1.4.4 .Kế toán trích trước tiền lương nghỉ phép
2.2.3. Kế toán tiền lương tại công ty TNHH thiết bị lạnh Thiên Sinh An
2.2.3.2. Trình tự ghi sổ
Bộ phận chấm công thực hiện việc chấm công hằng ngày cho nhân viên, phải lập bảng chấm công hàng tháng, hàng ngày, tổ trưởng căn cứ tình hình thực tế của bộ phận mình để chấm công cho từng người trong ngày, ghi vào cột tương ứng kèm theo các quy định trong chứng từ.
Cuối tháng, người chấm công và phụ trách bộ phận ký vào bảng chấm công và chuyển chứng từ về bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu quy ra công để tính lương và BHXH, kế toán tiền lương căn cứ vào ký hiệu chấm công của từng người tính ra số ngày công theo từng loại tương ứng, tại Công ty TNHH thiết bị lạnh Thiên Sinh An sử dụng phương pháp chấm công theo thời gian
Bảng chấm công:
+ Công dụng: Kế toán sử dụng bảng chấm công để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, ngừng việc của lao động, làm căn cứ để tính lương và thanh toán tiền lương. Đồng thời dùng để quản lý lao động.
+ Phương pháp và trách nhiệm lập: Mỗi bộ phận (phòng, ban tổ) phải lập bảng chấm công hàng tháng, hàng ngày, tổ trưởng căn cứ tình hình thực tế của bộ phận mình để chấm công cho từng người trong ngày, ghi vào cột tương ứng kèm theo các quy định trong chứng từ.
Hằng ngày căn cứ vào số người đi làm thực tế, chị Nguyệt tiến hành chấm công cho nhân viên tháng 12/2020 như sau:
Bảng thanh toán tiền lương:
+ Công dụng: Là chứng từ làm căn cứ để thanh toán tiền lương phụ cấp cho người lao động, kiểm tra việc thanh toán lương cho người lao động làm việc trong các đơn vị sản xuất kinh doanh. Đồng thời làm cơ sở để thống kê về lao động tiền lương.
+ Phương pháp và trách nhiệm lập: Bảng thanh toán tiền lương lập hàng tháng theo từng bộ phận tương ứng với bảng chấm công, cơ sở lập bảng thanh toán lương là các chứng từ về lao động như bảng chấm công, bảng tính trợ cấp, phiếu xác nhận thời gian lao động hoặc công việc hoàn thành.
Sau khi lập, bảng thanh toán tiền lương chuyển cho kế toán trưởng duyệt để làm căn cứ lập phiếu chi và phát lương, bảng này lưu tại phòng kế toán. Mẫu chứng từ tại Công ty TNHH thiết bị lạnh Thiên Sinh An.
Cuối tháng căn cứ vào bảng chấm công, kế toán tiến hành tính lương và lập bảng thanh toán tiền lương cho nhân viên cho nhân viên tháng 12/2020 như sau
+ Mục đích: dùng để phản ánh các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi quỹ và kế toán ghi sổ kế toán.
+ Phương pháp và trách nhiệm ghi: Phiếu chi phải được đóng dấu thành quyển ghi sổ từng quyển dùng trong một năm. Trong mỗi phiếu chi phải ghi rõ số quyển, số phiếu chi. Số phiếu chi phải đánh liên tục trong một kỳ kế toán. Từng phiếu chi phải được ghi rõ, đầy đủ nội dung và phải được kế toán trưởng, thủ trưởng xem xét ký duyệt trước khi xuất quỹ.
Căn cứ vào bảng thanh toán lương của nhân viên, kế toán tiến hành lập phiếu chi và chi trả trực tiếp cho nhân viên trong công ty tháng 12/2020 như sau:
Căn cứ vào chứng từ gốc kế toán, kế toán lập sổ chi tiết TK 334 “Phải trả NLĐ” như sau:
Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ, kế toán xuất ra sổ cái TK 334 “Phải trả NLĐ” như sau