Cơ sở dữ liệu trên bảng tính là một tập hợp các thông tin có liên quan với nhau đƣợc tổ chức theo một cấu trúc: Gồm một dòng tiêu đề ở phía trên, bên dƣới là các dòng dữ liệu. Danh sách đƣợc tạo ra trên một phần của bảng tính, và đƣợc sử dụng để quản lý và bảo trì một khối lƣợng dữ liệu tƣơng đối lớn và phức tạp.
Chẳng hạn nếu muốn lƣu trữ tên, địa chỉ, số điện thoại… của khách hàng, ta có thể tạo ra một danh sách để quản lý các thông tin sau cho mỗi khách hàng: Họ và tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax,… Mỗi thông tin trên đƣợc đƣa vào một cột dữ liệu riêng biệt. Tất cả các cột có liên quan đến một khách hàng tạo thành một dòng dữ liệu.
Bảng sau đây là một ví dụ về danh sách, với các tiêu đề nằm ở dòng thứ ba và các dòng tiếp theo là các dòng dữ liệu. Các cột trong danh sách có các kiểu dữ liệu khác nhau nhƣ trị số, ký tự, tiền tệ và có một số cột đƣợc tính ra từ các cột khác.
Chú ý:
- Không dùng các dòng trống để chia nhóm các dòng dữ liệu trong cùng một danh sách. Excel diễn dịch một dòng trống là dấu hiệu kết thúc danh sách.
- Các cột nên có cùng một kiểu dữ liệu ngoại trừ dòng tiêu đề.
- Các công thức nên đƣợc tính toán dựa trên các ô trên cùng một dòng. Nếu phải sử dụng một công thức dựa trên dữ liệu nằm bên ngoài danh sách, bạn hãy sử dụng tham chiếu tuyệt đối.
- Giữa dòng tiêu đề và các dòng dữ liệu không đƣợc có một dòng trống.
- Các ô ở dòng tiêu đề phải có dữ liệu loại chuỗi, cần phải ngắn gọn, không trùng lắp.