5. Xử lý rủi ro
RỦI RO TUÂN THỦ
Rủi ro tuân thủ là rủi ro mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải đối mặt, đặc biệt trong giai đoạn phát triển và hội nhập toàn cầu như hiện nay, khi mà các doanh nghiệp không chỉ đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật trong nước mà còn phải đáp ứng các yêu cầu, quy định từ quốc gia mà Việt Nam có mối quan hệ hợp tác.
Rủi ro tuân thủ là rủi ro mà Công ty phải đối mặt trong trường hợp Công ty, nhân viên của Công ty vi phạm hoặc không tuân thủ các quy định của Pháp luật, quy định tại Điều lệ Công ty, vi phạm các Quy định nội bộ, Quy trình nghiệp vụ, Quy chế, kể cả các Quy định về đạo đức nghề nghiệp. Việc không tuân thủ có thể dẫn đến Công ty phải chịu các rủi ro khác liên quan về mặt pháp lý, tài chính, ảnh hưởng danh tiếng và hoạt động kinh doanh.
Để phòng ngừa, hạn chế rủi ro tuân thủ Công ty đã và đang thực hiện các giải pháp sau đây:
Thiết kế quy trình, bộ máy vận hành có sự kiểm tra chéo lẫn nhau giữa các cá nhân, bộ phận để tăng cường kiểm tra, giám sát nội bộ, hạn chế sự lạm quyền và phát hiện sớm các sai phạm có thể xảy ra;
Xây dựng các quy trình trên tinh thần phù hợp với quy định của pháp luật và thực tiễn hoạt động. Bên cạnh đó, các quy trình nội bộ cũng thường xuyên được kiểm tra, rà soát để đảm bảo cập nhật theo các quy định mới của pháp luật;
Nâng cao ý thức tuân thủ của nhân viên bằng cách tăng cường đào tạo về tuân thủ, xây dựng phần mềm đào tạo tuân thủ để đảm bảo tất cả nhân viên có thể tham gia, nhanh chóng tiếp cận với các quy định pháp luật, chính sách nội bộ của Công ty. Bên cạnh đó, Công ty cũng mở rộng các kênh tuyên truyền, bao gồm cả trực tiếp, bảng tin, hệ thống nội bộ, để nhân viên hiểu về trách nhiệm và chủ động tuân thủ. Công tác đào tạo thực hiện bao gồm đào tạo bên ngoài, tham gia các hội thảo, và đào tạo nội bộ. Trong đó, nội dung đào tạo nội bộ được mở rộng từ các chủ đề tổng quan, điển hình như đào tạo quản lý rủi ro, kiểm soát nội bộ, phòng chống rửa tiền, quy tắc đạo đức nghề nghiệp, trách nhiệm hành chính, hình sự liên quan đến lĩnh vực chứng khoán và TTCK, cũng như đào tạo về các quy trình, quy chế, hướng dẫn nghiệp vụ, các lĩnh vực chuyên môn thuế, kế toán v.v…; Duy trì và phát triển chặt chẽ hệ thống ba tuyến phòng thủ, trong đó đảm bảo công tác kiểm soát được thực hiện từ khâu đầu vào, các phòng nghiệp vụ, có sự đánh giá, phân tích của bộ phận QTRR nhằm khoanh vùng, phân loại những rủi ro tuân thủ, và kiểm soát sau của Bộ phận Kiểm soát Nội bộ và Kiểm toán Nội bộ;
Phát triển các hệ thống công nghệ, phần mềm để tự động hóa việc kiểm soát tuân thủ, chức năng cảnh báo và cung cấp các báo cáo phục vụ cho công tác quản lý;
Áp dụng kỷ luật nghiêm khắc đối với các trường hợp vi phạm quy định của Công ty.
