CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG PHỤC VỤ TẠI BỘ PHẬN BUỒNG PHÒNG CỦA PARIAT HOTEL & APARTMENT
3.5. Tạo dựng mối quan hệ giữa các bộ phận
Không một bộ phận nào trong khách sạn có thể hoạt động đạt hiệu quả nếu không có sự hỗ trợ, liên kết với các bộ phận khác. Để hoạt động kinh doanh luôn được diễn ra tốt, ngoài việc làm đúng theo quy định kinh doanh của ngành nghề và tiêu chuẩn công việc, vấn đề xây dựng phong cách phục vụ riêng biệt cho mình là một trong những đòi hỏi cao đối với bộ phận quản lý khách sạn. Để làm được điều đó thì bộ phận buồng phòng cũng cần phải xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với các bộ phận khác.
Mối quan hệ giữa bộ phận buồng phòng với các bộ phận khác: Bộ phận buồng phòng và lễ tân:
Liên kết chặt chẽ, phối hợp với bộ lễ tân để nâng cao chất lượng dịch vụ. Thời điểm khách check – in và check – out là thời gian quan trọng cần 2 bộ phận này kết hợp hết sức nhanh chóng và chính xác.
Bộ phận buồng phòng và nhà hàng:
- Phối hợp chặt chẽ với bộ phận nhà hàng khi khách có yêu cầu phục vụ Room service
- Nếu đến giờ dọn phòng, báo cho nhân viên nhà hàng sau khi khách dùng bữa xong tại phòng.
- Kết hợp với bộ phận nhà hàng thực hiện việc sát trùng định kỳ trong bộ phận nhà hàng.
Bộ phận buồng phòng và hành chính
Tổ buồng phòng sẽ nộp các hóa đơn mua bán hàng cho mini bar, trang thiết bị đồ dùng phục vụ công việc cho bộ phận kế toán nà thực hiện đối chiếu chứng từ, căn đối chi tiêu cho phù hợp.
- Liên kết chặt chẽ với bộ phận an ninh nhằm đảm bảo an toàn về tính mạng và tài sản của khách hàng cũng như của khách sạn.
- Phối hợp cùng nhau giải quyết những tình huống liên quan đến an ninh khách sạn, các trường hợp đánh rơi, mất cắp tài sản của mình.
- Khi có bất cứ vấn đề gì xảy ra, buồng phòng nhanh chóng thông báo và cung cấp đầy đủ những thông tin cho bộ phận an ninh để họ xác định chính xác nguyên nhân xảy ra vấn đề đó bằng những công tác nghiệp vụ.
Bộ phận buồng phòng và kỹ thuật
- Phối hợp chặt chẽ hơn với bộ phận kỹ thuật để kịp thời khắc phục các sự cố vật chất, trang thiết bị trong phòng khách.
- Bảo trì bảo dưỡng các cơ sở vật chất theo định kỳ. Giải pháp tăng cường mối quan hệ giữa các bộ phận:
- Các bộ phận nên có buổi họp chung ít nhất một tháng một lần để có thể trao đổi và rút kinh nghiệm trong việc phối hợp để phục vụ khách hàng.
- Bộ phận buồng phòng nên thường xuyên tổ chức những buổi tiệc nhỏ để nhân viên có thể hiểu nhau hơn và cùng giúp đỡ lẫn nhau trong công việc, giảm mệt mỏi sau những giờ làm việc căng thẳng.
- Các trưởng bộ phận cần thường xuyên tổ chức các cuộc họp giữa các trưởng bộ phận để đánh giá việc phối hợp giữa các bộ phận đã tốt hay chưa, cần xem xét các vấn đề nào còn chưa được, thì tìm hiểu nguyên nhân và tìm cách khắc phục.
- Tạo mối quan hệ thân thiết giữa các bộ phận, để các nhân viên này hỗ trợ lẫn nhau, khuyến khích nhau phấn đấu.
- Thường xuyên tổ chức các cuộc thi đấu thể thao như bóng đá, cầu lông, bóng chuyền vì các môn thể thao này mang tính đồng đội cao sẽ làm tăng tính đoàn kết cho nhân viên.
- Cuối năm khách sạn nên tổ chức tiệc cuối năm tạo điều kiện giúp các nhân viên giữa các bộ phận có khoảng không gian được vui chơi, giải trí sau một năm lao động mệt mỏi và căng thẳng.