5.3.1 Tìm hiểu về kế hoạch
Kế hoạch là những chỉ tiêu con số được dự kiến và ước tính trước trong việc thực hiện một nhiệm vụ cụ thể nào đó, cho phù hợp với yêu cầu của thị trường và khả năng thực tế của từng đơn vị.
Từ khái niệm về kế hoạch cần lưu ý những vấn đề sau:
Những chỉ tiêu con số dự kiến phải được dựa trên căn cứ khoa học chứ không phải là trạng thái mong muốn tâm lý.
Các con số ước tính phải có đủ khả năng để trở thành hiện thực, nghĩa là có đủ điều kiện để tổ chức thực hiện (điều kiện về tiền vốn, nhân lực, kỹ thuật, thị trường…)
- Hình thức của kế hoạch được phản ánh qua biểu mẫu xây dựng, còn nội dung của kế hoạch là những chỉ tiêu: không có sự chung chung về kế hoạch, kế hoạch không dừng lại ở chủ trương ở phương châm, kế hoạch phải được lượng hóa cụ thể ra bao nhiêu tiền, sản lượng bao nhiêu, lãi bao nhiêu, tốc độ tăng là bao nhiêu%...
Công tác kế hoạch trong doanh nghiệp gồm ba khâu chính: - Tổ chức xây dựng kế hoạch;
- Tổ chức chỉ đạo thực hiện kế hoạch; - Kiểm tra đánh giá.
a. Tổ chức xây dựng kế hoạch
Được tiến hành theo các bước sau: Bước 1
Phân công xây dựng kế hoạch: mỗi phòng chức năng đảm nhận quản lý một lĩnh vực nào thì phải xây dựng kế hoạch cho lĩnh vực đó.
81
Xác định căn cứ xây dựng kế hoạch: tùy theo mỗi kế hoạch mà có những căn cứ xây dựng khác nhau.
Kế hoạch sản xuất tiêu thụ căn cứ quan trọng là nhu cầu thị trường, sau nhu cầu thị trường là chủ trương chung của ngành, chính sách của ngành.
Kế hoạch tài vụ căn cứ vào kế quả phân tích hoạt động kinh doanh của kỳ báo cáo.
*Bước 3
Xác định trình tự làm kế hoạch gồm 3 bước:
- Chuẩn bị xây dựng kế hoạch: nghiên cứu chính sách, thị trường,định mức, kiểm kê…
- Xây dựng kế hoạch có tính dự thảo: ước tính và phác họa các chỉ tiêu. - Chính thức định ra chỉ tiêu phải đạt được.
b. Tổ chức chỉ đạo
Tổ chức xây dựng kế hoạch là xây dựng cho 1 năm (12 tháng) còn tổ chức chỉ đạo là chia nhiệm vụ đó ra theo quí và điều độ để thực hiện hoạt động theo quí, theo tháng.
Chỉ đạo nghĩa là tổng hợp các biện pháp để thực hiện nhiệm vụ hế hoạch cả năm (biện pháp về tổ chức, kỹ thuật,nhân sự, thị trường.)
c. Kiểm tra và đánh giá
Đó là việc đối chiếu so sánh giữa nhiệm vụ giao và chỉ tiêu giao với tình hình thực hiện.
5.3.2 Tìm hiểu về tiến độ thực hiện sản xuất
* Trong Doanh nghiệp sản xuất kinh doanh cần phải có tiến độ, bởi vì: - Giữa kế hoạch với thực tế không ăn khớp .
- Việc cấp phát vật liệu không phải lúc nào cũng đầy đủ,kịp thời. - Máy móc thiết bị có lúc hư hỏng đột biến ngoài dự kiến.
Để thực hiện đúng kế hoạch đã vạch ra cần phải thực hiện điều độ: Vì vậy:
Điều độ là quá trình điều hoà tình hình sản xuất thông qua việc thực hiện biện pháp về hành chín, kỹ thuật, kinh tế để thực hiện tốt kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp.
82
- Tổ chức kiểm tra theo dõi công tác chuẩn bị, công tác thực hiện kế hoạch (đưa vào bảng biểu tình hình thực tế).
- Đánh giá kết quả với số liệu ghi chép đã thu được.
- Nêu rõ nguyên nhân ở từng phân xưởng, ở từng bộ phận. Từ 3 nhiệm vụ này đòi hỏi nội dung tiến độ như sau:
+ Chuẩn bị tốt các các bảng, các biểu mẫu,sổ sách ghi chép số liệu, tổng hợp số liệu và lập được biểu đồ giữa kế hoạch sản xuất với thực hiện.
Theo dõi ghi chép kết quả thực hiện kế hoạch sản xuất của từng khâu từng phân xưởng, từng tổ và đưa kết quả đó vào bảng, biểu để so sánh thực hiện với kế hoạch:
+ Phân tích đánh giá tình hình để kết luận được nguyên nhân. + Đề xuất các biện pháp.
Ví dụ : Biểu đồ cột so sánh giữa kế hoạch với thưc hiện về số lượng và chất lượng.
Q% Chất lượng
83
Biểu đồ so sánh giữa thực hiện so với % kế hoạch
Ngày 1 2 3 4 5 6 7 Bộ phận Sản xuất TH % TH % TH % TH % TH % TH % TH % P.Xưởng A P.Xưởng B P.Xưởng C
Bảng so sánh giữa thực hiện so với % kế hoạch