2. Kế toán các quá trình kinh tế chủ yếu
2.3 Kế toán quá trình bán hàng và kết quả bán hàng
2.3.1 Nhiệm vụ kế toán quá trình bán hàng
- Phản ánh, kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng của đơn vị
về chủng loại, số lƣợng, chất lƣợng, giá cả, tình hình thanh toán tiền bán hàng.
- Tính toán, tổng hợp và phân bổ chính xác các khoản chi phí bán hàng, chi phí
quản lý doanh nghiệp cho hàng bán ra, tính toán đúng đắn giá vốn hàng bán, các
khoản thuế phải nộp nhà nƣớc về hàng bán ra. Xác định đúng đắn doanh thu
thuần và xác định kết quả bán hàng.
- Giám đốc tình hình thực hiện dự toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh
nghiệp kế hoạch doanh thu và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
2.3.2 Tài khoản kế toán sử dụng
Kế toán quá trình bán hàng sử dụng các tài khoản:
- Tài khoản “Thành phẩm”:
+ Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ảnh tình hình nhập, xuất và tồn kho của thành phẩm. Thành phẩm là những sản phẩm đã kết thúc giai đoạn sản xuất, đƣợc kiểm nhận, nhập kho và tính theo giá thành sản xuất thực tế.
Nợ TK “Thành phẩm” Có SPS trong kỳ:
Trị giá thành phẩm nhập kho trong kỳ
SPS trong kỳ:
Trị giá thành phẩm xuất kho trong kỳ
SDCK: Trị giá thành phẩm tồn kho cuối kỳ.
- Tài khoản “Hàng hoá”: Nội dung phản ảnh và kết cấu đã trình bày ở phần kế
toán mua hàng.
- Tài khoản “Hàng gửi đi bán”:
+ Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ảnh toàn bộ bán hàng theo phƣơng
thức chuyển hàng và hàng gửi đại lý, ký gửi. Số hàng gửi bán khi chƣa đƣợc
ngƣời mua chấp nhận vẫn thuộc sở hữu của đơn vị. + Nội dung và kết cấu:
Nợ TK “Hàng gửi đi bán” Có
SPS trong kỳ:
Giá vốn của hàng gửi đi bán
SPS trong kỳ:
Giá vốn của hàng gửi đi bán đã đƣợc ngƣời mua chấp nhận hoặc bị từ chối trả lại
SDCK: Giá vốn của hàng gửi đi bán chƣa đƣợc ngƣời mua chấp nhận
- Tài khoản “Giá vốn hàng bán”:
+ Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ảnh trị giá vốn của hàng bán thực tế trong kỳ.
+ Nội dung và kết cấu:
Nợ TK “Giá vốn hàng bán” Có
SPS trong kỳ:
Trị giá vốn hàng xuất bán trong kỳ
SPS trong kỳ:
- Kết chuyển trị giá vốn hàng đã bán
trong kỳ.
- Trị giá vốn của hàng bán bị trả lại
Tài khoản “Giá vốn hàng bán” cuối kỳ không có số dƣ.
+ Công dụng: Doanh thu bán hàng là tổng số tiền thu đƣợc do bán hàng hoá, sản phẩm, cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng. Tài khoản “Doanh thu bán hàng” dùng để phản ảnh tổng số doanh thu bán hàng thực tế và các khoản giảm doanh thu.
+ Nội dung và kết cấu:
Nợ TK “Doanh thu bán hàng” Có
SPS trong kỳ:
- Giảm giá hàng bán và doanh thu
cua hàng bán bị trả lại.
