- Kiểm soât chất lượng của sản phẩm/kết quả đầu ra của chương trình/dự ân: Đo lường, giâm sât câc sản phẩm/kết quả đầu ra của chương
2. Chỉ số theo dõi vă đânh giâ
2.3. Câch chọn câc chỉ số theo dõi đânh giâ một câch hệ thống:
Câc chỉ số tốt có câc đặc điểm sau đđy: Cụ thể
Đo lường được
Phản ânh chính xâc kết quả định đo lường Cần thiết
Có thể dùng để so sânh
Câc chỉ số được lựa chọn cần phải đảm bảo câc đặc điểm của một chỉ số trín đồng thời phải cung cấp đầy đủ thông tin về hoạt động/chương trình để ra quyết định đúng.
Thường mỗi chỉ số lă đặc hiệu để đo lường một kết quả năo đó. Chẳng hạn, tỷ lệ trẻ em suy dinh dưỡng lă chỉ số đo lường tình trạng dinh dưỡng ở trẻ em. Nhưng một số chỉ số có thể đo được kết quả của nhiều hoạt động. Ví dụ: tỷ lệ sử dụng biện phâp trânh thai, vừa dùng để đo lường thực hănh của nguời dđn, nhưng đồng thời cũng đo lường sự sẵn có của dịch vụ cung cấp câc biện phâp trânh thai. Vă có thể với mỗi kết quả lại cần nhiều chỉ số kết hợp mới có thể đo lường được chính xâc. Ví dụ: để đo thực hănh của câc bă mẹ nuôi con đúng câch, có rất nhiều chỉ số, như tỷ lệ bă mẹ cho con bú đúng, tỷ lệ trẻ được theo dõi cđn nặng thường xuyín, tỷ lệ trẻ được tiím chủng đầy đủ. Có nghĩa lă với một chỉ số lớn nhiều khi lại bao gồm nhiều chỉ số ở mức độ nhỏ hơn gộp lại. Vì vậy, dựa trín câc đặc điểm một chỉ số cần có, câc nhă quản lý chương trình dự ân phải xem xĩt trong từng hoăn cảnh mă chọn ra những chỉ số năo đảm bảo tính chính xâc về mặt khoa học nhưng cũng khả thi về mặt thực tế.
Hiện nay, câc tổ chức kỹ thuật trín thế giới đê đưa ra câc bộ chỉ số cho câc chương trình/dự ân vă được sử dụng rộng rêi trín thế giới. Vì vậy, khi xđy dựng hệ thống theo dõi đânh giâ cho chương trình/dự ân, câc nhă quản lý có thể tham khảo câc bộ chỉ số năy, đặc biệt lă những chương trình/dự ân thực hiện ở nhiều vùng miền khâc nhau có thể dùng bộ chỉ số để so sânh giữa câc vùng
miền.
3. Theo dõi
Câc nguyín tắc cơ bản để thực hiện theo dõi tốt lă:
Thường xuyín theo dõi việc thực hiện kế hoạch đê được phí chuẩn để trả lời cho câc cđu hỏi “Hoạt động năo tốt, theo đúng kế hoạch? Hoạt động năo không?” trong mối liín hệ với tiến trình hướng tới việc đạt được câc kết quả mong đợi đê đề ra trong kế hoạch. Kết quả theo dõi cần phải lưu giữ dưới dạng câc bâo câo, đưa ra câc khuyến nghị vă tiếp tục theo dõi câc quyết định vă hănh động sau đó.
Theo dõi có hiệu quả đòi hỏi câc nhă quản lý chương trình/kế hoạch y tế phải lăm việc thường xuyín với cơ sở, đảm bảo có những tăi liệu thường xuyín phản ânh câc kết quả cũng như khó khăn khi chúng bắt đầu nảy sinh mă không chờ đến khi để lại hậu quả nghiím trọng cho tiến độ thực hiện chương trình/kế hoạch.
