5. Kết cấu của luận văn
1.2.5. Nội dung kiểm soát chi thường xuyên ngân sách phường tại KBNN
Kiểm soát chi thường xuyên là nội dung trong quản lý chi ngân sách nhà nước hàng năm và tuân thủ theo nguyên tắc kiểm soát chi NSNN. Kiểm soát chi NSNN là sự tác động của cơ quan kiểm soát nhà nước có thẩm quyền đến các hoạt động chi NSNN, làm cho quỹ NSNN được phân bổ, sử dụng đúng mục đích, tiết kiệm, hiệu quả, nhằm phục vụ tốt nhất cho việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ do cơ quan quản lý nhà nước đảm nhận.
1.2.5.1. Quy trình kiểm soát chi thường xuyên ngân sách phường tại KBNN
Về quy trình nghiệp vụ, kiểm soát chi ngân sách thường xuyên qua KBNN là quá trình KBNN kiểm tra, kiểm soát các khoản chi ngân sách thường xuyên đã được thủ trưởng đơn vị sử dụng kinh phí thường xuyên từ NSNN quyết định chi, gửi đến cơ quan KBNN để thực hiện thanh toán cho các đối tượng thu hưởng, nhằm đảm bảo các khoản chi phù hợp với các chính sách, chế độ, đúng tiêu chuẩn, định mức chi tiêu do nhà nước quy định, kịp thời phát hiện, ngăn chặn và phòng ngừa các vi phạm trong quá trình thực hiện dự
toán chi ngân sách thường xuyên.
Hiện nay, cơ bản các khoản chi ngân sách thường xuyên đều được quy định cụ thể về chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi và hồ sơ chứng từ đối với từng khoản chi... làm cơ sở cho các đơn vị sử dụng ngân sách chấp hành và làm căn cứ cho KBNN thực hiện kiểm soát chi.
Quy trình kiểm soát chi ngân sách thường xuyên qua KBNN thường bao gồm các nội dung kiểm soát cơ bản sau:
a) Quản lý lập, phân bổ và giao dự toán chi thường xuyên ngân sách phường tại KBNN
Mục đích cơ bản của việc lập dự toán chi ngân sách là đảm bảo tính đúng đắn ngân sách trong kỳ kế hoạch, có căn cứ khoa học và căn cứ thực tiễn các chỉ tiêu thu, chi của ngân sách trong kì kế hoạch.
Yêu cầu trong quá trình lập dự toán ngân sách phải đảm bảo:
- Lập dự toán ngân sách phường phải căn cứ vào các nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh và trật tự an toàn xã hội của phường; Chính sách, chế độ thu ngân sách nhà nước, cơ chế phân cấp nguồn thu, nhiệm vụ chi ngân sách phường và tỷ lệ phần trăm (%) phân chia nguồn thu do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định; Chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi ngân sách do cơ quan có thẩm quyền ban hành. Đối với năm đầu thời kỳ ổn định ngân sách địa phương, là định mức phân bổ chi ngân sách do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quyết định; Số kiểm tra về dự toán ngân sách phường do Ủy ban nhân dân cấp huyện thông báo; Tình hình thực hiện dự toán ngân sách phường năm hiện hành và năm trước; Báo cáo dự toán ngân sách của các cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách phường
- Lập dự toán chi thường xuyên ngân sách phường phải đảm bảo tuân thủ đúng trình tự lập, quyết định dự toán ngân sách phường như sau:
+ Các đơn vị, tổ chức thuộc Ủy ban nhân dân xã căn cứ vào chức năng nhiệm vụ được giao và chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi lập dự toán chi của đơn vị, tổ chức mình;
+ Bộ phận tài chính, kế toán phường lập dự toán thu, chi và cân đối ngân sách phường trình Ủy ban nhân dân phường báo cáo Thường trực Hội đồng nhân dân phường xem xét, cho ý kiến trước khi gửi Ủy ban nhân dân cấp huyện và Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện tổng hợp. Thời gian báo cáo dự toán ngân sách phường do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quy định;
+ Sau khi nhận được quyết định giao nhiệm vụ thu, chi ngân sách của Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân phường hoàn chỉnh dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn được giao quản lý; dự toán thu, chi ngân sách phường và phương án phân bổ ngân sách phường báo cáo Ban Kinh tế - Xã hội phường thẩm tra, Thường trực Hội đồng nhân dân phường xem xét, cho ý kiến, trình Hội đồng nhân dân phường quyết định theo thời hạn do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quy định. Sau khi dự toán ngân sách phường được Hội đồng nhân dân phường quyết định, Ủy ban nhân dân phường báo cáo Ủy ban nhân dân cấp huyện, Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện và cơ quan Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch để tổ chức thực hiện;
+ Ngân sách phường được bố trí mức dự phòng ngân sách hàng năm tương ứng từ 2% đến 4% tổng dự toán chi để đảm bảo các nhiệm vụ phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên tai, thảm họa, dịch bệnh, cứu đói; nhiệm vụ quan trọng về trật tự an toàn xã hội và nhiệm vụ cần thiết khác thuộc nhiệm vụ chi của ngân sách phường mà chưa được dự toán, Ủy ban nhân dân phường quyết định sử dụng dự phòng ngân sách phường, kết thúc mỗi quý báo cáo Thường trực Hội đồng nhân dân phường và báo cáo Hội đồng nhân dân phường tại kỳ họp gần nhất.
