Để cung ứng cho khách hàng một dịch vụ tiệc cưới trọn gói, đáp ứng sự trông đợi của khách hàng cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận khác như bộ phận bếp, bộ phận giặt là, bộ phận vệ sinh, bộ phận kỹ thuật, bộ phận thiết kế… Các bộ phận cần biết rõ được những công việc mà bộ phận mình cần phải làm để hoàn thành tốt công việc. Nếu như không có sự phối hợp giữa các bộ phận thì công việc sẽ thực hiện một cách rời rạc và chắc chắn dịch vụ tiệc cưới cung cấp cho khách hàng không được hoàn hảo. Có thể công việc của bộ phận này sẽ là sự tiếp nối công việc của bộ phận khác, hoặc công việc của các bộ phận diễn ra đồng thời. Chính vì vậy để cung cấp dịch vụ tiệc cưới có chất lượng cho khách hàng thì việc liên kết, phối hợp giữa các bộ phận là rất cần thiết ảnh hưởng đến thành công của bữa tiệc.
Trong đó mỗi bộ phận đều chịu trách nhiệm một phần trong gói dịch vụ tiệc cưới. Nếu như một bộ phận nào đó làm việc không đúng tiêu chuẩn thì sẽ gây ảnh hưởng chung tới tất cả các bộ phận. Khách hàng chỉ đánh giá chung về chất lượng dịch vụ chẳng hạn như chất lượng đồ ăn kém, vệ sinh phòng tiệc chưa tốt, kỹ thuật phục vụ của nhân chưa tốt dẫn đến ảnh hưởng chất lượng dịch vụ tiệc cưới. Dựa trên một quan điểm nhỏ thế nhưng khách hàng đã có thể đánh giá cả một quá trình phục vụ dịch vụ của nhà hàng làm ảnh hưởng đến chất lượng thật sự của dịch vụ tiệc cưới mà khách sạn cung cấp.
Để tạo hiệu quả công việc cao khách sạn cần quán triệt cho các bộ phận và nhân viên về tầm quan trọng của việc hợp tác, phối hợp với nhau trong việc hướng tới mục tiêu chung của khách sạn, nhằm nâng cao chất lượng phục vụ tiệc cưới của khách sạn Minh Toàn Galaxy. Cụ thể:
- Cần phải lập một bảng kế hoạch về lịch làm việc và công việc giữa các bộ phận. Cần phải chi tiết và cụ thể hóa công việc cần thực hiện. Các bộ phận nắm rõ lịch làm việc trong ngày của mình. Thời gian diễn ra tiệc để các bộ phận chuẩn bị tốt nhất.
- Bộ phận bếp sẽ chịu trách nhiệm về các món ăn sẽ phục vụ trong bữa tiệc. - Bộ phận bàn chịu trách nhiệm chuẩn bị các dụng cụ ăn uống để phục vụ khách. - Bộ phận vệ sinh chịu trách nhiệm làm sạch khu vệ sinh trong khách sạn, đặc biệt là khu vực diễn ra bữa tiệc.
- Bộ phận giặt là sẽ đảm bảo số lượng khan ăn, khan phủ bàn, chịu trách nhiệm làm sạch tất cả những đồ vải trong khách sạn.
- Bộ phận kỹ thuật chú ý đến hệ thống âm thanh, ánh sáng, điều hòa, đảm bảo chúng hoạt động tốt trong buổi tiệc.
- Bộ phận lễ tân có nhiệm vụ chào đón khách và báo cho bộ phận bàn và bếp về số lượng người đến để phục vụ kịp thời, chu đáo.
Ngoài ra còn rất nhiều bộ phận có liên quan khác góp phần vào công tác phục vụ dịch vụ tiệc cưới trọn gói cho khách hàng. Sự liên kết giữa các bộ phận là vô cùng quan
trọng. Ví dụ: Bộ phận bếp phải phối hợp với bộ phận bàn trong công việc cung cấp thức ăn cho khách. Hai bộ phận phải nắm vững được số lượng cần phục vụ. Có như vậy thì việc cung ứng thức ăn cho khách mới đảm bảo không bị thừa hoặc thiếu, hoặc là thống nhất trình tự các món ăn phục vụ cho khách hàng. Còn bộ phận lễ tân sẽ chịu trách nhiệm phục vụ đón tiếp khách và thông báo cho bộ phận bà bố trí người ra phục vụ và bố trí khách ngồi ở phòng đợi trước khi đến giờ tổ chức chính thức.