1.2.1. Khái niệm và sự cần thiết của cơ chế kiểm tra, kiểm soát nội bộ
1.2.1.1. Khái niệm cơ chế kiểm tra, kiểm soát nội bộ
Từ "cơ chế" là chuyển ngữ của từ mécanisme của phương Tây. Từ điển Le Petit Larousse (1999) giảng nghĩa "mécanisme" là "cách thức hoạt động của một tập hợp các yếu tố phụ thuộc vào nhau". Còn Từ điển Tiếng Việt (Viện Ngôn ngữ học 1996) giảng nghĩa cơ chế là "cách thức theo đó một quá trình thực hiện".
Từ “cơ chế" được dùng rộng rãi trong lĩnh vực quản lý từ khoảng cuối những năm 1970, khi chúng ta bắt đầu chú ý nghiên cứu về quản lý và cải tiến quản lý kinh tế, với nghĩa như là những qui định về quản lý.
Cơ chế là những quy định của nhà nước hay của một ngành một cơ quan nào đó về các lĩnh vực hoạt động kinh tế,văn hóa xã hội.
Cơ chế kiểm tra kiểm soát là các thủ tục được xác lập nhằm mục đích ngăn chặn hoặc phát hiện rủi ro. Khi các thủ tục (cơ chế) này được vận hành một cách hữu hiệu (thông qua việc thực hiện một cách nghiêm ngặt các quy chế quản lý) thì các rủi ro của doanh nghiệp cũng sẽ được ngăn chặn hoặc phát hiện một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời.
là bao gồm một hệ thống các thủ tục được thành lập nhằm mục đích phát hiện và ngăn chặn rủi ro trong hoạt động của ngân hàng kịp thời, hạn chế tối thiểu nhất mức thiệt hại và tổn thất cho ngân hàng.
1.2.1.2. Sự cần thiết của cơ chế kiểm tra, kiểm soát nội bộ
Cơ chế kiểm tra kiểm soát có nhiệm vụ tìm hiểu hệ thống quản lý của tổ chức, bao gồm cả những hoạt động chính thức hoặc không chính thức, nhằm đưa ra quy định, hướng dẫn về các nhân tố có thể tác động đến hoạt động của tổ chức. Cơ chế kiểm tra kiểm soát là một công cụ thuộc bộ máy điều hành, có chức năng hỗ trợ cho lãnh đạo tổ chức, giám sát mọi hoạt động trong tổ chức, đảm bảo mọi nhân viên thực hiện đúng nội quy, quy chế của công ty. Ngoài ra, tổ chức cần phải có cơ chế kiểm tra kiểm soát để báo cáo kịp thời kết quả kiểm tra, kiểm soát nội bộ và đề xuất các giải pháp kiến nghị cần thiết nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động an toàn đúng pháp luật.
1.2.2. Phân loại cơ chế kiểm tra, kiểm soát nội bộ
- Cơ chế kiểm tra, kiểm soát chung
Cơ chế kiểm tra, kiểm soát chung là các thủ tục, chính sách chung được áp dụng cho tất cả các hoạt động. Kiểm soát chung có ảnh hưởng quan trọng tới các kiểm soát trực tiếp. Nếu kiểm soát chung tốt có thể hạn chế những yếu kém của kiểm soát trực tiếp, làm cho kiểm soát trực tiếp đạt hiệu quả cao hơn. Ngược lại, nếu kiểm soát chung yếu kém thì cần bổ sung bằng hoạt động kiểm soát trực tiếp tốt hơn.
Kiểm tra, kiểm soát chung bao gồm các kiểm soát tổ chức hoạt động như việc phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, kiểm soát việc ủy quyền và phê chuẩn các nghiệp vụ, kiểm soát việc sử dụng bảo quản sổ sách, báo cáo kế toán, kiểm soát việc truy cập thông tin kế toán...
- Cơ chế kiểm tra, kiểm soát trực tiếp
dụng cho từng hoạt động xử lý cụ thể. Kiểm tra, kiểm soát trực tiếp thường được phân thành: Kiểm tra, kiểm soát đầu vào; Kiểm tra, kiểm soát xử lý và kiểm tra, kiểm soát kết quả của hệ thống thông tin kế toán.
