- Nguyên tắc phân công, phân nhiệm
Theo nguyên tắc này, công việc và trách nhiệm cần được phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hay cho nhiều bộ phận trong một tổ chức, mục đích là để không một cá nhân hay một bộ phận nào được thực hiện từ khâu đầu đến khâu cuối, từ đó mà tránh được gian lận, sai sót.
cho việc kiểm tra, thúc đẩy lẫn nhau trong công việc.
Trong phân công, phân nhiệm cần tránh cả hai xu hướng quá tập trung hoặc quá phân tán. Quá tập trung dễ dẫn đến lạm quyền, quá phân tán dễ dẫn đến những quyết định trong quản lí không đáp ứng được yêu cầu kịp thời hoặc không chuẩn xác, từ đó các cấp có thẩm quyền không nắm được thông tin.
- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:
Sự cách li thích hợp về trách nhiệm là nguyên tắc cơ bản nhằm ngăn ngừa cả sai phạm cố ý lẫn vô ý, tránh được các hành vi lạm dụng quyền hạn đồng thời cũng là một biện pháp kiểm soát quan trọng (kiểm tra, kiểm soát giữa các bộ phận độc lập)
Ba sự cách li quan trọng nhất cần lưu ý:
+ Cách li quyền phê chuẩn nghiệp vụ với việc thực hiện nghiệp vụ kinh tế để tránh sự lạm dụng quyền hạn sử dụng nguồn lực một cách tuỳ tiện.
+ Cách li việc bảo quản tài sản với kế toán: một người thực hiện cả hai chức năng này sẽ có nhiều rủi ro là anh ta bán tài sản để thu lợi cá nhân rồi điều chỉnh sổ sách để trốn tránh trách nhiệm, ví dụ người bảo quản tiền mặt và ghi sổ tiền mặt, người ghi sổ vật tư và người bảo quản vật tư.
+ Cách li chức năng thực hiện nghiệp vụ và kiểm soát nghiệp vụ, có như vậy chức năng kiểm soát mới có tác dụng và việc thực hiện nghiệp vụ mới nghiêm túc.
Đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm đã là thực hiện được một biện pháp kiểm soát rất quan trọng, rủi ro xảy ra gian lận, sai sót đã giảm đi đáng kể. Vì thế trong điều 9, Điều lệ tổ chức kế toán nhà nước qui định: “Cán bộ kế toán ở các đơn vị quốc doanh, công tư hợp doanh, hợp tác xã và các đơn vị có sử dụng kinh phí của nhà nước hoặc đoàn thể không được kiêm nhiệm làm thủ kho, thủ quĩ, tiếp liệu và công tác phụ trách vật chất khác”
Nhà quản lí không thể và cũng không nên trực tiếp quyết định mọi vấn đề mà nên có sự phân công nhiệm vụ đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả, mặt khác đảm bảo cho nhà quản lí có thể tổng quan kiểm soát được mọi hoạt động. Nhưng muốn vậy, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn bởi nhà quản lí hoặc người được uỷ quyền. Bởi nếu bất cứ ai trong tổ chức đều có thể mua bán tài sản tuỳ tiện thì sự hỗn độn và phức tạp sẽ xảy ra dẫn đến lãng phí hoặc mất mát nguồn lực.Tuỳ theo cách điều hành của các nhà quản lý, mà họ có thể quyết định thẩm quyền hay thủ tục phê chuẩn khác nhau.