Một trong những nhân tố giúp hệ thống quản trị rủi ro vận hành hiệu quả là có thể nhận diện sớm các dấu hiệu rủi ro và đánh giá các tác động mà rủi ro có thể gây ra. Tổng hợp các khuyến nghị của Ủy ban Basel II cũng như các khuyến nghị của công ty tư vấn hàng đầu trên thế giới như KPMG, E&Y, các ngân hàng nên áp dụng các công cụ sau để quản trị rủi ro hoạt động thanh toán quốc tế:
35
+ Thường xuyên phân tích, cập nhật các quy định của luật pháp trong nước và quốc tế: là yêu cầu các NHTM phải liên tục cập nhật các quy định của luật pháp quốc tế cũng như pháp luật trong nước và so sánh khoảng trống với các văn bản nội bộ quy định nhằm đưa ra các điều chỉnh kịp thời để tuân thủ các văn bản quy định của pháp luật. Quá trình phân tích, điều chỉnh cần phải được thực hiện thường xuyên, liên tục để giảm độ trễ của văn bản nội quy với các thay đổi trong chính sách pháp luật trong nước và luật pháp quốc tế.
+ Phân tích các tổn thất đã xảy ra, đưa ra bài học kinh nghiệm để tránh lặp lại: là cách thức phân tích các rủi ro, tổn thất đã xảy ra trong quá khứ, nguyên nhân của rủi ro, những điểm yếu còn tồn tại trong hệ thống kiểm soát rủi ro để từ đó rút ra bài học kinh nghiệm, đề ra các biện pháp phòng tránh việc lặp lại. Các rủi ro và biện pháp phòng tránh rủi ro cần được lập thành văn bản báo cáo và truyền thông trên hệ thống thông tin nội bộ để nâng cao hiệu quả kiểm soát.
+ Xây dựng các chốt kiểm soát trong quy trình, sản phẩm: là việc lưu đồ hóa các bước trong quy trình sản phẩm, xác định rủi ro có thể xảy ra trong các bước quan trọng để xây dựng các chốt kiểm soát phù hợp.
+ Chính sách nhân sự: các quy trình, chính sách tuyển dụng nhân sự cần lưu ý thêm về việc xây dựng các tiêu chí quản trị rủi ro nội bộ trong chính sách tuyển dụng để hạn chế các đối tượng có nguy cơ rủi ro cao. Với các vị trí công tác nhạy cảm, dễ phát sinh rủi ro cần có chính sách luân chuyển cán bộ. Mặt khác cần tăng cường công tác truyền thông và xây dựng các quy tắc ứng xử, đạo đức nghề nghiệp để nâng cao nhận thức về quản trị rủi ro.
+ Kiểm tra đột xuất: là việc kiểm tra không báo trước đối với các đơn vị kinh doanh một số mảng nghiệp vụ để phát hiện rủi ro trong quá trình tác nghiệp đối với nhân viên nội bộ.
+ Hậu kiểm: là quá trình kiểm tra, kiểm soát sau khi các giao dịch đã được xử lý hoàn tất. Hậu kiểm thực hiện bằng việc đối chiếu các số liệu trên hệ thống theo dõi với các thông tin thể hiện trên chứng từ, trên các báo cáo để phát hiện các rủi ro phát sinh. Hậu kiểm phải được thực hiện bởi bộ phận độc lập với các bộ phận tham gia vào quá trình cung cấp sản phẩm để đảm bảo sự khách quan, chính xác.
36
+ Kênh truyền thông nội bộ: các ngân hàng cần thiết lập các kênh thông tin như email, hotline nội bộ và khuyến khích nhân viên báo cáo các trường hợp vi phạm quy định của ngân hàng qua kênh này. Đây cũng sẽ là kênh thông tin cập nhật và phổ biến các quy định về quản trị rủi ro tới toàn thể các cán bộ nhân viên.