1.2.7.1. Nhân tố chủ quan
- Quan điểm của lãnh đạo ngân hàng về vai trò của kiểm tra, kiểm soát nội bộ:
Quan điểm về kiểm soát của người lãnh đạo cao cấp là yếu tố quan trọng đầu tiên ảnh hưởng đến hiệu lực, hiệu quả của hệ thống kiểm toán nội bộ trong ngân hàng. Rõ ràng, người lãnh đạo cao cấp là người quyết định ban hành các chính sách và thủ tục kiểm soát.
Nếu người lãnh đạo cấp cao coi trọng công tác kiểm soát thì các chính sách, quy chế và thủ tục kiểm toán thích hợp sẽ được thiết lập, duy trì; từ đó chất lượng kiểm soát sẽ được bảo đảm. Điều này sẽ là tốt cho hoạt động của ngân hàng. Khi đó, các mặt khác hoạt động kiểm tra, kiểm soát được thực hiện ở nhiều giai đoạn và thủ tục khác nhau, khi lãnh đạo các cấp coi trọng công tác
kiểm soát thì các quy chế và thủ tục kiểm soát sẽ được tuân thủ một cách nghiêm túc, hoạt động kiểm tra, kiểm soát được thực hiện đúng đắn có hiệu quả cao.
Ngược lại, nếu quan điểm của người lãnh đạo không coi trọng đến cơ chế, kiểm tra kiểm soát, thì khi đó, tại đơn vị, công tác kiểm tra kiểm soát bị xem nhẹ, không có các thủ tục kiểm soát được thực hiện, từ đó các rủi ro không được phát hiện và ngăn chặn kịp thời, dẫn đến tổn thất trong quá trình hoạt động, điều này là không tốt cho ngân hàng.
- Cơ cấu tổ chức và hoạt động của ngân hàng:
Cơ cấu tổ chức của một ngân hàng chính là hệ thống trách nhiệm và quyền lực đang tồn tại. Vì vậy cơ cấu tổ chức ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng hoạt động của ngân hàng.
Nếu ngân hàng có một cơ cấu tổ chức hợp lý, theo đó trong quá trình diễn ra hoạt động kiểm soát, các nhân viên, các cán bộ được xác định rõ trách nhiệm, quyền lực và xác lập được mối quan hệ phối hợp, kiểm soát lẫn nhau giữa các bộ phận. Đặc biệt đối với ngân hàng, đối tượng kiểm toán rất rộng và phức tạp, liên quan đến nhiều nghiệp vụ. Sự rõ ràng trong việc phân bổ, bố trí công việc tạo hiệu quả làm việc cao, nâng cao chất lượng hoạt động kiểm tra, kiểm soát.
Ngược lại, nếu ngân hàng có cơ cấu tổ chức không hợp lý, việc phân bổ, bố trí nhân sự không rõ ràng, việc phân công, phân cấp nhiệm vụ không hợp lý sẽ tạo ra sự chồng chéo, kiểm soát viên không am hiểu chuyên sâu về nghiệp vụ dẫn tới chất lượng công việc không cao, ảnh hưởng đến chất lượng của kiểm soát.
- Năng lực chuyên môn của các cán bộ ngân hàng
Công việc kiểm soát nộ bộ tại ngân hàng rất phức tạp đòi hỏi các cán bộ tham gia vào quá trình kiểm tra, kiểm soát phải có năng lực chuyên môn tốt, để có thể thực hiện các thủ tục một cách đầy đủ, chính xác và đưa ra những kết quả
phân tích chính xác, nhằm xác định kịp thời các rủi ro tiềm tàng trong các hoạt động của ngân hàng, từ đó có những phương án, biện pháp ngăn chặn rủi ro xảy ra, giảm thiểu tốt nhất các tổn thất xảy ra đối với ngân hàng.
Ngược lại, nếu như ngân hàng có một đội ngũ nhân lực hùng hậu về số lượng nhưng chất lượng nguồn nhân lực không cao, các nhân viên tham gia vào kiểm tra kiểm soát nội bộ tại ngân hàng không đủ năng lực chuyên môn và kinh nghiệm, thì hiệu quả của kiểm tra, kiểm soát nội bộ không cao, các nhân viên không phân tích và nhìn thấy được những rủi ro tiềm ẩn diễn ra trong hoạt động của ngân hàng, đặc trưng rủi ro cao, chính vì vì vậy, khi rủi ro xảy ra, việc dẫn đến tổn thất ngân hàng là điều dễ dàng xảy ra.
- Đạo đức của các cán bộ, nhân viên tham gia kiểm tra, kiểm soát:
Các cán bộ tham gia vào kiểm tra, kiểm soát, đặc biệt là KSV là một trong những nhân tố quyết định chất lượng kiểm tra, kiểm soát. KSV phải có trình độ, năng lực nghiệp vụ cao, phẩm chất đạo đức tốt, tuân thủ các chuẩn mực độc lập, khách quan, chính trực, thận trọng và bảo mật, đặc biệt phải có kinh nghiệm thực tiễn về lĩnh vực được đào tạo.
Đối với kiểm soát viên đạo đức nghề nghiệp được thể hiện ở tính độc lập, chính trực, khách quan, thận trọng và bảo mật, trình độ và năng lực.
Nếu như kiểm soát viên có đạo đức không tốt, không chấp hành tuân thủ đúng theo những quy định và thủ tục kiểm soát, thì sẽ dễ lơ là, tạo kẽ hở trong quá trình làm việc, và sự cẩu thả đó dẫn đến những tổn thất cho ngân hàng do không phát hiện được các rủi ro kịp thời.