1.2.3. Mục tiêu của hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ
Một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lý của nhiều công ty còn lỏng lẻo, khi các công ty nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình, còn những công ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ. Cả hai mô hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin kiểm tra chéo giữa các bộ phận để phòng ngừa gian lận. Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là xác lập một cơ chế giám sát mà ở đó bạn không quản lý bằng lòng tin, mà bằng những quy định rõ ràng nhằm:
- Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm...),
- Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt... - Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính,
- Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công ty cũng như các quy định của luật pháp,
- Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra,
- Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ.
1.2.4. Nguyên tắc của cơ chế kiểm tra, kiểm soát nội bộ
- Nguyên tắc phân công, phân nhiệm
Theo nguyên tắc này, công việc và trách nhiệm cần được phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hay cho nhiều bộ phận trong một tổ chức, mục đích là để không một cá nhân hay một bộ phận nào được thực hiện từ khâu đầu đến khâu cuối, từ đó mà tránh được gian lận, sai sót.
cho việc kiểm tra, thúc đẩy lẫn nhau trong công việc.
Trong phân công, phân nhiệm cần tránh cả hai xu hướng quá tập trung hoặc quá phân tán. Quá tập trung dễ dẫn đến lạm quyền, quá phân tán dễ dẫn đến những quyết định trong quản lí không đáp ứng được yêu cầu kịp thời hoặc không chuẩn xác, từ đó các cấp có thẩm quyền không nắm được thông tin.
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:
Sự cách li thích hợp về trách nhiệm là nguyên tắc cơ bản nhằm ngăn ngừa cả sai phạm cố ý lẫn vô ý, tránh được các hành vi lạm dụng quyền hạn đồng thời cũng là một biện pháp kiểm soát quan trọng (kiểm tra, kiểm soát giữa các bộ phận độc lập)
Ba sự cách li quan trọng nhất cần lưu ý:
+ Cách li quyền phê chuẩn nghiệp vụ với việc thực hiện nghiệp vụ kinh tế để tránh sự lạm dụng quyền hạn sử dụng nguồn lực một cách tuỳ tiện.
+ Cách li việc bảo quản tài sản với kế toán: một người thực hiện cả hai chức năng này sẽ có nhiều rủi ro là anh ta bán tài sản để thu lợi cá nhân rồi điều chỉnh sổ sách để trốn tránh trách nhiệm, ví dụ người bảo quản tiền mặt và ghi sổ tiền mặt, người ghi sổ vật tư và người bảo quản vật tư.
+ Cách li chức năng thực hiện nghiệp vụ và kiểm soát nghiệp vụ, có như vậy chức năng kiểm soát mới có tác dụng và việc thực hiện nghiệp vụ mới nghiêm túc.
Đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm đã là thực hiện được một biện pháp kiểm soát rất quan trọng, rủi ro xảy ra gian lận, sai sót đã giảm đi đáng kể. Vì thế trong điều 9, Điều lệ tổ chức kế toán nhà nước qui định: “Cán bộ kế toán ở các đơn vị quốc doanh, công tư hợp doanh, hợp tác xã và các đơn vị có sử dụng kinh phí của nhà nước hoặc đoàn thể không được kiêm nhiệm làm thủ kho, thủ quĩ, tiếp liệu và công tác phụ trách vật chất khác”
Nhà quản lí không thể và cũng không nên trực tiếp quyết định mọi vấn đề mà nên có sự phân công nhiệm vụ đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả, mặt khác đảm bảo cho nhà quản lí có thể tổng quan kiểm soát được mọi hoạt động. Nhưng muốn vậy, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn bởi nhà quản lí hoặc người được uỷ quyền. Bởi nếu bất cứ ai trong tổ chức đều có thể mua bán tài sản tuỳ tiện thì sự hỗn độn và phức tạp sẽ xảy ra dẫn đến lãng phí hoặc mất mát nguồn lực.Tuỳ theo cách điều hành của các nhà quản lý, mà họ có thể quyết định thẩm quyền hay thủ tục phê chuẩn khác nhau.
