3.2.2.1. Giải pháp với khách hàng
Phương thức thanh toán TDCT là một phương thức thanh toán khá an toàn và hiệu quả nhưng bên cạnh đó cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro. Với khách hàng tham gia thanh toán, rủi ro xảy ra xuất phát từ sự thiếu hiểu biết về kiến thức TTQT, hành vi đạo đức của khách hàng. Do đó, để hạn chế rủi ro, một yêu cầu đặt ra là các doanh nghiệp phải có các biện pháp thích hợp, kịp thời nâng cao chất lượng thanh toán TDCT nói riêng và hoạt động TTQT.
Doanh nghiệp cần tiếp tục chủ động nâng cao kiến thức, trình độ nghiệp vụ ngoại thương và thanh toán TDCT để hạn chế rủi ro cho cả doanh nghiệp và cả ngân hàng.
Doanh nghiệp cần thận trọng tìm hiểu kỹ đối tác trước khi có quyết định quan hệ thương mại chính thức. Khi ký hợp đồng, các điều khoản cần phải được quy định rõ ràng, cụ thể như điều khoản giá, quy cách, phẩm chất, chủng loại,... để tránh bị đối tác lợi dụng thực hiện sai hợp đồng.
Đối với người NK, khi mở L/C cần bám sát hợp đồng đã ký kết với người XK, phải ghi rõ ràng, cụ thể trách nhiệm giao hàng, cung cấp hàng của người XK. Đặc biệt các điều khoản về hàng hóa, quy cách, phẩm chất, đơn giá phải ghi cụ thể, rõ ràng để tránh người XK lợi dụng kẽ hở thực hiện sai hợp đồng.
Khóa luận tốt nghiệp 63 Học viện ngân hàng
Với doanh nghiệp xuất khẩu, cần xem xét kỹ các điều khoản của L/C để kịp thời phát hiện những sai sót, khác biệt so với hợp đồng thương mại đã ký kết, yêu cầu đối tác sửa đổi, trên cơ sở đó mới thực hiện giao hàng, tránh trường hợp khi xuất trình chứng từ bị từ chối thanh toán.
3.2.2.2. Giải pháp với ngân hàng
• Xây dựng hệ thống phòng giao dịch
Xuất phát từ nguyên nhân đó là hệ thống phòng giao dịch của IVB Hà Nội chưa nhiều tạo sự không thuận tiện cho khách hàng đến giao dịch khi chỉ có thể đến giao dịch tại trụ sở của chi nhánh. Thêm vào đó, để các dịch vụ TTQT được khách hàng biết đến và sử dụng thì hệ thống các phòng giao dịch là hết sức cần thiết. Nhất là trong việc phát triển về chiều rộng của dịch vụ TTQT nói chung và thanh toán TDCT nói riêng. Một hệ thông phòng giao dịch rộng giúp tạo một mạng lưới dịch vụ TTQT bao phủ trên địa bàn hỗ trợ cho khách hàng dù họ ở bất cứ nơi đâu một cách tiện lợi nhất. Việc xây dựng hệ thống phòng giao dịch không chỉ hỗ trợ cho riêng dịch vụ thanh toán TDCT mà còn đưa tất cả sản phẩm dịch vụ của IVB Hà Nội đến gần khách hàng hơn. Nội dung giải pháp:
- Xác định số lượng phòng giao dịch cần có và địa điểm dự kiến đặt phòng giao dịch. Địa điểm dó phải đáp ứng các yêu cầu về giao thông, khoảng các giữa các phòng giao dịch và chi nhánh, đặc điểm dân cư khu vực đó.
- Dự kiến tài chính và chuẩn bị nguồn lực về tài chính cho việc xây dựng hệ thống phòng giao dịch.
- Tiến hành xây dựng các phòng giao dịch và lắp đặt cơ sở vật chất đầy đủ. Thực hiện việc chuẩn bị về mặt nhân sự điều hành và vận hành phòng giao dịch khi được đưa vào sử dụng
- Tiến hành khai trương, giới thiệu để các khách hàng biết đến địa điểm phòng giao dịch mới của IVB Hà Nội.
• Đa dạng hóa việc sử dụng các loại L/C
Hiện nay, ở IVB Hà Nội mới chỉ sử dụng L/C không huỷ ngang, L/C không huỷ ngang có thể chuyển nhượng và L/C có xác nhận. Do vậy, việc đa dạng hoá các loại
Khóa luận tốt nghiệp 64 Học viện ngân hàng
hình L/C là một giải pháp tốt nhằm mở rộng hoạt động TTQT theo phương thức tín dụng chứng từ. Muốn đưa vào sử dụng và từng bước mở rộng việc áp dụng các loại L/C trong thanh toán, ngân hàng cần chuẩn bị thật kỹ lưỡng. Trước hết, cần tiến hành nghiên cứu thị trường, nghiên cứu nhu cầu khách hàng để xác định loại L/C nào phù hợp với xu hướng phát triển hoạt động ngoại thương.
