1.4.1. Môi trường bên ngoài
1.4.1.1. Kinh tế - xã hội
Chu kỳ kinh tế và chu kỳ kinh doanh có ảnh hưởng rất lớn đến công tác quản lý nhân lực.Trong thời kỳ kinh tế suy thoái hoặc kinh tế bất ổn, nhu cầu về lao động đối với các tổ chức cũng giảm xuống. Các tổ chức, công ty phải quyết định giảm giờ làm, cho nhân viên tạm nghỉ hoặc nghỉ việc. Ngược lại, khi nền kinh tế phát triển và có chiều hướng ổn định, các tổ chức có nhu cầu phát triển, mở rộng tổ chức sẽ cần lao động mới để mở rộng phát triển, tăng cường đào tạo, tăng lương và phúc lợi để thu hút nhân tài, cải thiện điều kiện làm việc.
Ngoài ra bối cảnh xã hội cũng có tác động mạnh mẽ đến công tác quản trị nhân lực. Nếu một quốc gia có môi trường chính trị ổn định thì tổ chức cũng thuận lợi trong việc thực hiện kế hoạch mở rộng và phát triển qui mô hoạt động của mình. Ngược lại, nếu môi trường chính trị bất ổn, các tổ chức sẽ cân nhắc kỹ lưỡng khi thực hiện các kế hoạch của mình, đặc biệt là các kế hoạch mở rộng, phát triển tổ chức, thậm chí nhân lực của quốc gia đó cũng sẽ có xu hướng tìm đến các thị trường lao động nước ngoài an toàn hơn.
1.4.1.2. Văn hoá xã hội
Văn hoá tổ chức là một hệ thống các giá trị, các niềm tin và các thói quen được chia sẻ trong phạm vi một tổ chức, tác động vào cấu trúc chính quy tạo ra các chuẩn mực hành vi. Văn hoá tổ chức là một yếu tố quan trọng trong quản trị nhân sự . Một môi trường văn hoá tốt, phù hợp sẽ giúp tổ chức thu hút nhân tài, củng cố lòng trung thành của các thành viên với tổ chức, phát huy tối đa khả năng, tiềm năng của nhân lực sẵn có.
Văn hoá xã hội của một nước, thậm chí của từng vùng miền trong một nước cũng có ảnh hưởng rất lớn đến công tác quản trị nhân lực. Ở Việt Nam, điều đó có thể nhận thấy dễ dàng giữa các tỉnh, trong các lớp học cũng như tại các doanh nghiệp, các
tổ chức là kém năng động, sự thụ động trong công việc, tính chuyên cần, tâm lý đoàn kết theo kiểu đồng hương... Đó cũng là sự khác biệt rất lớn giữa văn hoá Việt Nam và văn hoá các nước phương Tây. Vì vậy, đối với các tổ chức trong công tác quản lý nhân lực cần chú ý đến tính văn hóa vùng miền, việc tác động dần dần làm thay đổi các giá trị văn hoá có chọn lọc, thay đổi thái độ làm việc, thay đổi trong lối sống cũng là một thách thức lớn của công tác quản trị nhân sự.
1.4.1.3. Các đối thủ cạnh tranh
Trong nền kinh tế thị trường như hiện nay, các tổ chức không chỉ cạnh tranh về hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ mà còn cạnh tranh nhau bằng nhân lực vì nhân sự là cốt lõi của quản trị. Các tổ chức để tồn tại và phát triển, không có con đường nào tốt bằng con đường quản trị tài nguyên nhân sự một cách có hiệu quả. Nhân sự là tài nguyên quý giá nhất, các tổ chức phải lo giữ, duy trì và phát triển. Vì vậy, các nhà quản trị nhân sự phải có kế hoạch nhân lực hợp lý trong cả ngắn hạn và dài hạn. Có các chính sách hợp lý bao gồm phải biết lãnh đạo quản lý, biết động viên, thưởng phạt kịp thời, hợp lý tạo ra một bầu không khí văn hoá của tổ chức thân thiện, gắn bó… ngoài ra, chính sách quan trọng nhất là phải có chính sách lương bổng hài hòa, hợp lý đủ để giữ nhân viên làm việc với mình, cải thiện môi trường làm việc, có chế độ phúc lợi hợp lý… từ các yếu tố như vậy, mới giúp nhà quản trị thực hiện được các kế hoạch mà tổ chức đã đặt ra.