Hàng năm, dựa vào các dữ kiện, đánh giá rủi ro, mục tiêu của các bộ phận, Bộ phận Kiểm soát Nội bộ của Công ty sẽ lên chương trình kiểm soát để đảm bảo việc kiểm soát được triển khai toàn diện, khách quan và hạn chế được rủi ro. Năm 2019, SSI đã thực hiện 34 đợt kiểm soát độc lập tại các bộ phận nhằm mục tiêu kiểm tra việc tuân thủ quy trình, quy chế nội bộ, tuân thủ quy định của pháp luật có liên quan để đưa ra sự đảm bảo hợp lý về sự tuân thủ tại tất cả các bộ phận của Công ty; đồng thời, tư vấn cho các bộ phận chỉnh sửa quy trình làm việc nhằm đảm bảo ngăn ngừa cũng như phát hiện kịp thời các rủi ro tiềm ẩn. Đặc biệt, năm 2019, Kiểm soát Nội bộ SSI tập trung hơn vào việc trao đổi với các cấp quản lý nhằm đưa ra giải pháp xử lý các rủi ro, sai sót phát sinh một cách triệt để. Kết quả kiểm soát được báo cáo cho Tổng giám đốc, Giám đốc các Khối phụ trách và Phòng Luật của Công ty để kịp thời xử lý vi phạm, cập nhật, chỉnh sửa quy trình nghiệp vụ. Ngoài ra nhằm nâng cao ý thức tuân thủ, các nội dung về hệ thống kiểm soát nội bộ cũng định kỳ được đưa vào chương trình đào tạo.
Bộ phận Kiểm toán Nội bộ (KTNB) hoạt động độc lập, khách quan. KTNB SSI thực hiện rà soát định kỳ hàng tháng đối với báo cáo tỷ lệ an toàn tài chính và kiểm toán hàng quý đối với báo cáo tài chính của Công ty, đảm bảo các báo cáo có nội dung, thông tin trung thực, tuân thủ tỷ lệ an toàn vốn, phù hợp với các chuẩn mực kế toán và quy định của pháp luật. Ngoài ra KTNB còn thực hiện rà soát các nội dung liên quan thuế, tài chính, phòng chống rửa tiền. Việc KTNB được thực hiện bằng các hình thức kiểm toán thực tế, thực hiện bảng câu hỏi qua email và phỏng vấn điện thoại nhằm đáp ứng sự giám sát liên tục và kịp thời. Từ các kết quả kiểm toán, Bộ phận KTNB đã đưa ra các tư vấn, đề xuất giải pháp nhằm cải thiện hoạt động, tăng hiệu quả quản trị rủi ro tuân thủ của Công ty.
Một số rủi ro tuân thủ đã được Công ty nhận diện và xây dựng biện pháp kiểm soát trong năm 2019 và tiếp tục thực hiện trong năm 2020 như sau:
VỮNG TƯƠNG LAI/ VỮNG NỘI LỰC HỖ TRỢ PHÁT TRIỂN VỮNG TƯƠNG LAI/ VỮNG NỘI LỰC HỖ TRỢ PHÁT TRIỂN
Rủi ro tiềm tàng
STT Biện pháp kiểm soát
Thay đổi của chính sách pháp luật đối với hoạt động của Công ty, điển hình là Luật chứng khoán 54/2019/QH14, Bộ luật lao động 45/2019/QH14, Luật doanh nghiệp 2014, Luật đầu tư 2014 đang được dự thảo thay thế
So sánh, đối chiếu các quy định pháp luật có sự thay đổi để cập nhật đến các bộ phận; đánh giá ảnh hưởng của các quy định đến hoạt động của các bộ phận;
Thực hiện rà soát các quy trình, quy chế nội bộ để có những sửa đổi phù hợp.
1
Sự mâu thuẫn hoặc chưa cụ thể của các
quy định Tổng hợp các quy định của pháp luật, quy định nội bộ có sự mâu thuẫn, hoặc không được hướng dẫn rõ ràng, cụ thể phát sinh trong hoạt động của các phòng ban nghiệp vụ;
Triển khai các quy định trên tinh thần chặt chẽ, vì lợi ích khách hàng và đảm bảo an toàn cho hoạt động Công ty, nhân viên Công ty; Đề nghị sự hướng dẫn từ các cơ quan có thẩm quyền, sự chỉ đạo của các cấp lãnh đạo.
