3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ NGHIỆP VỤ TÍN
3.2.1. Hoàn thiện môi trường kiểm soát
Hoàn thiện hệ thống văn bản pháp luật quy định tại chi nhánh, bổ sung các chứng từ liên quan đến quy trình kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tín dụng như sổ tay tín dụng, bản mô tả công việc.
Cần tạo môi trường, tác phong làm việc nghiêm túc cho tất cả các cấp, đặc biệt là đội ngũ lãnh đạo nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm của nhân viên, hạn chế tình trạng móc nối giữa nhân viên ngân hàng và khách hàng. Cần xây dựng nội quy, quy chế thưởng phạt rõ ràng và có biện pháp kiểm tra giám sát việc thực hiện của các nhân viên, phân công trách nhiệm rà soát cho bộ phận kiểm toán nội bộ.
a. Về cơ cấu tổ chức
Ngân hàng cần tổ chức lại hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ hiện nay theo thông lệ quốc tế theo hướng không duy trì Hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ riêng biệt trực thuộc Giám đốc để tránh sai lầm và lãng phí, mà hoạt động kiểm soát thường xuyên nên được đưa vào từng quy trình về nghiệp vụ và quản lý.
Bộ máy tổ chức của chi nhánh có vai trò vô cùng quan trọng đối với sự phát triển của chi nhánh. Bộ máy tổ chức của chi nhánh là một cỗ máy vận hành toàn bộ hoạt động của chi nhánh. Do đó để công tác điều hành công việc được thuận lợi và phát huy được hết khả năng của chi nhánh thì bộ máy tổ
chức phải được bố trí phù hợp, từng cán bộ đứng ở từng vị trí phù hợp với khả năng để có điều kiện phát huy được hết năng lực của mình, tạo ra sức mạnh tổng hợp cho toàn bộ bộ máy tổ chức nhằm đạt được thành công chung của ngân hàng.
Cần phải có sự quy định chức năng quyền hạn giữa các phòng để tránh việc chồng chéo về quyền lợi và nghĩa vụ giữa các phòng ban. Tạo ra sự phối hợp giữa các phòng ban trong việc giải quyết các công việc liên quan.
b. Về chính sách nhân sự
Hiện nay, chất lượng nguồn nhân lực vẫn còn là hạn chế lớn của chi nhánh. Chất lượng nguồn nhân lực vẫn còn chưa đồng đều. Phát triển nguồn nhân lực bao giờ cũng là mục tiêu hàng đầu của mọi tổ chức, doanh nghiệp. Việc phát triển đội ngũ cán bộ, nhân viên là hết sức cần thiết đối với bất kỳ ngân hàng nào. Chính bộ phận này sẽ là hình ảnh đại diện cho một ngân hàng uy tín, năng động và chuyên nghiệp, tham mưu đắc lực cho cấp lãnh đạo ngân hàng trong việc hướng hoạt động kinh doanh đến những thành công mới. Do vậy, Ngân hàng Hợp tác xã Việt Nam - Chi nhánh Bắc Ninh cần phải có kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, sử dụng nhân viên một cách khoa học, minh bạch và bình đẳng.
- Thường xuyên đánh giá hiệu quả công việc, tiến hành khen thưởng, thăng chức căn cứ vào kết quả công việc của nhân viên. Điều quan trọng là ngay từ bước đầu tiên cần phải chuẩn hóa cán bộ, nhân viên từ khâu tuyển dụng, bằng việc đưa ra một số tiêu chuẩn cơ bản như: Có trình độ chuyên môn phù hợp; phải được đào tạo chính quy ở các trường đại học có uy tín trong (ngoài) nước; có khả năng ngoại ngữ và tin học thành thạo; có lối sống hòa đồng; có phẩm chất đạo đức tốt, vui vẻ, nhiệt tình, năng động, ham học hỏi và sáng tạo trong công việc; hiểu biết về kinh tế - chính trị - xã hội và có khả năng giao tiếp tốt.
- Thiết lập cơ chế tiền lương và chế độ đãi ngộ hấp dẫn là động lực thúc đẩy nhân viên nhiệt tình, có trách nhiệm, khuyến khích sự sáng tạo, say mê nghiên cứu tìm tòi công việc chuyên môn, tạo động lực cạnh tranh, nâng cao hiệu quả làm việc.
- Thường xuyên tổ chức các lớp học về nghiệp vụ tín dụng, thẩm định, thanh toán quốc tế, kế toán ngân quỹ. Cuối mỗi khóa học lại tiến hành kiểm tra và lấy kết quả kiểm tra là căn cứ xếp loại lao động cả năm cũng như là một trong những căn cứ để đề bạt chức vụ và tuyển dụng cán bộ. Bên cạnh đó, thường xuyên có các buổi giao lưu học tập với các đơn vị bạn, cử đi học các lớp đào tạo ngắn hạn, bổ túc kiến thức đại học, tạo điều kiện cho các cán bộ chi nhánh đi học sau đại học, nhất là cần chú ý đến việc nâng cao năng lực của nhân viên thẩm định tín dụng, nhân viên lập kế hoạch trong việc dự báo biến động thị trường. Đặc biệt đối với cán bộ làm công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ ngoài trình độ chuyên môn nghiệp vụ thì đòi hỏi phải đào tạo kiến thức về công tác kiểm tra, kiểm soát, về pháp luật và các thông lệ quốc tế, về hiểu biết vĩ mô về quản lý nhà nước trên lĩnh vực tiền tệ tín dụng, có khả năng phân tích dự báo tốt.
- Tạo điều kiện để nhân viên được trao đổi với ban lãnh đạo của mình thông qua các cuộc họp nhân viên và ban lãnh đạo. Ở đây nhân viên có thể nói ra những vướng mắc, những điều chưa hài lòng của mình về công việc, các chế độ, chính sách cũng như về quan điểm, triết lý điều hành của ban lãnh đạo qua đó ban lãnh đạo có thể hiểu biết, quan tâm hơn đến nguyện vọng của nhân viên. Điều đó góp phần tạo môi trường làm việc khách quan, cởi mở, thân thiện hơn, đây sẽ là động lực thúc đẩy đội ngũ nhân viên nhiệt tình cống hiến, sáng tạo và luôn trung thành.
- Phát huy các hoạt động đoàn thể để nâng cao tinh thần đoàn kết, tạo điều kiện để nhân viên hiểu biết lẫn nhau.
- Đào tạo các bộ có trình độ tin học, năng lực chuyên môn để có thể tiếp cận và vận hành các phần mềm tin học mới. Biết tận dụng, khai thác các ứng dụng của phần mềm trong kiểm soát.