- Hệ thống thông tin và truyền thông: Ngân hàng thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho ban lãnh đạo và những người có thẩm quyền.
Hệ thống truyền thông của ngân hàng tốt sẽ đảm bảo cho nhân viên ở mọi cấp độ đều có thể hiểu và nắm rõ các nội quy, chuẩn mực của tổ chức, đảm bảo thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác đến các cấp có thẩm quyền theo quy
định. Hệ thống thông tin và truyền thông cần được tổ chức để bảo đảm chính xác, kịp thời, đầy đủ, tin cậy, dễ nắm bắt và đúng người có thẩm quyền. Ngược lại, nếu khả năng thông tin truyền thông không tốt, các nhân viên không được truyền đạt những thông báo, quy định mới sẽ dẫn đến sự sai lệch trong thực hiện nghiệp vụ, điều này tạo rủi ro trong hoạt động của ngân hàng.
Hiện nay, các ngân hàngnên thiết lập các kênh thông tin nóng (một ủy ban hay một cá nhân nào đó có trách nhiệm tiếp nhận thông tin tố giác, hoặc lắp đặt hộp thư góp ý) cho phép nhân viên báo cáo về các hành vi, sự kiện bất thường có khả năng gây thiệt hại cho ngân hàng. Đồng thời, các ngân hàng cũng nên đã lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận của những người không có thẩm quyền.
Ngoài ra còn một số các yếu tố khác như: Cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ kiểm soát, kiểm toán nội bộ, số lượng và chất lượng cán bộ ngân hàng, tiếp nhận thông tin và xử lý thông tin được cung cấp bởi bộ phận kiểm toán một cách khách quan, kịp thời.
1.2.7.2. Nhân tố khách quan
- Nhân tố pháp lý, các quy định, văn bản của nhà nước quy định về kiểm soát nội bộ
Hoạt động kiểm soát phải tuân thủ theo pháp luật và các quy định về nghiệp vụ như chuẩn mực, quy trình kiểm soát, phương pháp kiểm soát và các quy chế hoạt động của cơ quan. Các quy định này là hệ thống các nguyên tắc, yêu cầu, quy định, chỉ dẫn nghiệp vụ kiểm soát cho kiểm soát viên, là căn cứ pháp lý cho hoạt động kiểm soát. Do vậy, nó có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng kiểm tra, kiểm soát. Hệ thống chuẩn mực, quy trình kiểm soát, phương pháp kiểm toán, các quy chế hoạt động kiểm soát đầy đủ là cơ sở để tạo nề nếp trong quản lý cũng như thực hiện kiểm tra, kiểm soát bảo đảm chất lượng hoạt động trong các tổ chức
- Đặc trưng hoạt động của NHTM mang tính rủi ro cao
Ngân hàng thương mại là tổ chức kinh doanh tiền gửi nên bản thân đặc thù ngành có tính rủi ro cao, các loại rủi ro có mối liên hệ với nhau phức tạp. Nguồn vốn nợ chủ yếu của Ngân hàng thương mại lại là tiền gửi với đặc trưng có thể bị rút ra trước hạn với khối lượng khó xác định. Sản phẩm, dịch vụ Ngân hàng không được hưởng quy chế bảo hộ độc quyền và mang tính phức tạp, trực tiếp.
Hơn nữa, Ngân hàng thương mại tham gia vào nhiều cam kết trong khi chưa chuyển giao vốn thực sự, tức là hoạt động ngoại bảng phong phú và đa dạng. điểm này là một đặc trưng khác biệt với các loại hình doanh nghiệp khác. Vì những lý do này, hoạt động của Ngân hàng thương mại chứa đựng nhiều rủi ro hơn các ngành kinh doanh khác. Rủi ro trong hoạt động của Ngân hàng thương mại đa dạng, ở mức độ cao, tích luỹ nhanh và dễ lây lan. Rủi ro trong hoạt động của Ngân hàng thương mại bao gồm các loại rủi ro đặc thù như rủi ro tín dụng, rủi ro thanh khoản, rủi ro lãi suất, rủi ro ngoại hối, rủi ro vốn khả dụng, rủi ro đạo đức,...
Là doanh nghiệp có quy mô lớn, mạng lưới rộng khắp, hoạt động chịu nhiều rủi ro, ảnh hưởng đáng kể đến nhiều hoạt động kinh tế xã hội, Ngân hàng thương mại chịu sự kiểm soát, giám sát chặt chẽ của hệ thống phát luật. Các quy định pháp lý đối với Ngân hàng thương mại được phổ rộng trên nhiều mặt của hoạt động kinh doanh như: điều kiện kinh doanh, tiêu chuẩn của người lãnh đạo NH, dự trữ bắt buộc, bảo hiểm tiền gửi, an toàn trong hoạt động, phân loại nợ và trích lập dự phòng rủi ro, sử dụng vốn tự có đầu tư cho tài sản cố định,.
Bởi ngành hoạt động có tính rủi ro cao nên yêu cầu về kiểm soát nội bộ tại ngân hàng thương mại cao hơn, phức tạp hơn, nhiều thủ tục hơn so với các loại hình doanh nghiệp khác, điều này ảnh hưởng phần nào đến việc tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ tại ngân hàng.
NHTM như sự hỗ trợ hiệp hội kiểm toán, sự hỗ trợ, đánh giá đúng mức của các cơ quan ban ngành về hoạt động kiểm soát nội bộ là cơ sở để nâng cao chất lượng hoạt động kiểm soát nội bộ của các NHTM