1.2.5. Các thủ tục kiểm soát
Thủ tục kiểm soát bao gồm kiểm soát trực tiếp và kiểm soát tổng quát *Kiểm soát trực tiếp
Kiểm soát trực tiếp là các biện pháp kiểm soát được xây dựng trên cơ sở đánh giá các yếu tố dẫn liệu trong báo cáo tài chính. Kiểm soát trực tiếp bao gồm ba loại hình cơ bản:
- Kiểm soát quản lí: là việc kiểm soát các hoạt động đơn lẻ do những nhân viên độc lập với người thực hiện hoạt động tiến hành. Kiểm soát quản lí là biện pháp rất có hiệu lực để phát hiện, ngăn chặn các sai sót, gian lận.
- Kiểm soát xử lí: là kiểm soát được đặt ra để kiểm tra việc xử lí các giao dịch, tức là kiểm tra lại những công việc mà giao dịch được công nhận, cho phép, phân loại, tính toán, ghi chép, tổng hợp, báo cáo.
- Kiểm soát để bảo vệ tài sản: là các biện pháp, qui chế kiểm soát nhằm bảo đảm sự an toàn của tài sản, của thông tin trong đơn vị, nó thường bao gồm:
+ Phân định trách nhiệm bảo vệ tài sản, đặc biệt là bảo vệ các ghi chép về tài sản.
+ Hệ thống an toàn và vật chất.
Sau đây là một số biện pháp kiểm soát quan trọng nhất, chúng đều thuộc kiểm soát trực tiếp:
+ Kiểm soát để đảm bảo chứng từ và sổ sách là đầy đủ và việc ghi sổ là đúng đắn:
Sổ sách: là bộ phận quan trọng trên đó các nghiệp vụ kinh tế được phản ánh và tổng hợp.
Chứng từ: Trong toàn đơn vị và với các đơn vị bên ngoài, chứng từ là minh chứng pháp lí cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chứng từ phải đầy đủ để cung cấp sự đảm bảo hợp lí là tất cả các tài sản đã được kiểm soát đúng đắn và tất cả các nghiệp vụ kinh tế được ghi sổ chính xác.
Sơ đồ tài khoản: Là một công cụ kiểm soát quan trọng vì nó bao gồm hệ thống các tài khoản sử dụng, qui trình hạch toán các nghiệp vụ giúp cho việc phân loại đúng các nghiệp vụ, cho thấy sự vận động của luồng thông tin kế toán tại các bộ phận và qui trình tổng hợp thông tin để lên các báo cáo.
Cẩm nang thủ tục: Là tài liệu hướng dẫn về các thủ tục, về thời hạn lập và luân chuyển chúng từ trong toàn đơn vị, các hướng dẫn về việc ghi sổ và duy trì sự kiểm soát đúng đắn đối với tài sản. Tài liệu này sẽ giúp kế toán viên ghi chép, hạch toán theo những chuẩn mực kế toán, giúp những người có thẩm quyền thực hiện sự kiểm soát và tạo điều kiện kiểm tra tương hỗ giữa nhũng người, những bộ phận có liên quan.
+ Kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách:
Kiểm soát vật chất để bảo vệ tài sản và sổ sách là sử dụng những biện pháp đề phòng vật chất như việc xây dựng các nhà kho, các két sắt chịu lửa, để bảo vệ tiền tệ cũng như chứng từ, sổ sách, trang bị hệ thống báo cháy, báo nổ, trang bị các máy tính tiền, máy đếm tiền hay sử dụng một số loại thiết bị xử lí dữ liệu tự động là những công cụ KSNB hữu ích đối với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách.
pháp kiểm soát quan trọng: ban hành qui chế kiểm soát việc ra vào, qui chế tham khảo các tài liệu kế toán, dữ liệu lưu trữ trong máy điện toán...
- Kiểm soát độc lập việc thực hiện:
Là việc xem xét lại một cách cẩn thận và toàn diện các biện pháp, thủ tục kiểm soát khác. Nhu cầu kiểm soát độc lập phát sinh do cơ cấu KSNB có khuynh hướng thay đổi qua thời gian và do những hạn chế vốn có của thủ tục kiểm soát.Việc thực thi các biện pháp kiểm soát độc lập để lại dấu vết trên sổ sách và đó là bằng chứng quan trọng cho kiểm toán viên bên ngoài đánh giá hệ thống KSNB.
