II. HẠCH TOÁN CHI TIẾT TSCĐHH 1 Tại các bộ phận sử dụng
3. Kế toán chi phí khấu hao TSCĐ
Tất cả các loại TSCĐ đều có thời gian sử dụng hữu ích giới hạn, Sự giới hạn về thời gian hữu ích của TSCĐ do sự hao mòn vô hình. Giá trị hao mòn của TSCĐ trong quá trình sử dụngđược chuyển dần vào chi phí kinh doanh qua việc tính khấu hao của TSCĐ và hình thành nên chi phí khấu hao TSCĐ.
Hàng năm, kế toán dựa vào quyết định BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính, hướng dẫn của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam tỷ lệ trích khấu hao trong năm tài chính để lập kế họach trích khấu hao trong năm tài chính.
Với những TSCĐ dùng phục vụ riêng cho loại hình kinh doanh nào thì trích khấu hao và hạch toán trực tiếp vào khoản mục đó. Còn với TSCĐ dùng chung cho nhiều hoạt động kinh doanh thì chi phí khấu hao được tập hợp và phân bổ cho tong loại hình kinh doanh căn cứ mức độ tham gia của TSCĐ vào tong hoạt động kinh doanh hoặc theo doanh thu , sản lượng bán ra.
Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ, sổ chi tiết tùy chọn kế toán… kế toán tập hợp chi phí khấu hao TSCĐ và phân định riêng cho từng loại hình kinh doanh.
Kế toán đinh khoản:
Nợ TK 64111 – Kmphí 204: 936 105 419 Có TK 214: 936 105 419
Khi dữ liệu được cập nhật, chương trình trong máy sẽ tự động chuyển số liệu sang các sổ như với các chi phí đã trình bày phía trên.
4.. Kế toán chi phí sửa chữa TSCĐ
Trong quá trình sử dụng, TSCĐ cần được bảo dưỡng hoặc sửa chữa khi chúng bị hư hỏng nhằm duy trì năng lực hoạt động bình thường của TSCĐ. Chi phí sửa chữa
TSCĐ là chi phí gián tiếp cho quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, nó phải được phân bổ vào chi phí kinh doanh của các kỳ hạch toán. Tại Công ty, chi phí sửa chữa TSCĐ bao gồm cả chi phí sửa chữa lớn và chi phí sửa chữa thường xuyên TSCĐ, tức là toàn bộ chi phí liên quan đến bảo dưỡng, sửa chữa...TSCĐ đều được tập hợp vào khoản mục này. Những TSCĐ được dùng phục vục cho loại hình kinh doanh nào thì được tập hợp và hạch toán cho loại hình kinh doanh đó. Với những TSCĐ dùng chung cho nhiều loại hình kinh doanh thì được phân bổ cho tong loại theo mức độ tham gia của TSCĐ hoặc theo doanh thu, sản lượng bán ra.
Các chứng từ ban đầu phục vụ cho quá trình hạch toán chi phí sửa chữa TSCĐ gồm các hóa đơn bảo dưỡng, hóa đơn sửa chữa, phiếu chi…
Ví dụ: Ngày 15/02/2006, ông A sửa chữa xe téc biển số 16K - xxxx hết 1000 000 đồng, không có hoá đơn và phải làm giấy đề nghị thanh toán để làm căn cứ thanh toán với công ty.
Giấy đề nghị thanh toán do người đề nghị thanh toán lập theo mẫu in sẵn của Bộ Tài chính hoặc tự viết bằng tay. Sau khi được ký duyệt chi, kế toán dùng làm căn cứ để lập phiếu chi và ghi sổ kế toán. Giấy đề nghị thanh toán được lập theo mẫu sau:
Công ty xăng dầu khu vực III
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Đội xe Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà nội, ngày 15 tháng 2 năm 2008
Giấy đề nghị thanh toán
Kính gửi : Ông Giám đốc Công ty xăng dầu khu vực III Tên tôi là: Nguyễn Văn A
Địa chỉ : Đội xe
Đề nghị thanh toán số tiền: 1 000 000 đồng (Một triệu đồng chẵn) Lý do : Trả công sửa chữa xe téc biển số 16K - xxxx
Vậy đề nghị Ông cho thanh toán.
Người duyệt chi Phòng QLKT Người đề nghị
Phiếu chi là chứng từ xác định các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý...thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ chi tiền, ghi sổ quỹ, kế toán chi phí ghi sổ theo dõi chi phí kinh doanh và kế toán các phần hành ghi sổ kế toán liên quan. Phiếu chi do kế toán thanh toán lập thành hai liên: một liên lưu trong máy vi tính, một liên thủ quỹ giữ để ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán cùng chứng từ gốc để vào sổ kế toán.
Phiếu chi được lập theo mẫu sau:
Tổng công ty xăng dầu Việt Nam Công ty xăng dầu khu vực III
Phiếu chi tiền mặt số 1014
Ngày 17 tháng 2 năm 2008
Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Văn A Ghi Nợ TK Số tiền
Lý do: Trả công sửa chữa xe téc biển số 64111 1 000 000
16K -xxxx
Số tiền: 1.000.000 đồng
Bằng chữ: Một triệu đồng chẵn Kèm theo: 1 chứng từ gốc
Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Dựa vào phiếu chi, thủ quỹ sẽ chi tiền rồi vào sổ quỹ và chuyển trả chứng từ cho kế toán chi phí để hạch toán, cập nhật vào máy trên TK 641, phân bổ cho tong loại hình kinh doanh theo mã 205:
Nợ TK 64111 – Kmphí 205: 1 000 000 Có TK 111 : 1 000 000
Trong quá trình lập phiếu chi, với chương trình cài đặt sẵn, máy tính sẽ tự động chuyển số liệu vào các sổ chi tiết tùy chọn kế toán, sổ chứng từ kế toán, sổ chi phí và sổ cái TK 641 với quy trình và mẫu như trên.
Sơ đồ hạch toán tăng TSCĐHH TK 211- TSCĐHH TK 411 TS CĐ HH tăng theo nguyên giá Nhận vốn góp, được cấp, tặng bằngTSCĐHH TK 111, 112, 311, 341 Mua sắm TSCĐHH TK222, 228
Nhận lại TSCĐHH góp vốn liên doanh
TK241
Xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao
TK 412
Quy trình luân chuyển chứng từ
HĐKT, biên bản bàn giao, bảng phân bổ khấu hao Nhật kí chung
Sổ cái TK211,214 Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo kế toán Sổ theo dõi TSCĐ, CCDC Thẻ TSCĐ
BIÊN BẢN BÀN GIAO
Bên giao: Công ty xăng dầu khu vực III Bên nhận: Công ty xăng dầu B12
stt Mã ký hiệu Tên tài sản
Năm sử dụng và trích KH Nguyên giá TSCĐ Số năm KH KH từ khi sử dụng đến ngày 30/09/2008 I. Tài sản cố định 1 22070701 Nhà làm việc Dec-04 141,705,177 10 109,821,512 2 21060300 Trạm tách lẫn khi 1 Sep-04 632,464,121 10 252,985,648 3 21060300 Thiết bị và phần mềm tách lẫn Sep-04 141,884,645 7 81,076,940 II. Công cụ dụng cụ
4 máy điều hòa Jun-07 7,260,000 2 3,630,000