1.4.2. Môi trường bên trong
1.4.2.1. Mục tiêu, chiến lược của tổ chức và loại sản phẩm, dịch vụ mà tổ chức sẽ cung cấp cho xã hội
Mục tiêu của tổ chức là mục đích hoặc kết quả cụ thể mà tổ chức muốn phấn đấu đạt được. Việc phân tích và lựa chọn chiến lược của tổ chức sẽ được thực hiện sau khi phân tích môi trường và lựa chọn các mục tiêu hợp lý.
Mục tiêu, chiến lược của tổ chức có ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình phát triển nhân lực trong mỗi tổ chức. Căn cứ vào mục tiêu, chiến lược của tổ chức mà các nhà quản lý hoạch định các chính sách phát triển nói chung và chính sách phát triển nhân lực nói riêng.
trường sẽ yêu cầu số lượng và chất lượng lao động của nhân lực rất khác nhau. Vì vậy, công tác quản lý nhân lực cần xem xét thật kỹ mức độ phức tạp của sản phẩm, dịch vụ để xác định loại lao động có trình độ tay nghề phù hợp.
1.4.2.2. Chính sách quản trị nhân lực trong tổ chức.
* Công tác phân tích công việc.
Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc. Đó là việc nghiên cứu các công việc để làm rõ ở từng công việc cụ thể, người lao động có những nhiệm vụ gì; trách nhiệm gì; họ thực hiện những hoạt động nào, tại sao phải thực hiện và thực hiện như thế nào; những máy móc thiết bị, công cụ nào được sử dụng; những mối quan hệ nào được thực hiện; các điều kiện làm việc cụ thể cũng như những yêu cầu về kiến thức, kỹ năng và khả năng làm việc mà người lao động cần phải có để thực hiện công việc. Phân tích công việc có ý nghĩa quan trọng vì nhờ có phân tích công việc mà người quản lý xác định được các kỳ vọng của mình đối với người lao động và làm cho họ hiểu được các kỳ vọng đó; nhờ đó, người lao động cũng hiểu được các nhiệm vụ, nghĩa vụ và trách nhiệm của mình trong công việc. Đồng thời, phân tích công việc là điều kiện để có thể thực hiện được các hoạt động quản lý nhân lực đúng đắn và có hiệu quả thông qua việc giúp cho người quản lý có thể đưa ra được các quyết định nhân sự như tuyển dụng, đề bạt, thù lao... dựa trên các tiêu thức có liên quan đến công việc chứ không phải dựa trên những tiêu chuẩn mơ hồ mang tính chủ quan.
Trong xu thế chung hiện nay, công tác quản lý nhân sự càng phải tuân thủ các yêu cầu ngày càng cao của luật pháp về nhân quyền và quyền bình đẳng của người lao động, phân tích công việc ngày càng trở thành một bộ phận quan trọng của quản lý nhân lực trong các tổ chức.
* Nguồn tuyển chọn
Nguồn tuyển chọn có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng nhân lực. Nguồn tuyển chọn rất đa dạng: Có thể từ bạn bè, người thân của nhân viên, từ các nhân viên cũ trong tổ chức, nguồn từ quảng cáo, từ các trường đại học và cao đẳng, từ
các đối thủ cạnh tranh hay từ các công ty giới thiệu việc làm... với phương châm dùng người “đúng người, đúng việc, đúng lúc” nên tuyển chọn đội ngũ giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong việc nâng cao chất lượng nhân lực trong đơn vị. Bởi những người không đủ năng lực cần thiết để thực hiện công việc sẽ gây ảnh hưởng xấu đến chất lượng công việc, đến hiệu quả của công tác quản lý, thậm chí là nguồn gốc của sự mất đoàn kết, gây chia rẽ trong nội bộ. Như vậy, tuyển chọn nhân lực chính là quá trình lựa chọn những người phù hợp nhất với tính chất và yêu cầu của từng công việc nhằm đạt mục đích là giúp đơn vị có một lực lượng nhân viên có chất lượng cao.
