3.2.4.1. Cơ chế kiểm soát chéo
Nâng cao hiệu quả kiểm tra, giám sát chéo nhau giữa các bộ phận, phòng ban của công ty; khối kinh doanh - văn phòng - sản xuất bằng phần mềm và các hệ thống quản trị ERP, CRM, SAP....
3.2.4.2. Cơ chế khoán chi phí cho từng bộ phận, phòng ban, công việc.
Hiện nay công ty vẫn đang thực hiện công tác phân bổ kinh phí tập trung dẫn đến tình trạng không tiết kiệm cũng nhƣ thất thoát tài sản, trang thiết bị, vật tƣ ...Vì vậy công ty cần thiết lập cơ chế khoán chi phí cho các bộ phận nhu.
Khoán kinh phí đầu tư sửa chữa lớn : Việc duyệt một định mức Sửa chữa
lớn cho các đơn vị nói chung sao cho sát với nhu cầu thực tế sửa chữa lớn của từng đơn vị là việc làm hết sức cần thiết mang lại nhiều lợi ích nhƣng rõ ràng không đơn giản. Từ thực tế công ty, Seven Am nhận thấy rằng nhu cầu Sửa chữa TSCĐ thƣờng do các yếu tố sau tác động: Trình độ công nghệ sản xuất ra các TSCĐ, Mức độ khai thác, Điều kiện sử dụng, vận hành
4- Thời gian đã sử dụng
Nhƣ vậy, để khoán chi phí sửa chữa lớn cho các hạng mục, công ty cần có bản theo dõi, đánh giá tình hình sử dụng TSCĐ cũng nhƣ máy móc, trang thiết bị phục vụ sản xuất kinh doanh kết hợp với cam kết của các nhà sản xuất, cung cấp trang thiết bị cũng nhƣ tình hình sử dụng thực tế.
Khoán nguyên vật liệu : Nhu cầu vật liệu tại SEVENAM chủ yếu dùng cho
công tác dùng phục vụ sản xuất kinh doanh nhƣ vải, chỉ, cúc, khóa,…Trung bình, mỗi sản phẩm cần một số đơn vị vật liệu nhất định đi kèm, gọi là A, thì khoán trung bình mỗi sản phẩm là A,001
Khoán dịch vụ mua ngoài : Theo tháng, quý năm, dựa trên các chỉ số hao mòn máy móc, trang thiết bị, các bộ phận, phòng ban tổ chức thống kê tài sản, báo cáo tình trạng, lập kế hoạch bổ sung, thay thế trình ban lãnh đạo và lên kế hoạch sửa chữa hoặc thay thế. Dựa trên định mức có sẵn hoặc tham khảo, công ty chủ động
0
phân bổ tài chính cho đơn vị để đơn vị trực tiếp triển khai.
Khoán lương - sản lượng : Mặc dù SEVEN AM đã thông báo các tiêu chí
duyệt quỹ lƣơng hàng năm cho các chi nhánh cũng nhƣ các cửa hàng (các tiêu chí đó là: Số lƣợng cán bộ công nhân viên, Số lƣợng sản phẩm, doanh số , tỷ lệ tiết kiệm chi phí khoán, mức độ hoàn thành các chỉ tiêu kinh tế - kỹ thuật khác,... ) nhƣng rõ ràng còn mang tính chất định tính và rất chung chung. Do đó SEVEN AM nên minh bạch hơn trong việc duyệt quỹ tiền lƣơng cho các đơn vị. Nếu đƣợc có thể xây dựng cách tính cụ thể để các đơn vị, bộ phận, phòng ban dễ dàng kiểm tra, đối chiếu và có hƣớng phấn đấu nhằm cải thiện thu nhập của cán bộ công nhân viên công ty. Hƣớng phấn đấu ở đây đƣợc hiểu khi biết đƣợc những nhân tố nào tác động mạnh, đáng kể lên quỹ tiền lƣơng đƣợc duyệt thì Công ty sẽ chú trọng nỗ lực thực hiện tốt các yếu tố đó hơn. Nhƣ vậy vấn đề mấu chốt là SEVEN AM phải đo lƣờng đƣợc mức độ hoàn thành các tiêu chí đánh giá của từng công ty và kết hợp những đánh giá này để xác định quỹ tiền lƣơng đƣợc duyệt . Khi đó hiện tƣợng giải trình suông hoặc ngoại giao tốt để mang lại quyền lợi cho một đơn vị nào đó sẽ đƣợc hạn chế rất nhiều, và nhƣ thế tránh đƣợc tiêu cực trong việc duyệt quỹ tiền lƣơng của SEVEN AM – một vấn đề hết sức tế nhị và nhạy cảm.
