2.1.2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức
GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Bộ Bộ Bộ phận phận phận lễ tân buồng ẩm phòng thực Bộ Bộ Bộ phận phận phận spa an kinh ninh doanh Bộ Bộ Bộ phận phận phận kỹ nhân kế thuật sự toán (Nguồn:Bộphậnnhânsự)
Sơđồ2.1Cơcấutổchứccủakháchsạn
Chúthích:
:mốiquanhệtrựctiếp :mốiquanhệchứcnăng
2.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của mỗi bộ phận
Bảng2.1Chứcnăngvànhiệmvụcủacácbộphận
Bộphận Chứcnăng Nhiệmvụ
Giám đốc Quản lý và điều hành các hoạt
động kinh doanh của khách sạn, đềra và thực hiện các chính sách và chiến lược của khách sạn, chịu trách nhiệm về toàn bộ kết quả hoạt động của khách sạn, phối hợp công việc của các bộ phận.
Giám đốc được sự giúp đỡ của các phòng ban chức năng để ra quyết định, hướng dẫn và tổ chức thực hiện các quyết định. Giám đốc điều hành trực tiếp quản lí một số bộ phận.
Phó giám đốc Xử lý hàng ngày các hoạt động của
khách sạn, xử lý các tình huống khẩn cấp và chịu trách nhiệm đối với các vấn đề phúc lợi và an toàn nhân viên của khách sạn và của khách hàng , chịu trách nhiệm với giám đốc về nhiệm vụ của mình. Là người thay thế, chỉ đạo và chịu trách nhiệm khi giám đốc vắng mặt.
Chỉ đạo mọi việc như các hoạt động trong khách sạn từ nhỏ đến lớn, báo cáo kết quả tài chính, lập ra quy tắc trong việc quản lý nhân sự, quản lý tỉ lệ phòng bán ra và phòng còn trống, khu vực thực phẩm.
Bộ phận lễ tân Thực hiện những quy trình gắn
liền với khách thuê phòng, làm cầu nối giữa khách với các dịch vụ khách ở trong và ngoài khách sạn. Là chiếc cầu nối giữa các đơn vị đối tác và là sợi dây kết nối các
Điều phối phòng cho khách, làm thủ tục giấy tờ khi khách đến và thanh toán khi khách đi. Thông tin phối hợp với các bộ phận khác trong khách sạn trong việc tổ chức các dịch vụ như: dịch vụ
bộ phận còn lại trong khách sạn giúp cho sự vận hành của khách sạn được tiến hành trơn tru và hiệu quả.
ăn uống, dịch vụ lưu trú và các dịch vụ bổ sung khác. Và đây là nơi thu nhận những thông tin cần thiết cho công việc kinh doanh của khách sạn và phản ánh kịp thời.
Bộ phận buồng phòng
Có trách nhiệm phục vụ khách về Làm vệ sinh và bảo trì hàng ngày các khu vực phòng ngủ. Kiểm tra, chuẩn bị phòng, đồng thời phục vụ tại phòng như nhận đồ giặt, là đồ cho khách, kết hợp với bộ phận nhà hàng phục vụ nhu cầu ăn uống tại phòng khách, kiểm tra các minibar và báo lại với bộ phận lễ tân để tiện cho việc thanh toán mà khách đã dùng trong thời gian lưu lại tại khách sạn.
dịch vụ ngủ trong thời gian khách lưu lại khách sạn. Chịu trách nhiệm đảm bảo vệ sinh sạch sẽ các căn phòng của khách sạn theo đúng tiêu chuẩn. Cung cấp sản phẩm dịch vụ chính tại khách sạn, mang lại nguồn doanh thu cao nhất trong tổng doanh thu của khách sạn
Bộ phận ẩm thực
Cung cấp thức ăn và đồ uống cho khách hàng; hoạch toán chi phí tại bộ phận. Đảm nhiệm các vấn đề liên quan đến ăn uống tại khách sạn, tạo trải nghiệm tốt cho khách hàng khi sử dụng dịch vụ ăn uống tại khách sạn.
