6. Kết cấu đề tài
2.2.1.1 Chứng từ và sổ sách sử dụng
Chứng từ sử dụng:
Hợp đồng kinh tế: Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng, bộ phận kho sẽ lập hợp
đồng kinh tế. Khi đã đồng ý các thỏa thuận thì hai bên sẽ ký vào hợp đồng. Hợp đồng sẽ đƣợc chia thành 3 bản trong đó 2 bản khách hàng giữ và 1 bản còn lại công ty giữ đều có hiệu lực nhƣ nhau. Lúc này, hợp đồng chính thức có hiệu lực và các bên sẽ tiến hành thực hiện theo đúng hợp đồng.
Biên bản nghiệm thu và thanh lí hợp đồng: Sau khi hoàn thành các điều khoản trong
hợp đồng là giao hàng và nhận hàng của cả hai bên, hai bên nhất trí thanh lý hợp đồng mua bán, biên bản này đƣợc lập thành 3 bản trong đó bên khách giữ 2 bản và 1 bản còn lại công ty giữ có hiệu lực nhƣ nhau.
Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 – VT): Dựa vào hợp đồng và BBNT và TLHĐ, kế toán
sẽ lập phiếu xuất kho để làm chứng từ trong hệ thống để minh chứng.
Hóa đơn GTGT (01GTKT): Căn cứ để kế toán ghi nhận doanh thu và thu tiền bán
hàng, đồng thời giúp thủ quỹ kiểm kê xuất kho bán hàng chính xác hơn. Hóa đơn GTGT gồm 3 liên:
- Liên 1: Lƣu tại sổ hóa đơn làm căn cứ gốc.
- Liên 2: Giao khách hàng.
- Liên 3: Đóng vào tập lƣu nội bộ.
Phiếu thu (01 – TT): Phiếu này do kế toán lập dựa trên hóa đơn GTGT. Phiếu thu
cần có đủ chữ ký của Giám đốc, Kế toán trƣởng, Ngƣời lập phiếu, Ngƣời nộp tiền và Thủ quỹ làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền và ghi sổ quỹ. Phiếu thu gồm 3 liên:
- Liên 2: Giao cho thủ quỹ ghi và thẻ sổ quỹ sau đó chuyển đến kế toán ghi sổ kế toán.
- Liên 3: Giao cho khách hàng.
Giấy báo có: Công ty nhận giấy báo có khi khách hàng chuyển khoản trả tiền qua
ngân hàng.
Số sách sử dụng: Sổ chi tiết bán hàng 511, sổ cái tài khoản 511
Lưu đồ 2.1 Quy trình luân chuyển chứng từ tổng quát của hoạt động bán hàng tại Công
Khách hàng Lập HĐKT BBNT và TLHĐ Khách hàng A A Hóa đơn GTGT N PXK B B HĐ GTGT PXK Phiếu thu Xuất kho Thu tiền C C HĐ GTGT PXK Phiếu thu N Lập PXK và PThu Ghi sổ Lập Hđơn
Bộ phận kho (Thủ quỹ) Phòng Kế toán – Tài chính
HĐKT
Phiếu thu
:Chứng từ nhiều liên
:Bắt đầu, kết thúc
:Xử lý thông tin thủ công
:Xử lý thông tin bằng máy :Lƣu chứng từ