b) Quản lý công tác điều hành, chấp hành dự toán chi thường xuyên ngân sách phường
Chấp hành dự toán chi ngân sách nhà nước là thực hiện dự toán ngân sách nhà nước đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định hay nói cách khác là thực hiện các chỉ tiêu tài chính trong dự toán ngân sách nhà nước. Chấp hành dự toán ngân sách phường góp phần thực hiện các chỉ tiêu của kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của phường. Cũng qua việc chấp hành ngân sách sẽ đảm bảo kiểm tra việc thực hiện các chínhsách chế độ, tiêu chuẩn, định mức về kinh tế, tài chính của nhà nước, đánh giá sự phù hợp giữa chính sách và thực tiễn.
Yêu cầu trong quá trình chấp hành dự toán chi ngân sách phường phải đảm bảo:
- Nhu cầu chi nào đã được ghi trong dự toán chi và được duyệt phải cố gắng cấp đủ và đúng tiến độ đã xác định trong dự toán chi tháng, quý.
- Tích cực kiểm tra, giám sát quá trình sử dụng vốn ngân sách phường sao cho mỗi đồng vốn cấp ra đều được sử dụng đúng mục đích và tiết kiệm
- Tôn trọng quyền kiểm soát chi ngân sách phường của KBNN. Từng bước mở rộng phạm vi thanh toán các khoản chi ngân sách phường trực tiếp qua KBNN. Tổ chức chấp hành chi ngân sách phường phải chi tiết đến từng mục, tiểu mục. Trong trường hợp cần điều chỉnh lại một số mục tiểu mục chi nào đó phải được phép của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Mọi nghiệp vụ chi ngân sách phường đều phải được ghi nhận trên các chứng từ hợp lệ (đúng các mẫu chứng từ do Bộ Tài chính phát hành, đã được ghi đầy đủ các tiêu thức, đã có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan và dấu của UBND phường).
- Chấp hành dự toán chi thường xuyên ngân sách phường phải đảm bảo tuân thủ đúng trình tự lập, quyết định dự toán ngân sách phường như sau:
+ Căn cứ vào dự toán chi ngân sách phường đã được Hội đồng nhân dân quyết định, tiến độ công việc, bộ phận tài chính, kế toán phường làm thủ tục chi trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường hoặc người được ủy quyền quyết định gửi Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch và kèm theo các tài liệu cần thiết theo
quy định của pháp luật. Trên chứng từ chi phải ghi cụ thể, đầy đủ chương, loại, khoản, mục, tiểu mục theo quy định của mục lục ngân sách nhà nước, kèm theo Bảng kê chứng từ chi, tài liệu chứng minh. Trường hợp thanh toán một lần có nhiều chương, thì lập thêm Bảng kê chi, chi tiết theo mục lục ngân sách nhà nước, trên Bảng kê ghi rõ số hiệu, ngày, tháng của chứng từ chi, đồng thời trên chứng từ chi phải ghi rõ số hiệu của Bảng kê, tổng số tiền;
Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt, sử dụng chứng từ chi bằng tiền mặt. Kho bạc Nhà nước kiểm tra, nếu đủ điều kiện thì thực hiện thanh toán cho khách hàng hoặc người được sử dụng;
+ Trong những trường hợp thật cần thiết, như tạm ứng công tác phí, ứng tiền trước cho khách hàng, cho nhà thầu theo hợp đồng, chuẩn bị hội nghị, tiếp khách, mua sắm nhỏ và các nhiệm vụ cần thiết khác được tạm ứng để chi. Trong trường hợp này, trên chứng từ chi chỉ ghi tổng số tiền cần tạm ứng. Khi thanh toán tạm ứng phải có đủ chứng từ hợp lệ, bộ phận tài chính, kế toán xã phải lập Bảng kê chứng từ chi và Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng gửi Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch làm thủ tục chuyển tạm ứng sang thực chi ngân sách;
