Tuy chưa ban hành sổ tay KTNB để có những hướng dẫn thống nhất về kiểm toán nội bộ hoạt động tín dụng, nhưng Ban kiểm soát ngân hàng TMCP Bắc Á đã ban hành quy trình kiểm toán nội bộ theo quyết định số 721/QĐ-BKS-Bacabank, trong đó có quy định về quy trình KTNB hoạt động tín dụng cũng bao gồm 4 bước: Lập kế hoạch kiểm toán, thực hiện kiểm toán, lập báo cáo và giám sát sau kiểm toán:
2.2.4.1. Lập kế hoạch kiểm toán
KTNB hoạt động tín dụng là một bộ phận không thể tách rời với kiểm toán nội bộ định kỳ tại các đơn vị trong Ngân hàng TMCP Bắc Á, vì thế Ban KTNB lập kế hoạch kiểm toán hàng năm với hoạt động rủi ro được ưu tiên nhất chính là hoạt động tín dụng. Kết quả từ khảo sát các KTVNB qua bảng câu hỏi cũng cho thấy 19/19 câu trả lời là KTNB hoạt động tín dụng là quan trọng nhất trong các hoạt động của ngân hàng thương mại và hầu hết (18/19) KTVNB cho rằng KTNB hoạt động tín dụng phải được tiến hành một cách thường xuyên. Việc lập kế hoạch KTNB được tiến hành như sau:
- Đầu tiên là việc đánh giá các rủi ro tổng quát: Tóm tắt những rủi ro của hệ thống NHTM nói chung và của Bacabank nói riêng trong năm trước và phương thức xử lý những rủi ro này. Sau đó, dựa vào các rủi ro năm trước để dự đoán các rủi ro có thể xảy ra trong năm hiện tại và các phương thức xử lý các rủi ro có thể xảy ra. Phải xem xét các rủi ro này có thể xảy ra cho toàn hệ thống hay xảy ra đối với từng đơn vị cụ thể.
- Bước thứ hai là tìm hiểu các thay đổi, các tác động của môi trường bên ngoài đến hoạt động của ngân hàng. Các ảnh hưởng của nền kinh tế và môi trường hoạt động như sự tăng trưởng nền kinh tế, các khó khăn thuận lợi tác động đến ngành Ngân hàng (tỷ lệ tăng trưởng/lạm phát, thất nghiệp, chính sách về tỷ giá hối đoái...) cũng như sự ảnh hưởng từ các thay đổi của môi trường pháp lý (các quy định của luật pháp về phạm vi hoạt động của Ngân hàng, vốn điều lệ, các quy định về giới hạn hoạt động.).
- Bước thứ 3, cần thu thập và tìm hiểu thông tin về đặc điểm hoạt động và các yếu tố trong môi trường kiểm soát bao gồm hệ thống chính sách quy trình mới được triển khai, các thay đổi trong hệ thống kế toán, công nghệ thông tin, cơ cấu tổ chức và nhân sự đều có ảnh hưởng quan trọng lên hệ thống kiểm soát đối với hoạt động tín dụng nói riêng và hoạt động Ngân hàng nói chung. Từ các thông tin thu thập được tiến hành các thủ tục kiểm soát soát ví dụ như: lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu của đơn vị, kiểm tra số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết...
- Bước thứ 4, đưa ra đánh giá ban đầu về sự tồn tại và độ tin cậy vào hệ thống kiểm soát nội bộ và các thủ tục kiểm soát thông qua các chỉ tiêu về đánh giá độ tin cậy của hệ thống KSNB như: các chính sách, thủ tục có được thiết kế, xây dựng và cập nhật; mức độ hoàn chỉnh của cơ cấu tổ chức; trình độ, kiến thức, năng lực nhận thức thực hiện các thủ tục kiểm soát của nhân viên.
- Bước cuối cùng là lập kế hoạch kiểm toán hàng năm, trong đó cần nêu rõ: Nội dung kiểm toán, phạm vi kiểm toán, đối tượng kiểm toán, các rủi ro có thể xảy ra đối với từng đợt kiểm toán và từng đơn vị kiểm toán.
Bộ phận KTNB có thực hiện phân tích, đánh giá rủi ro hàng năm để làm cơ sở cho việc lập kế hoạch kiểm toán, xác định tần suất kiểm toán và xây dựng chương trình kiểm toán.
0,0 16,7 66,6 16,7
Việc đánh giá rủi ro khi lập kế hoạch kiểm toán có được quy định, hướng dẫn bằng văn bản.