- Kết chuyển doanh thu thuần về
bán hàng trong kỳ
SPS trong kỳ:
Tổng số doanh thu bán hàng trong kỳ (Không bao gồm thuế GTGT)
Tài khoản “Doanh thu bán hàng” không có só dƣ và có thể đƣợ chi tiết thành các
tài khoản cấp hai sau:
+ Tài khoản “Doanh thu bán hàng hoá”;
+ Tài khoản “Doanh thu bán các thành phẩm”; + Tài khoản “Doanh thu cung cấp dịch vụ”;
- Tài khoản “Hàng bán bị trả lại”;
+ Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ảnh doanh thu của sản phẩm, hàng
hoá đã bán nhƣng bị ngƣời mua trả lại + Nội dung và kết cấu:
Nợ TK “Hàng gửi đi bán” Có
SPS trong kỳ:
Tập hợp các khoản doanh thu cảu hàng bị trả lại trong kỳ
SPS trong kỳ:
Kết chuyển doanh thu của hàng bị trả lại
Tài khoản này cuối kỳ không có số dƣ.
- Tài khoản “Giảm giá hàng bán”:
+ Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ảnh số tiền giảm trừ cho các khách hàng ngoài hoá đơn hay hơp đồng cung cấp dịch vụ do các nguyên nhân đặc biệt nhƣ hàng kém phẩm chất, không đúng quy cách, giao hàng không đúng tiến độ... hay số tiền thƣởng cho khách hàng do mua một lần với số lƣợng lớn (bớt giá) hoặc lƣợng hàng mua tong một khoảng thời gian nhất định đáng kể (hồi khấu). + Nội dung và kết cấu:
SPS trong kỳ:
Tập hợp các khoản giảm giá hàng bán
SPS trong kỳ:
Kết chuyển các khoản giảm giá hàng bán
Tài khoản này cuối kỳ không có số dƣ.
- Tài khoản “Xác định kết quả kinh doanh”:
+ Công dụng: Tài khoản này đƣợc sử dụng để xác định kết quả kinh doanh theo
từng hoạt động (hoạt động sản xuất – kinh doanh, hoạt động tài chính và hoạt
động bất thƣờng). Với hoạt động sản xuất – kinh doanh, kết quả cuối cùng chính
là lãi (hoặc lỗ) về bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ. + Nội dung và kết cấu:
Nợ TK “Xác định kết quả kinh doanh” Có
SPS trong kỳ:
- Giá vốn hàng đã bán trong kỳ;
- Chi phí bán hàng và chi phí quản
lý doanh nghiệp;
- Kết chuyển khoản lãi.
SPS trong kỳ:
- Doanh thu bán hàng thuần;
- Kết chuyển khoản lỗ.
Tài khoản “Xác định kết quả kinh doanh” cuối kỳ không có số dƣ.
- Tài khoản “Lợi nhuận chƣa phân phối”:
+ Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ảnh tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị trong kỳ và việc phân phối, xử lý kết quả đó.
+ Nội dung và kết cấu:
Nợ TK “Lợi nhuận chƣa phân phối” Có
SPS trong kỳ:
- Các khoản lỗ và coi nhƣ lỗ từ hoạt
động sản xuất kinh doanh.
- Phân phối lợi nhuận theo các mục
đích
SPS trong kỳ:
- Các khoản lãi từ hoạt động sản xuất
kinh doanh.
- Xử lý khoản lỗ.
SDCK: Khoản lỗ chƣa xử lý SDCK: Khoản lãi còn lại chƣa phân
phối
Tài khoản “Lợi nhuận chƣa phân phối” gồm 2 Tài khoản cấp II: + Tài khoản “Năm trƣớc”;
+ Tài khoản “Năm nay”;
+ Công dụng: Tài khoản này dùng để tập hợp và phân bổ chi phí bán hàng. Chi
phí bán hàng là toàn bộ các khoản chi có liên quan đến hoạt động bán hàng sản
phẩm, hàng hoá, dịch vụ trong kỳ nhƣ chi phí nhân viên bán hàng; chi phí vật liệu, dụng cụ, bao bì, chi phí khấu hao tài sản cố định; chi phí dịch vụ mua ngoài... Đây là khoản chi phí thời kỳ nên phát sinh đến đâu phải trừ hết vào kết quả bán hàng đến đó.
