VPBank - Chi nhánh Hà Nội là chi nhánh cấp I của ngân hàng VPBank, cơ cấu tổ chức của Chi nhánh như sau:
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức của VPBank chi nhánh Hà Nội
Chức năng của các phòng ban như sau:
a. Ban giám đốc:
- Giám đốc Chi nhánh có nhiệm vụ điều hành hoạt động hàng ngày của cả chi nhánh, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và hội đồng quản trị.
- Phó giám đốc chi nhánh có nhiệm vụ xem xét, quyết định và phê duyệt các khoản cấp tín dụng trong phạm vi được uỷ quyền, phụ trách công tác kiểm soát nội bộ tại chi nhánh, chịu trách nhiệm về quản lý, giải quyết các công việc phát sinh hàng ngày liên quan đến hoạt động của chi nhánh khi giám đốc chi nhánh vắng mặt.
- Ban giám đốc có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc, xử lý các hoạt động của các phòng ban và chi nhánh cấp dưới hàng ngày để đảm bảo hoạt động hiệu quả.
+ Xây dựng chính sách, quy chế, quy trình, các chỉ tiêu áp dụng cho cả chi nhánh, đề ra các chiến lược phát triển trình cho Tổng giám đốc, quy định và thực hiện các hoạt động đối ngoại trong thẩm quyền được cho phép.
+ Trực tiếp tham gia vào ban tín dụng để xét duyệt cho vay đối với khách hàng tổ chức. Đào tạo và nâng cao kiến thực ngiệp vụ cho cán bộ, công nhân viên, đề ra kế hoạch mở rộng chi nhánh đồng thời phải liên hệ chặt chẽ với hội sở và các chi nhánh khác trong cùng hệ thống.
b. Phòng giao dịch kho quỹ
- Chào đón khách hàng, giới thiệu về các sản phẩm, dịch vụ của ngân hàng.
- Giải đáp và hướng dẫn khách hàng sử dụng các tiện ích về sản phẩm, dịch vụ của ngân hàng.
- Thực hiện mở và quản lý các loại tài khoản trong quan hệ giao dịch với khách hàng.
- Thực hiện các yêu cầu thanh toán và chi trả đối với khách hàng không có tài khoản.
- Thực hiện việc giải ngân, thu vốn thu lãi trên tài khoản tiền vay.
- Thực hiện nghiệp vụ kho quỹ( thu, chi, kiểm đếm và bảo quản tiền).
- Bảo mật số liệu, lưu trữ an toàn về số liệu, thông tin liên quan đến khách hàng, bảo quản sổ sách chứng từ kinh tế và các mẫu biểu kế toán thống kê theo đúng chế độ quy định.
- Tổ chức mạng lưới kho quỹ và đảm bảo hệ thống kho quỹ trong toàn chi nhánh tuyệt đối an toàn.
- Chỉ đạo, tổ chức thực hiện kiểm tra và hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ kho quỹ. c. Phòng kế toán tin học:
- Phối hợp với các phòng liên quan tham mưu cho giám đốc về kế hoạch và thực hiện quản lý quỹ tiền lương, khen thưởng phúc lợi...
- Tổ chức hạch toán kế toán tài sản cố định, công cụ lao động.. .tại chi nhánh.
- Tính và trích nộp thuế, bảo hiểm xã hội theo quy định, quản lý các khoản chi phí và thu nhập của chi nhánh.
- Thực hiện quản lý các giao dịch nội bộ, phối hợp với phòng ngân quỹkiểm soát đối chiếu tiền mặt, hàng ngày lưu trữ chứng từ và lập, in báo cáo theo quy định của ngân hàng VPB và của NHNN.
- Xây dựng kế hoạch tài chính của chi nhánh theo định kỳ và theo dõi thực hiện kế hoạch được tổng giám đốc phê duyệt. Tham mưu cho Tổng giám đốc về điều hành tổ chức phục vụ kinh doanh từng thời kỳ. Lập bảng cân đối kế toán, kết quả kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ .
d. Phòng phục vụ khách hàng:
Chia theo đối tượng bao gồm khách hàng cá nhân và khách hàng doanh nghiệp phòng thực hiện nhiệm vụ trực tiếp giao dịch với các khách hàng là cá nhân và các
doanh nghiệp để khai thác vốn bằng VNĐ và ngoại tệ. Xử lý các nghiệp vụ liên quan đến cho vay và quản lý các sản phẩm cho vay phù hợp với chế độ, thể lệ hiện hành và hướng dẫn của ngân hàng VPBank. Trong phòng, mỗi cán bộ nhân viên sẽ đượng phân chia theo dõi và quản lý một số khách hàng nhất định. Nhiệm vụ cụ thể của phòng như sau:
- Tiếp xúc, hướng dẫn khách hàng, tư vấn, góp ý và đề xuất sản phẩm dịch vụ phục vụ yêu cầu của khách hàng, kiến nghị các sản phẩm dịch vụ mới.
- Thu thập thông tin về khách hàng, thường xuyên theo dõi các hoạt động của khách hàng, kịp thời phát hiện các dấu hiệu để có biện phát xử lý và xây dựng mối quan hệ thân thiết với khách hàng.
- Tiếp nhận hồ sơ xin vay vốn, bảo lãnh của khách hàng, thẩm định cho ý kiến đề xuất để cấp trên có cở sở xem xét giải quyết thẩm định hồ sơ của khách hàng.
- Chịu trách nhiệm về mặt pháp lý liên quan đến hoạt động cấp tín dụng cho khách hàng.
