hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam
2.3.1. Các kết quả đạt được 2.3.1.1. Về tổ chức và nhân sự
Quản lý của SFC là người khá am hiểu trong hoạt động kế toán, thuế cũng như có thế mạnh về giải quyết vấn đề triệt để, luôn đòi hỏi sự toàn diện trong công việc. Các kiểm soát viên được nhìn nhận đúng thế mạnh và được phân công kiểm soát các CTC phù hợp.
Hàng tháng, SFC đều tổ chức họp báo cáo tình hình chung cũng như những vấn đề tồn đọng, điều này sẽ giúp các thành viên SFC nắm bắt được yêu cầu công việc tốt hơn. Mối quan hệ giữa SFC và các kế toán CTC luôn được duy trì, vì vậy công việc gửi, nhận báo cáo, trao đổi các vấn đề được nhanh chóng, thuận lợi.
2.3.1.2. về quy trình kiểm soát các báo cáo thuế, báo cáo xác minh số dư và việc lập ngân sách
Đối với việc kiểm soát các báo cáo thuế: SFC đã thiết kế được quy trình nội dung kiểm soát gồm các bước kiểm tra trên Taxchecklist khá rõ ràng. Điều này giúp kế toán có cơ sở để thực hiện các công việc rà soát Tờ khai thuế được đầy đủ.
Đối với kiểm soát việc lập ngân sách: SFC thực hiện khá hiệu quả. Ngay từ buổi họp khởi động, SFC đã tuyên truyền đầy đủ về yêu cầu và nội dung, tiến trình thực hiện lập ngân sách tới CTC. Cùng với đó, SFC luôn đi theo CTC từng bước trong việc lập ngân sách, vì vậy ngân sách được lập đúng hạn và đạt yêu cầu của BLĐ Ngân hàng.
2.3.1.3. Về kiểm soát và hỗ trợ các vấn đề phát sinh khác
Với đội ngũ nhân sự nhiệt tình, SFC đã và đang trợ giúp đắc lực trong hoạt động của các CTC. Bất kể yêu cầu tư vấn nào phát sinh, SFC cũng là đầu mối giữa CTC và Ngân hàng, nếu trong khả năng giải đáp SFC sẽ trả lời CTC trực tiếp, trường hợp cần tư vấn từ các bộ phận khác như pháp lý, thuế thì SFC sẽ họp bàn các bên để đưa ra phương án cụ thể.
Ngược lại, khi có yêu cầu rà soát pháp lý, tài chính hay các quy chế về mua sắm, công vụ ở CTC, SFC cũng chủ động liên hệ CTC để yêu cầu những tài liệu cần thiết. Sau đó, SFC cùng bộ phận liên quan CTC tiến hành công việc được giao từ BLĐ Ngân hàng đảm bảo hoàn thành đúng theo thời hạn.
Thông qua Báo cáo khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng nội bộ, SFC được đánh giá là đơn vị có sự nhiệt tình trong việc tư vấn các vấn đề phát sinh từ CTC. SFC cần phát huy hơn nữa tinh thần chủ động trợ giúp CTC trong hoạt động để tạo môi trường làm việc hiệu quả.
2.3.2. Các hạn chế
2.3.2.1. Sự thiếu ổn định trong đội ngũ nhân sựcủa bộ phận kiểm soát tài chính
Như đã nếu ở trên, kiểm soát viên cần đòi hỏi những người am hiểu về hoạt động CTC cũng như môi trường hoạt động tại CTC, điều đó tạo sự phối hợp tốt trong quá trình làm việc. Tuy hiện tại SFC vẫn có được những con người có kinh nghiệm trong các ngành kinh doanh tại CTC, nhưng trong vòng một năm qua, SFC đã thay nhân sự từ vị trí quản lý tới các kiểm soát viên. Sự thiếu ổn định này vừa do khách quan và chủ quan. Điều này cho thấy ít nhất thì tại các thời điểm thay đổi nhân sự, SFC cũng sẽ không đảm bảo kiểm soát đúng hạn, kịp thời các vấn đề phát sinh.
Trên thực tế, bộ phận Nhân sự Ngân hàng là đầu mối tuyển dụng cho toàn hệ thống bao gồm cả CTC, thời gian SFC bị khuyết vị trí cao cấp, họ đã mất gần ba tháng để tuyển dụng người mới.
2.3.2.2. Thủ tục kiểm soát một số báo cáo chưa hoàn thiện
Thủ tục kiểm soát có vai trò quan trọng trong hoạt động của bộ phận kiểm soát.Thủ tục kiểm soát cần được hệ thống hóa thành quy trình kiểm soát, quy trình chứa đầy đủ nhiệm vụ của bộ phận kiểm soát được giao, giúp kiểm soát viên thực hiện đầy đủ các bước công việc, không bị thiếu sót hay nhầm lần. Mặt khác, thực hiện đúng các thủ tục kiểm soát làm nâng cao hiệu quả làm việc, giúp báo cáo kiểm soát được chặt chẽ và đầy đủ.