+ Nội dung kết cấu:
Nợ TK “Chi phí bán hàng” Có
SPS trong kỳ:
Tập hợp chi phí bán hàng thực tế phát sinh
SPS trong kỳ:
Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng và số chi phí bán hàng kết
chuyển trừ vào kết quả bán hàng.
Tài khoản “Chi phí bán hàng” cuối kỳ không có số dƣ và đƣợc mửo chi tiết theo từng nội dung chi phí (nhân viên, vật liệu, dụng cụ,...).
- Tài khoản “Chi phí quản lý doanh nghiệp”:
+ Công dụng: Tài khoản này dùng để tập hợp và phân bổ chi phí quản lý doanh
nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp mà khổng thể tách riêng cho bất kỳ hoat động nào đƣợc. Thuộc chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều loại
nhƣ: nhân viên quản lý, chi phí vật liệu quản lý, chi phí đồ dùng văn phòng...
Chi phí quản lý doanh nghiệp cũng là một khoản chi phí thời kỳ nên cũng đƣợc trừ vào kết quả kinh doanh ở kỳ mà nó phát sinh.
+ Nội dung và kết cấu:
Nợ TK “Chi phí quản lý doanh nghiệp” Có
SPS trong kỳ:
Tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh
SPS trong kỳ:
Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp và số chi phí quản lý doanh nghiệp kết chuyển trừ vào kết quả bán hàng.
2.3.3 Cách ghi chép một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu vào tài khoản
Việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về quá trình bán hàng vào tài khoản phụ thuộc vào phƣơng thức bán hàng. Phƣơng thức bán hàng là các cách thức bán bàng và thanh toán tiền hàng.
Bán hàng theo phƣơng thức bán hàng trực tiếp (kể cả bán buôn và bán lẻ) là phƣơng thức giao hàng cho ngƣời mua trực tiếp tại kho, tại quầy hàng hay
giao tại các bộ phận sản xuất. Hàng hoá khi bàn giao cho ngƣời mua đƣợc chính
thức coi là bán hàng và đơn vị bán mất quyền sở hữu về số hàng này.
- Khi xuất kho thành phẩm, hàng hoá bán trực tiếp cho khách hàng:
+ Trị giá vốn của hàng bán trực tiếp xuất kho hay xuất tại bộ phận sản xuất, dịch vụ: Nợ TK “Giá vốn hàng bán”
Có TK “Thành phẩm”, hoặc Có TK “Hàng hoá”, hoặc
Có TK “Chi phí sản xuất –kinh doanh dở dang”
+ Doanh thu bán hàng thu trực tiếp bằng tiền, hay ngƣời mua chấp nhận thanh toán: Nợ TK “Tiền mặt”, hoặc
Nợ TK “Tiền gửi ngân hàng”, hoặc Có TK “Doanh thu bán hàng”
Có TK “Thuế và các khoản phải nộp Nhà nƣớc” (Thuế GTGT)
- Khi khách hàng thanh toán tiền hàng:
Nợ TK “Tiền mặt”, hoặc Nợ TK “Tiền gửi ngân hàng”
Có TK “Phải thu của khách hàng”
- Chiết khấu bán hàng cho ngƣời mua đƣợc hƣởng:
Nợ TK “Chi phí hoạt động tài chính” Có TK “Tiền mặt”, hoặc
Có TK “Tiền gửi ngân hàng” Có TK “Phải thu của khách hàng”. - Doanh thu của hàng bị trả lại:
Nợ TK “Hàng bán bị trả lại”
Nợ TK “Thuế và các khoản phải nộp Nhà nƣớc” (Thuế GTGT) Có TK “Tiền mặt”, hoặc
Có TK “Tiền gửi ngân hàng” Có TK “Phải thu của khách hàng”.
Nợ TK “Giảm giá hàng bán” Có TK “Tiền mặt”, hoặc Có TK “Tiền gửi ngân hàng” Có TK “Phải thu của khách hàng”.
