Để quản lý hoạt động mua sắm cấp phát và sử dụng vật tư, người ta thường sử dụng công cụ quan trọng đó là mức tiêu dùng vật tư kỹ thuật cho sản xuất.
Mức tiêu dùng vật tư kỹ thuật: là một lượng cần thiét đủ để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm hoặc hoàn thành một khối lượng công việc, dịch vụ trong một điều kiện kỹ thuật nhất định, trong từng doanh nghiệp cụ thể.
Khái niệm “mức” này hoàn toàn khác với mức trong nền kinh tế tập trung bao cấp Trong nền kinh tế kế hoạc hoá thì, mức tiêu dùng vật tư thường được áp dụng cho một ngành, địa phương hay một quốc gia, đồng thời nó là cơ sở để xây dựng kế hoạch, phát triển sản xuất. Đồng thời nó là cơ sở để quản lý nhà nước, hạch toán kinh tế. Ngày nay, trong nền kinh tế thị trường thì mức tiêu dùng vật tư kỹ thuật không được áp dụng một cách thống nhất chung cho toàn bộ nền kinh tế hay một ngành mà chỉ áp dụng cho từng doanh nghiệp cụ thể, với từng trường hợp cụ thể.
Mức tiêu dùng vật tư kỹ thuật có vai trò rất quan trọng trong việc tổ chức và quản lý sản xuất ở các doanh nghiệp. Nó là công cụ để điều hành các hoạt động sản xuất của nhà quản trị, đồng thời nó là cơ sở giúp cho việc hạch toán đầy đủ cho doanh nghiệp. Mức tiêu dùng vật tư thể hiện ở một số đặc điểm sau:
- Là cơ sở để xác định nhu cầu vật tư cho doanh nghiệp.
- Là chỉ tiêu đánh giá trình dộ sử dụng kỹ thuật trong sản xuất, trình độ lành nghề của công nhân và trình độ tổ chứcquản lý sản xuất của các nhà quản trị.
Hạn mức cấp phát vật tư là lượng vật tư tối đa theo quy định được cấp phát cho từng phân xưởng nhằm hoàn thành một khối lượng công việc hoặc sản phẩm được giaọ
- Hạn mức cấp phát vật tư phải chính xác và phải được tính toán dựa trên cơ ở khoa học.
- Hạn mức cấp phát vật tư phỉ được quy định trong một thời gian nhất định, thường là tháng, quý hay là cho việc hoàn thành một kế hoạch, khối lượng công việc nào đó.
- Hạn mức cấp phát vật tư phải rõ ràng cụ thể và quy định rõ mục đích sử dụng vật tư.
Căn cứ để lập hạn mức cấp phát vật tư vào kế hoạch sản xuất sản phẩm theo quý hoặc theo tháng hay căn cứ vào mức tiêu dùng vật tư kỹ thuật, lượng vật tư dự trữ ở các đơn vị tiêu dùng vật tư kỹ thuật. Công thức quy định hạn mức:
H=Ntp + Ncd + D - Ođk
H: Hạn mức
Ntp: Nhu cầu vật tư vật tư cho sản xuất thành phẩm, Ncd: Nhu cầu vật tư cho sản phẩm chế dở,
D: Dự trữ vật tư ở phân xưởng Ođk: Lượng tồn đầu kỳ Trong đó:
Ođk = Ott + C - (Ptp + Psc + Ptch + Ppp ) C: Lượng vật tư được cung ứng trong kỳ
Ptp: Lượng vật tư được dùng để sản xuất thành phẩm Psc: Lượng vật tư được dùng để sửa chữa
Ptch: Lượng vật tư được dùng để chế tạo thành phẩm Ppp: Lượng vật tư được dùng để sản xuất ra phế phẩm
4.3.2. Nhu cầu vật tư dự trữa. Định mức dự trữ vật tư a. Định mức dự trữ vật tư
Dự trữ vật tư là một trong những nội dung trong nhu cầu vật tư, tuy nhiên dự trữ vật tư không đủ mức sẽ có nguy cơ làm cho công việc sản xuất kinh doanh bị đình trệ, gián đoạn. Mặt khác, Nếu như dự trữ quá mức sẽ phát sinh những chi phí không cần thiết do tình trạng vật tư ứ đọng quá mức và phải sử dụng một lượng vốn lớn không được luân chuyển, đồng thời cũng có những phát sinh trong quá trình bảo quản gây mất thời cơ kinh doanh. Chính vì vậy, xác định lượng vật tư cần thiết hợp lý nhằm tránh tình trạng thiếu hoặc thừa vật tư cho sản xuất nhằm nâng cao hiệu qủa hoạt động sản xuất kinh doanh .
