7. Bố cục của luận văn
3.2.1. Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch tuyển dụng
- Phân tích công việc: Trong công tác tuyển dụng nhân lực, Công ty cần chú trọng hơn nữa đến việc thực hiện phân tích công việc. Để xác định chính xác nhu cầu tuyển dụng cần phải hoàn thiện bƣớc phân tích công việc làm cơ sở để xây dựng bản kế hoạch tuyển dụng nhân sự cụ thể. Phân tích và thiết kế lại công việc là nhiệm vụ không đơn giản, nhƣng cần phải làm trong tiến trình đổi mới và nâng cao chất lƣợng quản trị nhân lực. Mục đích của phân tích công việc là để cung cấp thông tin giúp cho việc tuyển chọn lao động, đƣa ra các tiêu chuẩn đánh giá hoàn thành nhiệm vụ, phục vụ đào tạo phát triển nhân lực, xác định chế độ đãi ngộ phù hợp… Xây dựng hoàn thiện bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc dù mất nhiều thời gian và công sức, nhƣng nó mang lại hiệu quả tích cực trong việc so sánh, đánh giá các ứng viên để tuyển chọn nhân sự chính xác, cũng nhƣ giúp nhân viên hiểu rõ hơn về trách nhiệm và quyền lợi của mình.
Hoạt động này bao gồm: lên kế hoạch cho các giai đoạn của phân tích công việc, thiết kế phiếu thu thập thông tin, bảng câu hỏi, mẫu câu hỏi để tiến hành thu thập thông tin, tổng hợp thông tin thu thập đƣợc và soạn thảo các văn bản của phân tích công việc. Chính vì vậy, giải pháp đƣợc đƣa ra là cần có một quy trình thực hiện phân tích công việc rõ ràng, cụ thể theo từng bƣớc nhƣ sau:
Bƣớc 2: Xác định ngƣời thực hiện phân tích công việc.
Bƣớc 3: Xác định những công việc cần phân tích
Bƣớc 4: Xác định các dữ liệu cần thu thập
Bƣớc 5: Tổ chức thu thập thông tin
Bƣớc 6: Thẩm định tính chính xác của thông tin
Bƣớc 7: Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc Việc xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc nên đƣợc tiến hành theo quy trình sau: Sử dụng mẫu phiếu điều tra thiết kế sẵn, ngƣời lao động sẽ điền câu trả lời vào bảng câu hỏi đƣợc phòng Tổ chức lao động gửi cho mỗi cá nhân. Những thông tin cần thu thập trong bảng câu hỏi gồm các nhiệm vụ; các trách nhiệm, quyền hạn; các mối quan hệ để thực hiện công việc; các kỹ năng và điều kiện liên quan đến công việc của mình. Sau đó, phiếu trả lời của mỗi nhân viên sẽ đƣợc nộp cho trƣởng bộ phận đang quản lý nhân viên đó. Trƣởng các bộ phận sẽ dùng các phƣơng pháp quan sát, đánh giá thực tế trong quá trình làm việc hàng ngày để thẩm định tính chính xác của thông tin thu thập đƣợc. Yêu cầu đặt ra trong việc thực hiện quá trình này là sự chặt chẽ, thẳng thắn, trung thực cũng nhƣ sự hợp tác và hiểu biết lẫn nhau. Sau đó phòng Tổ chức lao động sẽ tổng hợp các thông tin thu thập đƣợc xây dựng dự thảo bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc rồi gửi lại cho các cơ quan liên quan xem xét, đóng góp ý kiến và hoàn thiện. Với cách làm này, bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc sẽ đảm bảo tính chính xác và phù hợp với thực tế hơn.
- Xác định nhu cầu nhân lực: Phân tích công việc cung cấp cho nhà quản trị bản tóm tắt về nhiệm vụ, trách nhiệm của công việc nào đó trong mối tƣơng quan với công việc khác. Từ đó giúp nhà quản trị trả lời đƣợc các câu hỏi:
Công việc cần tuyển dụng là lâu dài hay tạm thời?
Có thực sự cần thiết phải tuyển thêm nhân lực để thực hiện công việc này không? Nếu cần thì ngƣời đƣợc tuyển dụng có thể đảm nhiệm thêm công việc nào khác không?
Chức trách, nhiệm vụ và quan hệ với các công việc khác, bộ phận khác nhƣ thế nào?
Những tiêu chuẩn cần đáp ứng về kiến thức, trình độ chuyên môn, sức khỏe, kinh nghiệm, năng lực đặc biệt… của công việc đó là gì?
