- Về văn bản pháp lý:
Ở Việt Nam, mặc dù luật pháp quy định bắt buộc đối với các Doanh nghiệp Nhà nước, trong đó các NHTM Việt Nam phải có hệ thống kiểm tra, kiểm soát, kiểm toán nội bộ. Nhưng do những bất cập của các quy định pháp luật như đã nêu về mô hình tổ chức không phù hợp với thông lệ quốc tế, do nhận thức chưa đầy đủ về sự cần thiết, những lợi ích của hệ thống kiểm tra, kiểm toán nội bộ nên chất lượng hoạt động của công tác này trong các Ngân hàng Quốc doanh nói chung và trong các NHTMCP Việt Nam nói riêng rất kém hiệu quả. Cụ thể những yếu kém đó được thể hiện như sau:
+ Chức năng kiểm soát nội bộ bị đồng nhất với chức năng kiểm toán nội bộ + Chưa phân định rõ trách nhiệm giữa cấp lãnh đạo đối với hệ thống kiểm soát nội bộ
+ Công tác tự đánh giá đối với hệ thống kiểm soát nội bộ chưa được thực hiện và bị xem nhẹ
Hơn nữa, công tác đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của kiểm toán nội bộ không đảm bảo tính độc lập, khách quan, dẫn đến kết quả hoạt động kiểm tra, kiểm soát, kiểm toán nội bộ trong suốt thời gian qua mới chỉ dừng lại ở công tác hậu kiểm, những vấn đề phát hiện thường là những sai phạm đã xảy ra, chưa có tác dụng trong việc phát hiện, ngăn ngừa, quản lý rủi ro và nhất là tư vấn cho việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực hiện có.
- Về vị trí của Chi nhánh:
Ngân hàng NNo&PTNT Thanh Trì là Chi nhánh thuộc chịu sự quản lý của ngân hàng hội sở Ngân hàng NNo&PTNT Việt Nam, điều đó có nghĩa là chi nhánh phải thực hiện các chỉ tiêu mà hội sở đặt ra, nhưng trong thực tế thì tùy vào giai đoạn và những đặc điểm riêng của Chi nhánh. Nó làm giảm đi sự đồng nhất từ cán bộ cấp cao tới người thực hiện gây ra những đều bất cập trong quy trình kiểm soát.
Các hướng dẫn từ ngân hàng Hội sở xuống còn mang tính chung chung,chưa cụ thể gây ra những khó khăn cho kiểm soát viên, kiểm soát viên không có cơ sở để hoàn thành tốt nhiệm vụ.
- Về đặc điểm lĩnh vực kinh doanh
Ngân hàng NNo&PTNT Thanh Trì hoạt động trong lĩnh vực ngân hàng chính vì vậy rủi ro rất cao, có nhiều nghiệp vụ phức tạp, và khối lượng nghiệp vụ phát sinh một ngày rất nhiều, theo đó, số hồ sơ rất lớn, để có thể kiểm soát hết toàn bộ hồ sơ theo quy định là một điều không dễ dàng, hơn nữa, việc giám sát khách hàng lại càng khó khăn khi nhiều khách hàng sử dụng vốn vay không đúng mục đích nhưng cố tình gian lận với ngân hàng nên việc giám sát cũng có nhiều khó khăn.
