8. Kết cấu của Luận văn:
1.2.3. Tuyển dụng và biên chế nhân lực
1.2.3.1. Tuyển dụng nhân lực.
a. Khái niệm.
Tuyển dụng nhân lực là một quá trình phân tích, thu hút, lựa chọn và quyết định tiếp nhận một cá nhân nào đó vào một vị trí của tổ chức, của doanh nghiệp.
Trong nền kinh tế thị trƣờng, quá trình tuyển dụng nhân lực chính là một sự thích ứng giữa hai mảng cung và cầu về nhân lực trên thị trƣờng lao động và nó đƣợc mô tả theo sơ đồ 1.2.
Sơ đồ 1.2 . Sơ đồ tuyển dụng nhân lực
Phù hợp nhất, thỏa mãn nhất Không phù hợp
(Nguồn: Giáo trình Quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức)
Cung về nhân lực trên thị trƣờng lao động Tổ chức có nhu cầu
cần tuyển dụng
Phân tích vị trí, xác định các yêu cầu của ngƣời đảm nhận vị trí:
- Đào tạo - Kinh nghiệm - Phẩm chất các nhân ; Các yếu tố sẵn có của những ngƣời dự tuyển: - Đào tạo - Kinh nghiệm - Phẩm chất các nhân So sánh đánh giá: Có
đáp ứng đƣợc không? Nộp đơn dự tuyển
Tuyển dụng Chiêu mộ
Trong lĩnh vực tuyển dụng nhân lực cần đề cập tới các khái niệm sau:
- Chiêu mộ: Là một quá trình thu hút những ngƣời có đủ khả năng đến nộp đơn xin việc của tổ chức (tuyển mộ)
- Lựa chọn: Là một quá trình sàng lọc trong số những ngƣời tham dự để tuyển những ngƣời phù hợp nhất với vị trí cần tuyển (tuyển chọn).
b. Tác dụng và ý nghĩa của tuyển dụng nhân lực.
Tuyển dụng nhân lực là yếu tố chủ yếu của chính sách quản lý nguồn nhân lực, nó ảnh hƣởng đến tình trạng nhân lực của tổ chức để thực hiện chiến lƣợc kinh doanh lâu dài. Việc tuyển dụng đƣợc những nhân viên tài giỏi là tài sản vô giá của tổ chức.
Một chính sách tuyển dụng nhân lực đúng đắn, đƣợc chuẩn bị chu đáo, đƣợc tiến hành nghiêm túc với các tiêu chuẩn chính xác theo một quy trình khoa học sẽ đảm bảo cho tổ chức chọn đƣợc những ngƣời tài giỏi và chắc chắn sẽ góp phần mang lại những thành công cho tổ chức. Ngƣợc lại, nếu việc tuyển dụng đƣợc tiến hành một cách đơn giản, thiếu nghiêm túc thì chẳng những không mang lại lợi ích cho tổ chức mà còn gây lãng phí và mất thời gian của tổ chức.
c. Quy trình tuyển dụng:
Sơ đồ 1.3. Quy trình tuyển dụng nhân viên
(Nguồn: Giáo trình Quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức) * Xác định nhu cầu cần tuyển: Gồm nhu cầu dài hạn và nhu cầu ngắn hạn
- Nhu cầu dài hạn có thể đƣợc dự kiến trƣớc đã làm xuất hiện nhu cầu về nhân lực cho tổ chức nhƣ:
+ Khi có một chiến lƣợc kinh doanh mới, với một cơ cấu tổ chức mới và các vị trí mới.
Xác định nhu cầu Phân tích vị trí cần tuyển
Xây dựng tiêu chuẩn và yêu cầu
Thăm dò nguồn tuyển Thông báo hoặc quảng cáo
Thu hồ sơ và sơ tuyển Phỏng vấn trắc nghiệm
Quyết định tuyển dụng
Hòa nhập ngƣời mới vào vị trí
Tính chi phí tuyển dụng
+ Khi có sự thăng tiến cán bộ hay thuyên chuyển nhân lực tƣơng lai. - Các nhu cầu ngắn hạn và không thể dự kiến trƣớc đƣợc bao gồm: + Bị tai nạn hay tử vong bất ngờ.
+ Sự vắng mặt không rõ lý do.
+ Có đơn xin thôi việc vì một lý do nào đó mà không thể từ chối đƣợc.