Sau khi trả lời đƣợc các câu hỏi này, nhà quản trị sẽ xác định đƣợc nhu cầu nhân lực và nhân sự cụ thể cho từng vị trí công việc, từ đó có thể đƣa ra quyết định chính xác là cần tuyển dụng hay áp dụng các phƣơng pháp khác cho phù hợp với từng thời điểm, thời cơ kinh doanh của đơn vị.
Hiện nay, ở Công ty 790 việc xác định nhu cầu nhân lực đƣợc thực hiện chƣa tốt, thƣờng do các trƣởng bộ phận gửi phiếu yêu cầu bổ sung nhân lực. Phòng Tổ chức lao động tiếp nhận và tổng hợp. Với cách làm này, kế hoạch tuyển dụng của Công ty sẽ không đảm bảo khách quan và chính xác, bị chi phối nhiều bởi ý kiến chủ quan của ngƣời chỉ huy các bộ phận. Phòng Tổ chức lao động cũng không chủ động đƣợc kế hoạch tuyển dụng, do thƣờng xuyên phải chạy theo các yêu cầu phát sinh, nên bƣớc phân tích công việc chỉ mang tính hình thức, gây khó khăn trong triển khai thực hiện công tác tuyển dụng. Để đảm bảo hoạt động tuyển dụng nhân lực của Công ty đạt hiệu quả cao thì việc xác định nhu cầu nhân lực cần bắt đầu từ thực trạng nhân lực và mục tiêu kinh doanh của công ty trong từng giai đoạn cụ thể.
- Xây dựng kế hoạch tuyển dụng: Trong xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân lực của Công ty cần có đầy đủ thông tin về số lƣợng nhân sự còn thiếu, đồng thời đƣa ra những dự báo, khả năng số nhân viên sẽ thôi việc hoặc bị sa thải, số nhân viên cần đào tạo hoặc sắp xếp lại, từ đó mới có thông tin chính xác về số lƣợng và các yêu cầu cụ thể đối với nhân sự cần tuyển. Để làm đƣợc điều đó thì phải thực hiện tốt công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc trên cơ sở phân tích công việc đã nêu ở trên. Công tác kế hoạch hóa nhân lực nên đƣợc thực hiện theo chu kỳ, để đảm bảo tính ổn định trong sắp xếp nhân sự. Đặc biệt, cần phải có định hƣớng phát triển trong dài hạn, nghiên cứu tình hình biến động thị trƣờng lao động, hoạt động sản xuất kinh doanh cùng các yếu tố liên quan, để tạo cơ sở và thuận lợi cho việc lập các kế hoạch nhân sự nhƣ tuyển mộ, tuyển chọn, đào tạo… Công ty cũng nên xác định rõ thứ tự ƣu tiên cũng nhƣ thời hạn hoàn thành đối với từng vị trí trong kế hoạch tuyển dụng để có thể chủ động về mặt thời gian đáp ứng nhu cầu nhân sự, tránh trƣờng hợp phải tuyển một lúc nhiều vị trí nhƣng không biết phải ƣu tiên vị trí
nào, làm giảm hiệu quả công tác tuyển dụng. Khi kế hoạch nhân sự đƣợc xây dựng trên các căn cứ khoa học và thực hiện theo quy trình, sẽ giúp công tác tuyển dụng của Công ty chuyển từ thế bị động sang thế chủ động. Điều này không những làm tăng hiệu quả tuyển dụng nhân lực mà còn giúp Công ty giảm thiểu chi phí tuyển dụng, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty.
3.2.2. Hoàn thiện các bước trong quy trình tuyển mộ
- Lập kế hoạch tuyển mộ: Việc lập kế hoạch tuyển mộ nên đƣợc thực hiện một cách cụ thể và chi tiết. Tùy từng đợt tuyển mộ khác nhau mà việc xác định số lƣợng cần tuyển, số hồ sơ cần thu hút và tỷ lệ sàng lọc là khác nhau. Thƣờng thì theo từng vị trí công việc sẽ có các tỷ lệ sàng lọc khác nhau. Công ty nên tổng hợp kết quả đã thực hiện và dự báo tình hình để xây dựng tỷ lệ sàng lọc chuẩn cho các vị trí cần tuyển. Khi có đƣợc tỷ lệ sàng lọc dự kiến, công tác tuyển mộ sẽ có cơ sở để xác định đƣợc số lƣợng ứng viên cần thu hút là bao nhiêu. Trong trƣờng hợp tuyển mộ không thu hút đủ hồ sơ ứng viên nhƣ yêu cầu thì tỷ lệ sàng lọc cũng cần thay đổi, việc thay đổi này có ý nghĩa quan trọng nhằm giúp công ty kịp thời có đủ ứng viên đáp ứng yêu cầu cần tuyền của Công ty.