Khoán các chi phí bằng tiền khác : Các chi phí bằng tiền khác nhƣ điện thoại, Internet, tiền điện, văn phòng phẩm....căn cứ vào định biên nhân sự để phân bổ.
3.2.5. Một số công cụ sử dụng nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính tại hệ thống thời trang Seven AM
Thứ nhất: Các định chế, các quy tắc quản lý DN và QTTC
Các định chế về tổ chức và hoạt động cùng các nội quy, quy tắc quản lý nguồn tài lực của DN rất đa dạng, bao gồm các quy phạm pháp luật liên quan đến DN, các chế định, chính sách về tài chính, kế toán DN, các quy tắc về quản lý và khai thác nguồn thu, phân bổ, sử dụng, bảo vệ tài sản, quy chế chi tiêu và hạch toán... đều hiện hữu nhƣ các công cụ định hƣớng, chỉ lối và giám sát tài chính. Không ngừng hoàn thiện bộ quy chế, quy tắc đối với tài chính DN là việc lớn có sự tham gia của Nhà nƣớc, nhiều ngành. Song, bản thân DN phải am hiểu, tuân thủ và
1
sử dụng chúng nhƣ công cụ để che chắn, bảo vệ quyền và lợi ích chính đáng của mình.
Ngoài ra, DN phải cụ thể hóa mọi chế độ, chính sách và kế hoạch tài chính của mình thành những quy tắc, nội quy để chỉ dẫn và khuôn khổ hóa mọi hoạt động, nhất là các hoạt động liên quan đến sự hình thành và sử dụng nguồn lực tài chính. Có nhƣ vậy, hoạt động của DN mới đạt tới sự hợp pháp, cộng sinh đƣợc với môi trƣờng tài chính chung, tận thu mọi nguồn lực và sử dụng chúng một cách hiệu quả. Bản thân các quy trình, quy tắc QTTC luôn phải đƣợc đổi mới theo hƣớng cập nhật chế độ, chính sách, thiết thực, tiết kiệm và có hiệu quả cao.
Thứ hai: Kế hoạch dài hạn và ngắn hạn về tài chính và dự toán thu, chi
Sử dụng thông minh công cụ kế hoạch, biết điều phối và biết điều chỉnh kế hoạch là đòn bẩy lợi hại nhất cho sự phát triển bền vững tài chính DN.
Các bộ phận trọng tâm của kế hoạch tài chính DN là kế hoạch nguồn vốn, kế hoạch đầu tƣ tài chính, kế hoạch phân bổ, sử dụng nguồn lực, dự toán chi cho sản xuất kinh doanh, kế hoạch vay nợ và trả nợ, kế hoạch lợi nhuận và phân phối lợi nhuận, việc lập các quỹ dự phòng và kế hoạch bảo tồn, phát triển vốn.
Trong các công cụ kế hoạch, dự toán cho các công trình đầu tƣ XDCB, dự toán chi cho các chƣơng trình, mục tiêu mang tính dự án nhƣ liên doanh, liên kết, đổi mới công nghệ, đổi mới sản phẩm, dự toán chi tiêu hàng quý, năm... có vai trò hết sức quan trọng. Phải thực hiện đúng quy trình lập, thẩm định, xét duyệt, thực hiện và kiểm tra thực hiện của dự toán. Đây là cách hữu hiệu nhất của QTTC.
Các công cụ tiền tệ, giá cả, định mức kinh tế kỹ thuật và các công cụ tài chính liên quan đến DN
Muốn QTTC tốt, phải đặc biệt am hiểu và sử dụng linh hoạt các công cụ tiền tệ, các thƣớc đo về giá trị, hiện vật, về hàm thử biểu của thị trƣờng tài chính. Đây là những tác nghiệp trong hoạt động quản trị chỉ đƣợc thực hiện khi nhà quản trị, am hiểu thị trƣờng, giá cả, am hiểu thƣớc đo chi phí và thu nhập liên quan đến DN, phát huy thế và lực của công ty, lại né tránh và hạn chế các thua thiệt khi thị trƣờng biến động.
2
Khi quyết định mua, bán, nhập, xuất, can dự hay rút lui khỏi thị trƣờng nào đó, nhà QTTC phải là những chuyên gia đầy bản lĩnh, am tƣờng và quyết đoán. Công cụ của họ không có gì khác là thông tin về tiền tệ, giá cả, về các chuẩn chi phí, về các công cụ tài chính và công cụ phái sinh.
Thứ tư: Đòn bẩy kinh tế
Lợi ích kinh tế (bao gồm lợi ích cho DN, cho nhóm ngƣời và cá nhân) luôn là động lực mạnh mẽ giúp các chủ thể tích cực tham gia vào quá trình kinh tế, làm này sinh doanh lợi và tạo ra lợi ích cho cộng đồng và bản thân từng ngƣời.