+ Các khoản thanh toán ngân sách phường cho các đối tượng thụ hưởng phải được thực hiện bằng hình thức chuyển khoản (trừ trường hợp được phép chi bằng tiền mặt theo quy định của Bộ Tài chính về quản lý thu, chi bằng tiền mặt qua hệ thống Kho bạc Nhà nước);
+ Đối với các khoản chi từ các nguồn thu được giữ lại tại phường, bộ phận tài chính, kế toán phường phối hợp với Kho bạc Nhà nước định kỳ làm thủ tục hạch toán thu, hạch toán chi vào ngân sách phường; khi làm thủ tục hạch toán thu, hạch toán chi phải kèm theo Bảng kê chứng từ thu và Bảng kê chứng từ chi theo đúng chế độ quy định;
+ Đối với các khoản chi thường xuyên phải ưu tiên chi trả tiền lương, các khoản phụ cấp và các khoản đóng góp cho cán bộ, công chức phường, chi an sinh xã hội, trợ cấp đối tượng bảo trợ xã hội; Các khoản chi thường xuyên
khác phải căn cứ vào dự toán năm, khối lượng thực hiện công việc, khả năng của ngân sách phường tại thời điểm chi để thực hiện chi cho phù hợp;
Những nội dung cơ bản trong quá trình chấp hành chi thường xuyên của ngân sách phường
- Đối với các khoản chi lương và phụ cấp cán bộ, công chức phường nhất thiết phải được ưu tiên chi trả đầy đủ, không được để nợ sang năm sau
- Các khoản chi cho hoạt động, chi sự nghiệp được thực hiện theo tiến độ và khả năng nguồn thu của từng phường. Sắp xếp để số chi năm nào được giải quyết ngay trong năm đó. Trong trường hợp khoản chi đã được bố trí trong dự toán năm nhưng trong năm không chi hết thì không được chi tiếp vào năm sau hoặc cộng vào dự toán năm sau
- Thường xuyên kiểm tra, giám sát quá trình sử dụng kinh phí để đảm bảo mọi khoản chi đều được sử dụng đúng dự toán, đúng mục đích, đúng đối tượng.
c) Quản lý quyết toán và kiểm tra, kiểm toán các khoản chi thường xuyên ngân sách phường
Công tác quyết toán chi ngân sách nhà nước
Quyết toán NSNN là phản ánh cuối cùng về tình hình thực hiện chi ngân sách theo dự toán hàng năm, cũng là sự phản ánh tập trung về tài chính kết quả thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế quốc dân và xã hội.
Yêu cầu trong quá trình quyết toán chi ngân sách phường phải đảm bảo:
- Đối với việc ghi chép về ngân sách phường phải đảm bảo mở hệ thống sổ sách, chứng từ kế toán theo quy định; Thực hiện việc ghi chép các nghiệp vụ phát sinh đảm bảo mọi khoản chi ngân sách xã phát sinh phải được ghi chép, phản ánh đầy đủ vào hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán theo quy định; Việc hạch toán kế toán và quyết toán ngân sách phải thực hiện theo đúng mục lục NSNN và chế độ kế toán ngân sách phường hiện hành; Lập báo cáo kế toán, quyết toán theo đúng các biểu mẫu và thực hiện báo cáo định kỳ hàng tháng, quý theo quy định; KBNN nhà nước cấp huyện, thành thị nơi giao dịch thực
hiện công tác kế toán thu chi quỹ ngân sách phường theo quy định. Định kỳ hàng tháng, quý báo cáo tình hình thực hiện thu, chi ngân sách phường, tồn quỹ ngân sách phường gửi UBND phường và có thể báo cáo đột xuất khi có yêu cầu.
