3.1.1. NHỮNG KHÁI NIỆM CHUNG VỀ XỬ LÝ VĂN BẢN a. Khái niệm chung về xử lý văn bản bằng máy vi tính
Xử lý văn bản bằng máy vi tính là thực hiện các thao tác liên quan đến các công việc soạn thảo văn bản: gõ (nhập) văn bản, sửa đổi, trình bày, kết hợp với các văn bản khác, lƣu trữ và in văn bản thông quacác chƣơng trình ứng dụng hỗ trợ soạn thảo văn bản trên máy vi tính.
b. Giới thiệu chƣơng trình Microsoft Word 2010
Chƣơng trình soạn thảo văn bản Microsoft Word (gọi tắt là Word) là một phần mềm chuyên dụng trong lĩnh vực soạn thảo văn bản. Nó là một thành phần cơ bản thuộc bộ chƣơng trình ứng dụng Microsoft Office nổi tiếng của hãng Microsoft (Mỹ).
Những tính năngƣu việt của Microsoft Word:
- Giao tiếp với ngƣời dùng với dao diện đồ họa rất trực quan và dễ sử dụng. - Có khả năng trao đổi thông tin với các phầnmềm khác
- Có nhiều tiện ích đặc biệt để tạo văn bản cao cấp.
Microsoft Word 2010 là một chƣơng trình chuyên dùng để xử lý văn trong bộ Microsoft Office 2010. Chƣơng trình giúp soạn theo cũng nhƣ định dạng các tài liệu cho các cá nhân hay tổ chức một cách nhanh chóng và hiệu quả. Bạn có thể sử dụng Word để:
- Tạo các tài liệu chuyên nghiệp mà có sựkếthợpvới các đối tƣợngđồhọanhƣ: hình ảnh, sơđồ,biểuđồ,lƣuđồ,…
- Cung cấp cho tài liệu một cách trình bày nhất quán bằng cách áp dụng các style và theme, đó là cách mà có thể kiểm soát đƣợc font chữ, kích thƣớc, màu sắc, hiệuứng hoặcnềncủavănbản.
- Lƣutrữ và tái sử dụng lạinội dung hay các địnhdạng củavănbảnđãtạo.
- Tạo tin nhắn và email cá nhân để gửi đến nhiều ngƣời mà không phải soạn thảo nhiềulần.
- Tạo ra các thông tin cầnthiết cho những tài liệu dài nhƣ:bảng nội dung (mụclục), chỉ mục, tài liệu tham khảo,…
- Bảo vệ tài liệubằng cách kiểm soát nhữngngƣời có thể thay đổi hoặc thay đổi các loại khác nhau trong tài liệu..
c. Khởi động và thoát khỏi Microsoft Word 2010
Khởi động Word 2010:
- Cách 1: Nhấp đúp chuột lên biểu tƣợng của Microsoft Word 2010 ( ) trên màn hình nền (Desktop).
- Cách 2: Vào menu Start\Programs\Microsoft Office, chọn Microsoft Word 2010. - Cách 3: Nếu muốn mở nhanh một tệp văn bản vừa soạn thảo gần đây nhất trên máy tính đang làm việc thì ta vào menu Start\ Microsoft Word 2010, chọn tập văn bản (Word) cần mở. Khi đó Word sẽ khởi động và mở ngay tệp văn bản cần chỉ định
Thoát Word 2010:
Giảng viên: Lê Thị Thu 34
- Cách 2: Nhấp chuột tại biểu tƣợng Close ( ) trên thanh tiêu đề. - Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4.
d. Làm quen với giao diện Microsoft word 2010:
Hình: Cửa sổ giao diện của Microsoft Word 2010
Thanh truy cập nhanh (Quick ccess Toolbar): Chứa các nút thực hiện các thao tác thông thƣờng nhƣ:lƣu một tài liệu, undo thao tác sau cùng, lặplại thao tác sau cùng.
Hệ thống Ribbon: thay thế cho hệthống Menu trong các phiên bảntrƣớc.
Thanh tiêu đề (Title bar): hiểnthị các tiêu đề chƣơng trình và tài liệu.
Thanh cuộn ngang/dọc (Horizontal/ Vertical scroller): cho phép bạn di chuyển tài liệu theo chiều ngang/dọc.
Thƣớc ngang/dọc (Horizontal/ Vertical ruler): cho phép canh chỉnh kích thƣớccủa tài liệu theo chiều ngang/dọc.
Thanh trạng thái (Status bar): hiển thị thông tin tài liệu cũng nhƣ vị trí điểm chèn. Từ trái sang phải, thanh này chứa số trang mà điểm chèn xuất hiện trên đó, tổng số trang, số từ của tài liệu, nút trạng thái ghi Macro, các nút View và thanh trƣợt Zoom.
Chế độ hiển thị (View): cho phép xem tài liệu dƣớinhiều chếđộ khác nhau.
Zoom: cho phép xem tài liệuvớinhiều kích thƣớc khác nhau.
Vùng soạn thảo (Edit region): vùng để nhập văn bản. Vạch đứng thẳng nhấp nháy đƣợc gọi là điểm chèn (insert point) tƣợngtrƣng cho vị trí mà chữsẽ xuất hiện khi nhập.