- Thông báo tuyển dụng : Để tăng sự thu hút với các ứng viên trên thị trƣờng lao động đang có sự cạnh tranh gay gắt nhƣ hiện nay thì Công ty nên đƣa ra Thông báo tuyển dụng với những thông tin có tính kích thích, thu hút đƣợc những ứng viên phù hợp. Thực tế ngƣời nộp hồ sơ thƣờng quan tâm đặc biệt tới mức tiền lƣơng, tiền thƣởng và các chế độ, phúc lợi của Công ty. Thông báo cần đƣợc trình bày ngắn gọn nhƣng súc tích và đầy đủ các thông tin khái quát về mọi hoạt động của đơn vị, tạo ấn tƣợng để tăng hiệu quả trong quá trình tiếp nhận thông tin của ngƣời xin việc. Trong thông báo cần nêu chi tiết nội dung của công việc dựa vào bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn yêu cầu đối với ngƣời thực hiện công việc, nhƣ về trình độ chuyên môn, bằng cấp, kinh nghiệm và các kỹ năng. Các yêu cầu đƣa ra phải cụ thể, rõ ràng vì đây chính là cơ sở cho việc sàng lọc hồ sơ và việc hạn chế những ngƣời không đạt yêu cầu nộp hồ sơ dự tuyển. Đối với công tác điều động nội bộ, khi có một vị trí chức danh nào đó cần bổ nhiệm, Công ty nên tiến hành thông báo rộng rãi tới toàn thể CBCNV cụ thể về vị trí chức danh cần tuyển
cho mọi ngƣời đều nắm rõ về tiêu chuẩn, yêu cầu đối với ứng viên, để những ngƣời có khả năng tự ứng cử. Điều này sẽ tạo ra sự công bằng trong việc bổ nhiệm, tạo ra tâm lý thoải mái cho CBCNV trong công ty, từ đó kích thích họ nhiệt tình phấn đấu, có tinh thần sáng tạo và có trách nhiệm hơn đối với công việc, làm tăng năng suất lao động và hiệu quả hoạt động của Công ty.
- Đa dạng hóa nguồn tuyển dụng: Công ty cần đa dạng hóa hơn nữa nguồn tuyển dụng gồm cả nội bộ và bên ngoài, đặc biệt là nguồn bên ngoài vì nguồn này có phạm vi rất rộng lớn. Nguồn tuyển dụng bên trong và bên ngoài đều có những điểm mạnh và điểm hạn chế riêng, tùy theo tình hình thực tế, căn cứ vào tính chất đặc điểm của công việc để xem xét nên tuyển từ nguồn lao động nào, hay kết hợp cả hai nguồn này khi tuyển dụng. Khi xác định đƣợc nguồn tuyển dụng phù hợp với công việc cần tuyển, từ đó sẽ có lựa chọn phƣơng pháp tuyển dụng thích hợp.
+ Nguồn nội bộ: Công ty rất coi trọng nguồn này, vì đã thấy rõ đƣợc những lợi ích mà nó đem lại. Những ngƣời đƣợc tuyển chọn từ nguồn này hầu hết đều đã có thâm niên công tác, đƣợc rèn luyện trong thực tế công việc nên có bản lĩnh và ý thức trách nhiệm cao, chuyên môn nghiệp vụ vững vàng. Tuy nhiên, Công ty cũng cần quan tâm đến công tác đào tạo bồi dƣỡng cho những trƣờng hợp có chuyên môn chƣa sát đúng với yêu cầu công việc. Đặc biệt, khi tuyển dụng từ nguồn này Công ty cần có biện pháp để chủ động đối phó với một số tình huống dễ gặp phải, điển hình nhƣ:
Sự nguyên tắc cứng nhắc, tƣ duy theo lối mòn, thiếu sự linh hoạt, sáng tạo trong công việc mới. Để khắc phục tình trạng này, công ty cần có chƣơng trình bồi dƣỡng, huấn luyện bổ sung những kỹ năng cần thiết trƣớc khi giao cho nhân viên đảm nhiệm công việc mới.
Hiện tƣợng ganh ghét, đố kị, chia rẽ, mất đoàn kết nội bộ khi các nhân viên cùng cạnh tranh vào một vị trí mới. Để hạn chế điều này, Công ty cần nêu rõ lý do tại sao tuyển chọn ngƣời này, không tuyển chọn ngƣời kia, động viên, khuyến khích những ngƣời không trúng tuyển tự rèn luyện, phấn đấu để có đƣợc thành công trong những lần tuyển tiếp theo.