Định mức dự trữ vật tư cho sản xuất là công tác xác định lượng vật tư tối thiểu cần thiết phải có theo kế hoạch ở doanh nghiệp để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành liên tục, đều đặn và có hiệu quả.
Các quy tắc xác định định mức dự trữ vật tư:
- Việc xác định đại lượng dự trữ vật tư tối thiểu cần thiết có nghĩa là đại lượng đó phải đủ để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được diễn ra một cách thường xuyên, liên tục với bất kỳ điều kiện xảy ra nàọ
- Xác định lượng dự trữ trên cơ sở tính toán đầy đủ các nhân tố ảnh hưởng tong kỳ kế hoạch. Điều này thực tế rất khó tính toán trước những biến động trong kỳ tiếp theo, nhất là kế hoạch dài hạn thì càng khó .
- Xây dựng định mức dự trữ phải dược tiến hành từ cụ thể đến tổng hợp, từ chi tiết đến khái quát. Mức dự trữ chung dựa trên cơ sở xác định cơ cấu dự trữ quan trọng và chi tiết
- Xác định mức dự trữ tối đa và đại lượng dự trữ tối thiểu cũng như mức dự trữ bảo hiểm.
- Tổ chức theo dõi tình hình sử dụng vật tư và lập kế hoạch cung ứng vật tư, quyết toán sử dụng vật tư: Khi đã lập kế hoạch nhu cầu vật tư, chuyển giao vật tư trong nội bộ doanh nghiệp với các mức và định mức. Nhà quản trị vần phải kiểm tra, theo dõi tình hình sử dụng vật tư để có thể đưa ra những hiệu chỉnh khi cần thiết về mức và định mức.
Lập các kế hoạch về nhu cầu dự trữ và nhu cầu vật tư cho kỳ kế hoạch. Xây dựng mức dự trữ vật tư hợp lý là một hoạt động cần thiết của Doanh nghiệp. Tuy đã dựa trên cơ sở tính toán khoa học nhưng trước những sự biến động của nhiều nhân tố tác động đến nhu cầu và việc dự trữ của Doanh nghiệp làm cho lượng vật tư dự trữ thực tế khác với kế hoạch, thậm chí còn làm thay đổi cả mức và ảnh hưởng nhiều đến hạn mức tiêu dùng vật tư kỹ thuật. Do vậy, buộc các Doanh nghiệp phải có các biện pháp theo dõi và điều chỉnh kịp thời lượng vật tư dự trữ nhằm đảm bảo các mức nhu cầu dự trữ hợp lý. Một số biện pháp nhằm điều chỉnh lượng vật tư dự trữ hợp lý:
- Nếu thiếu vật tư cho sản xuất sẽ dẫn đến dự trữ vật tư thiếụ Nếu nguồn vật tư không đảm bảo phải có các giải pháp quan hệ chặt chẽ với khách hàng tạo uy tín với bạn hàng, hợp tác chặt chẽ để tạo nguồn vật tư ổn định. Mặt khác, kịp thời quan hệ với các nguồn hàng khác để bổ sung kịp thời, nâng cao nghiệp vụ marketing quan hệ, khai thác tìm hiểu những nguồn hàng tiềm năng mớị
- Phát huy tiềm lực nội bộ: tiết kiệm vật tư gia công chế biến, tái sử dụng những phế liệu để bù đắp thiếu hụt. Đối với việc mở rộng sản xuất, cần phải sử dụng lượng vật tư cao hơn so với kế hoạch phải nhanh chóng mở rộng nguồn hàng để bù đắp cho những thiếu hụt. Thoả thuận việc giao hàng sớm hơn thời hạn kết hợp với động viên tiềm lực nội bộ.
- Đối với vật tư thừa: Nghiên cứu , điều chỉnh ngay ở kế hoạch tháng hoặc kế
hoạch quý. Giải pháp tổ chức tiêu thụ vật tư thừa:
+ Nếu vật tư vẫn còn có thể cần đến hoặc sẽ dùng cho sản xuất thì có thể thư dãn hoặc trì hoãn tiến độ nhập hàng
+ Nếu do nguyên nhân từ sản xuất hay sử dụng thừa quá mức, dẫn đến thừa vật tư ứ đọng sản xuất tiêu thụ thì phải tăng cường biện pháp marketing tìm thị trường tiêu thụ để giữ vững được tốc độ sản xuất tiêu thụ mặt hàng. Những biện pháp tiên tiến hơn cả vẫn là giảm tiến độ giao hàng, áp lực hàng về kho
b. Theo dõi và đảm bảo cơ cấu, chủng loại và số lượng mặt hàng
Mục đích việc theo dõi: nhằm thực hiện kế hoạch và đơn hàng một cách tốt nhất để từ đó có thể điều chỉnh kế hoạch để thích nghi với điều kiện thực tế hơn. Theo dõi tình thực hiện kế hoạch đơn hàng có một số nội dung sau;
- Tình hình thực hiện đảm bảo vật tư về mặt hàng: xem mặt hàng đó có khớp với nhu cầu của doanh nghiệp hay không, đúng với cơ cấu chủng loại hay không.