* Công tác đào tạo phát triển
Đào tạo được hiểu là các hoạt động học tập nhằm giúp cho người lao động có thể thực hiện có hiệu quả hơn chức năng, nhiệm vụ của mình. Đó chính là quá trình học tập làm cho người lao động nắm vững hơn về công việc của mình, là những hoạt động học tập để nâng cao trình độ, kỹ năng của người lao động để thực hiện nhiệm vụ lao động có hiệu quả hơn.
Phát triển là các hoạt động học tập vượt ra khỏi phạm vi công việc trước mắt của người lao động, nhằm mở ra cho họ những công việc mới dựa trên cơ sở những định hướng tương lai của tổ chức.
Đào tạo và phát triển là các hoạt động để duy trì và nâng cao chất lượng nhân lực của tổ chức, là điều kiện quyết định để các tổ chức có thể đứng vững và thắng lợi trong môi trường cạnh tranh. Do đó, trong các tổ chức, công tác đào tạo và phát triển cần phải được thực hiện một cách có tổ chức và có kế hoạch.
* Công tác đánh giá thực hiện công việc
Đánh giá thực hiện công việc là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó với người lao động.
Đánh giá thực hiện công việc là một hoạt động quản lý nhân lực quan trọng và luôn luôn tồn tại trong tất cả các tổ chức.
phục vụ được nhiều mục tiêu quản lý và tác động trực tiếp tới cả người lao động và tổ chức. Các mục tiêu mà đánh giá thực hiện công việc phục vụ có thể được quy về hai mục tiêu cơ bản là cải tiến sự thực hiện công việc của người lao động và giúp cho những người quản lý có thể đưa ra được các quyết định nhân sự đúng đắn như đào tạo và phát triển, thù lao, thăng tiến, kỷ luật... quá trình đánh giá thực hiện công việc, ở một mức độ nào đó, chính là sự mở rộng của thiết kế công việc và có những tác động cơ bản tới tổ chức nói chung. Do đó, ngoài giúp cho người quản lý đưa ra các quyết định nhân sự, các kết quả đánh giá thực hiện công việc còn giúp cho bộ phận quản lý nhân lực và lãnh đạo cấp cao có thể đánh giá được thắng lợi của các hoạt động chức năng về nhân lực như tuyển mộ, tuyển chọn, định hướng, thăng tiến, đào tạo và các hoạt động khác, kiểm điểm được mức độ đúng đắn và hiệu quả của các hoạt động đó, từ đó có các phương hướng điều chỉnh phù hợp. Đồng thời, mức độ hợp lý và đúng đắn của việc sử dụng các hệ thống đánh giá và thông tin phản hồi các kết quả đánh giá với người lao động có ảnh hưởng rất lớn tới việc xây dựng và phát triển đạo đức, thái độ lao động của người lao động và bầu không khí tâm lý - xã hội trong các tập thể lao động.
Đánh giá thực hiện công việc là quá trình phức tạp và chịu nhiều ảnh hưởng bởi tình cảm của con người vì nó dựa trên sự đánh giá chủ quan của người đánh giá kể cả khi tổ chức đã xây dựng và sử dụng một hệ thống các tiêu chuẩn khách quan của thực hiện công việc. Do đó, vấn đề đặt ra đối với mọi tổ chức là xây dựng và quản lý một hệ thống đánh giá có tác dụng hoàn thiện sự thực hiện công việc của người lao động và phát triển người lao động.
Đánh giá thực hiện công việc là cơ sở để cải tiến sự thực hiện công việc của người lao động và giúp cho người quản lý đưa ra được các quyết định đúng đắn như đào tạo và phát triển, trả thù lao. Quan trọng hơn, khi đánh giá thực hiện công việc, tổ chức sẽ có các dữ kiện cho biết khả năng thăng tiến nghề nghiệp cũng như tiềm năng của nhân viên, đặc biệt là các cấp quản trị. Nhờ việc đánh giá này, tổ chức có thể hoạch định các kế hoạch kế vị trong hàng ngũ các cấp quản trị.