Tổ chức hoạt động kinh doanh ăn uống gồm có 3 hoạt động chính: chế biến, lưu thông và tổ chức phục vụ dịch vụ ăn uống tại khách sạn; cung cấp các dịch vụ bổ sung như: tổ chức tiệc, buffet,… theo yêu cầu của khách.
Bộ phận Spa Gia tăng giá trị cho khách sạn, tạo thêm sự lựa chọn cho khách hàng của khách sạn.
Có trách nhiệm cung cấp các liệu pháp thư gian chuyên nghiệp để phục vụ khách hàng Bộ phận an ninh Đảm bảo an toàn cho khách hàng,
tài sản của khách sạn và khách hàng, chịu trách nhiệm về an ninh trong khách sạn.
Tuần tra, canh gác theo ca, luôn ở tư thế sẵn sàng khi gặp sự cố, trông giữ xe cho khách và cho nhân viên các bộ phận khác trong khách sạn, hỗ trợ bộ phận lễ tân trong việc hướng dẫn, chuyển hành lý của khách vào và ra khỏi khách sạn, hỗ trợ các bộ phận khác hoàn thành nhiệm vụ. Bộ phận kinh doanh Tìm kiếm khách hàng cho khách sạn, mở rộng thị trường, thu hút khách hàng tiềm năng cho khách sạn, giới thiệu sản phẩm, nghiên cứu thị trường, đối thủ cạnh tranh, thống kê, phân tích, đánh giá hiệu quả kinh doanh của khách sạn, khảo sát khách hàng để góp ý với cấp trên trong việc đổi mới, nâng cấp dịch vụ hiệu quả
Lên kế hoạch tìm kiếm khách hàng, tiếp thị sản phẩm, nghiên cứu thị trường, đối thủ cạnh tranh, thống kê, phân tích, đánh giá hiệu quả kinh doanh của khách sạn, khảo sát khách hàng để góp ý với cấp trên trong việc đổi mới, nâng cấp dịch vụ hiệu quả
Bộ phận kỹ thuật
Quản lý, giám sát các hệ thống kỹ thuật và thiết bị trong khách sạn đảm bảo vận hành tốt, không gặp
Sửa chữa, bảo quản các trang thiết bị, kiểm tra lắp đặt hệ thống vật chất kỹ thuật trong
sự cố, trục trặc trong quá trình hoạt động, theo dõi, bảo trì thường xuyên các thiết bị trong khách sạn.
toàn khách sạn.
Bộ phận nhân sự Quản lý và tuyển dụng nhân sự cho tất cả các bộ phận của khách sạn. Tổ chức, sắp xếp cán bộ, nhân viên, ban hành các thể chế, quy chế làm việc . Theo dõi, đánh giá nhân viên các bộ phận và tiếp nhận ý kiến từ cấp trên, quản lý trực tiếp nhân viên.
Tuyển dụng, lựa chọn nhân sự phù hợp cho khách sạn. Tổ chức, sắp xếp nhân viên trong khách sạn. Quản lý, đánh giá các nhân viên tại các bộ phận trong khách sạn, tiếp nhận, giải quyết những ý kiến từ cấp trên. Ban hành các quy chế cho nhân viên bắt buộc phải tuân theo .
Bộ phận kế toán Quyết định các chiến lược về tài chính, tìm vốn, nguồn vốn cho khách sạn. Theo dõi, quản lý và báo cáo sổ sách thu, chi, công nợ,...
Lập chứng từ trong việc hình thành và sử dụng vốn, lập chứng từ xác định kết quả kinh doanh của từng bộ phận và của toàn khách sạn, lập báo cáo tài chính theo tháng, quý, năm. Quản lý và giám sát thu, chi.