Với tình hình nhân sự chuyển đổi cao, nhưng SFC lại chưa xây dựng được cho mình thủ tục kiểm soát đầy đủ cho các nhiệm vụ hàng tháng, vì vậy tình trạng nhân viên mới của SFC có sự lúng túng trong thời gian đầu công tác, họ không biết mình phải bắt đầu công việc từ đâu và làm như thế nào là đủ.
Hơn nữa, đối với vị trí quản lý, rất khó để nắm bắt được tình hình công việc hoàn thành của từng kiểm soát viên, SFC chỉ có thể trao đổi và báo cáo qua email hay trựa tiếp tại các cuộc họp.
Đối với công tác kiểm soát BCTC: SFC mới chỉ đi vào phân tích số liệu sẵn có trên báo cáo, phân tích biến động theo chiều dọc, chiều ngang và đưa ra các
STT kiểm soátkiến cá nhân của mình. Còn lại, các công việc phân tích dòng tiền cho hoạt động, phân tích hiệu quả các khoản mục đầu tư của CTC thông qua các chỉ số tài chính ROA, ROE chưa được thực hiện.
Đối với công tác kiểm soát báo cáo thực hiện ngân sách: kiểm soát chỉ dừng lại ở việc so sánh số liệu giữa ngân sách và tình hình thực tế thực hiện, yêu cầu kế toán giải thích chứ chưa đi sâu vào tìm hiểu hoạt động kinh doanh của CTC xem có vấn đề gì tồn tại. Bên cạnh đó, kiểm soát viên cũng chưa tìm hiểu kế hoạch hoạt động kinh doanh, kế hoạch nhân sự và các kế hoạch khác liên quan tới ngân sách đã được thực hiện đúng theo mục tiêu đề ra chưa.
Đối với báo cáo dự báo KQHĐKD: kiểm soát việc thu thập báo cáo dự báo KQHĐKD chỉ mang tính chất tổng hợp số liệu là chủ yếu, chưa có sự phân tích mức độ hợp lý trong từng mục doanh thu, chi phí. Điều này đôi khi gây ra sự chênh lệch khá lớn giữa báo cáo dự báo và báo cáo chốt sổ. Hơn nữa, tới ngày khóa sổ của tháng và gửi BCTC chính thức từ CTC là ngày làm việc thứ 5 của tháng sau, SFC chưa so sánh số liệu cuối cùng với số liệu đã được dự báo trước đó vào ngày 25 của tháng dự báo, xem có chênh lệch nào trọng yếu về thu nhập và chi phí không. Vì vậy, một số trường hợp phát sinh chênh lệch lớn, kế toán CTC và SFC chưa thể rút được kinh nghiệm cho những lần dự báo tiếp theo.
2.3.2.3. Chưa có báo cáo kiểm soát và đo lường mức độ hoàn thành của việc
soát xét
Báo cáo kiểm soát thể hiện các thông tin chung của từng CTC, tình hình hoạt động kinh doanh, các chỉ tiêu tài chính cơ bản cũng như các vấn đề tồn đọng cần giải quyết. Hiện tại, SFC chưa có báo cáo kiểm soát riêng. Vì vậy nhà quản lý, BLĐ Ngân hàng gặp khó khăn trong việc theo dõi tình hình tại CTC, hoặc là họ sẽ bị bỏ sót các yếu tố quan trọng.
Bên cạnh báo cáo kiểm soát, mặt hạn chế khác là SFC chưa đo lường được mức độ hoàn thành công việc hàng kỳ của kiểm soát viên. Như đã nêu bên trên, cam kết mức độ dịch vụ của SFC đối với việc rà soát các báo cáo thể hiện như sau:
xét xét soát xét soát xét 1 Báo cáo tài
chính 13-Feb-17 15-Feb 15-Feb 13-Feb-17 15-Feb
13-Feb-
17 15-Feb 2 Báo cáothực hiện
ngân sách
17-Feb-
17 19-Feb 19-Feb 17-Feb-17 19-Feb
17-Feb- 17 19-Feb 3 Báo cáo xác minh số dư______ 22- Feb- 17
24-Feb 24-Feb 22-Feb-
17 24-Feb 22-Feb- 17 24-Feb 4 Taxchecklist - VAT 22- Feb- 17
24-Feb 24-Feb 22-Feb-
17 24-Feb
22-Feb-
gửi báo cáo khá chặt chẽ, tuy nhiên lại không có khâu nào hay ai là người kiểm soát các báo cáo đã được soát xét đúng theo thời hạn được quy định chưa, công việc rà soát đã đầy đủ chưa. Vì vậy, một số báo cáo kiểm soát c òn chưa đủ như: báo cáo thực hiện ngân sách SFC mới chỉ rà soát con số thực tế so với ngân sách trên BCKQKD, chưa rà soát kế hoạch kinh doanh cũng như nhân sự như đã lập ngân sách ban đầu.
