5. Bố cục đề tài
2.2.5. Cơ cấu tổ chức khách sạn
Chủ sở hữu hay còn gọi là Hội Đồng Quản Trị đã tin tưởng giao hoàn toàn tài chính của công ty cho Tổng giám đốc điều hành, người phải tổ chức phòng ban nhằm cung cấp những dịch vụ tối ưu cho khách nghỉ.
Mỗi bộ phận được tổ chức và bố trí cán bộ, nhân viên theo thời gian giám sát để lập kế hoạch và phát triển các khu vực thu lời trọng yếu. Theo sự phân công chỉ thị từ Tổng GĐ, Trợ lý điều hành sẽ giúp giải quyết một số nhiệm vụ từ khối hành chính trong phạm vi được giao phó, chủ yếu đứng sau hỗ trợ.
Các Trưởng bộ phận chịu trách nhiệm phát triển các chương trình tăng doanh thu và lợi nhận, đồng thời cải thiện phương pháp kiểm soát chi phí, giám sát nhân viên.
Hội Đồng Quản Trị
Tổng giám đốc điều hành Khối phục vụ trực tiếp
Trợ lý điều hành Khối Hành Chính
(Nguồn: Bộ phận nhân sự khách sạn Mercure)
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức khách sạn Mercure Hội An
Chức năng phòng ban:
- Tổng giám đốc điều hành: Điều hành công ty để đạt được mục tiêu về lợi nhuận và dịch vụ .Thông qua số liệu thống kê hành chính phản ánh khả năng sinh lời và hiệu quả hoạt động, dựa trên chỉ tiêu quan trọng để đo lường sự thành công về tài chính và hoạt động hiệu quả của các phòng ban .Lên kế hoạch, đưa ra quyết định, tổ chức, bố trí nhân sự, chỉ huy và giao tiếp, truyền đạt ý tưởng, mục tiêu và cung cấp thông tin phản hồi về hiệu quả kinh doanh để phát triển nhân viên tài năng và tổ chức thực hiện chiến lược kinh doanh của khách sạn, không ngừng nâng cao hiệu quả kinh tế và hiệu quả xã hội của khách sạn.
- Trợ Lý điều hành: dưới sự lãnh đạo của ban Giám Đốc hỗ trợ công việc cho Giám Đốc, điều hành và thực hiện một số nhiệm vụ quản lý, giám sát đến các bộ phận khác, tóm tắt các báo cáo thống kê và báo cáo với Tổng giám đốc
Khối phục vụ trực tiếp gồm các bộ phận:
- Trưởng Bộ phận tiền sảnh: điều hành và giám sát hệ thống đặt phòng, phát triển và vận hành một hệ thống thông tin liên lạc hiệu qura với nhân viên lễ tân và các quản lí phòng ban khác, giám sát việc đăng ký và trả phòng hằng ngày, quan sát và phát triển
Trưở ng B.P Tiền Sảnh Trưở ng B.P Buồn g phòn g Trưởn g B.P Spa Trưởng B.P kỹ thuật bảo trì Trưởn g B.P công nghệ Trưởng B.P KD và quảng cáo Trưởn g B.P kế toán Trưở ng B.P nhân sự Trưởn g B.P F&B
nguồn nhân lực, thiết lập các chương trình doanh thu nội bộ ở quần lễ tân, chuẩn bị ngân sách và các hệ thống quản lý chi phú, dự tính doanh thu phòng ốc và duy trì mối quan hệ kinh doanh với các doanh nghiệm và các vị chính khách hay lui tới
- Trưởng Bộ phận buồng phòng: có trách nhiệm bảo trì phòng khách và khu vực công cộng của khách sạn, duy trì và kiểm soát
- Bộ phận nhà hàng (F&B): chức năng của bộ phận này là đảm bảo cung ứng nhu cầu ăn uống, thưởng thức ẩm thực của thực khách - là khách hàng lưu trú tại khách sạn hoặc khách từ ngoài vào.
- Bộ phận spa: chức năng đảm bảo cung ứng nhu cầu làm đẹp, spa - Là khách hàng lưu trú tại khách sạn hoặc khách từ ngoài vào.
- Bộ phận kỹ thuật bảo trì: theo dõi thường xuyên các trang thiết bị và sữa chữa các công cụ của bộ phận khác khi có yêu cầu, đảm bảo các thiết bị trong khách sạn hoạt động bình thường và đạt tiêu chuẩn chất lượng dịch vụ của khách sạn.
- Bộ phận công nghệ thông tin: duy trì và đảm bảo mạng internet ổn định cho công ty và khách ở tại khách sạn, bảo trì bảo mật website và sửa khi cần thiết…
Khối hành chính gồm các bộ phận:
- Bộ phận kinh doanh và quảng cáo: là chiếc cầu nối giữa người tiêu dùng với nguồn lực bên trong của khách sạn. Luôn đảm bảo cho sản phẩm của khách sạn tương thích với thị trường, với kế hoạch kinh doanh của khách sạn, xác định giá, tổ chức các sự kiện, gặp gỡ để tìm thêm nguồn khách hàng tiềm năng hay quảng bá hình ảnh của khách sạn ra thị trường.
- Bộ phận Tài chính- Kế toán: Nhiệm vụ của bộ phận này là điều hành các công việc liên quan đến các khoản thu, chi, lương bổng, các khoản thuế... đảm bảo kiểm soát chặt chẽ các chi phí liên quan đến hoạt động của khách sạn.
đóng vai trò hết sức quan trọng để khách sạn kinh doanh hiệu quả. Thực hiện công việc và kết hợp với Ban giám đốc giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân viên (tuyển dụng, điều phối nhân sự,lương, phúc lợi nhân viên, môi trường làm việc) để giữ chân người tài ở lại làm việc trong khách sạn, chấp hành nghiêm túc chấp hành các chính sách của pháp luật để thực hiện tốt chiến lược về nhân lực.