Theo dõi có hiệu quả lă lượng giâ một câch khâch quan việc thực hiện vă tiến độ của chương trình/kế hoạch dựa trín những tiíu chuẩn vă chỉ số rõ răng đê được đề ra trong kế hoạch hoặc theo câc qui định chuyín môn kỹ thuật. Ví dụ, để theo dõi chất lượng kế hoạch chăm sóc sức khỏe sinh sản của một cơ sở y tế tuyến huyện hoặc tuyến tỉnh, người theo dõi phải lựa chọn một số tiíu chuẩn cơ bản đê được quy định trong chuẩn quốc gia như: (1) Mức độ sẵn săng của câc kế hoạch tại cơ sở y tế; (2) Phòng ngừa nhiễm khuẩn tại cơ sở y tế; (3) Hoạt động tư vấn tại cơ sở y tế;... Để theo dõi chất lượng câc kế hoạch y tế cần phải dựa trín câc bảng quy định của Bộ Y tế.
Theo dõi có hiệu quả cần phải đưa ra được những băi học kinh nghiệm giúp điều chỉnh kịp thời vă phù hợp câc kế hoạch hoạt động.
Để có thể tiến hănh theo dõi có hiệu quả cần phải có kế hoạch theo dõi phù hợp vă câc kết quả của theo dõi được sử dụng lăm cơ sở cho đânh giâ. Lập kế hoạch theo dõi cần được tiến hănh theo câc bước sau:
Lựa chọn chỉ số
Xâc định thông tin cần thu thập Xâc định tần suất thu thập Xâc định nguồn thu thập
Xâc định phương phâp thu thập phù hợp Xâc định công cụ thu thập thông tin
Xâc định câch thức phđn tích xử lý thông tin Xâc định người thu thập vă xử lý thông tin Xâc định câch thức sử dụng vă công kết quả
vă đê được trình băy ở trín.
3.1.Xâc định thông tin cần thu thập
Dựa trín định nghĩa chỉ số mă xâc định câc thông tin, dữ liệu cần thu thập. Ví dụ: để đo được tỷ lệ suy dinh dưỡng của trẻ em dưới 5 tuổi thì cần số lượng trẻ dưới 5 tuổi bị suy dinh dưỡng vă số lượng trẻ em dưới 5 tuổi ở cộng đồng đó.
3.2.Xâc định tần suất thu thập chỉ số
Thông tin để tính toân cho câc cần thu thập thường xuyín, khi diễn ra hoạt động. Ví dụ: số phụ nữ đi khâm phụ khoa định kỳ theo chiến dịch được thu thập trong những ngăy chiến dịch, số trẻ sơ sinh đẻ nhẹ cđn được ghi lại văo thời điểm mă trẻ sinh ra, số lượng khâch hăng đến khâm bệnh tại một cơ sở y tế được ghi chĩp tổng hợp hăng ngăy. Nhưng để thu thập câc chỉ số thì có thể theo câc khoảng thời gian khâc nhau. Có chỉ số chỉ cần thu thập 1 năm một lần, ví dụ: số trẻ sơ sinh đẻ nhẹ cđn, số ca tử vong mẹ, có chỉ số được thu thập hăng thâng như tỷ lệ suy dinh duỡng của trẻ em dưới 2 tuổi, nhưng có những chỉ số cần thu thập 6 thâng 1 lần như tỷ lệ suy dinh dưỡng của trẻ em từ 2 đến 5 tuổi.
Tuỳ theo mục đích theo dõi, xâc suất xảy ra của sự vật hiện tượng vă mức độ quản lý mă những cân bộ thực hiện chương trình dự ân quyết định tần suất thu thập vă tổng hợp câc số liệu để đo lường câc chỉ số. Ví dụ, cùng tỷ lệ trẻ em dưới 5 tuổi đến khâm tại trạm y tế vì câc bệnh thông thường, trạm y tế có thể thu thập chỉ số hăng thâng, nhưng Sở y tế chỉ cần số liệu của 6 thâng 1 lần hoặc Bộ Y tế chỉ cần số liệu một năm một lần.
Thông thường, câc chỉ số đầu ra sẽ được thu thập thường xuyín hơn so với câc chỉ số hiệu quả vă chỉ số tâc động.