2.3.2.4. Vấn đề chủ động trong việc cập nhật hoạt động kinh doanh của công ty con
Trong nền kinh tế hiện nay, hoạt động kinh doanh thường phải thay đổi để phù hợp với mục tiêu của chủ sở hữu cũng như hành lang pháp lý của pháp luật. CTC của Ngân hàng hoạt động trong các lĩnh vực hoàn toàn khác nhau, tuy nhiên lại có mối quan hệ chặt chẽ với lợi ích của chủ sở hữu Ngân hàng. Vì vậy việc nắm bắt đầy đủ hoạt động kinh doanh của CTC là rất cần thiết. Ngược lại, việc chủ động
phối hợp giữa CTC và SFC c òn chưa rõ ràng và kịp thời. Đôi khi có sự thay đổi trong kế hoạch kinh doanh, trong cơ cấu tổ chức hoạt động của CTC, thì sự trao đổi và gửi thông tin cho SFC chưa được thực hiện. Điều này dẫn tới SFC bị động trong việc xử lý các vấn đề liên quan sau này.
Hiện tại, trong bốn CTC của Ngân hàng, Techcom securities là công ty có nhiều lĩnh vực hoạt động kinh doanh, mang lại nguồn lợi nhuận lớn cho Ngân hàng. Công ty này đi đầu ngành trong lĩnh vực bảo lãnh phát hành trái phiếu, cổ phiếu. Techcom securities liên tục đưa tới khách hàng những sản phẩm đầu tư khác nhau đáp ứng nhu cầu đa dạng của thị trường. Với việc kiểm soát Techcom securities, SFC gặp khá nhiều khó khăn trong việc tiếp cận và hiểu biết hoạt động kinh doanh cũng như hệ thống kế toán của họ.
2.3.2.5. Việc kiểm soát các vấn đề phát sinh khác qua hệ thống tư vấn - weblog
Techcombank là một ngân hàng TMCP đi đầu trong việc đầu tư công nghệ, hệ thống phần mềm vào trong việc quản l và điều hành hoạt động của mình. Tại Ngân hàng, có các hệ thống riêng biệt với mục đích khác nhau như: hệ thống hỗ trợ nhân sự - HR support, hệ thống đào tạo nhân viên - Techcom develop, hệ thống soạn thảo văn bản - eoffice, hệ thống tư vấn một cửa - weblog...
Việc thiết lập hệ thống tư vấn một cửa tại Ngân hàng nh m đạt được một số mục đích quản lý sau:
Một là, đảm bảo tất cả các yêu cầu tư vấn, hỗ trợ đều được tiếp nhận qua một kênh duy nhất, điều này giúp quản l đầy đủ và không có yêu cầu nào đơn vị chưa biết.
Hai là, ghi nhận tất cả các bước tiến hành trong quá trình tư vấn, trao đổi giữa các thành viên trong nhóm hỗ trợ, giúp cho người dùng dễ dàng theo dõi tiến độ công việc.
Ba là, ghi lại lịch sử tư vấn cho từng vấn đề, khi phát sinh các yêu cầu hỗ trợ tương tự, người dùng có thể chuyển ngay tới câu trả lời đã có từ trước.
Bốn là, theo dõi hiệu quả giải đáp tư vấn của người được yêu cầu. Trong hệ thống weblog, nhân viên công nghệ sẽ cài đặt sẵn thời gian tư vấn tối đa cho từng
loại câu hỏi, khi nhân viên tư vấn giải quyết đúng hạn hay quá hạn phần mềm sẽ báo tín hiệu khác nhau trong mục kết quả. Vì vậy cán bộ quản lý, bộ phận kiểm soát chất lượng của Ngân hàng có thể theo dõi được mức độ hoàn thành của từng cá nhân trong đơn vị.
Trên thực tế, các yêu cầu tư vấn của SFC đã được đơn vị truyền thông sử dụng weblog. Tuy nhiên mới chỉ có 30% yêu cầu được gửi qua weblog, phần còn lại thường được CTC gửi qua email hoặc trao đổi trực tiếp. Điều này gây khó khăn cho bộ phận kiểm soát chất lượng, BLĐ chưa thể có đầy đủ căn cứ để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của SFC.
