3.2.2.1 Quy định rõ trách nhiệm về kết quả thẩm định đối với từng đơn vị và cá nhân
Cùng với việc phân công nhiệm vụ thẩm định cho các bộ phận cần bổ sung các quy định trách nhiệm về kết quả thẩm định đối với từng bộ phận và từng cán bộ thẩm định, gắn kết quả với trách nhiệm thẩm định, tăng cường trách nhiệm của các phòng và của từng cán bộ trong thực hiện thẩm định tài chính. Từ đó kích thích nhân viên thẩm định tự hoàn thiện năng lực chuyên môn để đáp ứng công việc thẩm định đồng thời hạn chế tiêu cực và bảo đảm tính khách quan trong thẩm định.
Khi phân công nhiệm vụ thẩm định ngoài việc tạo tinh thần trách nhiệm của cán bộ thẩm định mà còn phải chú ý hạn chế sự thông đồng, bao che với nhau của những người tham gia thẩm định, điều này có thể làm thay đổi kết quả thẩm định. Đồng thời đưa ra những hình thức phạt, kỷ luật hoặc hơn thế nữa, tùy mức độ vi phạm của cán bộ thẩm định đối vớ những trường hợp cố tình làm sai.
3.2.2.2 Quy định luân chuyển hồ sơ thẩm định giữa các phòng
Như quy định hiện nay, sau khi cán bộ QHKH nhận đầy đủ hồ sơ của khách hàng, thu thập thêm thông tin từ một số kênh thông tin, rà soát lại tính đầy đủ và hợp pháp của hồ sơ, sau đó chuyển toàn bộ hồ sơ cho cán bộ phân tích thẩm định. Trong thực tế hồ sơ dự án có rất nhiều tài liệu, văn bản chỉ mang tính thủ tục nhưng phải có thời gian nhất định mới hoàn thiện được nên có thể để chủ đầu tư bổ sung sau. Việc chờ hoàn thiện hồ sơ dự án mới thẩm định tài chính sẽ lãng phí thời gian, vì vậy, cán bộ phân tích sẽ tiếp cận luôn cũng cán bộ QHKH để cùng thẩm định. Thêm vào đó, đối với các bộ hồ sơ trình phòng Phê duyệt tín dụng trụ sở chính cũng sẽ gửi trước hồ sơ để phòng nắm bắt, thẩm định. Việc luân chuyển hồ sơ có thể thay đổi như sau: sau khi cán bộ QHKH thu thập, kiểm tra xong tính hợp pháp hợp lệ của hồ sơ, xác định thuộc đối tượng tài trợ, chuyển hồ sơ dự án cho cán bộ phân tích thẩm định phương án tài chính và phương án trả nợ vốn vay và chuyển hồ sơ trên hệ thống icdoc hoặc qua mail cho cán bộ phòng phê duyệt tín dụng thay vì việc thẩm định xong năng lực của chủ đầu tư mới chuyển hồ sơ cho phòng phê duyệt tín dụng. Đồng thời, phòng khách hàng cần thu thập đẩy đủ hồ sơ trước khi chuyển hồ sơ để phòng phê duyệt tín dụng có cái nhìn tổng thể về khách hàng ngay từ đầu, tránh việc đánh giá sai khách hàng do thiếu thông tin. Trong quá trình thẩm định, nếu phòng phê duyệt tín dụng có kết quả thẩm định không trùng với chi nhánh, phòng khách hàng tại Chi nhánh cần bổ sung thêm hồ sơ để làm rõ vấn đề. Cần thiết, cả hai phòng phải phối hợp tìm kiếm thêm thông tin, thẩm định thực tế tình hình khách hàng, đưa ra một quan điểm chung. Tránh tình trạng kéo dài thời gian thẩm định dự án, ảnh hưởng đến tình hình thực hiện dự án của khách hàng.
3.2.2.3. Cải cách thủ tục hành chính
Công khai các yêu cầu về thủ tục hồ sơ dự án để khách hàng biết và chủ động trong việc chuẩn bị. Đồng thời phải nâng cao năng lực của Cán bộ QHKH để có thể hướng dẫn và tư vấn giúp chủ đầu tư bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo đúng quy định. Tránh tình trạng khi tiếp nhận hồ sơ một số cán bộ không hướng dẫn khách hàng đầy đủ, hoặc không kiểm soát kỹ đã nhận thiếu hoặc hồ sơ không hợp pháp, hợp lệ
để chuyển cho bộ phận nghiệp vụ thẩm định làm ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng thẩm định, đồng thời gây phiền hà cho khách hàng do phải thay đổi, bổ sung nhiều lần mới hoàn thiện hồ sơ. Các quy trình, biểu mẫu nên đăng tải trên website của Ngân hàng Công Thương Việt Nam vì đây không phải là thông tin mật.
3.2.2.5 Điều hành hoạt động thẩm định
Thẩm định tài chính dự án đầu tư là tập hợp nhiều hoạt động có liên quan chặt chẽ với nhau và với các hoạt động khác. Kết quả thẩm định sẽ phụ thuộc nhiều vào công tác tổ chức quản lý điều hành, sự phối hợp nhịp nhàng của cán bộ trong quá trình thẩm định. Khác với các nhân tố khác, việc tổ chức điều hành tác động một cách gián tiếp tới công tác thẩm định. Công tác tổ chức điều hành được thực hiện một cách chặt chẽ, khoa học và sẽ khai thác tối đa mọi nguốn lực phục vụ hoạt động thẩm định dự án.
Thẩm định dự án đầu tư là tập hợp của rất nhiều hoạt động và có liên quan chặt chẽ với nhau: Cán bộ QHKH, Cán bộ phân tích, Phòng phê duyệt tín dụng tại trụ sở chính. Việc sắp xếp và phối hợp giữa các bộ phận để việc thẩm định dự án nói chung và thẩm định tài chính nói riêng an toàn và hiệu quả là rất khó. Hiện nay, thẩm định dự án được phân quyền mức phán quyết, với những dự án dưới 30 tỷ, Chi nhánh được quyền quyết định còn với những dự án trên 30 tỷ thì phải trình lên hội sở. Do vậy, việc thẩm định dự án đôi khi còn chậm chễ.
Để nâng cao chất lượng thẩm định thì trước mắt Chi nhánh cần phải bố trí cán bộ thẩm định một cách hợp lý theo thế mạnh của từng người, đặc biệt đối với những dự án đầu tư có giá trị lớn, hoặc tính chất khó, cần chọn những cán bộ có năng lực làm việc tốt, đã có nhiều kinh nghiệm trong quá trình thẩm định. Ngoài ra quá trình thẩm định cần chuyên môn hoá hơn nữa để đẩy nhanh quá trình thẩm định cho khách hàng.