- Đối với những doanh nghiệp nhập nguyên vật liệu từ nước ngoài về gia công sau đó xuất lại thành phẩm, thanh toán viên có thể tư vấn cho họ sử dụng L/C đối ứng. Theo L/C này, ngân hàng cam kết sẽ trả tiền cho người xuất khẩu nguyên vật liệu khi người đó mở một L/C khác đối ứng cam kết sẽ thanh toán cho người gia công giá trị thành phẩm đã sản xuất xong. Đây là loại L/C đảm bảo quyền lợi nhất cho doanh nghiệp gia công, tránh trường hợp sau khi gia công xong thì đối tác lại không đồng ý nhập lại những thành phẩm đó, gây tổn thất lớn cho doanh nghiệp, nhất là đối với những sản phẩm mang tính đặc thù.
Đối với những doanh nghiệp nhập khẩu giá trị lớn mà phía người bán yêu cầu phải đặt cọc tiền trước, thanh toán viên có thể hướng dẫn họ sử dụng L/C dự phòng. Theo đó, người nhập khẩu sẽ yêu cầu người xuất khẩu mở một L/C cam kết sẽ thanh toán lại tiền đặt cọc, tiền ứng trước, chi phí mở L/C... nếu không hoàn thành nghĩa vụ giao hàng đúng hợp đồng.
- Với khách hàng có nhu cầu XNK hàng hóa thường xuyên, định kỳ, khối lượng lớn với cùng một loại hàng hóa hay với hàng hóa phải giao làm nhiều lần như máy móc, thiết bị thì nên sử dụng L/C tuần hoàn để giảm bớt đi các khoản chi phí mở L/C,... giảm bớt thủ tục giấy tờ phức tạp.
- Với khách hàng đóng vai trò trung gian mua bán hàng hóa và hưởng chênh lệch, hoa hồng ở giữa thì tư vấn nên mở L/C chuyển nhượng hoặc L/C giáp lưng để tránh việc phải mở L/C nhiều lần, tiết kiệm chi phí, đảm bảo bảo mật thông tin đối tác kinh doanh.
- Với doanh nghiệp NK nguyên liệu từ nước ngoài về với mục đích gia công sau đó lại XK thành phẩm thì nên sử dụng L/C đối ứng, giúp đảm bảo quyền lợi cho bên nhận gia công sẽ được thanh toán từ bên gia công.
Khóa luận tốt nghiệp 65 Học viện ngân hàng
Nói tóm lại, việc sử dụng đa dạng các loại hình L/C sẽ giúp Ngân hàng đáp ứng được một cách rộng rãi nhu cầu của khách hàng và do đó có cơ hội mở rộng hoạt động thanh toán bằng L/C. Tuy nhiên, khi tiến hành việc mở rộng này, ngân hàng cũng nên tính đến khả năng của mình và hạn chế sử dụng những loại L/C dễ gây bất lợi như L/C xác nhận.
• Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ TDCT
Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ là bước đi đầu tiên để nâng cao chất lượng hoạt động thanh toán, từ đó là cơ sở cho việc mở rộng hoạt động này. Đối với một phương thức phức tạp và đòi hỏi độ chính xác cao như tín dụng chứng từ thì việc này lại càng quan trọng. Bởi chỉ cần có một sai sót nhỏ trên chứng từ cũng có thể dẫn tới rủi ro, tổn thất cho khách hàng và chính ngân hàng.
Trong điều kiện nước ta chưa có một văn bản thống nhất về quy trình thanh toán thư tín dụng thì mỗi ngân hàng cần nghiên cứu và đưa ra mét quy trình chặt chẽ và khoa học áp dụng trong hệ thống ngân hàng mình. Tại IVB Hà Nội, mặc dù quá trình phát hành và thanh toán L/C được các thanh toán viên thực hiện khá chặt chẽ và chưa từng xảy ra sai sót nào, nhưng thực chất trong hệ thống IVB chưa có văn bản nào hướng dẫn cụ thể nghiệp vụ này. Để đẩy mạnh hoạt động này đòi hỏi Ngân hàng phải chuẩn hoá quy trình nghiệp vụ thanh toán TDCT theo hướng:
- Đơn giản hoá các thủ tục thanh toán một cách hợp lý, tạo thuận lợi cho khách hàng; đồng thời vẫn phải đảm bảo yêu cầu chính xác và an toàn cho khách hàng và Ngân hàng. Hoạt động giữa các phòng ban, đặc biệt là giữa phòng Thanh toán quốc tế với phòng Tín dụng và phòng Quỹ cần được phối hợp chặt chẽ hơn nữa, đẩy mạnh việc trao đổi thông tin giữa các phòng, giúp rút ngắn thời gian giao dịch, thanh toán L/C.