Hơn nữa, đối với các vấn đề phức tạp hoặc thường xảy ra tại các CTC sẽ không được lưu trữ trên một ổ chung, mà đa số được kiểm soát bởi từng kiểm soát viên. Điều này làm giảm hiệu quả trong trao đổi thông tin công việc và chia sẻ những giải pháp đã có.
2.3.2.6. Hạn chế trong việc cập nhật các văn bản pháp luật
Trong quá trình tư vấn những tình huống phát sinh từ CTC, kiểm soát viên phải biết định hướng những quy định, văn bản có liên quan được dẫn chiếu trong báo cáo đề xuất xử lý của mình. Để có các văn bản liên quan dẫn chiếu đòi hỏi người kiểm soát phải hệ thống các văn bản nhất định. Muốn vậy thì ngoài vấn đề am hiểu pháp luật, thì kiểm soát viên chủ động xây dựng cho mình thói quen cập nhật văn bản pháp luật mớivà biết được những quy định đã hết hiệu lực.
Đối với bộ phận SFC của Ngân hàng, việc cập nhật văn bản mới còn khá hạn chế, đôi khi đưa ra phương án nhưng lại chưa loại bỏ những quy định đã hết hiệu lực. Điều này ít nhiều làm giảm uy tín của SFC trong vai trò tư vấn đối với CTC, mặc khác nếu CTC cũng chưa cập nhật và phát hiện ra sai sót, sẽ dẫn đến hậu quả đáng tiếc xảy ra.
2.3.3. Nguyên nhân dẫn tới những hạn chế trong hoạt động kiểm soát tài chính
công ty con tại Ngân hàng TMCP Kỹ Thương Việt Nam
Với những hạn chế nói trên trong công tác kiểm soát tài chính CTC tại Ngân hàng, người viết đưa các nguyên nhân chính như sau:
2.3.3.1. Nguyên nhân đến từ nội bộ SFC
Một là, nội bộ SFC chưa có chủ động trong việc báo cáo tình hình công việc, cập nhật hoạt động kinh doanh của CTC, cập nhật văn bản mới. vẫn còn có sự trì trệ trong việc xây dựng và ban hành các quy chế quản lý, kiểm soát thay thế cho hệ thống các quy chế, quy định kiểm soát đã không c òn phù hợp.
Hai là, nhân sự tại SFC đôi khi c ò n hạn chế về sự hiểu biết trong hoạt động kinh doanh đa dạng của các CTC. Chính vì sự quản lý hiệu quả công việc chưa sát sao, chưa có yêu cầu rõ ràng trong việc kiểm soát nên đôi khi SFC chỉ rà soát sơ bộ doanh thu, chi phí mà chưa đi sâu vào tìm hiểu các nguyên tắc kế toán áp dụng, cách ghi nhận cũng như trình bày chúng trên BCTC.
Ba là, cán bộ quản lý tại SFC đang kiêm nhiệm khá nhiều vai trò khác trong Ngân hàng, điều này dẫn tới việc theo dõi công việc của kiểm soát viên chưa được sát sao. Sự quản lý của cán bộ cấp cao là rất quan trọng trong việc đo lường hiệu quả hoạt động của đơn vị, nếu việc lơ là quản lý xảy ra thường xuyên sẽ tạo cho nhân viên thói quan lười biếng, không chủ động trong công việc.
Bốn là, việc tuyên truyền của SFC tới các CTC và đơn vị khác trong việc trao đổi yêu cầu cần tư vấn qua hệ thống thông tin một của -Weblog còn chưa đạt hiệu quả.
2.3.3.2. Nguyên nhân đến từ cơ chế quản lý của Ngân hàng mẹ
Một là, BLĐ Ngân hàng chưa có những yêu cầu về chất lượng kiểm soát, hiệu quả công việc rõ ràng đối với SFC. Cụ thể là BLĐ Ngân hàng chưa có các báo cáo đánh giá kiểm soát theo mẫu chuẩn, chưa bắt lỗi vi phạm hay không hoàn thành đối với việc rà soát các bao cáo tài chính. Vì vậy, công việc SFC thường chỉ diễn ra một chiều là nhận các báo cáo kiểm soát, còn việc kiểm soát như thế nào, làm những gì thì chưa ai kiểm soát SFC.
Hai là, đối với việc cập nhật các văn bản pháp luật mới, Ngân hàng có bộ phận Pháp chế chuyên biệt sẽ có nhiệm vụ cập nhật ngay khi cơ quan thẩm quyền ban hành nhưng lại chỉ giới hạn trong hoạt động Ngân hàng. Mà chủ yếu, hoạt động