a. Giới thiệu
- Microsoft Excel (gọi tắt là Excel) là phần mềm bảng tính điện tử cao cấp trong bộ sản phẩm Microsoft Office của hãng Microsoft (Mỹ), đƣợc sử dụng rất rộng rãi trong các nghiệp vụ quản lý và xử lý số liệu, nhất là trong công tác kế toán, tài chính, thƣơng mại và các hoạt động khoa học công nghệ. Excel cho phép tổ chức thông tin cần lƣu trữ và xử lý dƣới dạng bảng, tự động thực hiện tính toán theo biểu thức đƣợc xây dựng.
Excel 2010 dùng định dạng tập tin mặc định là “.XLSX” (dựa trên chuẩn XML giúp việc trao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng đƣợc dễ dàng hơn) thay cho định dạng chuẩn trƣớc đây là “.XLS”.
b. Khởi động và thoát Microsoft Excel 2010
Khởi động: Có 02 cách khởi động thông dụng:
Cách 1: Nhấp đúp chuột lên biểu tƣợng của Microsoft Excel 2010 ( ) trên màn hình nền (Desktop).
Cách 2: Vào menu Start\Programs\Microsoft Office, chọn Microsoft Excel 2010. Thoát: Có 03 cách thoát thông dụng:
Cách 1: Trong cửa sổ chƣơng trình Excel, vào menu File, chọn lệnh Exit. Cách 2: Nhấp chuột tại biểu tƣợng Close( ) trên thanh tiêu đề.
Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt+F4.
c. Cửa sổ giao diện của Microsoft Excel
Hình: Cửa sổ giao diện của Microsoft Excel
- Nút lệnh File chứa các lệnh rất thƣờng hay sử dụng nhƣ tạo tập tin mới, mở tập tin, lƣu tập tin, … và danh mục các tập tin đã mở trƣớc đó.
- Chúng ta có thể chế biến thanh các lệnh truy cập nhanh chứa các lệnh mà ta hay sử dụngnhất. Nhấn vào để mở danh mục các lệnh và vào các lệnh cần cho hiện lên thanh
Giảng viên: Lê Thị Thu 69
Các lệnh trong thực đơn File
Bảng lựa chọn lệnh truy cập nhanh
Hộp thoại để chế biến thanh các lệnh truy cập nhanh
Ribbon là gì?
Ribbon: Excel 2010 thay đổi giao diện ngƣời dùng từ việc sử dụng các thanh thực đơn truyền thống thành các cụm lệnh dễ dàng truy cập đƣợc trình bày ngay trên màn hình gọi là Ribbon. Có các nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins.
Giảng viên: Lê Thị Thu 70
Thanh công cụ Ribbon
Home: Là nơi chứa các nút lệnh đƣợc sử dụng thƣờng xuyên trong quá trình làm việc nhƣ: cắt, dán, sao chép, định dạng tài liệu, các kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dòng hoặc cột, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu,…
Insert: Chèn các loại đối tƣợng vào bảng tính nhƣ: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, …
Page Layout: Chứa các nút lệnh về việc hiển thị bảng tính và thiết lập in ấn. Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range),
công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính toán của Excel.
Data: Các nút lệnh thao đối với dữ liệu trong và ngoài Excel, các danh sách, phân tích dữ liệu,…
Review: Các nút lệnh kiễm lỗi chính tả, hỗ trợ dịch từ, thêm chú thích vào các ô, các thiết lập bảo vệ bảng tính.
View: Thiết lập các chế độ hiển thị của bảng tính nhƣ: phóng to, thu nhỏ, chia màn hình, …
Developer: Tab này mặc định đƣợc ẩn vì nó chỉ hữu dụng cho các lập trình viên, những ngƣời có hiểu biết về VBA. Để mở nhóm này nhấn vào File Excel Options
Popular Chọn Show Developer tab in the Ribbon.
Add-Ins: Tab này chỉ xuất hiện khi Excel mở một tập tin có sử dụng các tiện ích bổ sung, các hàm bổ sung,…
Sử dụng shortcut menu
Khi muốn thực hiện một thao tác nào đó trên đối tƣợng (ô, vùng, bảng biểu, đồ thị, hình vẽ…) trong bảng tính, bạn hãy nhấp phải chuột lên đối tƣợng đó. Lập tức một thanh thực đơn hiện ra chứa các lệnh thông dụng có thể hiệu chỉnh hay áp dụng cho đối tƣợng mà bạn chọn.
Thực đơn ngữ cảnh
d. Quản lý Workbook
Một tập tin của Microsoft Excel đƣợc gọi là một Workbook và có phần mở rộng là .XLSX.
Tạo một tập tin Excel mới:
Cách 1: Chọn Tab File New... Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N.
Cách 3: Nhấp chuột vào biểu tƣợng New( ) trên thanh truy cập nhanh Mở một tập tin Excel đã có trên đĩa:
Giảng viên: Lê Thị Thu 71
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+O.
Cách 3: Nhấp chuột vào biểu tƣợng Open ( ) trên thanh truy cập nhanh. Sau khi thực hiện một trong các cách trên, hộp thoại Open sẽ xuất hiện nhƣ hình:
Hình: Hộp thoại Open
Xác định đƣờng dẫn đến tập tin Excel cần mở, chọn tập tin và chọn Open. Lưu tập tin Excel:
Cách 1: Chọn Tab File Save. Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S.
Cách 3: Nhấp chuột vào biểu tƣợng Save ( trên thanh truy cập nhanh
Nếu lƣu tập tin Excel lần đầu tiên, chƣơng trình sẽ mở hộp thoại Save As nhƣ hình:
Hình: Hộp thoại Save As
Xác định thƣ mục chứa tập tin, đặt tên cho tập tin trong dòng File name rồichọn Save.
Giảng viên: Lê Thị Thu 72
Muốn lƣu tập tin Excel đã có thành một tập tin Excel khác, chọn Tab File Save As (Hoặc nhấn phím F12) để mở hộp thoại Save As. Ta cần xác định thƣ mục chứa tập tin, đặt tên khác cho tập tin rồi chọn Save.
Chú ý: Một điều cần lƣu ý khi làm việc trên máy tính là các bạn phải nhớ thực hiện lệnh lƣu lại công việc đã thực hiện thƣờng xuyên. Việc ra lệnh lƣu trữ không tốn nhiều thời gian nhƣng nếu máy bị hỏng hay cúp điện đột ngột có thể mất tong cả giờ làm việc của bạn. Nhằm an toàn cho dữ liệu, bạn nên bật tính năng Auto Recover, Excel sẽ tự động thực hiện lệnh lƣu theo thời gian qui định (mặc định là 10 phút lƣu một lần). Để sử dụng tính năng Auto Recover
bạn chọn File Excel Options Save, sau đó đánh dấu chọn vào Save AutoRecover information every minutes.