Sử dụng các đòn bẩy kinh tế, đặc biệt là đòn bẩy tiền lƣơng, tiền thƣởng, phúc lợi DN và sự quan tâm chăm sóc đến ngƣời lao động thực sự, sẽ đƣa lại động lực to lớn cho sản xuất kinh doanh. Nhà quản trị nói chung và nhà QTTC nói riêng, rất nên am hiểu và sử dụng thuần thục công cụ này. Muốn sử dụng tốt đòn bẩy lợi ích, phải công khai, minh bạch, dân chủ và thực sự công bằng, tránh sự tùy tiện, lạm dụng để làm tiêu tan những tƣ duy tích cực vốn có của các đòn bẩy kinh tế.
Thứ năm: Phân tích tài chính
Việc thƣờng xuyên phân tích tài chính, nêu ra các tiêu chí sinh động về tình hình và kết quả sử dụng nguồn tài lực trong kinh doanh sẽ làm cho tài chính luôn bám sát mục tiêu phục vụ kinh tế, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Phân tích tài chính chỉ đạt tới kết quả khi nó dựa trên một hệ thống phƣơng pháp khoa học, dựa vào các nguồn tài liệu và thông tin tin cậy, xác thực. Đặc biệt, phải chỉ rõ những vật chất của tổ chức, cá nhân nào. Từ đó, sẽ kiến nghị các giải pháp, nhằm phát huy thế mạnh, hạn chế yếu kém, xử lý các cá nhân, tổ chức vi phạm, nhằm bảo vệ lợi ích của DN. Phân tích tài chính, tự nó sẽ giúp hiệu chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động quản trị DN, hƣớng tới hiệu quả cao và bền vững.
Thứ sáu: Hệ thống KSNB
Hệ thống KSNB (bao gồm hạt nhân trung tâm là KTNB), sẽ là công cụ thƣờng xuyên, đƣợc cài đặt vào trong toàn bộ các thiết chế quản trị, đƣợc duy trì đều đặn và đƣợc thực hiện theo những quy tắc, chuẩn mực, giúp cho việc kiểm soát các dòng tiền vào, ra, các hoạt động thu, chi một cách chặt chẽ và hiệu lực.
3
Bộ máy kiểm soát bao gồm Ban kiểm soát, Ban KTNB, Phòng tài chính - kế toán, Ban thanh tra công nhân viên chức... sẽ tạo ra một mạng lƣới chặt chẽ nhất, giúp cho công tác kiểm soát tài chính đƣợc thực thi. Đây là công cụ quan trọng hàng đầu của QTTC. Bỏ qua công cụ này, tài chính sẽ rối loạn, bị xâm hại và tất nhiên không thể thực thi đƣợc chức năng của nó.
Thứ bảy: Hệ thống thông tin kinh tế - tài chính
Trong xã hội hiện đại, thông tin trở thành một nguồn lực của DN. Về một phƣơng diện khác, thông tin là một công cụ hàng đầu của quản trị. Trƣớc hết, là đối với QTTC, nhà quản trị không thể làm gì khi không có thông tin (mù thông tin). Họ chỉ có thể đánh giá, nhận xét, ra các quyết định khi có đầy đủ các thông tin đích thực, khách quan, đủ tin cậy.
Những thông tin quan trọng cho QTTC có đƣợc, là từ kế toán tài chính, kế toán quản trị, từ ngân hàng dữ liệu phong phú của DN. Khi kết nối đƣợc với các trung tâm thông tin uy tín từ thị trƣờng tài chính. Kế toán tài chính và kế toán quản trị, sẽ giúp tập hợp, phân tích những thông tin quan trọng nhất, bản chất nhất về tình hình tài chính. Nó đƣợc ngôn ngữ của phân tích làm sáng tỏ, sẽ là công cụ hữu hiệu và lợi hại nhất cho sự cân nhắc và ra quyết định của nhà quản trị.
Nếu tài chính DN là cơ thể sống, thì thông tin là nguồn năng lƣợng, là thức ăn, là nƣớc uống cho cơ thể đó. Nhà QTTC phải biết tổ chức tập hợp, hình thành và kiểm soát thông tin, cũng nhƣ biết phân hạng và sử dụng thông tin cho những nƣớc cờ kinh doanh và quản trị của mình.
Hoàn thiện tổ chức bộ máy, tổ chức công tác hạch toán kế toán và hạch toán nghiệp vụ, xây dựng hệ thống thông tin tƣ liệu về tài chính, về kinh tế, về thị trƣờng là điều kiện tối cần thiết giúp cho công tác QTTC luôn có cơ sở tin cậy, Nhờ đó, hiệu lực, hiệu quả quản trị sẽ đƣợc nâng cao./.