- Áp lực làm việc của các nhân viên ngày càng cao
Với sự cạnh tranh như hiện nay, các NHTM nói chung và Agribank Chi nhánh Thanh Trì nói riêng đều phải cố gắng để thực hiện chỉ tiêu về doanh số
cho vay, chính vì vậy, đôi khi để có thể đạt được doanh số áp trên mỗi nhân viên ngân hàng mà các nhân viên đều cố gắng cho vay nhiều nhất ở mức có thể, khi đó, các thủ tục của khách hàng bị thiếu sót sẽ được tạo điều kiện bổ sung sau này, đây chính là nguyên nhân làm cho các thủ tục kiểm soát không được chấp hành đúng nghiêm ngặt theo quy định.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Trong chương 2, tác giả đã phân tích thực trạng cơ chế kiểm tra kiểm soát tại NHNo&PTNT Chi nhánh Thanh Trì, theo đó, tác giả phân tích cơ chế kiểm tra kiểm soát tại Chi nhánh trong 4 hoạt động chính là tín dụng, ngân quỹ, phát hành thẻ và thanh toán quốc tế. Từ những phân tích, đánh giá, tác giả đã nêu ra những tồn tại và nguyên nhân của những tồn tại trong thực trạng cơ chế kiểm tra kiểm soát tại Chi nhánh thời gian qua, từ đó làm cơ sở thực tiễn cho các giải pháp trong chương 3
CHƯƠNG 3
HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM TRA KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VIỆT
NAM - CHI NHÁNH THANH TRÌ
3.1. ĐỊNH HƯỚNG VÀ MỤC TIÊU HOẠT ĐỘNG CỦA NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VIỆT NAM - CHI NHÁNH THANH TRÌ TRONG THỜI GIAN TỚI
3.1.1. Định hướng và mục tiêu hoạt động kinh doanh của Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn - Chi nhánh Thanh Trì trong thời gian tới
Xác định rõ, những năm tới đây, nền kinh tế trong nước và thế giới vẫn phải đối mặt với nhiều khó khăn và thách thức nên Chi nhánh đặt ra các mục tiêu trước mắt cần phải đạt được là:
Thứ nhất, phát triển theo mô hình Ngân hàng tiên tiến với công nghệ hiện đại, đa dạng dịch vụ, chất lượng phục vụ tốt, có uy tín trên thị trường trong và ngoài nước. Nghiên cứu ứng dụng các sản phẩm mới trên cơ sở công nghệ tiên tiến về thanh toán và giao dịch, dịch vụ ngân hàng điện tử, ngân hàng internet, thẻ thanh toán, ghi nợ, séc du lịch, ... Trên cơ sở này, có thể mở rộng thị phần, cải thiện kết quả hoạt động kinh doanh của mình, tăng vị thế của Chi nhánh trên địa bàn.
Thứ hai, tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật đáp ứng nhu cầu mở rộng và nâng cao chất lượng kinh doanh.
Thứ ba, thực hiện tuyển dụng, đào tạo quy hoạch bồi dưỡng đội ngũ cán bộ có đủ năng lực trình độ chuyên môn, nâng cao nhận thức lý luận chính trị phẩm chất đạo đức, đáp ứng yêu cầu đổi mới, phát triển và hội nhập.
Thứ tư, tập trung mọi biện pháp nhằm xử lý, thu hồi các khoản nợ xấu, ngăn ngừa các khoản nợ xấu mới phát sinh.
3.1.2. Mục tiêu phát triển hoạt động kiểm tra kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn - Chi nhánh Thanh Trì trong thời gian tới
Mục tiêu dài hạn: Mục tiêu phát triển hoạt động kiểm tra kiểm soát nội bộ tại NHNo&PTNT Chi nhánh Thanh Trì trong thời gian tới là vẫn tiếp tục duy trì, giữ vững hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ một cách chặt chẽ, thường xuyên, phát hiện các sai sót, rủi ro trong hoạt động kinh doanh của Chi nhánh, từ đó giúp cho Chi nhánh giảm thiểu những thiệt hại khi rủi ro xảy xa.
Mục tiêu trong năm 2015 là thực hiện được tốt các nhiệm vụ sau:
- Tham gia quyết toán niên độ năm 2014 giám định cân đối, báo cáo hàng tháng.
- Kiểm tra thường xuyên chứng từ kế toán trong đó chú trọng chứng từ chi tiêu.
- Thực hiện kiểm quỹ định kỳ tại trung tâm huyện và kiểm quỹ đột xuất tại các Phòng giao dịch và kho trung tâm.
- Kiểm tra hoạt động kinh doanh theo đề cương chỉ đạo của ngân hàng No&PTNT Việt Nam và của BGĐ Ngân hàng cơ sở.
- Phúc tra việc sửa sai đã phát hiện và kiến nghị.
- Làm tốt công tác đấu tranh chống tham nhũng và công tác tiếp dân, giải quyết đơn thư (nếu có), công tác phòng chống rửa tiền.
- Hoàn thành các báo cáo và các công việc đột xuất theo yêu cầu của NHNo Việt Nam, của Ban giám đốc Ngân hàng cơ sở và các ngành.