0,0 0,0 0,0 100,0
Rủi ro sau khi được xác định có được
Kết quả từ khảo sát cho thấy Ban kiểm toán nội bộ luôn xây dựng kế hoạch kiểm toán trình Ban kiểm soát phê duyệt truớc ngày 30/11 hàng năm (100% ý kiến đồng ý rằng họ thuờng xuyên xây dựng kế hoạch KTNB truớc 30/11), và phần lớn các chuyên viên KTNB cho rằng ban đã thực hiện đánh giá rủi ro để làm cơ sở cho việc lập kế hoạch (66,7% ý kiến cho rằng thỉnh thoảng họ có sử dụng). Tuy nhiên, các chuyên viên cũng cho rằng chua có huớng dẫn cụ thể bằng văn bản. Điều này cũng thể hiện trong quy trình kiểm toán nội bộ có huớng dẫn nhung còn chung chung mang tính định tính. Bên cạnh đó, hầu hết nguời tham gia trả lời cũng cho thấy phần lớn rủi ro sau khi xác định không đuợc ghi nhận trong hồ sơ kiểm toán (77,8% nguời trả lời cho rằng không bao giờ).
Dựa vào kế hoạch kiểm toán hàng năm, truớc mỗi cuộc kiểm toán, KTNB cần lên kế hoạch chi tiết về thời gian thực hiện, nhân sự dự kiến và phân công công việc của cuộc kiểm toán tại đơn vị cụ thể thông qua các buớc sau:
- Buớc 1, thu thập thông tin, dữ liệu tín dụng tại đơn vị đuợc kiểm toán: Truởng đoàn kiểm toán sẽ gửi email yêu cầu Ban Tin học và Công nghệ chiếu xuất file dữ liệu từ hệ thống Core Banking bao gồm sao kê tín dụng, sao kê tài sản bảo đảm, phát sinh tín dụng (giải ngân, thu gốc, thu lãi của các khoản vay), bảng cân đối kế toán, chi tiết trên tài khoản 3941 - Lãi phải thu từ cho vay, chi tiết tài khoản 94 - Lãi cho vay quá hạn chua thu đuợc, sao kê bảo lãnh. Ngoài ra, phải thu thập thêm các kết quả kiểm toán kỳ truớc, tình hình thực hiện khuyến nghị kiểm toán, kết luận thanh tra (nếu có), tình hình nhân sự của bộ phận tín dụng tại đơn vị, các hạn mức phán quyết trong từng thời kỳ và một số sản phẩm quy định áp dụng riêng với đơn vị đuợc kiểm toán.
- Buớc 2, phân tích dữ liệu thu thập đuợc: Truởng đoàn kiểm toán sẽ thực hiện đánh giá sơ bộ về tình hình tín dụng tại chi nhánh, về số luợng khách hàng, tình trạng du nợ, nắm bắt qua các tồn tại có thể có tại chi nhánh để có cơ sở thực hiện chọn mẫu đại diện hay thực hiện kiểm toán toàn bộ các khách hàng còn du nợ.
- Buớc 3, chọn mẫu hồ sơ tín dụng: Truởng đoàn kiểm toán sẽ thực hiện chọn mẫu hoặc phân công cho thành viên trong đoàn thực hiện chọn mẫu dựa trên
các tiêu chí tập trung vào kiểm tra các khoản vay có du nợ lớn, các khoản vay có khả năng trở thành nợ xấu (tình hình trả nợ gốc lãi thuờng xuyên bị chậm), các khoản nợ có tài sản bảo đảm là hàng hóa, máy móc thiết bị; các khoản vay có khả năng là nhóm khách hàng liên quan; các khoản vay có khả năng đảo nợ'...
- Buớc 4, dựa vào số hồ sơ đuợc chọn mẫu, Truởng đoàn kiểm toán sẽ lựa chọn nhân sự để phù hợp với kế hoạch kiểm toán, đảm bảo tính độc lập khách quan, và lên danh sách cán bộ tham gia kiểm toán, thời luợng kiểm toán thuờng là từ 1 đến 3 tuần tùy vào khối luợng công việc.
- Buớc 5, lập quyết định kiểm toán dựa trên kế hoạch dự kiến trình Truởng ban và Tổng giám đốc ký.
Quy trình lập kế hoạch KTNB đối với hoạt động tín dụng với từng đợt kiểm toán chua đuợc cụ thể thành văn bản, trên đây là tóm tắt các buớc lập kế hoạch kiểm toán dựa trên công tác của học viên. Có thể thấy, ở buớc chọn mẫu hồ sơ tín dụng chua có các tiêu chí đánh giá rủi ro cụ thể để chọn mẫu một cách khoa học mà vẫn dựa nhiều vào kinh nghiệm cá nhận của KTVNB. Hơn nữa, do du nợ ít, nên hầu hết mẫu chọn kiểm toán thuờng là kiểm tra 100% lịch sử trả nợ của các khoản vay, kiểm tra hồ sơ với hơn 90% du nợ tín dụng trong đó chủ yếu chọn các khoản vay dựa trên tiêu chí du nợ. Đối với cho vay cầm cố sổ tiết kiệm, thực hiện kiểm tra toàn bộ hồ sơ còn du nợ, còn đối với bảo lãnh cũng thực hiện kiểm tra toàn bộ các hồ sơ còn thời hạn bảo lãnh.
