511 3.680.000 368.000 19/12/2019 198 19/12/2019 Trƣờng THPT Hƣơng Thủy 511 8.160.000 816.000 20/12/2019 199 20/12/2019 Trƣờng THPT Hƣơng Thủy 511 1.472.727 147.273 27/12/2019 200 27/12/2019 Trƣờng THPT Hƣơng Thủy 511 17.995.000 1.799.500 Cộng số phát sinh 56.439.327 5.643.933
Doanh thu thuần 56.439.327
Giá vốn hàng bán Lãi gộp 56.439.327 Ngày 31 tháng 12 năm 2019 Ngƣời ghi sổ (Ký) Kế toán trƣởng (Ký) Giám đốc (Ký tên, đóng dấu)
Biểu 2.7 Trích sổ cái TK 511 tháng 12/2019
CTY TNHH MTV CN VÀ TM Mẫu số S02c1-DNN
HOÀNG NAM (Ban hành theo Thông tư số
133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài
chính)
SỔ CÁI
(Dùng cho hình thức kế toán chứng từ ghi sổ)
Năm 2019
Tên tài khoảng: Xác định kết quả kinh doanh Số hiệu: 511 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ DIỄN GIẢI Số hiệu TK đối ứng SỐ TIỀN Ghi Chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E 1 2 G
Số dư đầu năm - -
Điều chỉnh số dư đầu kỳ: Số phát sinh trong tháng
… … … … … … … …
31/12/2019 238 31/12/2019 Doanh thu bằng tiền mặt 111 6.539.000
31/12/2019 242 31/12/2019 Doanh thu KH nợ sẽ trả bằng CK 131 49.900.327
31/12/2019 248 31/12/2019 KC doanh thu thuần 911 56.439.327
Cộng phát sinh tháng: 56.439.327 56.439.327
Số dư cuối tháng: - -
Cộng lũy kế từ đầu quý: - -
Số này có……. Trang, đánh số từ trang 01 đến trang…… Ngày mở sổ: 01/01/2019
Ngƣời lập phiếu Kế toán trƣởng
Ngƣời đại diện theo pháp luật
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Lê Văn Huy Lê Văn Huy Hoàng Trọng Hào
2.2.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Trong tháng 12, công ty không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu nào. 2.2.3 Kế toán doanh thu tài chính
Doanh thu tài chính của công ty là các khoản lãi tiền gửi.
2.2.3.1 Chứng từ và sổ sách sử dụng
- Chứng từ sử dụng: Giấy báo có.
- Sổ sách sử dụng: Sổ cái TK 515
2.2.3.2 Tài khoản sử dụng
- Sử dụng TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính.
2.2.3.3 Quy trình ghi sổ
- Kế toán tham gia vào quá trình xử lý chứng từ: Kế toán trƣởng.
- Nhiệm vụ: Khi có nghiệp vụ liên quan đến ghi nhận doanh thu tài chính, kế toán
sẽ căn cứ chứng từ gốc là giấy báo có, phiếu thu,… để tiến hành nhập vào máy.
- Quy trình ghi sổ: Khi có giấy báo có của ngân hàng thì kế toán tiến hành kiểm tra và nhập dữ liệu vào phần mềm, sổ cái TK 515 sẽ đƣợc cập nhật. Cuối kì, tiến hành kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
2.2.3.4 Phương thức hạch toán
Trong tháng 12 đã phát sinh nghiệp vụ ghi nhận doanh thu hoạt động tài chính.
Ví dụ: Ngày 31/12/2019, Ngân hàng TMCP Ngoại Thƣơng Việt Nam phát sinh
báo có 2.278 đồng lãi tiền gửi tháng 12/2019.
Căn cứ vào giấy báo có, kế toán sẽ tiến hành nhập vào phần mềm công nợ ngân hàng TK 112.
Hạch toán:
Ghi nhận doanh thu tài chính Nợ TK 112 2.278 đồng
Cuối tháng, kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh Nợ TK 515 2.278 đồng
Có TK 911 2.278 đồng
Biểu 2.8 Giấy báo có
LAI_20191231 NGAN HANG TMCP NGOAI THUONG VIET NAM KH : VC/19T
HUE
MA VAT : 0100112437015
CHUNG TU GIAO DICH GIAY BAO TRA LAI TIEN GUI SO HD – INVOICE NO: 311219.DD4400657003
LIEN1: LUU, LIEN 2: KH NGAY 31/12/2019
SO TAI KHOAN: 0161001690968
TEN TAI KHOAN: CT TNHH MTV CONG NGHE & TM HOANG NAM SO CIF: 011785259
SO TIEN: 2,278.00 VND
BANG CHU: Hai Ngan Hai Tram Bay Muoi Tam dong NOI DUNG: TRA LAI TIEN GUI
THANH TOAN VIEN KIEM SOAT TRUONG PHONG
Biểu 2.9 Trích sổ cái TK 515 tháng 12/2019
CTY TNHH MTV CN VÀ TM Mẫu số S02c1-DNN
HOÀNG NAM (Ban hành theo Thông
tư số 133/2016/TT- BTC ngày 26/08/2016
của Bộ Tài chính)
SỔ CÁI
(Dùng cho hình thức kế toán chứng từ ghi sổ)
Năm 2019
Tên tài khoản: Xác định kết quả kinh doanh Số hiệu: 515 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ DIỄN GIẢI Số hiệu TK đối ứng SỐ TIỀN Ghi Chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E 1 2 G
Số dư đầu năm - -
Điều chỉnh số dư đầu kỳ: Số phát sinh trong tháng
… … … … … … … …
31/12/2019 240 31/12/2019 Doanh thu HĐ tài chính bằng tiền
gởi NH 112 2.278
31/12/2019 249 31/12/2019 KC DT hoạt động tài chính 911 2.278
Cộng phát sinh tháng: 2.278 2.278
Số dư cuối tháng: - -
Cộng lũy kế từ đầu quý: - -
Số này có……. Trang, đánh số từ trang 01 đến trang…… Ngày mở sổ: 01/01/2019
Ngƣời lập phiếu Kế toán trƣởng Ngƣời đại diện theo pháp luật
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Lê Văn Huy Lê Văn Huy Hoàng Trọng Hào
2.2.4 Kế toán giá vốn hàng bán
2.2.4.1 Chứng từ và sổ sách sử dụng
- Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho. - Sổ sách sử dụng: Sổ cái TK 632.
2.2.4.2 Tài khoản sử dụng
- Sử dụng TK 632 – Giá vốn hàng bán
2.2.4.3 Quy trình ghi sổ
- Kế toán tham gia vào quá trình xử lý chứng từ: Kế toán trƣởng, thủ quỹ.