*Kiểm soát tổng quát:
Kiểm soát tổng quát là sự kiểm soát tổng thể đối với nhiều hệ thống, nhiều công việc khác nhau. Trong môi trường máy tính hoá, kiểm soát tổng quát thuộc về chức năng kiểm soát của phòng điện toán.
1.2.6.Cơ chế kiểm tra, kiểm soát trong hệ thống kiểm soát nội bộ ngân hàng thương mại
1.2.6.1. Trong hoạt động tín dụng
Nội dung chủ yếu của cơ chế kiểm tra, kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng là việc kiểm tra tính tuân thủ quy trình tín dụng, tuân thủ nguyên tắc hoạt động và quản lớ tớn dụng của Ngân hàng Nhà nước và của chính bản thân hệ thống ngân hàng.
Kiểm tra, kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng chủ yếu tập trung vào hai mặt là kiểm soát cơ cấu tín dụng và kiểm soát quy trình nghiệp vụ tín dụng.
Kiểm soát tính hiệu quả, tính kinh tế còng nh- khả năng hoạt động của cơ chế kiểm soát nội bộ.
Rủi ro tín dụng, hiệu quả của hoạt động tín dụng thể hiện ngay trong cơ cấu tín dụng. Kiểm soát cơ cấu tín dụng sẽ cho cái nhìn tổng quan về mức độ tập trung tín dụng cũng như rủi ro tín dụng của ngân hàng.
Kiểm soát về quy trình nghiệp vụ cấp tín dụng sẽ đánh giá việc tổ chức, chỉ đạo điều hành hoạt động tín dụng có hiệu quả khụng, có khoa học không, kiểm tra đánh giá xem các quy trình nghiệp vụ tín dụng trên thực tế có được tuân thủ nghiêm túc không.
Trên cơ sở đó kiểm soát nội bộ phát hiện những sai sót yếu kém, sơ hở hay gian lận trong quản trị tín dụng, bảo vệ an toàn những tài sản cho ngân hàng. Cũng từ đó đưa ra những biện pháp cải thiện và hoàn thiện cơ chế điều hành, hoạt động tín dụng nói riêng hay hoạt động kinh doanh của ngân hàng nói chung.
Kiểm soát nội bộ cũng kiểm tra đánh giá tình hình tài chính của mỗi khách hàng thông qua việc tiến hành kiểm tra chi tiết từng khoản mục tín dụng riêng lẻ của khách hàng, rồi từ đó đánh giá độ an toàn của khoản vay cũng như tình hình rủi ro chung có thể xảy ra với ngân hàng.
Hình 1.1 Quy trình cấp tín dụng tại NHTM
(Nguồn: Giáo trình “Nghiệp vụ ngân hàng thương mại, 2008)
Kiểm soát rủi ro tín dụng bao gồm kiểm soát trước khi cho vay, trong khi cho vay và sau khi cho vay.
sách, thủ tục, quy trình cho vay; kiểm tra quá trình lập hồ sơ vay vốn và thẩm định, các kiểm tra viên thực hiện đối chiếu với quy định để kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp của hồ sơ vay vốn, kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán và thẩm định trên hồ sơ tín dụng; kiểm tra tờ trình cho vay và các hồ sơ liên quan để tìm hiểu quan điểm của các bộ tín dụng, ý kiến của phụ trách bộ phận tín dụng, xét duyệt của ban lãnh đạo và trình duyệt đối với trường hợp vượt thẩm quyền phán quyết.
Kiểm soát trong khi cho vay: kiểm soát một lần nữa hợp đồng tín dụng; kiểm tra quá trình giải ngân bao gồm đối chiếu xác nhận của khách hàng với số liệu tại ngân hàng để từ đó phát hiện các trường hợp vay hộ, lập hồ sơ giải ngân vay vốn, kê khai khống tài sản đảm bảo, cán bộ tín dụng thu nợ, lãi không nộp ngân hàng, điều tra việc sử dụng vốn vay của khách hàng có đúng mục đích xin vay hay không, giám sát thường xuyên khoản vay.
Kiểm soát sau khi cho vay: kiểm soát việc đôn đốc thu hồi nợ, kiểm soát tín dụng nội bộ độc lập, đánh giá lại chính sách tín dụng.