a. Cấu tạo của bảng tính
Các thành phần của Workbook
- Workbook: Trong Excel, một workbook là một tập tin mà trên đó bạn làm việc (tính toán, vẽ đồ thị, …) và lƣu trữ dữ liệu. Vì mỗi workbook có thể chứa nhiều sheet (bảng tính), do vậy bạn có thể tổ chức, lƣu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin (file). Một workbook chứa rất nhiều worksheet hay chart sheet tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính của bạn.
- Worksheet: Còn gọi tắt là sheet, là nơi lƣu trữ và làm việc với dữ liệu, nó còn đƣợc gọi là bảng tính. Một worksheet chứa nhiều ô (cell), các ô đƣợc tổ chức thành các cột và các dòng. Worksheet đƣợc chứa trong workbook.
- Cột (Columns): là tập hợp các ô trong bảng tính theo chiều dọc, bề rộng của cột có thể thay đổi trong khoảng từ 0 đến 255 kí tự. Bảng tính có thể có tối đa là 16,384 cột. Mỗi cột đƣợc gán cho một tên theo thứ tự: A, B,... Z, AA, AB,... AZ, BA, BB,...
- Dòng (Rows): là tập hợp các ô trong bảng tính theo chiều ngang. Mỗi bảng tính có tối đa là 1,048,576 dòng. Mỗi dòng đƣợc gán cho một số thứ tự băt đầu từ 1 và kết thúc là 1,048,576.
(phiên bản cũ chỉ chứa được 256 cột và 65,536 dòng)
- Ô (Cells): là giao của mỗi dòng và mỗi cột. Mỗi ô có một địa chỉ (toạ độ) gồm tên cột và số dòng. Ví dụ: ô A1 là ô đầu tiên của bảng tính, tọa độ xác định là cột A và dòng số 1. Ô đang
Giảng viên: Lê Thị Thu 73
- Chart sheet: Cũng là một sheet trong workbook, nhƣng nó chỉ chứa một đồ thị. Một chart sheet rất hữu ích khi bạn muốn xem riêng lẻ từng đồ thị.
- Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các tab đặt tại góc trái dƣới của cửa sổ workbook. Để di chuyển từ sheet này sang sheet khác ta chỉ việc nhấp chuột vào tên sheet cần đến trong thanh sheet tab.
- Vùng (Range): là tập hợp gồm các ô kế cận nhau và đƣợc xác định bởi địa chỉ của ô đầu tiên (góc trên trái) vàđịa chỉ của ô cuối cùng (góc dƣới bên phải) của vùng đó. Vùng có thể là một ô, một nhóm ô, cũng có thể là toàn bộ bảng tính.
Địa chỉ của một vùng gồm địa chỉ của ô đầu tiên và địa chỉ của ô cuối cùng, phân cách nhau bởi dấu (:).
Ví dụ: Vùng A1:C3 đƣợc xác định nhƣ trong bảng:
b. Các thao tác trên bảng tính
Chọn một Word Sheet:
Nhấp chuột vào Sheet cần chuyển đến trên thanh chọn bảng tính hoặc nhấn tổ hợp phím
Ctrl+PageUp (Ctrl+PageDown) để chuyển đến Sheet trƣớc (sau) Sheet hiện hành.
Đổi tên Sheet:
Theo mặc định, các Sheet đƣợc đặt tên là Sheet1, Sheet2,... Để đổi tên, nhắp đúp chuột vào tên Sheet cũ trên thanh chọn bảng tính (Hoặc Right Click trên tên Sheet cũ trên thanh chọn bảng tínhchọn Rename)rồi nhập tên mới vào.
Chèn thêm Sheet:
- Cách 1: Nhấn vào nút trên thanh sheet tab
- Cách 2: Dùng tổ hợp phím <Shift+F11> chèn sheet mới vào trƣớc sheet hiện hành.
- Cách 3: Nhấn chọn nhóm Home đến nhóm Cells Insert Insert sheet
- Cách 4: Nhấp phải chuột lên thanh sheet tab và chọn Insert…, hộp thoại Insert hiện ra, chọn Worksheet và nhấn nút OK. Sheet mới sẽ chèn vào trƣớc sheet hiện hành.
Xóa Sheet:
- Cách 1: Chọn sheet muốn xóa chọn nhóm Home chọn nhóm Cells Delete Delete sheet
- Cách 2: Nhấp phải chuột lên tên sheet muốn xóa sau đó chọn Delete, xác nhận xóa Di chuyểnô hiện hành:
- Các phím mũi tên , , , : Qua trái, phải, lên, xuống. - Ctrl+Home: Trở về ô A1 (ô đầu tiên trong bảng tính).
- PageDown+PageUp: Lên, xuống một trang màn hình.
- Alt+PageDown: Sang phải một trang màn hình.
Giảng viên: Lê Thị Thu 74
c. Chọn vùng trong bảng tính
Ví dụ: Hình bên dƣới ô hiện hành có địa chỉ là B11 vì nó có tiêu đề cột là B và số dòng là 11, vùng đƣợc bao bởi nét chấm đứt có địa chỉ là H2:H12 vì ô đầu tiên của vùng có địa chỉ là H2 và ô cuối của vùng là H12.
Địa chỉ ô và vùng
Trƣớc khi định dạng dữ liệu hoặc sao chép, xoá v.v. dữ liệu, ta phải chọn vùng dữ liệu cần tác động. Ta có thể dùng chuột hay bàn phím để chọn vùng dữ liệu.
Chọn cả bảng tính: Có 2 cách thực hiện:
- Cách 1: Nhấp chuột tại ô giao giữatiêu đề cột và tiêu đề dòng. - Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+A.
Chọn một cột, hay một dòng: Có 2 cách thực hiện:
- Cách 1: Nhấp chuột tại trên ô tiêu đề cột, hoặc phía trái tiêu đề dòng. - Cách 2: Nhấn giữ phím Shift và dùng các phím mũi tên , , , . Chọn một vùng: Có 2 cách thực hiện:
- Cách 1: (Dùng bàn phím)
Đặt con trỏ ở ô đầu tiên hoặc ô cuối cùng của vùng định chọn.
Nhấn giữ phím Shift và dùng phím mũi tên , , , để xác định vùng chọn. - Cách 2: (Dùng chuột)
Chuyển con trỏ ở ô đầu tiên hoặc ô cuối cùng của vùng định chọn. Rê chuột để xác định vùng chọn.