Với mức du nợ cũng nhu luợng khách hàng còn ít nên cách làm trên vẫn phát huy hiệu quả, nhung trong thời gian tới khi du nợ và luợng khách hàng tăng lên thì yêu cầu ban KTNB phải có các tiêu chí cụ thể để chọn mẫu theo phuơng pháp “định huớng rủi ro” một cách khoa học và rõ ràng.
2.2.4.2. Thực hiện kiểm toán hoạt động tín dụng
- Bước đầu tiên đối với kiểm toán hoạt động tín dụng là đánh giá sơ bộ về hoạt
động tín dụng tại đơn vị kiểm toán về cơ cấu tín dụng, tăng truởng tín dụng, chất luợng tín dụng dựa trên những số liệu thu thập đuợc từ buớc lên kế hoạch kiểm toán.
+ Đối chiếu số dư đầu kỳ với số liệu trên Báo cáo quyết toán/Báo cáo kiểm toán năm trước;
+ Đối chiếu số liệu trên sao kê tín dụng và số liệu trên báo cáo tài chính; + Đối chiếu giữa số liệu trên sổ kế toán và sao kê tín dụng;
+ Kiểm tra sao kê tài sản bảo đảm với số dư tài khoản ngoại bảng;
+ Đối chiếu lãi phải thu của nhóm nợ đủ tiêu chuẩn với lãi phải thu nội bảng, lãi phải thu của nhóm nợ quá hạn với số phải thu ngoại bảng.
- Bước thứ ba là thủ tục phân tích:
+ So sánh số liệu năm nay với năm trước, phân tích và tìm ra nguyên nhân biến động bất thường;
+ So sánh số liệu về doanh số cho vay, thu lãi giữa các tháng trong năm, phân tích và tìm ra nguyên nhân biến động bất thường;
+ Phân tích mối quan hệ giữa thu nhập và lãi suất đầu vào hàng tháng dựa vào số dư tài sản sinh lãi bình quân gia quyền. Xem xét các tháng có sự bất thường trong mối quan hệ giữa thu nhập, lãi suất, số dư cho vay;
- Bước thứ tư, cần tính toán một số chỉ tiêu để xem xét, đánh giá chất lượng
tín dụng như: Tỷ lệ nợ xấu, nợ quá hạn/Tổng dư nợ; Tỷ lệ thu lãi tiền vay thực tế trong kỳ/lãi phải thu trong kỳ; Tỷ lệ nợ có khả năng mất vốn/Tổng dư nợ; Tỷ lệ nợ thực tế/nợ theo chỉ tiêu kế hoạch.
- Bước thứ năm, chọn mẫu khách hàng để gửi thư xác nhận để đảm bảo các
khoản vay ghi nhận trên sổ sách là có thật và chính xác.
- Bước thứ sáu, kiểm tra chi tiết hồ sơ vay vốn. Cụ thể, các vấn đề cần xem
xét khi kiểm tra hồ sơ vay vốn là:
+ Hồ sơ vay phải đầy đủ và đảm bảo tính pháp lý:
+ Kiểm tra xem hồ sơ có đầy đủ danh mục theo quy định của Ngân hàng;
+ Kiểm tra các chứng từ, giấy tờ trong hồ sơ có đảm bảo nội dung và theo đúng mẫu quy định của Ngân hàng không;
+ Kiểm tra tính hợp pháp của các giấy tờ trong hồ sơ khách hàng. + Kiểm tra việc tuân thủ quy trình cho vay.
+ Kiểm tra về trình tự thẩm định và phê duyệt tín dụng:
• Đối với Chi nhánh:
> Cán bộ tín dụng tập hợp hồ sơ và thẩm định về các điều liện vay vốn và lập tờ trình kèm hồ sơ chuyển Trưởng phòng tín dụng;
> Trưởng phòng tín dụng kiểm tra lại hồ sơ vay vốn và ghi ý kiến trực tiếp đánh giá, đề xuất cho vay hay không cho vay vào tờ trình cho vay;
> Giám đốc/Phó giám đốc xem xét lại khoản vay để quyết định xem cho vay hay không cho vay
> Nếu vượt quá thẩm quyền phát quyết, Giám đốc/Phó Giám đốc ghi rõ ý kiến đồng ý cho vay sau đó chuyển các hồ sơ, tài liệu liên quan trình lên hội sở.
