Hình 1-4.Các bƣớc xây dựng khung năng lực
(Nguồn: https://ocd.vn/tin-tuc/tri-thuc-quan-ly)
Bước 1: Xác định mục đích của việc xây dựng khung năng lực
Để xây dựng được khung năng lực, trước tiên doanh nghiệp phải xác định mục đích rõ ràng trước khi tiến hành thực hiện. Doanh nghiệp phải trả lời câu hỏi việc xây dựng khung năng lực nhằm phục vụ công tác gì? Tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực, đãi ngộ nhân sự... Mục đích ứng dụng khác nhau sẽ dẫn đến việc đưa ra các năng lực khác nhau cho từng vị trí mà nhân sự đảm nhiệm.
Bước 2: Xác định hệ thống chức danh cho các vị trí nhân sự cần xây dựng Để xây dựng được khung năng lực đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định được các vị trí chức danh, chức năng, nhiệm vụ của chức danh đó. Khi xây dựng khung năng lực cho một vị trí chức danh, ứng với mỗi vị trí sẽ bao gồm các năng lực theo chức năng nhiệm vụ mà vị trí đó đảm nhiệm. Việc xác định hệ thống chức danh sẽ giúp rút ngắn thời gian xây dựng khung năng lực cho doanh nghiệp.
Bước 3: Xác định những năng lực cần có cho các vị trí chức danh xây dựng khung năng lực
Ở bước này cần xác định những năng lực cần có cho các vị trí chức danh dự kiến xây dựng khung năng lực, hay nói cách khác là xác định danh mục năng lực
Xác định mục đích khi xây dựng KNL
Xác định hệ thống chức danh trong DN
Xác định năng lực cốt lõi, năng lực vai trò, năng lực chuyên môn hay quản lý
Xây dựng từ điển năng lực
Xác định tiêu chuẩn năng lực cho từng vị trí
cho doanh nghiệp. Các năng lực này sẽ được liệt kê dựa trên chức năng và nhiệm vụ miêu tả trong bản mô tả công việc của vị trí chức danh cần xây dựng.
Bước 4: Xây dựng từ điển năng lực
Từ điển năng lực là tập hợp toàn bộ các năng lực trong doanh nghiệp và áp dụng cho các chức danh công việc tại tổ chức, doanh nghiệp. Cấu trúc từ điển năng lực bao gồm: mã năng lực, tên năng lực, các cấp độ năng lực và các biểu hiện của cấp độ năng lực đó. Các biểu hiện của cấp độ năng lực thường được xây dựng thành tám tầng biểu hiện, các tầng biểu hiện này thể hiện kiến thức, kỹ năng, thái độ đi kèm theo từng cấp độ.
Việc xây dựng từ điển năng lực có thể thực hiện theo hai phương án như sau: Phương án thứ nhất xây dựng bộ từ điển năng lực chi tiết cho từng năng lực cụ thể. Mỗi năng lực sẽ có bảng tổng hợp nội dung theo cấu trúc của từ điển năng lực ở trên. Xây dựng phương án này sẽ mất nhiều công sức và thời gian, tuy nhiên sẽ thuận lợi cho việc tra cứu các cấp độ và tầng biểu hiện của mỗi cấp độ một năng lực cụ thể.
Phương án thứ hai trong trường hợp chưa xây dựng được bộ từ điển năng lực có thể xây dựng từ điển dùng chung cho các năng lực, được chia làm 5 cấp độ, bao gồm: Cấp 1: Hiểu biết cơ bản, làm tối thiểu; cấp 2: Hiểu biết tốt, làm được một phần; cấp 3: Hiểu biết sâu, thành thạo kỹ năng, làm được độc lập; cấp 4: Hiểu biết chuyên sâu, thành thạo kỹ năng, hoàn toàn độc lập; cấp 5: Hiểu biết sâu rộng, thành
thạo, có khả năng đào tạo, gây ảnh hưởng, sáng tạo (Nguồn: Nguyễn Ngọc Tùng,
2017, tr. 18). Phương án này xây dựng sẽ tốn ít thời gian và công sức, tuy nhiên khó tra cứu cho từng năng lực cụ thể.
Bước 5: Xác định tiêu chuẩn năng lực cho từng vị trí
Mỗi một vị trí chức danh sẽ được xác định các năng lực thuộc nhóm năng lực cốt lõi, năng lực chuyên môn, năng lực quản lý hay năng lực cá nhân cần thiết nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ được giao, mỗi năng lực này được xác định các cấp độ thông qua các biểu hiện ở mỗi cấp độ được tra cứu trong từ điển năng lực được xây dựng
ở bước 4. Sau đây là ví dụ điển hình cho việc xác định tiêu chuẩn năng lực cho vị trí trưởng phòng Marketing:
Bảng 1-3.Khung năng lực của Trƣởng phòng Marketing
STT Nhóm năng lực và năng lực Cấp độ và yêu cầu
1 2 3 4 5
Năng lực cốt lõi
1 Kỹ năng giao tiếp x
2 Xây dựng quan hệ và kỹ năng nhân sự x
3 Phát triển và quản lý bản thân x
4 Năng lực thích ứng x 5 Định hướng khách hàng x 6 Giải quyết vấn đề x 7 Hành động trung thực x 8 Chủ động và sáng tạo x 9 Động lực và cam kết x
Năng lực lãnh đạo và quản lý
10 Kỹ năng lãnh đạo x
11 Huấn luyện và phát triển nhân viên x
(Nguồn: https://ocd.vn/tin-tuc/tri-thuc-quan-ly)