3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CHẾ KIỂM TRA, KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NHNO&PTNT VIỆT NAM - CHI NHÁNH THANH TRÌ
3.2.1. Giải pháp về thiết kế cơ chế kiểm tra, kiểm soát nội bộ
Chi nhánh cần thiết lập một cơ chế kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ, hoàn chỉnh gắn liền với tất cả các khâu trong quy trình nghiệp vụ. Để cơ chế kiểm tra kiểm
soát có hiệu quả hơn, cần hoàn thiện thủ tục kiểm soát và công tác giám sát tại Chi nhánh, theo đó Chi nhánh cần rà soát, đánh giá lại cơ cấu tổ chức, phân cấp ủy quyền, quản lý kinh doanh theo hướng đảm bảo có sự phân định trách nhiệm rõ ràng, tránh những xung đột về lợi ích, đảm bảo sự thông suốt và kịp thời các kênh thông tin trong nội bộ Ngân hàng, gắn hoạt động kiểm tra, kiểm soát vào tất cả các khâu trong quy trình nghiệp vụ, cụ thể như:
- Ban hành cơ chế phân cấp ủy quyền rõ ràng, minh bạch bằng việc thiết lập cơ chế phân cấp ủy quyền một cách hợp lý, cụ thể, rõ ràng, đảm bảo một cán bộ không đảm nhiệm một lúc nhiều nhiệm vụ có quyền lợi mâu thuẩn hoặc chồng chéo nhau; đảm bảo tách bạch nhiệm vụ, quyền hạn của các cá nhân, các bộ phận trong Ngân hàng.
- Đánh giá Hệ thống các định chế nội bộ và quy trình nghiệp vụ đã ban hành. Qua đó sửa đổi, bổ sung những điểm bất hợp lý, những điểm còn thiếu; ban hành các quy trình còn thiếu theo hướng toàn bộ các hoạt động nghiệp vụ, điều hành và quản lý của Ngân hàng phải được quy trình hóa; các rủi ro có thể phát sinh phải được kiểm soát ngay từ các chốt kiểm soát được cài đặt trong các quy trình nghiệp vụ.
- Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng bao gồm nhiều bộ phận khác nhau. Các bộ phận này đều có quan hệ chặt chẽ với nhau. Rủi ro ở bộ phận này sẽ gây thiệt hại cho những bộ phận khác. Vì vậy, Ngân hàng cần phải thiết lập cơ chế kiểm tra chéo giữa các cá nhân, các bộ phận cùng tham gia trong một quy trình nghiệp vụ, thực hiện nguyên tắc “hai tay, bốn mắt”.
3.2.2. Giải pháp về vận hành cơ chế kiểm tra kiểm soát
3.2.2.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo về vai trò của kiểm soát nội bộ
Thời gian qua, lãnh đạo của Chi nhánhmặc dù đã nhận thức và trú trọng tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ một cách đầy đủ và hữu hiệu, xem đây là một trong những giải pháp mang tính phát triển chiến lược lâu dài của Chi
nhánh, đồng thời là đòi hỏi cấp thiết nhất hiện nay nhưng thực tế, lãnh đạo chưa thân thiện với nhân viên có sự độc đoán trong công tác, điều này làm hạn chế thông tin giao tiếp giữa nhân viên và lãnh đạo, và đôi khi do tâm lý sợ lãnh đạo nên thông tin báo cáo có sự không chính xác. Lãnh đạo cũng cần lắng nghe ý kiến của nhân viên để cơ chế kiểm tra, kiểm soát được thực hiện hiệu quả nhất.
Bên cạnh đó, trưởng phòng Chi nhánh Thanh Trì cần xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và phổ biến những quy định đến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp, để đảm bảo mọi cán bộ và nhân viên của Ngân hàng phải quán triệt được tầm quan trọng của hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ; ý thức được vai trò của từng cá nhân trong quá trình kiểm tra, kiểm soát nội bộ có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của bản thân họ và phải tham gia thực hiện một cách đầy đủ và có hiệu quả các quy định, quy trình kiểm tra, kiểm soát nội bộ có liên quan.
Công tác khen thưởng và đánh giá năng lực của nhân viên phải được thực hiện một cách công khai, minh bạch và bằng văn bản cụ thể, đánh giá một cách thường xuyên, để các nhân viên được đánh giá năng lực công bằng và được khen thưởng xứng đáng, không đánh giá bằng cảm tính, để nhân viên cảm nhận được sự công bằng và tâm lý thoải mái làm việc, cống hiến cho Chi nhánh
3.2.2.2. Hiện đại hóa công nghệ ngân hàng, xây dựng các phần mềm hỗ trợ kiểm tra, cảnh báo rủi ro
Hiện tại, tại chi nhánh không có hoạt động kiểm toán nội bộ công nghệ thông tin. Kiểm toán nội bộ là một bộ phận quan trọng của kiểm soát nội bộ và cần thiết cho các doanh nghiệp nói chung và ngân hàng nói riêng để hạn chế rủi ro. Sau cuộc khủng hoảng tài chính kéo theo suy thoái kinh tế toàn cầu, các nhà quản lý trên thế giới đã đánh giá lại các mô hình và thấy được vai trò của kiểm soát rủi ro cũng như kiểm toán nội bộ càng ngày càng tăng. Trong những năm gần đây, nhất là ở các nước phương Tây, vai trò kiểm toán nội bộ ngày càng trở
nên quan trọng. Các công ty chủ động hơn trong việc xác định rủi ro, nhất là rủi ro trọng yếu, đồng thời họ cũng đang xây dựng các phương pháp, chương trình, cách thức tiếp cận kiểm toán có hiệu quả hơn. Tuy nhiên, ở Việt Nam, vai trò của kiểm toán nội bộ còn rất mờ nhạt. Đây không là vấn đề riêng tại Việt Nam, mà hầu hết các nước đang phát triển, ưu tiên hàng đầu vẫn là mục tiêu tăng trưởng và lợi nhuận. Các vấn đề liên quan đến quản trị rủi ro và kiểm toán nội bộ chưa được chú trọng một cách đầy đủ.