- Phân chia rõ quyền lợi, trách nhiệm của mỗi cán bé thanh toán nhằm nâng cao ý thức và tinh thần trách nhiệm, đồng thời phát huy tính chủ động, sáng tạo, linh hoạt, độc lập của từng cá nhân trong công việc.
Khóa luận tốt nghiệp 66 Học viện ngân hàng
- Tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát chứng từ một cách nghiêm ngặt, đặc biệt đối với những L/C có giá trị lớn. Phải đảm bảo mỗi chứng từ được chuyển đi không mắc sai sót nào dù là nhỏ nhất, hạn chế hoàn toàn rủi ro trong thanh toán bởi mỗi sai lầm không chỉ gây thiệt hại lớn về mặt kinh tế mà còn làm giảm uy tín của Ngân hàng, tác động không tốt đến hiệu quả kinh doanh lâu dài trên tất cả các mặt hoạt động của Ngân hàng.
• Đẩy mạnh nghiệp vụ hỗ trợ thanh toán TDCT
Để phát triển hơn nghiệp vụ thanh toán TDCT, IVB chi nhánh Hà Nội cần có biện pháp quan tâm đầu tư vào các nghiệp vụ hỗ trợ thanh toán TDCT như huy động ngoại tệ, thực hiện chiết khấu bộ chứng từ, bảo lãnh L/C một cách hợp lý. Chi nhánh cần tạo nguồn ngoại tệ đủ để đáp ứng hoạt động TTQT nói chung và thanh toán TDCT nói riêng bằng việc tăng cường huy động thông qua các biện pháp huy động vốn, tiền tiết kiệm trong dân cư, tiền gửi của các tổ chức, doanh nghiệp. Bên cạnh đó có thể huy động bằng việc bán kỳ phiếu ngoại tệ với lãi suất cao để thu hút nguồn vốn dân cư,...
Hiện nay, giá trị thanh toán L/C hàng NK thường lớn hơn giá trị thanh toán L/C hàng XK nên tình trạng thiếu ngoại tệ trong TTQT không chỉ là khó khăn với chi nhánh mà còn là khó khăn chung của hệ thống ngân hàng. Việc khắc phục được khó khăn đó sẽ giúp chi nhánh phát triển hoạt động thanh toán TDCT.
• Mở rộng và củng cố hệ thống ngân hàng đại lý, tăng cường hợp tác với các chi nhánh cùng hệ thống
Hệ thống ngân hàng đại lý cũng là một vấn đề cần quan tâm. Mặc dù hiện nay mạng lưới đại lý của IVB khá rộng, song cùng với sự phát triển không ngừng của hoạt động thương mại quốc tế, mạng lưới đại lý này cần tiếp tục mở rộng thêm nhiều ngân hàng tại nhiều quốc gia khác nhau.
Xuất phát từ nguyên nhân việc hợp tác giữa IVB Hà Nội với các chi nhánh cùng hệ thống trên cùng địa bàn chưa cao, kết nối với các chi nhánh của các ngân hàng khác và các ngân hàng đại lý cũng chưa cao gây ra việc cạnh tranh gay gắt và lôi
Khóa luận tốt nghiệp 67 Học viện ngân hàng
kéo khách hàng lẫn nhau. Không chỉ vậy, việc hội nhập kinh tế quốc tế kéo theo sự thâm nhập của các ngân hàng nước ngoài cũng như cùng phát triển trong giai đoạn nền kinh tế đang gặp nhiều khó khăn. Để thực hiện hiệu quả biện pháp này cần:
- Tăng cường thắt chặt quan hệ truyền thống: Chủ động giao dịch với ngân hàng nước ngoài. Trong quá trình giao dịch, phải luôn tôn trọng các quy ước cam kết và tập quán quốc tế để không ảnh hưởng đến hình ảnh và uy tín của chi nhánh.
- Hoàn thiện hệ thống thông tin nội bộ bằng cách xây dựng một chương trình thông tin, báo cáo và quản lý thống nhất về ngân hàng đại lý kết hợp với thu thập mua thông tin từ bên ngoài để có đực những thông tin tổng hợp, cập nhật, cụ thể, tạo lợi thế trong hoạt động kinh doanh.
