Trước khi in bài thuyết trình ra giấy, các bạn phải định dạng chúng trước khi in để đảm bảo tính thẩm mĩ và theo đúng ý đồ của mình. Các bước thực hiện như sau:
- Bước 1: Mở bài thuyết trình cần in - Bước 2: Vào ngăn File chọn Print
Hình 7.4: Hộp thoại Print -Bước 3: Thực hiện thiết lập các tùy chọn sau:
+ Tại Copies: thiết lập số lượng bản in
+ Tại Printer: chọn máy in từ danh sách, bạn có thể thiết lập các tùy chọn cho máy in bằng cách nhấn vào Printer Properties.
+ Tại Settings:Thiết lập số lượng slide sẽ in từ danh mục:
Print All Slides: để in tất cả các slide trong bài thuyết trình. Ví dụ, bạn chọn in hết slide.
Print Selection: chỉ in các slide đang chọn Print Current Slide: chỉ in slide hiện hành
Custom Range: thiết lập các slide sẽ in tại hộp Slides bên dưới.
Hình 7.5: Chọn các slide sẽ in
Chọn kiểu Layoutcần in: Bạn chọn kiểu Notes Page, và tùy chọn thêm Frame Slides: in đường viền xung quang Notes Page, bạn không chọn. Scale to Fit Paper: bạn chọn tùy chọn này để nới rộng diện tích Notes Page
vừa với trang giấy.
High Quality: chọn tùy chọn này để in với chất lượng bản in cao nhất. Nếu chọn thì sẽ in chậm hơn bình thường.
Print Comments and Ink Markup: bạn chọn tùy chọn này để in các nhận xét trên slide nếu có.
Hình 7.6: Chọn kiểu layout để in - Thiết lập chế độ in:
+ Print One Sided: in một mặt giấy
+ Print on Both Sides: in hai mặt giấy với gáy đóng ở cạnh dài bên trái. + Print on Both Sides: in hai mặt giấy với gáy đóng ở cạnh ngắn bên trên. - Thiết lập chế độ sắp giấy khi in nhiều bản:
+ Collated: in có tách ra từng bộ, bạn nên chọn tuỳ chọn này khi in ra nhiều bộ vì đỡ tốn công chia bộ sau này.
+ Uncollated: in không tách bộ - Thiết lập chiều trang in:
+ Portrait Orientation: in trang nằm dọc + Landscape Orientation: in trang nằm ngang - Thiết lập màu sắc cho bản in:
với các slide mà bạn chiếu trên máy tính.
+ Grayscale: In với tông màu xám, các màu nền sẽ không được in ra, các màu sắc sẽ được PowerPoint điều chỉnh sao cho bản in ra đẹp và rõ ràng nhất.
+ Pure Black and White: Tùy chọn này thích hợp cho việc gửi fax hoặc in lên phim máy chiếu overhead.
Hình 7.7: Tùy chọn màu bản in -Bước 4: Nhấn nút Print để gửilệnh in ra máy in