+ Nguồn bên ngoài Công ty: Công ty nên mở rộng tuyển cả các vị trí quản lý từ nguồn này, thay vì chỉ từ nguồn nội bộ nhƣ hiện nay. Đây là nhân lực vô cùng đa dạng và phong phú để Công ty có thể lựa chọn đƣợc nhân tài thực sự. Công ty nên mở rộng nguồn tuyển dụng, kể cả các nhân viên cũ của Công ty. Do điều kiện lao động đặc thù, nên Công ty thƣờng phải thông qua các trƣờng đào tạo nghề để tuyển sinh dạy nghề cho ngƣời lao động rồi mới tuyển vào đơn vị làm việc. Nếu có thể tái tuyển đƣợc số lao động cũ là những ngƣời đã có tay nghề, Công ty sẽ tiết kiệm đƣợc thời gian huấn luyện kèm cặp và chi phí đào tạo nghề.
Để khai thác đa dạng hơn các kênh tuyển mộ, ngoài tiếp tục duy trì các kênh thƣờng sử dụng nhƣ thông báo tới toàn bộ nhân viên trong công ty về kế hoạch tuyển dụng, gửi thông báo đến các trƣờng đào tạo... Công ty nên mở rộng hơn nữa các hình thức đăng tải thông báo tuyển dụng.
Công ty nên xây dựng website riêng để đăng tải Thông báo tuyển dụng lên website, fanpage của công ty và chạy quảng cáo cho tin đó. Đây cũng là một cách tiếp cận tích cực với các ứng viên.
Đăng tải rộng rãi Thông báo tuyển dụng trên các trang mạng tuyển dụng uy tín nhƣ vietnamworks.com, vieclam24h.vn, mywork.com.vn..., để có nhiều ứng viên nhanh chóng tiếp cận đƣợc thông tin tuyển dụng và dễ dàng tìm hiểu về Công ty, giúp họ quyết định việc nộp hồ sơ ứng tuyển. Tuy nhiên, các trang web tuyển dụng này đã có uy tín và chuyên nghiệp, nên Công ty cũng cần cân nhắc về chi phí trƣớc khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ sao cho đảm bảo hiệu quả nhất.
Tham gia các chƣơng trình hội chợ việc làm đƣợc tổ chức tại các trƣờng ĐH, cao đẳng có ngành nghề, năng lực phù hợp với vị trí mà Công ty cần tuyển, tiếp xúc trực tiếp với những ứng viên là sinh viên mới tốt nghiệp.
Xem xét thực hiện chính sách tài trợ học bổng, kèm theo các ràng buộc cam kết cụ thể về việc làm cho những sinh viên xuất sắc đang học tại các trƣờng ĐH, cao đẳng… đúng chuyên ngành mà Công ty cần tuyển trong
tƣơng lai, để đảm bảo tuyển dụng đƣợc nhân lực chất lƣợng cao sau khi những sinh viên này tốt nghiệp ra trƣờng.
Xem xét thực hiện chính sách thƣởng cho CBCNV khi giới thiệu thành công một ứng viên mới đủ điều kiện đƣợc Công ty tuyển dụng.
Với những cá nhân giỏi, có năng lực đã đƣợc khẳng định, Công ty có thể đƣa ra lời mời trực tiếp và vận dụng linh hoạt quy trình tuyển dụng, để thể hiện đƣợc chính sách sẵn sàng thu hút và trọng dụng ngƣời tài của Công ty.
3.2.3. Hoàn thiện các bƣớc trong quy trình tuyển chọn
- Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ: Công ty nên cẩn trọng hơn trong thực hiện bƣớc sàng lọc hồ sơ. Có thể các thông tin trong hồ sơ chƣa phản ánh đầy đủ và chính xác về chủ nhân của nó. Nếu chỉ căn cứ vào những nội dung ghi trong hồ sơ thì có thể dẫn tới quyết định sai lầm trong tuyển chọn. Vì vậy, để nâng cao tính chính xác trong quá trình sàng lọc hồ sơ, công ty nên kết hợp với việc phỏng vấn sơ bộ các ứng viên khi tiếp nhận hồ sơ. Việc này vừa giúp công ty xác minh đƣợc mức độ tin cậy của hồ sơ, vừa giúp cho việc sàng lọc ứng viên đƣợc nhanh hơn và chính xác hơn, giảm bớt đƣợc thời gian cũng nhƣ chi phí cho quá trình tuyển chọn. Hiện nay Công ty đã có mẫu đánh giá hồ sơ, nhƣng tiêu chí tính điểm chung cho mọi vị trí công việc, nên chƣa thực sự phù hợp và hiệu quả. Việc sàng lọc hồ sơ ngay từ ban đầu đòi hỏi phải xây dựng các tiêu chí rõ ràng, cụ thể cho từng vị trí công việc khác nhau, để đảm bảo tính khách quan, công bằng trong khâu tuyển chọn.