- Chấn chỉnh, tăng cường công tác đảm bảo an toàn trong thanh toán, chuyển hóa các quy trình quản lý, quy trình nghiệp vụ đánh giá phân tích mức độ rủi ro của ngân hàng đại lý.
- Thường xuyên có sự trao đổi thông tin về những biến động của thị trường trong và ngoài nước, cập nhật những chính sách mới.
- Tổ chức các buổi hội thảo giới thiệu chi nhánh, ngân hàng cũng như các sản phẩm dịch vụ, cũng có thể là các buổi hội thảo chuyên đề về các vấn đề trong TTQT.
- Có sự hỗ trợ về đào tạo nhân viên, có những hoạt động chung như cho vay đồng tài trợ giữa các ngân hang...
• Chính sách khách hàng phù hợp và hấp dẫn
Với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh thì khách hàng là yếu tố cực kỳ quan trọng, quyết định sự thành công của ngân hàng. Muốn phát triển, chi nhánh cần xây dựng một chiến lược khách hàng dài hạn, tích cực và hấp dẫn, để duy trì khách hàng truyền thống và thu hút khách hàng mới đặc biệt là các doanh nghiệp ngoài quốc doanh thì ngoài việc thực hiện tốt các giải pháp về nghiệp vụ thanh toán TDCT, cán bộ phòng TTQT cần phải:
Khóa luận tốt nghiệp 68 Học viện ngân hàng
- Thực hiện đa dạng hóa khách hàng theo hướng củng cố và phát triển khách hàng truyền thống, thu hút khách hàng mới, phải xác định khách hàng của mình là mọi thành phần kinh tế, không nên có sự phân biệt giữa khách hàng lớn và nhỏ.
- Thực hiện chính sách khách hàng linh hoạt như có chế độ ưu đãi hợp lý với khách hàng có giao dịch lớn và thường xuyên, khách hàng có tình hình tài chính lành mạnh, ưu đãi về vốn, lãi suất vay, tỷ lệ ký quỹ khi mở L/C.
- Đẩy mạnh công tác tư vẫn với hoạt động thanh toán theo phương thức TDCT bởi một trong những nguyên nhân gây hạn chế, tồn tại trong việc phát triển hoạt động TTQT bằng L/C là sự hiểu biết của doanh nghiệp về phương thức này.
- Với đơn vị NK hàng hóa, rủi ro xảy ra với ngân hàng là khi bị mất khả năng thanh toán hoặc cố tình vi phạm cam kết, vì vậy trước khi mở, cần tư vấn cho họ nên mở loại L/C nào.
- Với đơn vị XK hàng hóa, rủi ro xảy ra khi họ lập bộ chứng từ không hoàn hảo và bị từ chối thanh toán. Vì vậy, thanh toán viên nên tư vấn cho doanh nghiệp XK yêu cầu bên mua mở cho mình một L/C đảm bảo thứ nhất và khi ký kết nên tìm hiểu kỹ các điều kiện và điều khoản của L/C để tránh sai sót về chứng từ có thể làm cho ngân hàng nước ngoài từ chối thanh toán. Thanh toán viên cũng nên tư vấn cho họ cách thức đòi tiền bằng thư hay bằng điện, cách lựa chọn ngân hàng mở, ngân hàng thanh toán, cách giải quyết bộ chứng từ khi có sai sót.
• Tăng cường quản trị rủi ro trong thanh toán TDCT
Rủi ro trong hoạt động thanh toán làm ảnh hưởng đến uy tín và khả năng thu hút khách hàng của ngân hàng. Chính vì vậy, để phát triển hoạt động thanh toán TDCT, chi nhánh cần áp dụng các biện pháp quản trị rủi ro bằng cách tuân thủ đúng các quy định trong quy trình thanh toán TDCT.
- Trước khi mở L/C, cần thẩm định kỹ năng lực của doanh nghiệp xin mở, đây là giải pháp tích cực để có những biện pháp phòng ngừa rủi ro ngay từ đầu đối với khách hàng. Sau khi đã thẩm định, tiến hành xác định mức kỹ quỹ. Việc xác định mức kỹ quỹ hợp lý với khách hàng đến mở L/C tại ngân hàng để hạn chế rủi ro thanh toán, những biến động của tỷ giá trên cơ sở đánh giá, phân loại khách hàng,
Khóa luận tốt nghiệp 69 Học viện ngân hàng
chính sách khách hàng của ngân hàng trong từng thời kỳ, uy tín, khả năng tài chính của khách hàng, hiệu quả kinh tế của hàng hóa sẽ dự định NK.
- Khi kiểm tra đơn mở L/C, cần xem xét kỹ các điều khoản nhằm phát hiện sai sót, tư vấn cho khách hàng những điểm không phù hợp, gây bất lợi cho doanh