- Đối với công tác khóa sổ và quyết toán ngân sách xã hàng năm: Ban Tài chính phường cần phải rà soát các khoản chi theo dự toán, giải quyết kịp thời các nhu cầu chi theo dự toán, trường hợp có khả năng thâm hụt ngân sách phải có phương án chủ động sắp xếp lại các khoản chi để đảm bảo cân đối ngân sách phường; Ban Tài chính phối hợp với KBNN thành phố nơi giao dịch để đối chiếu tất cả các khoản thu, chi ngân sách phường trong năm, bảo đảm hạch toán đầy đủ chính xác các khoản thu, chi theo mục lục NSNN; Nhiệm vụ chi được bố trí trong dự toán ngân sách năm được chi trong niên độ ngân sách năm đó, các khoản chi có trong dự toán đến 31/12 chưa thực hiện được không được chuyển sang năm sau chi tiếp, trường hợp phải chi nhưng chưa chi được phải được UBND phường quyết định cho chi tiếp và được thanh quyết toán theo quy định.
- Đối với việc lập báo cáo quyết toán ngân sách phường hàng năm: Ban Tài chính lập báo cáo quyết toán chi ngân sách phường theo đúng biểu, đúng mục lục NSNN báo cáo UBND phường xem xét để trình HĐND phường phê chuẩn, đồng thời gửi phòng Tài chính – kế hoạch huyện, thành thị để tổng hợp; Quyết toán chi ngân sách phường không được lớn hơn quyết toán thu ngân sách phường; Sau khi HĐND phường phê chuẩn, báo cáo quyết toán được lập thành 5 bản để gửi cho HĐND phường, Phòng Tài chính – kế hoạch huyện, thành thị; KBNN huyện, thành thị nơi giao dịch, lưu Ban Tài chính phường và thông báo công khai nơi công cộng cho nhân dân phường biết.
Kiểm tra, kiểm toán các khoản chi thường xuyên ngân sách phường
Kiểm tra tiến hành ở tất cả câc khâu trong quy trình quản lý ngân sách phường. Kiểm tra là một biện pháp nhằm đảm bảo cho các quy định về chế độ
ngân sách phường, đảm bảo quy định về chế độ kế toán được chấp hành nghiêm chỉnh, việc kiểm tra, kiểm toán phải được tiến hành một cách thường xuyên và ở tất cả các bước trong quản lý ngân sách phường. Kiểm tra để phát hiện ra những vấn đề không đúng chế độ, không đúng pháp luật để từ đó có các biện pháp xử lý và uốn nắn kịp thời.
Các hình thức kiểm tra bao gồm kiểm tra định kỳ được tiến hành đối với hoạt động của ngân sách phường trong một thời gian nhất định, kiểm tra đột xuất khi có các sự việc xảy ra hoặc có đơn thư khiếu nại, tố cáo liên quan đến công tác quản lý ngân sách phường và kiểm tra thường xuyên trong quá trình hoạt động của ngân sách phường.
Bên cạnh việc kiểm tra, hoạt động thanh tra rất cần thiết cho sự phát triển của ngân sách phường. Thanh tra các hoạt động kinh tế của ngân sách phường nhằm đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu, chi ngân sách trong một thời kỳ; đối chiếu việc chấp hành thực tế só với các chế độ, định mức, tiêu chuẩn quy định hiện hành. Từ đó phát hiện ra những sai sót, hạn chế trong công tác ngân sách phường. Trên cơ sở đó có các định hướng, biện pháp cho sự phát triển của ngân sách phường trong giai đoạn tiếp theo.
1.2.5.2. Công cụ kiểm soát chi ngân sách thường xuyên a) Mục lục ngân sách nhà nước
Mục lục NSNN được thiết lập trên cơ sở của những tiến bộ của khoa học, kỹ thuật, đặc biệt là khoa học về tài chính công và công nghệ thông tin hiện đại. Hệ thống mục lục NSNN được xây dựng trên cơ sở phân loại thu, chi NSNN theo chuẩn mực của Quỹ tiền tệ quốc tế, được sử dụng nhiều nhất để phục vụ cho công tác lập, chấp hành, kế toán và quyết toán quỹ NSNN tại hầu hết các quốc gia trên thế giới, đó là việc phân loại thu, chi NSNN theo những tiêu thức nhất định, như: chương và cấp quản lý; ngành kinh tế (viết tắt là loại, khoản);