6. Cấu trúc của khóa luận
3.2. Nhận xét chung về tổ chức công tác kế toán công nợ đối với người mua, bán hàng
mua, bán hàng hóa, dịch vụ và khả năng thanh toán tại công ty
3.2.1. Ưu điểm
Quy trình luân chuyển chứng từ được tổ chức khoa học, chứng từ qua mỗi đối tượng
hay phòng ban đều được kiểm soát, ký xác nhận rõ ràng, giúp bộchứng từ được hoàn thiện nhanh chóng, chính xác và đầy đủ. Bên cạnh những mẫu chứng từ do Bộ tài chính ban hành, công ty còn thiết kế thêm những chứng từ khác như “Giấy đề nghị”, “Đềnghịchi tiền”,...phục vụ yêu cầu quản lý của công ty được phù hợp và chuẩn xác. Ngoài ra, bộchứng từ sau khi được xửlý xong sẽ được phân loại, đóng thành tập theo trình tựthời gian và được lưu trữvào tủcẩn thận.
Kế toán công nợ theo dõi khoản phải thu và phải trả cẩn thận theo thời hạn thanh toán. Đối với các khoản phải thu luôn giám sát và tiến hành đôn đúc khách hàng thanh toán đúng hạn, do đó hầu hết các khoản nợ đều được thu hồi đúng kế hoạch. Đối với các khoản phải trả, kế toán công nợ luôn chú ý lập “Đề nghị chi tiền” trước thời hạn thanh toán để trình cấp trên ký duyệt, tránh trường hợp đã đến hạn thanh toán nhưng yêu cầu thanh toán vẫn chưa được thông qua đẫn đến việc thanh toán trễ hạn. Do đó, công ty luôn đảm bảo uy tín với khách hàng và nhà cung cấp.
Công ty thiết kế “mã đối tượng” khi theo dõi khoản phải thu và phải trảtheo từng đối tượng khách hàng bàng cách kết hợp giữa số hiệu tài khoản kế toán và tên khách hàng, từ đó giúpcho việc hạch toán nhanh chóng, dễnhớ và tránh sựnhầm lẫn.
Kếtoán công nợ thường lập “Biên bản đối chiếu công nợ” định kỳvà gửi cho khách hàng. Đây là thủ tục nhằm xác minh số công nợ mà kế toán công nợ của công ty tập hợp được để kiểm tra sự trùng khớp giữa hai bên cũng như có thể điều chỉnh kịp thời khi phát hiện sai lệch. Đồng thời, đây cũng là phương pháp nhằm củng cốbằng chứng chắc chắn vềquyền thu nợ đối với khách hàng.
3.2.2. Hạn chế
Bên cạnh ưu điểm, công tác công nợtại Công ty vẫn còn tồn tại một sốhạn chếsau: Công ty đi chiếm dụng vốn của đối tác là khá lớn phần nào làm ảnh hưởng đến mức độtựchủtài chính của Công ty, đồng thờiảnh hưởng đến sự thu hút các nhà đầu tư.
Hiện tại, Phòng Tài chính Kếtoán của công ty khá đông nhân viên, trong đó phân hành kếtoán công nợ có đến ba nhân viên đảm nhiệm, sau đó được cấp trên tổng hợp lại. Điều này tuy giảm bớt được công việc cho nhân viên nhưng lại đẫn đến việc phức tạp trong việc tổng hợp cũng như cái nhìn tổng quát vềcông nợ.
Đối với các khoản phải thu khách hàng tại Công ty, hầu hết việc thanh toán được thực hiện theo hợp đồng với phương thức trảchậm với khoảng thời gian từ20-30 ngày kểtừngày nhận hàng, hóa đơn và bộchứng từ. Trên thực tế, việc thanh toán được thực hiện khi gần đến hạn hợp đồng, tuy nhiên cũng có trường hợp thanh toán trễhạn. Điều
này làm ảnh hưởng đến tình hình SXKD của Công ty do khách hàng chiếm dụng vốn quá lâu.Qua đó cho thấy Công ty chưa đẩy mạnh việc xửlý khách hàng thanh toán trễ hạn.
Công tác xét duyệt bán hàng của công ty chưa được hiệu quả khiến các khoản nợ lớn không thu hồi được qua các năm tập trung chủ yếu vào những khách hàng lớn, khiến khoảng dựphòng phải thu khó đòi có xu hướng tăng. Đây là một điểm xấu trong tình hình tài chính của công ty.