Đãi ngộ là điều tiên quyết để nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc của đơn vị. Trong bất kỳ tổ chức nào, người lao động có trình độ là điều rất thiết yếu, tuy nhiên người lao động có trình độ kỹ thuật chuyên môn, tay nghề cao thì không có nghĩa là họ sẽ luôn luôn làm việc tốt và có ý định gắn bó với công việc, tận tâm trong công việc và không có nghĩa là hoạt động của tổ chức chắc chắn sẽ ổn định, vì những vấn đề nêu trên còn phụ thuộc vào yếu tố rất quan trọng là người lao động có muốn làm việc hay không? Suy nghĩ và hành động của họ thế nào trong khi tiến hành công việc? Nghĩa là phụ thuộc vào nhu cầu và động cơ thúc đẩy của cá nhân họ tạo ra năng suất làm việc tốt hay không. Để phát huy mọi năng lực và tiềm năng tiềm ẩn của họ thì việc đãi ngộ nhân sự cả về vật chất và tinh thần là cách tốt nhất để khai thác động cơ cá nhân và góp phần tạo nên sức mạnh tổng hợp của cả đơn vị. Chính sách đãi ngộ góp phần duy trì nhân lực ổn định của tổ chức vì nó cung cấp điều kiện vật chất cho quá trình tái sản xuất và mở rộng sức lao động. Với tư cách là một nguồn lực tác động trực tiếp đến sự thành công hay thất bại của tổ chức, đội ngũ cán bộ nhân viên cần phải được duy trì liên tục không ngừng cải thiện cả về mặt lượng và mặt chất. Cùng với các hoạt động quản lý nguồn nhân lực khác như tuyển dụng, đào tạo và phát triển, chính sách đãi ngộ thông qua hình thức đãi ngộ vật chất và tinh thần sẽ giúp cho nguồn lực nhân sự của tổ chức ngày càng trở nên mạnh mẽ cả về trí và lực để đáp ứng nhu cầu công việc ngày càng cao của tổ chức.
Chính sách đãi ngộ, lương bổng góp phần mang lại tác dụng tích cực đối với các hoạt động quản lý nhân lực khác trong đơn vị. Đãi ngộ góp phần tiết kiệm chi phí, bởi nếu xem xét cụ thể thì đãi ngộ nhân lực là hoạt động gắn liền với vấn đề chi phí của tổ chức trên phương diện chi trả các khoản tiền công lao động, đầu tư cho các hoạt động để đáp ứng nhu cầu vật chất và tinh thần cho con người lao động… sẽ tác động đến yếu tố phi lao động và hiệu quả kinh doanh của đơn vị.
Khi hệ thống thang, bảng lương, hệ thống trả công và các khuyến khích được thực hiện một cách đúng đắn và phù hợp sẽ hấp dẫn được nguồn lao động có chất lượng cao đang làm việc bên ngoài tổ chức. Đồng thời phát huy được hết khả năng của lao động đang có tại tổ chức. Đồng thời tạo sự đoàn kết bền vững, lâu dài của
người lao động với tổ chức. Điều đó có ý nghĩa quan trọng, giúp công tác quản lý nhân lực có thể thực hiện tốt hơn.
1.5. Các tiêu chí đánh giá quản lý nhân lực trong doanh nghiệp
Quản lý nhân lực cần có những tiêu chuẩn thích đáng để đánh giá quá trình đó. Các tiêu chuẩn này được xác lập từ việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp và các bộ phận trong doanh nghiệp (nội dung bên trong), sự thừa nhân của các bộ phận khác trong doanh nghiệp đối với phòng tổ chức nhân sự, thực tiễn quản lý nguồn nhân lực được chấp nhận phổ biến, các yêu cầu của pháp luật, so sánh trong ngành và so với thị trường, các yêu cầu quản lý (vấn đề bên ngoài).
Vì phát triển doanh nghiệp là quá trình thiết kế để tăng cường tính hiệu năng, hiệu quả và sức sống của doanh nghiệp, kết quả của phát triển doanh nghiệp có thể được đánh giá bằng việc thiết kế các tiêu chí đánh giá các yếu tố trên.