2
Rủi ro trong quản lý hoạt động cho vay, các cam kết, thỏa thuận, phát sinh cạnh tranh không lành mạnh nguyên nhân xuất phát từ thay đổi của môi trường kinh doanh, đầu tư nước ngoài, dịch bệnh, thị trường chứng khoán điều chỉnh
Một số hành vi vi phạm đạo đức nghề nghiệp như lạm dụng tài khoản của khách hàng, nhận đề nghị quản lý tài khoản khách hàng khi chưa được ủy thác đầu tư
Thực hiện đầy đủ các cam kết, hợp đồng, thỏa thuận đã ký kết; thương lượng với đối tác/khách hàng để giải quyết các phát sinh trên tình thần hợp tác và mối quan hệ kinh doanh lâu dài, cùng có lợi; Tuân thủ các chính sách liên quan đến phí, nghiệp vụ cho vay đối với khách hàng, quản lý chặt hoạt động cho vay.
Xung đột lợi ích giữa Công ty - Đối
tác/Khách hàng - Nhân viên Đào tạo nâng cao ý thức về đạo đức nghề nghiệp;
Xây dựng và áp dụng các chính sách để hạn chế xung đột lợi ích như chính sách phòng chống tham nhũng, chính sách giải quyết khiếu nại;
Giám sát tài khoản, giao dịch của nhân viên và người thân. Đào tạo nâng cao ý thức về đạo đức nghề nghiệp; Phân quyền truy cập thông tin khách hàng;
Thiết kế quy trình quản lý tài khoản có sự kiểm tra chéo;
Khuyến khích khách hàng giao dịch qua internet, quản lý và bảo mật thông tin tài khoản giao dịch;
Thông báo kịp thời thay đổi số dư tài khoản cho khách hàng qua tin nhắn, email;
Kiểm soát nghiệp vụ từ trung tâm;
Xử lý nghiêm các hành vi vi phạm đạo đức nghề nghiệp; Luân chuyển các vị trí kiểm soát, phê duyệt.
3
4
5
Rủi ro tiềm tàng và biện pháp kiểm soát rủi ro tuân thủ
6
7
Rủi ro tiềm tàng
STT Biện pháp kiểm soát
Vi phạm quy định về phòng chống rửa tiền, đặc biệt là nhận biết khách hàng
Nhân viên vi phạm quy trình nghiệp vụ
Ban hành quy định về phòng chống rửa tiền, và hướng dẫn, phối hợp thực hiện công tác phòng chống rửa tiền giữa các phòng ban có liên quan; Đào tạo cho nhân viên nâng cao nhận thức về phòng, chống rửa tiền;
Từ chối khách hàng không cung cấp thông tin nhận biết theo quy định của pháp luật; Chủ động phân loại độ rủi ro của khách hàng trong phòng, chống rửa tiền;
Thực hiện đánh giá rủi ro rửa tiền và tài trợ khủng bố của Công ty để có những khuyến nghị, thay đổi phù hợp.
Đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên mới, đào tạo định kỳ bắt buộc cho tất cả nhân viên;
Bắt buộc thiết lập bước kiểm soát phê duyệt trong các quy trình xử lý công việc;
Rà soát, cập nhật quy trình thường xuyên và khi phát hiện các vi phạm để hoàn thiện quy trình, giảm thiểu rủi ro;
Tăng tần suất kiểm soát nội bộ đối với các bộ phận được đánh giá là có khả năng xảy ra rủi ro.
Sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, đưa ra các giải pháp đồng bộ, cũng như tăng tần suất kiểm soát đã góp phần nâng cao ý thức tuân thủ, hạn chế vi phạm, và năm 2019 không phát sinh sai sót trọng yếu.