- Tình hình đảm bảo về mặt số lượng với những cơ cấu chủng loại cần nhập trong từng thời kỳ phù hợp với từng đơn hàng và sản phẩm hay không?
- Tình hình đảm bảo vật tư về mặt chất lượng có đáp ứng đúng với nhu cầu doanh nghiệp, nhu cầu đơn hàng hay không? Vấn đề kiểm tra chất lượng rất khó khăn và tốn kém nên ít được các doanh nghiệp quan tâm. Việc theo dõi chất lượng hàng hoá để phát hiện rasản phẩm sai quy định, nó cũng là cơ sở để ta khiếu lại khi cần thiết.
- Tình hình đảm bảo vật tư về mặt thời gian và tiến độ địa điểm: đảm bảo vật tư theo kế hoạch có quy định rất chặt chẽ về thời gian tiến độ có ảnh hưởng rất lớn đến kế hoạch tiêu thụ và sản xuất ở doanh nghiệp. Mặt khác, địa điểm, thời gian khi sai lệch cũng kéo theo nhiều chi phí cho doanh nghiệp. Cho nên phải phân công giám sát chặt chẽ vấn đề nàỵ
- Theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch nhu cầu dự trữ tồn kho: Dự trữ là một khối lượng vật tư cần thiết nhu cầu giữ lại phục vụ cho một kỳ tương lai, đề phòng những yếu tố bất ngờ xảy rạ Dự trữ quá mức sẽ là tồn kho và đương nhiên sẽ đem lại chi phí cho doanh nghiệp. Do tình hình sản xuất tiêu thụ và đơn hàng thay đổi nên yêu cầu về dự trữ vật tư phải được thay đổi thường xuyên, luôn xem xét giảm lượng dự trữ tồn kho không cần thiết, nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý của Doanh nghiệp.
4.3.3. Nhu cầu vật tư cần mua
Kế hoạch mua sắm vật tư của doanh nghiệp thực chất là sự tổng hợp những tài liệu tính toán kế hoạch, nó là một hệ thống các bảng biểu tổng hợp nhu cầu vật tư và một hệ thống các biểu cân đối vật tư. Nhiệm vụ chủ yếu của nó là đảm bảo vật tư một cách tốt nhất và ổn định nhất cho sản xuất kinh doanh. Muốn vậy công tác vật tư phải xác định cho được lượng vật tư cần thiết phải có là bao nhiêủ và ở đâủ khi nào, đầy đủ về chất lượng, số lượng và thời gian.
Bên cạnh việc xác định lượng vật tư cần mua, kế hoạch mua sắm vật tư còn phải xác định rõ những nguồn vật tư để thoả mãn những nhu cầu đó. Bởi vậy, kế hoạch mua sắm vật tư thường phản ánh hai nội dung cơ bản sau:
Một là: Phản ánh toàn bộ nhu cầu vật tư của doanh nghiệp trong kỳ kế hoạch như nhu cầu vật tư cho sản xuất, cho xây dựng cơ bản, hay cho hợp đồng A hay khách hàng B và còn là dự trữ là bao nhiêụ
Hai là: Phản ánh các nguồn vật tư để thoả mãn các nhu cầu nói trên bao gồm:nguồn tồn kho đầu kỳ, nguồn động viên nội bộ doanh nghiệp hay nguồn mua bổ xung bên ngoài…
Trình tự lập kế hoạch mua sắm vật tư như sau, Trước hết lập kế hoạch mua sắm vật tư là công việc phải làm để có được kế hoạch. Đối với các doanh nghiệp, việc lập kế hoạch mua sắm vật tư chủ yếu do phòng kinh doanh lập, nhưng thực tế có sự tham gia của nhiều bộ phận trong bộ máy điều hành Doanh nghiệp:
- Giai đoạn chuẩn bị: Đây là giai đoạn quan trọng quyết định đến chất lượng và nội dung của kế hoạch vật tư, ở giai đoạn này, cán bộ thương mại doanh nghiệp phải thực hiện các công việc: nghiên cứu và thu thập các thông tin về thị trường các yếu tố sản xuất; chuẩn bị cho tài liệu về phương án sản xuất - kinh doanh và kế hoạch tiêu thụ sản phẩm; mức tiêu dùng nguyên vật liệu theo yêu cầu của các phân xưởng, tổ đội sản xuất ở doanh nghiệp.