- Cuối kỳ kết chuyển các khoản doanh thu bán hàng bị trả lại và giảm giá hàng
bán trừ vào doanh thu trong kỳ:
Nợ TK “Doanh thu bán hàng” Có TK “Hàng bán bị trả lại” Có TK “Giảm giá hàng bán”
- Cuối kỳ kết chuyển doanh thu bán hàng thuần
Doanh thu
thuần = Tổng số doanh thu + Giảm giá hàng
bán - Doanh thu hàng bị trả lại Nợ TK “Doanh thu bán hàng”
Có TK “Xác định kết quả kinh doanh”
- Cuối kỳ kết chuyển giá vốn hàng bán:
Nợ TK “Xác định kết quả kinh doanh” Có TK “Giá vốn hàng bán”
- Tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh:
+ Chi phí nhân viên:
Nợ TK “Chi phí bán hàng”, “Chi phí quản lý doanh nghiệp” Có TK “Phải trả công nhân viên”
Có TK “Phải trả, phải nộp khác” + Chi phí vật liệu:
Nợ TK “Chi phí bán hàng”, “Chi phí quản lý doanh nghiệp” Có TK “Nguyên liệu, vật liệu”
+ Chi phí khấu hao TSCĐ:
Nợ TK “Chi phí bán hàng”, “Chi phí quản lý doanh nghiệp” Có TK “Hao mòn tài sản cố định”
+ Chi phí dịch vụ mua ngoài:
Nợ TK “Chi phí bán hàng”, “Chi phí quản lý doanh nghiệp” Có TK “Phải trả ngƣời bán”
+ Chi phí khác bằng tiền:
Nợ TK “Chi phí bán hàng”, “Chi phí quản lý doanh nghiệp” Có TK “Tiền mặt”
- Kết chuyển chi phí bán hàng:
Nợ TK “Xác định kết quả kinh doanh” Có TK “Chi phí bán hàng”
- Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp:
Nợ TK “Xác định kết quả kinh doanh”
Có TK “Chi phí quản lý doanh nghiệp”
- Xác định kết quả bán hàng:
+ Nếu lãi:
Nợ TK “Xác định kết quả kinh doanh” Có TK “Lợi nhuận chƣa phân phối”
+ Nếu lỗ:
Nợ TK “Lợi nhuận chƣa phân phối”
SƠ ĐỒ CÁCH GHI CHÉP VÀO TÀI KHOẢN KẾ TOÁN CỦA QUÁ TRÌNH BÁN HÀNG THEO PHƢƠNG THỨC BÁN HÀNG TRỰC TIẾP
Giải thích sơ đồ :
(1) : Giá vốn hàng bán TK Thành
phẩm, hàng hoá TK Xác định kết quả kinh doanh
TK Thuế … NN (1) TK GVHB TK TM, TGNH, phải trả CNV,… TK Chi phí bán hàng TK Chi phí QLDN TK Lợi nhuận chƣa phân phối
(7a) (4a) (4b) (7c) (8a) xxx (8b) TK doanh thu bán hàng TK TM, TGNH, phải thu KH (2) (5a) (6) (7b) TK GGHB, HBBTL (5b) (3)
(2) : Doanh thu bán hàng đã thu bằng tiền mặt, TGNH... (3) : Trị giá hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán
(4a) : Tập hợp chi phí bán hàng
(4b) : Tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp
(5a) : Kết chuyển các khoản thuế làm giảm doanh thu (5b) : Kết chuyển hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán. (6) : Kết chuyển doanh thu thuần
(7a) : Kết chuyển giá vốn hàng bán (7b) : Kết chuyển chi phí bán hàng
(7c) : Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp (8a) : Kết chuyển lãi về bán hàng
(8b) : Kết chuyển lỗ về bán hàng
Ví dụ : Tài liệu tại một doanh nghiệp tháng 10/N nhƣ sau : (đơn vị tính : 1000đ)
A. Số dƣ đầu kỳ của TK Thành phẩm : 300.000
B. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ :
1/ Xuất kho thành phẩm bán trực tiếp cho ngƣời mua theo giá bán chƣa có thuế
260.000, giá vốn 180.000, thuế GTGT đầu ra bằng 10% giá bán, tiền hàng chƣa thu.