* Phân tích vị trí cần tuyển: Đây là một việc làm bắt buộc và đòi hỏi phải thực hiện một cách nghiêm túc. Nó đảm bảo cho tổ chức và ngƣời dự tuyển nhận biết một cách sâu sắc mọi công việc của vị trí cần tuyển. Khi phân tích vị trí, cần lƣu ý hai trƣờng hợp sau: Vị trí đã tồn tại và vị trí chƣa tồn tại.
- Với vị trí đã tồn tại: Việc tiến hành phân tích sẽ đơn giản hơn, vì khi đó có thể tham khảo danh mục công việc và trao đổi với ngƣời quản lý trực tiếp của vị trí.
- Với vị trí chưa tồn tại: Ngƣời phân tích công việc phải tự hình dung chính mình là ngƣời đang đảm nhận vị trí để mô tả hoặc có thể tham khảo một vị trí tƣơng tự của các doanh nghiệp khác.
* Xây dựng các tiêu chuẩn và các yêu cầu: Bao gồm: - Trình độ học vấn, trình độ chuyên môn.
- Các kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết để thực hiện công việc.
- Các đặc điểm cá nhân cần thiết để làm tốt công việc nhƣ: Giới tính, tuổi tối thiểu, tuổi tối đa, sự nhanh nhẹn, tính chính xác, tính nết cẩn thận.
* Thăm do nguồn tuyển dụng: Ở giai đoạn này, tổ chức cần xác định rõ có hai nguồn cung cấp nhân lực, đó là nguồn nội bộ (bên trong) và nguồn bên ngoài của tổ chức.
* Thông báo hoặc quảng cáo tuyển dụng:
- Thông báo thƣờng đƣợc dùng trong trƣờng hợp tổ chức tuyển dụng nhân lực nội bộ. Khi đó, chỉ cần thông báo tại vị trí cần tuyển, tại phòng nhân sự hay tại cổng doanh nghiệp. Nội dung của thông báo phải thật cụ thể để dễ dàng tìm đƣợc nhân lực thích hợp.
- Quảng cáo thƣờng đƣợc dùng khi tổ chức, doanh nghiệp cần tuyển dụng nhân lực từ bên ngoài; Vì nó là phƣơng tiện rất hiệu quả để thu hút và hấp dẫn những ngƣời dự tuyển đến với tổ chức.
* Thu hồ sơ và sơ tuyển: Sau khi thông báo và quảng cáo, bộ phận tuyển dụng nhân sự của tổ chức cần tiến hành giai đoạn tiếp nhận hồ sơ.
- Sơ tuyển (hay nghiên cứu hồ sơ) là việc làm rất quan trọng, bởi vì đây là giai đoạn đầu tiên của sự lựa chọn nhân viên. Cần phải có thái độ nghiêm túc khi đọc và phân tích hồ sơ của các ứng cử viên nhƣ: Chú ý về tất cả các đặc điểm về gia đình; Hoàn cảnh cá nhân; Quá trình đào tạo, thực tập; Kinh nghiệm đã trải qua; Các khía cạnh về năng khiếu, năng lực, sở trƣờng… và đặc biệt chú ý tới tính liên tục của thời gian công tác.
* Phỏng vấn và trắc nghiệm:
- Phỏng vấn: Ngƣời dự tuyển là một phƣơng pháp đƣợc sử dụng rất hữu hiệu trong quá trình tuyển dụng nhân viên. Phỏng vấn đƣợc xem là quá trình giao tiếp hai chiều, giữa một bên là tổ chức có nhiệm vụ nghiên cứu những ngƣời xin việc và bên kia là ngƣời dự tuyển cần nghiên cứu về công việc và công ty.
- Nội dung quá trình phỏng vấn thƣờng diễn ra theo bốn giai đoạn chủ yếu sau: + Phần đón tiếp ngƣời dự tuyển. Ngƣời đại diện cần tạo ra cho ngƣời dự tuyển có đƣợc cảm giác thoải mái nhất để họ cung cấp tốt các thông tin có liên quan.
+ Phần giới thiệu tổ chức và vị trí. Ngƣời đại diện sẽ đặt ra các câu hỏi cho ngƣời dự tuyển. Các câu hỏi phải đảm bảo tính toàn diện, sẽ đƣợc nghiên cứu và chuẩn bị trƣớc (sau khi đã nghiên cứu hồ sơ ngƣời dự tuyển).
+ Phần ngƣời có trách nhiệm phỏng vấn sẽ trả lời các câu hỏi do ngƣời dự tuyển đặt ra (nếu ngƣời dự tuyển có câu hỏi).
+ Phần kết thúc và cho điểm đánh giá ngƣời dự tuyển.