- Giai đoạn tính toán các loại nhu cầu của doanh nghiệp. Đối với các Doanh nghiệp sản xuất, để có được kế hoạch mua sắm vật tư chính xác và khoa học đòi hỏi phải xác định đầy đủ các loại nhu cầu vật tư cho sản xuất. Đây là căn cứ quan trọng để xác định lượng nhu cầu vật tư cần mua về cho doanh nghiệp. Trong nền kinh tế thị trường, với cơ chế tự trang trải, và có lợi nhuận để tồn tại và phát triển, việc xác định đúng đắn các loại nhu cầu có ý nghĩa rất to lớn.
- Giai đoạn xác định số lượng vật tư nhu cầu dự trữ đầu kỳ và cuối kỳ của Doanh nghiệp: Đối với các doanh nghiệp hiện nay, việc xác định này thường nhu cầu dựa vào định mức từ trước hay ước tính lượng vật tư nhập xuất trong kỳ
- Giai đoạn kết thúc cả việc lập kế hoạch mua sắm vật tư là xác định số lượng vật tư hàng hoá cần phải mua về doanh nghiệp: Nhu cầu này của Doanh nghiệp thường
được xác định thông qua các chỉ tiêu cân đối lượng vật tư trong kỳ kế hoạch.
Câu hỏi ôn tập
1. Các phương pháp xác định mức tiêu dùng nguyên vật liệủ Cho ví dụ minh hoạ?
2. Các loại nhu cầu vật tư trong doanh nghiệp? Cho ví dụ minh hoạ? 3. Lập hóa đơn vật liêủ Cho ví dụ minh họả
4. Các nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất? Vẽ sơ đồ 5. Qui trình thực hiện một kế hoạch sản xuất? Vẽ sơ đồ
Chương 5: Quản lý vốn và tài sản trong doanh nghiệp Mục tiêu:
- Biết rõ các khái niệm vốn cố định, vốn lưu động; - Hiểu được phương pháp khấu hao tài sản cố định;
- Đánh giá được hiệu quả sử dụng vốn và đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn;
- Nhận thức được tầm quan trọng to lớn của quản lý, sử dụng vốn đối với hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Từ đó tích cực học tập, nghiên cứu nhằm tích luỹ kiến thức sâu sắc để vận dụng trong thực tiễn.
5.1. Khái niệm và phân loại vốn sản xuất kinh doanh
5.1.1. Khái niệm, vai trò của vốn a. Khái niệm
a. Khái niệm
Vốn là một phạm trù kinh tế. Vốn là biểu hiện bằng tiền của tất cả giá trị tài sản được sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, là giá trị ứng ra ban đầu cho các quá trình sản xuất tiếp theo của doanh nghiệp nhằm mục tiêu sinh lờị
b. Vai trò của vốn kinh doanh
- Vốn là điều kiện tiền đề của quá trình sản xuất kinh doanh
- Vốn quyết định sự ổn định và liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh - Vốn góp phần đảm bảo sự phát triển của doanh nghiệp
5.1.2. Phân loại vốn kinh doanh trong Doanh nghiệp
* Theo nguồn hình thành
- Nguồn vốn chủ sở hữu: Là phần vốn thuộc quyền sở hữu của chủ doanh nghiệp, doanh nghiệp có quyền chiếm hữu, sử dụng và định đoạn, bao gồm: vốn điều lệ, vốn tự bổ sung, vốn doanh nghiệp nhà nước tài trợ (nếu có).
Vốn chủ sở hữu = Tổng tài sản - Nợ phải trả
- Nợ phải trả: Là tất cả các khoản nợ phát sinh trong quá trình kinh doanh mà doanh nghiệp có trách nhiệm phải thanh toán cho các tác nhân kinh tế, bao gồm:
- Nguồn vốn chiếm dụng hợp pháp: Trong quá trình SXKD của doanh nghiệp đương nhiên phát sinh các quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với các tác nhân kinh tế khác như với Nhà nước, với CBCNV, với khách hàng, với người bán từ đó mà phát
