Thủ tục kiểm soát bao gồm kiểm soát trực tiếp và kiểm soát tổng quát *Kiểm soát trực tiếp
Kiểm soát trực tiếp là các biện pháp kiểm soát được xây dựng trên cơ sở đánh giá các yếu tố dẫn liệu trong báo cáo tài chính. Kiểm soát trực tiếp bao gồm ba loại hình cơ bản:
- Kiểm soát quản lí: là việc kiểm soát các hoạt động đơn lẻ do những nhân viên độc lập với người thực hiện hoạt động tiến hành. Kiểm soát quản lí là biện pháp rất có hiệu lực để phát hiện, ngăn chặn các sai sót, gian lận.
- Kiểm soát xử lí: là kiểm soát được đặt ra để kiểm tra việc xử lí các giao dịch, tức là kiểm tra lại những công việc mà giao dịch được công nhận, cho phép, phân loại, tính toán, ghi chép, tổng hợp, báo cáo.
- Kiểm soát để bảo vệ tài sản: là các biện pháp, qui chế kiểm soát nhằm bảo đảm sự an toàn của tài sản, của thông tin trong đơn vị, nó thường bao gồm:
+ Phân định trách nhiệm bảo vệ tài sản, đặc biệt là bảo vệ các ghi chép về tài sản.
+ Hệ thống an toàn và vật chất.
Sau đây là một số biện pháp kiểm soát quan trọng nhất, chúng đều thuộc kiểm soát trực tiếp:
+ Kiểm soát để đảm bảo chứng từ và sổ sách là đầy đủ và việc ghi sổ là đúng đắn:
Sổ sách: là bộ phận quan trọng trên đó các nghiệp vụ kinh tế được phản ánh và tổng hợp.
Chứng từ: Trong toàn đơn vị và với các đơn vị bên ngoài, chứng từ là minh chứng pháp lí cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chứng từ phải đầy đủ để cung cấp sự đảm bảo hợp lí là tất cả các tài sản đã được kiểm soát đúng đắn và tất cả các nghiệp vụ kinh tế được ghi sổ chính xác.
Sơ đồ tài khoản: Là một công cụ kiểm soát quan trọng vì nó bao gồm hệ thống các tài khoản sử dụng, qui trình hạch toán các nghiệp vụ giúp cho việc phân loại đúng các nghiệp vụ, cho thấy sự vận động của luồng thông tin kế toán tại các bộ phận và qui trình tổng hợp thông tin để lên các báo cáo.
Cẩm nang thủ tục: Là tài liệu hướng dẫn về các thủ tục, về thời hạn lập và luân chuyển chúng từ trong toàn đơn vị, các hướng dẫn về việc ghi sổ và duy trì sự kiểm soát đúng đắn đối với tài sản. Tài liệu này sẽ giúp kế toán viên ghi chép, hạch toán theo những chuẩn mực kế toán, giúp những người có thẩm quyền thực hiện sự kiểm soát và tạo điều kiện kiểm tra tương hỗ giữa nhũng người, những bộ phận có liên quan.
+ Kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách:
Kiểm soát vật chất để bảo vệ tài sản và sổ sách là sử dụng những biện pháp đề phòng vật chất như việc xây dựng các nhà kho, các két sắt chịu lửa, để bảo vệ tiền tệ cũng như chứng từ, sổ sách, trang bị hệ thống báo cháy, báo nổ, trang bị các máy tính tiền, máy đếm tiền hay sử dụng một số loại thiết bị xử lí dữ liệu tự động là những công cụ KSNB hữu ích đối với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách.
pháp kiểm soát quan trọng: ban hành qui chế kiểm soát việc ra vào, qui chế tham khảo các tài liệu kế toán, dữ liệu lưu trữ trong máy điện toán...
- Kiểm soát độc lập việc thực hiện:
Là việc xem xét lại một cách cẩn thận và toàn diện các biện pháp, thủ tục kiểm soát khác. Nhu cầu kiểm soát độc lập phát sinh do cơ cấu KSNB có khuynh hướng thay đổi qua thời gian và do những hạn chế vốn có của thủ tục kiểm soát.Việc thực thi các biện pháp kiểm soát độc lập để lại dấu vết trên sổ sách và đó là bằng chứng quan trọng cho kiểm toán viên bên ngoài đánh giá hệ thống KSNB.
*Kiểm soát tổng quát:
Kiểm soát tổng quát là sự kiểm soát tổng thể đối với nhiều hệ thống, nhiều công việc khác nhau. Trong môi trường máy tính hoá, kiểm soát tổng quát thuộc về chức năng kiểm soát của phòng điện toán.
1.2.6.Cơ chế kiểm tra, kiểm soát trong hệ thống kiểm soát nội bộ ngân hàng thương mại
1.2.6.1. Trong hoạt động tín dụng
Nội dung chủ yếu của cơ chế kiểm tra, kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng là việc kiểm tra tính tuân thủ quy trình tín dụng, tuân thủ nguyên tắc hoạt động và quản lớ tớn dụng của Ngân hàng Nhà nước và của chính bản thân hệ thống ngân hàng.