2/ Xuất kho thành phẩm bán trực tiếp cho ngƣời mua theo giá bán chƣa có thuế GTGT là 100.000, thuế GTGT bằng 10% giá bán, giá vốn 60.000, tiền hàng chƣa thu.
3/ Trong khi kiểm nhận nhập kho, ngƣời mua phát hiện số thành phẩm mua ở nghiệp vụ 2 chất lƣợng không đảm bảo, ngƣời mua chấp nhận số hàng trên nhƣng yêu cầu doanh nghiệp phải giảm giá. Do vậy, doanh nghiệp đồng ý giảm
giá 2% giá bán không bao gồm thuế GTGT.
4/ Xuất kho thành phẩm bán trực tiếp cho ngƣời mua theo giá bán chƣa có thuế 30.000, giá vốn 20.000, thuế GTGT đầu ra bằng 10% giá bán, đó thu ngay bằng tiền mặt 15.000, số còn lại chƣa thu.
5/ Tập hợp chi phí bán hàng :
- Chi phí giao dịch đã chi bằng tiền mặt : 1.000
6/ Tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp :
- Tiền lƣơng nhân viên : 8.000
- Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo tỷ lệ quy định 22%
- Khấu hao TSCĐ : 4.000
- Chi phí khác bằng tiền mặt : 2.000
7/ Kết chuyển doanh thu thuần và giá vốn thành phẩm đã bán.
8/ Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ hết cho sản phẩm đã bán trong kỳ.
9/ Xác định kết quả bán sản phẩm trong kỳ
* Tình hình trên đƣợc kế toán định khoản và phản ánh vào sơ đồ tài khoản chữ T nhƣ sau :
1a. Nợ TK Giá vốn hàng bán : 180.000
Có TK Thành phẩm : 180.000
1b. Nợ TK Phải thu của khách hàng : 286.000 Có TK Doanh thu bán hàng : 260.000
Có TK Thuế ...Nhà nƣớc : 26.000
2a. Nợ TK Giá vốn hàng bán : 60.000
Có TK Thành phẩm : 60.000
2b. Nợ TK Phải thu của khách hàng : 110.000 Có TK Doanh thu bán hàng : 100.000
Có TK Thuế ...Nhà nƣớc : 10.000
3. Nợ TK Giảm giá hàng bán : 2.000
Có TK Phải thu của khách hàng : 2.000
4a. Nợ TK Giá vốn hàng bán : 20.000
Có TK Thành phẩm : 20.000
4b. Nợ TK Phải thu của khách hàng : 18.000
Nợ TK Tiền mặt : 15.000
Có TK Doanh thu bán hàng : 30.000
Có TK Thuế ...Nhà nƣớc : 3.000
Có TK Phải trả cho ngƣời bán : 2.000
Có TK Tiền mặt : 1.000
6. Nợ TK Chi phí quản lý doanh nghiệp : 15.760
Có TK Phải trả công nhân viên : 8.000
Có TK Phải trả, phải nộp khác : 1.760
Có TK Hao mòn TSCĐ : 4.000
Có TK Tiền mặt : 2.000
7a. Nợ TK Doanh thu bán hàng : 2.000
Có TK Giảm giá hàng bán : 2.000
7b. Nợ TK Doanh thu bán hàng : 388.000
Có TK Xác định kết quả kinh doanh : 388.000
7c. Nợ TK Xác định kết quả kinh doanh : 260.000
Có TK Giá vốn hàng bán : 260.000
8a. Nợ TK Xác định kết quả kinh doanh : 3.000 Có TK Chi phí bán hàng 3.000
8b. Nợ TK Xác định kết quả kinh doanh : 15.760