Người lao động chỉ có thể có động lực lao động khi nhu cầu của họ được thỏa mãn, mức độ thỏa mãn nhu cầu khác nhau thì động cơ làm việc cũng khác nhau. Các tổ chức muốn gia tăng năng suất lao động thì cần tìm cách thỏa mãn những nhu cầu chính đáng của họ. Động cơ làm việc của người lao động phụ thuộc rất nhiều vào những tác động mang tính khuyến khích mà tổ chức đặt ra. Kích thích người lao động bằng cách khuyến khích vật chất và tinh thần ngày nay được áp dụng rộng rãi trong các tổ chức, doanh nghiệp. Đây là những nhu cầu cơ bản nhất nhằm duy trì sự sống của con người.
Để khuyến khích vật chất, nhà quản trị thực hiện gia tăng lợi ích cho người lao động bằng tiền lương, tiền thưởng, các khoản phúc lợi… Khi người lao động thỏa mãn nhu cầu vật chất, động lực làm việc của họ sẽ gia tăng. Ngược lại, nếu nhu cầu này không được thỏa mãn, người lao động có xu hướng ít tích cực hơn để cân bằng với lợi ích của họ đạt được hoặc rời bỏ tổ chức, lựa chọn những công việc, doanh nghiệp khác phù hợp hơn.
Tuy nhiên, không phải sự gia tăng về thu nhập nào cũng kéo theo sự gia tăng động lực làm việc tạo hiệu quả trong tổ chức như bản thân công việc không phù hợp, sự gia tăng thu nhập là không đáng kể, không công bằng. Bên
khi nào có sự gia tăng lợi ích cho tổ chức cao hơn sự gia tăng lợi ích cá nhân thì việc sử dụng công cụ trên mới thực sự hiệu quả. Khi đó cả người lao động và tổ chức đều hài lòng.
Khi người lao động hài lòng với lợi ích vật chất thì họ có xu hướng chuyên tâm vào công việc. Khi đó, những tác động nhằm thỏa mãn nhu cầu tinh thần lại có tác dụng cao hơn đến động lực làm việc. Trong thực tế, động lực làm việc của người lao động thường gia tăng nếu công việc phù hợp với đam mê, khả năng, sở trường, có nhiều cơ hội học tập và thăng tiến, có những thách thức và đòi hỏi trách nhiệm cao trong công việc. Cũng giống như những khuyến khích về vật chất, những khuyến khích tinh thần có giá trị lớn trong tạo động lực nếu nó thực sự phù hợp với người lao động. Nhu cầu tinh thần con người rất đa dạng, phong phú, biến đổi không ngừng do vậy nhà quản trị rất khó nắm bắt. Vì vậy, sử dụng thành thạo các kỹ năng, công cụ nhằm tác động vào tinh thần người lao động để duy trì và gia tăng động lực lao động là thước đo thể hiện trình độ của nhà quản trị trong tổ chức, sử dụng lao động.