Kiểm tra, kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng chủ yếu tập trung vào hai mặt là kiểm soát cơ cấu tín dụng và kiểm soát quy trình nghiệp vụ tín dụng.
Kiểm soát tính hiệu quả, tính kinh tế còng nh- khả năng hoạt động của cơ chế kiểm soát nội bộ.
Rủi ro tín dụng, hiệu quả của hoạt động tín dụng thể hiện ngay trong cơ cấu tín dụng. Kiểm soát cơ cấu tín dụng sẽ cho cái nhìn tổng quan về mức độ tập trung tín dụng cũng như rủi ro tín dụng của ngân hàng.
Kiểm soát về quy trình nghiệp vụ cấp tín dụng sẽ đánh giá việc tổ chức, chỉ đạo điều hành hoạt động tín dụng có hiệu quả khụng, có khoa học không, kiểm tra đánh giá xem các quy trình nghiệp vụ tín dụng trên thực tế có được tuân thủ nghiêm túc không.
Trên cơ sở đó kiểm soát nội bộ phát hiện những sai sót yếu kém, sơ hở hay gian lận trong quản trị tín dụng, bảo vệ an toàn những tài sản cho ngân hàng. Cũng từ đó đưa ra những biện pháp cải thiện và hoàn thiện cơ chế điều hành, hoạt động tín dụng nói riêng hay hoạt động kinh doanh của ngân hàng nói chung.
Kiểm soát nội bộ cũng kiểm tra đánh giá tình hình tài chính của mỗi khách hàng thông qua việc tiến hành kiểm tra chi tiết từng khoản mục tín dụng riêng lẻ của khách hàng, rồi từ đó đánh giá độ an toàn của khoản vay cũng như tình hình rủi ro chung có thể xảy ra với ngân hàng.
Hình 1.1 Quy trình cấp tín dụng tại NHTM
(Nguồn: Giáo trình “Nghiệp vụ ngân hàng thương mại, 2008)
Kiểm soát rủi ro tín dụng bao gồm kiểm soát trước khi cho vay, trong khi cho vay và sau khi cho vay.
sách, thủ tục, quy trình cho vay; kiểm tra quá trình lập hồ sơ vay vốn và thẩm định, các kiểm tra viên thực hiện đối chiếu với quy định để kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp của hồ sơ vay vốn, kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán và thẩm định trên hồ sơ tín dụng; kiểm tra tờ trình cho vay và các hồ sơ liên quan để tìm hiểu quan điểm của các bộ tín dụng, ý kiến của phụ trách bộ phận tín dụng, xét duyệt của ban lãnh đạo và trình duyệt đối với trường hợp vượt thẩm quyền phán quyết.
Kiểm soát trong khi cho vay: kiểm soát một lần nữa hợp đồng tín dụng; kiểm tra quá trình giải ngân bao gồm đối chiếu xác nhận của khách hàng với số liệu tại ngân hàng để từ đó phát hiện các trường hợp vay hộ, lập hồ sơ giải ngân vay vốn, kê khai khống tài sản đảm bảo, cán bộ tín dụng thu nợ, lãi không nộp ngân hàng, điều tra việc sử dụng vốn vay của khách hàng có đúng mục đích xin vay hay không, giám sát thường xuyên khoản vay.
Kiểm soát sau khi cho vay: kiểm soát việc đôn đốc thu hồi nợ, kiểm soát tín dụng nội bộ độc lập, đánh giá lại chính sách tín dụng.
1.2.6.2. Trong hoạt động kế toán ngân quỹ
Nội dung cơ chế kiểm tra, kiểm soát hoạt động ngân quỹ bao gồm: * Công tác kế toán
- Kiểm tra kế toán vốn và các quỹ:
+ Kiểm tra việc mở tài khoản và tổ chức hạch toán, theo dõi tiền gửi của NHCSXH tại các NH.
+ Kiểm tra việc sử dụng quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi từ TW chuyển về. - Kiểm tra về kế toán tiền gửi:
+ Kiểm tra quy trình,thủ tục và tổ chức hạch toán các khoản tiền gửi tiết kiệm đối chiếu, sao kê giữa Sổ kế toán chi tiết với Sao kê tiết kiệm cuối tháng.
- Kế toán cho vay:
ngân hàng.
+ Kiểm tra việc tổ chức lưu giữ hồ sơ cho vay.
+ Kiểm tra việc tổ chức theo dõi thu lãi trên máy vi tính.
+ Kiểm tra việc chấp hành sao kê hàng tháng, hạch toán lãi phải thu nhưng chưa thu được vào ngoại bảng.
- Kế toán tài sản và các khoản phải thu, phải trả:
+ Kiểm tra quy trình mua sắm mới, xây dựng, nâng cấp, sửa chữa tài sản cố định.