Chính vì vậy, là một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực tài chính ngân hàng, chịu nhiều rủi ro và tác động từ thị trường, nên Chi nhánh cần có bộ phận kiểm toán nội bộ để hạn chế rủi ro xảy ra tại Chi nhánh. Ngày nay, khi các ngân hàng đều hiện đại hóa cơ sở vật chất, trang thiết bị của mình và hệ thống cơ sở dữ liệu đều được cập nhật trên máy tính, thì điều quan trọng là cần có kiểm toán nội bộ công nghệ thông tin.
Hệ thống công nghệ thông tin của Martime bank là một tập hợp có cấu trúc các trang thiết bị phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu và hệ thống mạng phục vụ cho nhiều hoạt động kỹ thuật, nghiệp vụ ngân hàng. Martime bank Bãi Cháy chưa có hoạt động ngày. Để đảm bảo cho hệ thống xử lý và cung cấp thông tin tin cậy, nội dung kiểm toán hoạt động CNTT cần được hoàn thiện theo hướ ng sau:
Thứ nhất là, xác định rõ được mục tiêu của kiểm toán nội bộ công nghệ thông tin: là sự xem xét, đánh giá về mặt kỹ thuật hệ thống xử lý thông tin và kiểm soát để đảm bảo các ứng dụng trong hệ thống máy tính Ngân hàng có chứa đựng các chức năng thích hợp để kiểm soát hệ thống và đảm bảo được tính hoàn chỉnh và tin cậy cao đối với các dữ liệu tồn tại trong hệ thống.
Thứ hai là, nội dung của KTNB CNTT bao gồm:
Kiểm tra việc cấp quyền và quản lý truy cập của người sử dụng TCBS (The Complete Banking Solution - Hệ quản trị nghiệp vụ ngân hàng); quy trình quản
lý và xác thực người sử dụng cho từng hệ thống CNTT phù hợp với yêu cầu an toàn, bảo mật của nghiệp vụ xử lý trên đó; xác thực quyền truy nhập của người sử dụng bằng tài khoản, bằng phương tiện định danh hoặc kết hợp của cả hai và chỉ cấp cho người sử dụng đủ quyền hạn để thực thi nhiệm vụ mà người đó được phân công.
Kiểm tra mã hóa dữ liệu: các trang thiết bị, phần mềm sử dụng cho giải pháp mã hoá phải được lưu trữ đồng thời với dữ liệu mã hoá; hoặc phải chuyển đổi dữ liệu mã hoá sang dạng mới khi có thay đổi về phương thức mã hoá để đảm bảo khôi phục dữ liệu nguyên bản từ dữ liệu dạng mã hoá tại mọi thời điểm
Kiểm tra ghi nhật ký giám sát hoạt động: quy định chế độ ghi nhật ký, thời gian lưu trữ file nhật ký cho từng hệ thống CNTT, nhằm đảm bảo giám sát được các hoạt động trên hệ thống và phục vụ công tác kiểm toán; người quản trị hệ thống có trách nhiệm thường xuyên xem xét các file nhật ký của hệ thống nhằm phát hiện, xử lý và ngăn chặn kịp thời các sự cố gây mất an toàn, ổn định của hệ thống CNTT
Kiểm tra an toàn phòng máy chủ: công việc tiến hành trong phòng máy chủ phải được ghi sổ nhật ký làm việc hàng ngày; phòng máy tính phải đảm bảo vệ sinh công nghiệp; nguồn điện cho hệ thống CNTT phải được trang bị nguồn điện riêng với các tiêu chuẩn kỹ thuật công nghiệp phù hợp với các trang thiết bị lắp đặt trong phòng máy; nguồn điện dự phòng phải đủ tiêu chuẩn, công suất cho hoạt động bình