Giảng viên: Lê Thị Thu 35
- Tab File
Khi click vào tab File sẽ mở khung xem Backstage giốngnhƣ một menu (giốngnhƣ menu File trong các phiên bản trƣớc của Word). Khung xem Backstage là nơi mở, lƣu, in cũng nhƣ hiển thị danh sách các file đã mở trƣớc đó, các file quản lý và các thiếtlập tùy chọncủa chƣơng trình và sổ tay hƣớngdẫn đặcbiệt về Ribbon. Khi click vào một tùy chọn trong cột bên trái, các thông tin chi tiếtsẽđƣợchiểnthị trong cột bên phải.
- Tab Home
Gồm các lệnh định dạng văn bản nhƣ: Clipboard, Font, Paragraph, Styles, Editing, các nút lệnh chuẩn trên thanh công cụ Standard. Nếucần, bạn có thể tùy chọn (customize) thanh công cụ theo sở thích riêng, hoặc để có công cụ riêng cho mộtloại tài liệu nào đó và lƣu giữ chúng theo các dạng tài liệu đặc biêt.
Giảng viên: Lê Thị Thu 36
+ Nhóm lệnh Paragraph –định dạngđoạn vănbản
Dùng để định dạng nhanh các định dạng thông thƣờng cho các đoạn văn bảnnhƣ: canh lề (Alignment), đánh dấuđầuđoạn (Bullets), đánhsốtự động (Numbering), tăng/giảm khoảng cách thụt dòng (Decrease/Increase Indent), bật/tắt Border Toolbar (Borders), …
Bullets: tựđộng đánhđấuđầu mục các đoạn vănbảnđã chọn
Numbering: tựđộngđánh sốđầumục các đoạnvănbảnđãchọn
Multilevel List: phân cấp các đoạnvănbản
Decrease Indent: giảm mứcthụtđầu dòng củađoạnbản Increase Indent: tăng mức thụtđầu dòng củađoạnvăn bản Sort: sắp xếpdữliệu theo mẫutự ABC hoặc theo số
Show/Hide: bật/tắt hiển thịcủa các ký tựđịnhdạngvăn bảnnhƣ các đánhdấungắtđoạn, dấuxuống dòng, dấu phân đoạn,dấu phân trang...
Align Left: canh lề trái vănbảnđƣợcchọn
Center: canh giữavănbảnđƣợcchọn
Align Right: canh lề phảivănbảnđƣợcchọn
Justify: canh đều hai lề trái phải văn bảnđƣợc chọn
Line and Paragraph Spacing: thay đổi khoảng cách giữa các đƣờng văn bản và đoạn vănbản
Shading: tô nền cho chữhoặc hoặc đoạn vănbảnđƣợcchọn
Border: đóng khung cho đoạn văn bản hoặcbảng
+ Nhóm Styles
Cho phép chọn nhanh một kiểu định dạng có sẵn và áp dụng dụng vào đoạn văn bản đƣợc chọn. Thay đổi kiểu thiết lập định dạng (màu chữ, font chữ, khoảng cách đoạn văn bản,v.v…)
+ Nhóm Editing
Tìm và chọn chữchỉđịnh hoặc nhập nội dung trong văn bản Thay thếchữ trong vănbản
Giảng viên: Lê Thị Thu 37
Citation),…
Gồm các nút chèn bảng biểu (Table), hình ảnh (Picture), sơ đồ (Chart), lƣu đồ (SmartArt), ký hiệu toán học (Equatation), …
- Tab Page Layout
Gồm các nút lệnh liên quan đến sự hiển thị văn bản nhƣđịnh dạng trang (Page Setup), ngắt trang (Page Breaks), bố trí sắp xếp các đối tƣợng trong trang (Position), …
- Tab Reference
Bổ sung bảng nội dung (Table of Contents), cập nhật dữ liệu bảng (Update Table), chèn ghi chú ở cuối trang (Insert Footnote), chèn đoạn trích dẫn (Insert Citation), chèn đầu đề trang, chỉ mục văn bản (Insert Index), dấu trích dẫn (Mark
- Tab Mailings
Tạo bao thƣ (Envelopes), chuyểnđổi vănbản sang dạng thƣ (Mail Merge), soạn danh sách ngƣời nhận (Edit Recipent List), viết và chèn các trƣờng (Insert Merge
Field), xem kếtquả (Preview Results), gửi thƣ,…
- Tab Review
Kiểm tra lỗi chính tả (Spelling & Grammar), hỗtrợdịchtừ (Translate), thêm chú thích (New Comment), so sánh tài liệu (Compare), giới hạn (Restrict Editing),…
Giảng viên: Lê Thị Thu 38
- Tab View
Thiếtlập các chế độ hiểnthị của trang văn bản (Document Views), phóng to, thu nhỏ (Zoom), chia màn hình (Split), đƣờng lƣới (Gridlines), thƣớc (Ruler), xem chƣơng trình máy thựchiện một sốlệnh hoặc thao tác nhậptừ bàn phím (Macro),…
- Tab Developer
- Add-Ins
Các chƣơng trình tiện ích bổ sung đƣợc tích hợp vào trong Word.