+ Kiểm tra về quy trình hạch toán mua sắm mới, nhận chuyển giao, xây dựng, nâng cấp và sửa chữa tài sản.
+ Kiểm tra việc theo dõi và trích khấu hao TSCĐ; phân bổ công cụ lao động, mở sổ sách theo dõi, kiểm kê, thanh lý tài sản, công cụ lao động, vật liệu....
+ Kiểm tra về quy trình, thủ tục và nội dung hạch toán việc trích khấu hao TSCĐ; phân bổ công cụ lao động, mở sổ sách theo dõi, kiểm kê, thanh lý tài sản, công cụ lao động, vật liệu...
+ Kiểm tra các khoản phải thu, phải trả theo chế độ tạm ứng và thanh quyết toán tương ứng với các khoản phải thu, phải trả.
- Kiểm tra về thu nhập: Thu lãi tiền gửi, thu lãi cho vay. - Kiểm tra chi phí:
+ Đối với những khoản chi đã có định mức đơn giá: Thực hiện kiểm tra quy trình, thủ tục, áp dụng định mức cho phép đối với từng khoản chi.
* Công tác ngân quỹ
- Kiểm tra việc thực hiện nội quy quầy giao dịch tiền mặt, kho quỹ. - Kiểm tra nguyên tắc thu chi tiền mặt.
- Kiểm tra việc thực hiện về định mức tồn quỹ tiền mặt và quỹ an toàn chi trả.
- Kiểm tra chế độ vào ra kho tiền.
- Kiểm tra quản lý chìa khóa kho tiền, chìa khóa két. - Kiểm quỹ cuối ngày.
- Quy trình thu chi tiền mặt tại các điểm giao dịch xã. - Kiểm tra việc lập các báo cáo về kho quỹ.
- Trang bị các phương tiện bảo vệ an toàn kho quỹ.
1.2.6.3. Trong hoạt động phát hành thẻ
Cơ chế kiểm tra kiểm soát hoạt động phát hành thẻ bao gồm:
- Trực tiếp kiểm soát việc tuân thủ các quy định, quy trình nghiệp vụ có liên quan đến công tác phát hành thẻ
- Kiểm tra việc lưu trữ an toàn các dữ liệu liên quan đến việc in ấn thẻ và hồ sơ liên quan tại các đơn vị sản xuất thẻ
- Theo dõi, kiểm soát tiến độ phát hành thẻ và dịch vụ hậu mãi tại các đơn vị sản xuất thẻ nhằm đảm bảo chất lượng và đúng thời gian quy định
- Rà soát, xây dựng và hoàn thiện các quy trình hướng dẫn liên quan đến công tác phát hành thẻ để tăng hiệu quả và năng suất phát hành thẻ
- Thực hiện công việc kiểm soát dữ liệu thẻ (cấp 1, cấp 2) tại các đơn vị sản xuất thẻ.
- Kiểm tra báo cáo định kỳ về công tác kiểm soát tại các đơn vị được phân công.
1.2.6.4. Trong hoạt động thanh toán quốc tế
Cơ chế kiểm tra, kiểm soát nội bộ tại NHTM nhằm đánh giá thực trạng việc tuân thủ các quy định, quy trình trong hoạt động thanh toán quốc tế tại các chi nhánh. Đánh giá sự phù hợp, hợp lý của các quy định, quy trình đó với thực tế gồm:
- Đánh giá hoạt động kiểm soát nội bộ tại chi nhánh có bảo đảm sớm phát hiện các trường hợp làm sai nguyên tắc, gây rủi ro cho nhân hàng không.
- Đánh giá quy trình thực hiện nghiệp vụ có hợp lý và hiệu quả không. Phân tích các trường hợp tranh chấp, tổn thất đã xảy ra để nhận biết những sơ hở và đề xuất giải pháp xử lý trong quy trình thực hiện giao dịch.
- Kiểm tra, đánh giá việc tuân thủ các giới hạn về thẩm quyền thực hiện giao dịch của chi nhánh. Đặc biệt lưu ý kiểm tra các giao dịch có trị giá lớn xem có vượt hạn mức thực hiện giao dịch của chi nhánh không.
- Đối chiếu số dư ngoại bảng cam kết thanh toán thư tín dụng (trả ngày và trả chậm) và số dư các khoản ký quỹ theo dõi tại phân hệ kế toán tổng hợp (G/L) với số dư thư tín dụng và số dư ký quỹ còn lại theo dõi trên hồ sơ.
- Kiểm tra, kiểm soát các nghiệp vụ: phát hành thư tín dụng, phát hành bảo lãnh nhận hàng, ký hậu vận đơn, thanh toán thư tín dụng (trả ngay, trả chậm), thông báo thư tín dụng, thông báo bảo lãnh, nhờ thu hàng nhập, nhờ thu hàng xuất, chiết khấu bộ chứng từ có truy đòi, chiết khấu bộ chứng từ miễn truy đòi, chuyển tiền quốc tế đi, chuyển tiền quốc tế đến v.v...