dịch và kho quỹ:
- Thiết lập bộ tiêu chuẩn tại sàn giao dịch và kho quỹ. Theo đó, các bộ phận trên phải tuân thủ tuyệt đối các tiêu chuẩn đã đề ra như việc: Ra vào khu vực kho quỹ, hạch toán giao dịch hàng ngày, quyền phê duyệt bút toán...Đề cao tính tuân thủ và có chế tài quyết liệt đối với các hành vi không tuân thủ hoặc tuân thủ chưa đúng yêu cầu đối với các bộ phận này.
- Định kỳ/đột xuất có sự kiểm tra của bộ phận/phòng ban quản lý trực tiếp đối với việc tuân thủ các qui định. Tần suất tối thiểu 1 tháng/lần.
3.2.3. Nhóm giải pháp thứ ba: nâng cao chất lượng hệ thống thông tin và truyềnthông thông
Các giải pháp nâng cao chất lượng hệ thống báo cáo tín dụng và hiệu quả phân tích hoạt động tín dụng
□ Tăng cường sự kiểm soát quá trình xử lý thông tin của bộ phận kế toán, ngân quỹ, và giao dịch của các NHTM cổ phần đối với các nghiệp vụ hạch toán nợ vay, giải ngân, thu nợ và điều chỉnh thông tin của các khoản vay trong hệ thống xử lý.
□ Đầu tư cho phần mềm xử lý dữ liệu với hệ thống kết xuất báo cáo tín dụng có thể cung cấp nhiều loại báo cáo khác nhau phục vụ cho nhu cầu quản lý. Bộ phận phụ trách về hệ thống thông tin của các NHTM cổ phần phải có trách nhiệm kiểm tra sự vận hành ổn định, an toàn và chính xác của hệ thống xử lý.
□ Đầu tư một hệ thống công nghệ thông tin hiện đại có khả năng kết xuất kịp thời báo cáo các khoản nợ đến hạn và tình hình thanh toán. Dựa trên báo cáo này, ngân hàng có thể phát hiện ra các khoản nợ trễ hạn chưa thanh toán đủ và yêu cầu
các cấp có liên quan phải giải trình lý do và chịu trách nhiệm về nội dung giải trình. Ngoài ra, hệ thống còn phải có khả năng ghi nhận và báo cáo mọi sự thay đổi về kỳ hạn nợ, lịch trả nợ của các khoản vay trong hệ thống xử lý. Bên cạnh đó, còn phải quy định chặt chẽ về điều kiện gia hạn nợ.
□ Các NHTM cổ phần cần phải quy định rõ về trách nhiệm giải trình của từng cấp tại ngân hàng về nguyên nhân tăng, giảm nợ tín dụng hoặc nguyên nhân phát sinh nợ quá hạn, trễ hạn tại đơn vị, và biện pháp đã áp dụng để xử lý.
Các giải pháp nâng cao tính hiệu quả của hệ thống trao đổi thông tin trong ngân hàng
□ Xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý tạo điều kiện cho việc truyền đạt thông tin được thực hiện dễ dàng, thông suốt giữa các cấp của ngân hàng.
□ Quy định rõ ràng về thẩm quyền tiếp nhận và xử lý các loại thông tin trong từng cấp.
□ Hệ thống báo cáo giữa các cấp trong bộ máy tổ chức không được chồng
chéo, trùng lắp.
□ Nguyên tắc trao đổi thông tin cần được xây dựng tại mỗi NHTM cổ phần: Cấp cao nhất của ngân hàng truyền đạt thông tin cho cấp quản trị cơ sở, cấp quản trị cơ sở có trách nhiệm truyền đạt đầy đủ thông tin cho cấp dưới và kiểm tra mức độ thấu hiểu của cấp dưới về thông tin được truyền đạt. Cấp dưới có thể phản hồi thông tin đến cấp quản lý trực tiếp hoặc cấp cao hơn nhưng yêu cầu thông tin phản hồi phải nêu rõ địa chỉ người gửi và phải được bảo mật.