• Đối với Hội sở:
> Hồ sơ từ các đơn vị gửi về Hội sở được chuyển về Phòng tái thẩm định hoặc bộ phận được ủy quyền;
> Trưởng phòng Tái thẩm nhận hồ sơ và chuyển cho chuyên viên tái thẩm;
> Chuyên viên tái thẩm: thẩm định lại hồ sơ và lập Báo cáo tái thẩm định trình Trưởng phòng tái thẩm định;
> Trưởng phòng tái thẩm định đưa ra kết luận thẩm định kèm theo các đề xuất để trình Cấp phê duyệt có thẩm quyền;
> Cấp phê duyệt có thẩm quyền xem xét và đưa ra quyết định có cấp tín dụng hay không;
> Giám đốc Khối Ngân hàng bán buôn/Bán lẻ: nhận hồ sơ từ Khối Quản lý rủi ro và đưa ra ý kiến độc lập cho vay hay không cho vay cùng các điều kiện ràng buộc bổ sung trong trường hợp cho vay.
> Đối với các khoản vay cần phê duyệt cao hơn, hồ sơ sẽ được chuyển cho Tổng giám đốc/Hội đồng tín dụng Hội sở quyết định;
+ Kiểm tra trình tự cho vay:
> Hoàn tất, thủ tục hồ sơ vay vốn theo quyết định của cấp có thẩm quyền; > Soạn thảo hợp đồng tín dụng và bảo đảm;
> Tiếp nhận yêu cầu giải ngân > Lập tờ trình giải ngân
> Trình phê duyệt đề nghị giải ngân > Giải ngân khoản vay
> Theo dõi giám sát khoản vay > Thu nợ gốc, lãi vay
> Xử lý các vấn đề liên quan đến khoản vay > Thanh lý hồ sơ, giải tỏa tài sản bảo đảm > Luu trữ hồ sơ.
Các vấn đề cần lưu ý trong quá trình kiểm tra hồ sơ vay:
+ Xem xét về đối tuợng cho vay: thuộc đối tuợng đuợc cho vay hay không đuợc cho vay theo quy chế cho vay.
+ Kiểm tra các chỉ số về giới hạn an toàn vốn vay: có đảm bảo theo đúng quy định. + Đánh giá về mức độ thỏa mãn các điều kiện vay vốn về: tu cách của khách hàng vay, khả năng tài chính, mục đích sử dụng vốn vay, tính hiệu quả và khả thi của phuơng án kinh doanh, dự án đầu tu, phuơng án bảo đảm vay. dựa vào việc xem xét các thông tin trong hồ sơ và thu thập thêm các thông tin bên ngoài;
+ Kiểm tra đánh giá việc áp dụng các phuơng thức cho vay có phù hợp và đúng quy định không;
+ Kiểm tra việc chấp hành các quy định về: mức phán quyết khi cho vay, hạn mức cho vay, lãi suất cho vay, thời hạn cho vay, miễn, giảm lãi vay.
+ Kiểm tra việc sử dụng tiền vay xem có đúng mục đích vay: xem xét hồ sơ giải ngân xem tiền vay chuyển cho ai, chứng từ để giải ngân (chứng từ chi, hợp đồng kinh tế, hóa đơn bán hàng, phiếu nhập kho, thẻ kho.), biên bản kiểm tra sau khi giải ngân, kiểm tra tài sản hình thành từ vốn vay;
+ Kiểm tra tài sản bảo đảm: Kiểm tra việc quản lý, nhập, xuất tài sản đảm bảo có theo trình tự và đúng quy định không? Có mở sổ theo dõi đầy đủ không? Có kiểm kê tài sản định kỳ không? Định kỳ có đánh giá lại giá trị tài sản bảo đảm không?
Tài sản bảo đảm được nhập kho có đúng tài sản trong hồ sơ vay và có được đăng kí giao dịch bảo đảm (đối với các tài sản cần đăng ký giao dịch bảo đảm) không? Kiểm tra xem tài sản đó có bị cầm cố, thế chấp tại các nơi khác không?
+ Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, sử dụng tài sản thế chấp? Tính trung thực, độc lập, chính xác khi định giá tài sản? Bảo lãnh của người thứ ba có đúng quy định? Đối với tài sản bảo đảm là hàng tồn kho thì công tác quản lý, kiểm soát như thế nào?
+ Kiểm tra quy trình giải ngân: kiểm tra hồ sơ giải ngân và chứng từ thanh toán, kiểm tra căn cứ giải ngân (có tờ trình phê duyệt giải ngân không), việc hạch toán kế toán khi giải ngân. Đối chiếu chữ ký của khách hàng với mẫu chữ ký đã đăng ký.
+ Kiểm tra hiệu quả của phương án kinh doanh và trả nợ của doanh nghiệp: xem xét tình hình tài chính của doanh nghiệp từ khi vay đến thời điểm gần nhất (lợi