3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ NGHIỆP VỤ TÍN
3.2.4. Hoàn thiện hoạt động kiểm soát
- Phân định quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ rõ ràng, đầy đủ: biện pháp này đã được Co-opbank Bắc Ninh thực hiện và cần được tiếp tục thực hiện tốt hơn.
Co-opbank Bắc Ninh cần chú ý phân chia quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ đầy đủ, tách biệt giữa các chức năng: xét duyệt, thực hiện, ghi chép, bảo vệ tài sản, để các nhân viên có thể kiểm soát lẫn nhau.
Nếu có sai phạm thì có thể được phát hiện nhanh chóng, ngăn ngừa tốt các gian lận và sai sót. Co-opbank cũng nên ban hành văn bản quy định rõ ràng ai có quyền hoặc được ủy quyền phê duyệt toàn bộ hay một loại vấn đề chính nào đó.
- Kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ và sổ sách:
Lưu trữ chứng từ dưới dạng văn bản, tạo điều kiện phân định rõ ràng phần thực hiện công việc với phần giám sát tại bất kỳ thời điểm nào, kể cả việc xác định những cá nhân có trách nhiệm về các sai phạm xảy ra.
từ, luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận có trách nhiệm liên quan. Lưu trữ dữ liệu đề phòng các rủi ro.
Kiểm soát xâm nhập về mặt vật lý, bảo vệ phần cứng và phần mềm:
Co-opBank nên thực hiện các thủ tục kiểm soát này thông qua các biện pháp:
+ Hạn chế tiếp cận tài sản + Mã hóa dữ liệu
+ Kiểm kê tài sản định kì
+ Kiểm soát truy cập hệ thống: Co-opbank nên giới hạn quyền truy cập hệ thống đối với từng người sử dụng. Mỗi người chỉ được truy cập vào phần dữ liệu, hệ thống liên quan đến chức năng và nhiệm vụ mà họ được cấp quyền sử dụng:
+ Sử dụng mật khẩu và thay đổi mật khẩu trong một thời gian nhất định + Phân quyền truy cập: xem, them, sửa, xóa theo từng chức năng riêng biệt của mỗi cá nhân
Báo cáo dấu vết kiểm toán: Co-opBank có thể tạo ra các dấu vết kiểm toán thông qua các biện pháp như:
+ Hạn chế việc chỉnh sửa số liệu trực tiếp, các số liệu đã chuyển sổ cái hay các số liệu nhạy cảm,...
+ Tự động ghi nhận và báo cáo tổng kết về các thành viên truy nhập hệ thống, chỉnh sửa, thêm, xóa dữ liệu trên một tập tin riêng và được bảo mật tối đa. Chỉ có người quản lý cấp cao trực tiếp mới được quyền xem và in báo cáo dấu vết kiểm toán từ nội dung dữ liệu của tập tin này.
- Ngân hàng cần đảm bảo việc thực hiện hoạt động kiểm soát thường xuyên, liên tục theo đúng kế hoạch, định kỳ trên tất cả các khoản vay để có thể tìm biện pháp phòng ngừa và khắc phục kịp thời, hiệu quả.
ngay lập tức đối với các khoản vay xảy ra sự kiện bất thường để kịp thời đề ra
hướng giải quyết thích hợp.
+ Việc kiểm soát cần thực hiện trong suốt quá trình cho vay
Mặc dù trước khi chấp thuận cho vay, ngân hàng đã tiến hành công tác thẩm định tín dụng nhưng sau khi cho vay các rủi ro tín dụng vẫn có thể xuất hiện bất cứ lúc nào do đó hoạt động kiểm soát tín dụng phải đảm bảo được thực hiện trong tất cả các khâu của quá trình cho vay. Ngân hàng cần đảm bảo hoạt động kiểm soát phải được thực hiện thành 3 giai đoạn tương ứng với quá trình cho vay.
V Kiểm soát trước khi cho vay: Thẩm định khách hàng và thẩm định phương án SXKD, dự án đầu tư.
V Kiểm soát trong khi cho vay: kiểm tra các chứng từ giải ngân, hồ sơ giải ngân, kiểm tra các điều kiện rút vốn của khách hàng, kiểm tra việc phát tiền vay. Nếu khách hàng chưa đáp ứng đầy đủ các điều kiện rút vốn thì cán bộ tín dụng cần báo lại cho khách hàng để tìm hướng giải quyết.
V Kiểm soát sau khi cho vay: Kiểm tra tình hình sử dụng vốn vay của khách hàng, kiểm tra đảm bảo vốn vay, kiểm tra khả năng thu hồi nợ trên cơ sở theo dõi, phân tích các báo cáo định kì, các chứng từ hoá đơn hình thành từ vốn vay. Nếu phát hiện thấy bất kì sự suy giảm nào của khách hàng, cán bộ tín dụng cần báo cáo lại với cấp có thẩm quyền để tìm giải pháp kịp thời nhằm cải thiện khả năng thu hồi nợ.
+ Tăng cường kiểm tra, giám sát việc sử dụng vốn của khách hàng
Hiện nay tại Chi nhánh vẫn còn tồn tại các trường hợp khách hàng sử dụng vốn vay sai mục đích đã cam kết, việc kiểm tra giám sát sau cho vay nhiều khi chỉ mang tính hình thức và chưa thật sự chặt chẽ. Do vậy, Chi nhánh cần tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát sử dụng vốn sau khi vay. Việc làm việc, viếng thăm khách hàng cần được tiến hành thường xuyên
theo hình thức kiểm tra định kỳ và kiểm tra đột xuất. Để nâng cao chất lượng các chuyến làm việc, trước khi đi, Cán bộ tín dụng cần soạn thảo trước các nội dung cần tìm hiểu và thông tin cần thu thập và trình lãnh đạo phòng thông qua.