- Thường xuyên kiểm tra giám sát tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng sau khi đã cấp tín dụng.
- Phân tích, tổng hợp báo cáo tình hình tín dụng tại chi nhánh.
- Lưu trữ các chứng từ, tài liệu giấy tờ liên quan đến khách hàng, đến tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng, lưu trữ các giấy tờ tài sản đảm bảo và các chứng từ liên quan.
e. Phòng thẩm định tài sản:
Nắm vững các quy định nghiệp vụ, kỹ năng phân tích, tìm hiểu các quy định liên quan để đảm bảo kết quả thẩm định tốt nhất.
Nghiên cứu hồ sơ do khách hàng nộp, tham khảo thêm các thông tin từ các phương tiện thông tin, hệ thống thông tin rủi ro của NHNN, thông tin từ các đồng nghiệp và các nguồn khác để đảm bảo kết quả thẩm định có độ tin cậy cao.
Đánh giá độ tin cậy của các chứng từ.
Xem xét hoạt động giao dịch của khách hàng thông qua tài khoản của khách hàng tại ngân hàng.
f. Phòng thanh toán quốc tế:
Là bộ phận phụ trách các nghiệp vụ liên quan tới ngoại tệ và thanh toán quốc tế, thực hiện các nghiệp vụ tài trợ thương mại phục vụ các giao dịch thanh toán xuất nhập khẩu cho khách hàng.
Thực hiện mở L/C cho khách hàng;
Thực hiện giao dịch mua bán ngoại tệ với khách hàng; Thực hiện mối quan hệ quốc tế với các Ngân hàng đại lý; Thực hiện các dịch vụ đối ngoại khác;
Dịch thuật các chứng từ, tài liệu liên quan đến lĩnh vực thanh toán quốc tế cho ngân hàng và khách hàng.
g. Phòng thu hồi nợ
Tiến hành thu hồi nợ khi đến hạn phải thu.
Đôn đốc thu hồi nợ, thường xuyên đánh giá lại kết quả kinh doanh của khách hàng để đề ra giải pháp khi khó thu hồi.
h. Phòng tổ chức nhân sự:
Tham mưu cho ban giám đốc về các mặt: Tổ chức, nhân sự,tuyển dụng và đào tạo, bồi dưỡng và quản lý nguồn nhân lực cho toàn chi nhánh... hợp đồng, đề bạt, thuyên chuyển, lương, các chế độ chính sách, bảo hiểm ý tế, bảo hiểm xã hội.
Thực hiện công tác an ninh, đảm bảo an toàn cho toàn chi nhánh và khi cần tăng cường lực lượng bảo vệ.
Thi đua, khen thưởng, kỷ luật.
Mỗi phòng ban thực hiện một chức năng nhiệm vụ khác nhau nhưng sự tách biệt đó lại nằm trong mối quan hệ hữu cơ, hoạt động của phòng giao dịch - kho quỹ, phòng khách hàng, phòng thanh toán quốc tế, phòng thẩm định tài sản, phòng thu hồi nợ và phòng kế toán tin học tạo thành một chuỗi liên hoàn như một guống máy và sự hoạt động của phòng tổ chức hành chính được coi như là thứ dầu bôi trơn khi đảm bảo chế độ tiền lương, thưởng phạt một cách công bằng là cơ sở để các phòng ban yên tâm thực hiện nhiệm vụ của mình. Và mỗi phòng ban thực hiện tốt nhiệm vụ của mình sẽ cùng nhau tạo ra một môi trường kinh doanh vững mạnh, đó chính là cơ sở để các phòng ban khác hoạt động tốt hơn, tạo điều kiện để Chi nhánh phát triển, mở rộng thị trường tạo lên một hình ảnh tốt trong tâm trí khách hàng.
Đánh giá hiệu quả hoạt động của các phòng ban: Hệ thống phòng ban của VPBank chi nhánh Hà Nội là khá đầy đủ và có quy mô lớn so với các chi nhánh khác cùng hệ thống, tuy nhiên, do mới được sắp xếp lại và còn đang trong quá trình hoàn thiện do nên các bộ phận hoạt động chưa thực sự đạt được hiệu quả cao, mặc dù đã được phân thành các phòng ban riêng biệt nhưng do luôn phải thay đổi cho phù hợp với quá trình phát triển nên còn nhiều xáo trộn, hoạt động chưa rõ ràng, ví dụ như bộ phận phòng khách hàng cá nhân, các nhận viên đựoc tuyển dụng là nhan viên tín dụng họ có thể
giỏi về nghiệp vụ tín dụng, thực hiện phân tích, đánh giá được các dự án để ra quyết đinh, tuy nhiên trong quá trình làm việc của mình, các nhân viên tín dụng là phải đảm đương trách nhiệm của một nhân viên quản trị rủi ro. Đặc biệt nhân viên của mỗi phòng hoặc nhân viên giữa các phòng thường xuyên xảy ra trình trạng thoái thác trách nhiệm cho người khác hoặc phòng khác. Bên cạnh đó, mối liên hệ giữa các phòng ban chưa cao, chưa có sự kết hợp ăn ý với nhau để thúc đẩy hiệu quả hoạt động của toàn Chi nhánh, đơn cử như nhân viên phòng tín dụng không biết nhân viên kế toán của phòng kế toán do sự thay đổi về nhân sự. Điều này gây khó khăn rất lớn trong quá trình làm việc. Bởi vì là nhân viên của bộ phận nào cũng cần nắm rõ về hiệu quả hoạt động của Chi nhánh mình để có phương hướng chung trong hoạt động.