- Trắc nghiệm: Trắc nghiệm là một tình huống thực nghiệm có tính chất tiêu chuẩn nhằm kích thích một loại hành vi nào đó của con ngƣời và để đo lƣờng sự phản ứng của mọi ngƣời đƣợc đặt vào trong tình huống đó.
- Tác dụng của trắc nghiệm:
+ Khám phá đƣợc những khả năng đặc biệt của ứng viên.
+ Tiên đoán đƣợc ngƣời dự tuyển nào có khả năng thành công trong công việc và mức độ của nó; Từ đó tuyển chọn họ.
tính chủ quan.
* Quyết định tuyển dụng: Đƣợc thực hiện trên cơ sở đánh giá tổng hợp cuối cùng của hội đồng tuyển dụng và Giám đốc sẽ ký quyết định. Phòng quản lý nhân lực của tổ chức thực hiện ký kết hợp đồng lao động với ngƣời mới đƣợc tuyển dụng. Hợp đồng đƣợc làm thành hai bản, trong đó có ghi rõ quyền lợi và nghĩa vụ cùng với các cam kết trách nhiệm của cả hai bên.
* Hòa nhập người mới vào vị trí: Đây là một bƣớc quan trọng, có ảnh hƣởng lớn đến chất lƣợng tuyển dụng nhân viên của doanh nghiệp. Bởi vậy những ngƣời mới vào vị trí thƣờng có trạng thái lo lắng, bỡ ngỡ do làm quen công việc, hoặc còn thiếu kiến thức, kinh nghiệm… cho nên kết quả thực hiện công việc thƣờng chƣa cao, chƣa đạt yêu cầu, hoặc rất thấp đặc biệt đối với sinh viên mới ra trƣờng. Theo kinh nghiệm của các nƣớc tiên tiến, cần phân công một ngƣời “đỡ đầu” và xây dựng một chƣơng trình hòa nhập ngƣời mới đƣợc tuyển dụng này vào vị trí một cách hiệu quả nhất.
1.2.3.2. Biên chế nhân lực.
Biên chế nhân lực (hay biên chế nội bộ) là quá trình bố trí, phân công lao động trong nội bộ của tổ chức nhằm đƣa đúng ngƣời vào đúng việc. Mục tiêu của biên chế nội bộ là để đáp ứng nhu cầu của công việc và làm cho các nhu cầu phát triển cá nhân phù hợp với các nhu cầu của tổ chức. Biên chế nội bộ tổ chức bao gồm:
- Thuyên chuyển: Là việc chuyển ngƣời lao động từ công việc này sang công việc khác hoặc từ địa vị này sang địa vị khác. Thuyên chuyển có thể đƣợc xuất phát từ tổ chức (thuyên chuyển không tự nguyện), cũng có thể đƣợc đề xuất từ phía ngƣời lao động với sự chấp thuận của tổ chức (thuyên chuyển tự nguyện).
- Đề bạt (thăng tiến): Là việc đƣa ngƣời lao động vào một vị trí làm việc có tiền lƣơng cao hơn, có uy tín và có trách nhiệm lớn hơn, có các điều kiện làm việc tốt hơn và các cơ hội phát triển nhiều hơn. Mục đích của đề bạt (thăng tiến) là biên chế ngƣời lao động vào một vị trí việc làm còn trống mà vị trí đó đƣợc tổ chức đánh giá là có giá trị cao hơn vị trí cũ của họ, nhằm đáp ứng nhu cầu biên chế nhân lực và phát triển của tổ chức, đồng thời để đáp ứng nhu cầu phát triển của cá nhân ngƣời lao động.
Đề bạt có hai dạng: Đề bạt ngang là chuyển ngƣời lao động từ một vị trí việc làm hiện tại tới một vị trí việc làm có cấp bậc cao hơn hoặc tƣơng đƣơng ở bộ phận khác. Đề bạt thẳng là chuyển ngƣời lao động từ một vị trí việc làm hiện tại tới một vị trí cao hơn trong cùng một bộ phận.
- Xuống chức: Là việc đƣa ngƣời lao động đến một vị trí việc làm có cƣơng vị và tiền lƣơng thấp hơn, có trách nhiệm và cơ hội ít hơn. Xuống chức thƣờng là kết quả của việc giảm biên chế hay kỷ luật, hoặc là để sửa chữa việc bố trí lao động không đúng trƣớc đó (do trình độ của cán bộ không đáp ứng hay do sức khỏe không đáp ứng đƣợc yêu cầu của công việc). Xuống chức phải đƣợc thực hiện trên cơ sở theo dõi, đánh giá chặt chẽ công khai tình hình thực hiện công việc của ngƣời lao động.