Khi tiến hành thu thập hồ sơ của khách hàng, chi nhánh cần tư vấn và yêu cầu cụ thể, xây đựng danh mục hồ sơ để khách hàng chủ động hơn trong việc chuẩn bị. Tránh tình trạng khách hàng phải bổ sung nhiều lần gây mất thời gian cho khách hàng và giảm tính chuyên nghiệp cho chi nhánh. Do đó, ngay tại chi nhánh cần nâng cao năng lực của bộ phận thu thập hồ sơ việc hoàn thiện hồ sơ được diễn ra nhanh chóng. Với những quy định cho vay, danh mục cụ thể chi nhánh nên upload trên hệ thống để khách hàng cũng có thể tra cứu được để cung cấp.
Sau khi đã có đầy đủ hồ sơ để thẩm định, chi nhánh cần phân công nhiệm vụ thẩm định cụ thể đến từng cá nhân, từng bộ phận chuyên trách, gắn trách nhiệm thẩm định đến từng cá nhân. Từ cách làm đó sẽ nâng cao tinh thần trách nhiệm của các cán bộ thẩm định hơn, giúp hoàn thiện kỹ năng chuyên môn hơn để đáp ứng được yêu cầu trong công việc. Tuy gắn trách nhiệm như thế nhưng cũng không tránh khỏi sự thông đồng, thay đổi kết quả thẩm định để dự án được đầu tư với lượng vốn lớn hơn. Với lợi ích trước mắt cá nhân đó sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến ngân hàng, vì vậy lãnh đạo chi nhánh cần nghiêm khắc, quán triệt ngay từ bước đầu thẩm định, đưa ra hình thức kỷ luật, đình chỉ công tác tuỳ theo mức độ vi phạm.
Trong chương 2 chúng ta đã nhận ra hạn chế của chi nhánh là sự luân chuyển hồ sơ và trách nhiệm liên đới của các phòng ban, của chi nhánh với trụ sở chính gây ra sự chậm trễ, tốn kém chi phí cho công tác thẩm định. Theo quy định hiện nay hồ sơ được luân chuyển giữa hai phòng là phòng khách hàng và phòng quản lý rủi ro. Phòng khách hàng sẽ kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp của hồ sơ, thẩm định sơ bộ về khách hàng và khoản vay đầu tư, sau đó chuyển toàn bộ thông tin lên phòng quản lý rủi ro để phòng tiến hành thẩm định, lập tờ trình thẩm định. Quá trình luân chuyển này chỉ đơn giản với những bộ hồ sơ có dữ liệu ít, thông tin không nhiều. Thực tế, hồ sơ dự án rất nhiều tài liệu, văn bản và mất rất nhiều thời gian để thu thập nên nếu với quy trình tuần tự như thế sẽ rất mất nhiều thời gian ảnh hưởng đến hiệu quả của dự án. Do đó, đề xuất chi nhánh nên phối hợp giữa hai phòng trong công tác thẩm định. Trước tiên, phòng khách hàng thẩm định về tính hợp lệ hồ sơ, xác định đối
tượng cần được tài trợ sẽ chuyển hồ sơ lên phòng quản lý rủi ro. Phòng quản lý rủi ro sẽ tiến hành thẩm định phương án tài chính và xây dựng phương án trả nợ. Song song với việc đó, phòng khách hàng vẫn tiến hành bổ sung những hồ sơ còn thiếu và tiếp tục chuyển lên phòng quản lý rủi ro, phòng xử lý nợ có vấn đề để có đánh giá về khách hàng, năng lực tài chính. Khi đã có đầy đủ thông tin thẩm định, phòng quản lý rủi ro ra quyết định thẩm định. Khi có sự không đồng ý về kết quả thẩm định này thì phòng khách hàng phải đưa ra được những căn cứ để thay đổi kết quả, còn nếu những hồ sơ bổ sung không đánh giá được thì sẽ theo quyết định của phòng quản lý rủi ro. Trong quá trình thẩm định hai phòng nên phối hợp, trao đổi thông tin cũng như cũng tham gia thẩm định thực tế khách hàng để có những quyết định thẩm định chính xác nhất. Việc kết hợp song song như thế này vẫn đảm bảo được chất lượng thẩm định như ngân hàng Công thương Việt Nam đề ra mà còn giảm thiểu được tối đa thời gian.
Với việc luân chuyển hồ sơ giữa chi nhánh và trụ sở chính cần có sự phối hợp nhịp nhàng bởi trên trụ sở chính có những quy định về thời gian thẩm định đối với những hồ sơ tại chi nhánh chuyển lên. Để khắc phục được nhược điểm này, tại chi nhánh cần phải tiến hành thẩm định trước những thông tin cơ bản, thẩm định về dự án trước. Hồ sơ gửi lên trụ sở qua phần mềm phải được sắp xếp khoa học, phân loại rõ ràng để khi xem xét hồ sơ được nhanh chóng hơn. Trong khi thực hiện công tác thẩm định tại chi nhánh, chi nhánh vẫn nên thực hiện theo đề xuất như trên để hiệu quả công tác thẩm định được tốt hơn.
Như vậy, công tác tổ chức thẩm định tại chi nhánh nên được thay đổi về cách thức phối hợp, luân chuyển hồ sơ để thẩm định cho vay theo dự án được hoàn thiện và củng cố hơn nữa.