2. Hình thức kế toán
2.1 Khái niệm hình thức kế toán
Là hệ thống tổ chức sổ kế toán, bao gồm: số lƣợng sổ, kết cấu mẫu sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ dùng để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hoá số liệu từ các chứng từ gốc theo một trình tự và phƣơng pháp ghi sổ nhất định nhằm cung
cấp các số liệu cần thiết để lập các báo cáo kế toán tài chính.
2.2 Hình thức kế toán
2.2.1 Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
- Đặc điểm: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc phản ánh trên chứng từ gốc
trƣớc khi ghi vào sổ cái chúng đều phải đƣợc phân loại tổng hợp và lập chứng từ ghi sổ. Cơ sở ghi sổ cái là chứng từ ghi sổ.
Tách rời việc ghi sổ theo thứ tự thời gian và ghi sổ theo hệ thống trên hai hệ thống sổ kế toán tổng hợp khác nhau là sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái tài khoản.
- Hệ thống sổ:
+ Sổ tổng hợp : gồm hai sổ là sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái tài khoản.
+ Các sổ chi tiết : có nhiều sổ chi tiết
- Trình tự và phƣơng pháp ghi sổ :
: ghi hàng ngày : ghi cuối tháng : quan hệ đối chiếu
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó đƣợc dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ đƣợc dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Cuối tháng, quý phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh Nợ,
tổng số phát sinh Có và số dƣ của từng tài khoản trên Sổ cái. Căn cứ vào Sổ cái
lập Bảng cân đối tài khoản.
Cuối tháng, quý phải tổng hợp số liệu, khoá sổ và thẻ chi tiết rồi lập các bảng tổng hợp chi tiết.
Sổ quỹ Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Bảng tổng hợp chi tiết
Chứng từ ghi sổ
Bảng cân đối tài khoản (1) (1) (3) (3) (1) (2) (5) Sổ đăng ký CTGS Sổ cái (4)
Báo cáo tài chính (7)
(9) (9)
(8)
Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết
đƣợc sử dụng để lập báo cáo kế toán.
- Ƣu, nhƣợc điểm :
+ Ƣu điểm : Mẫu sổ đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu kiểm tra, thuận tiện trong
phân công công việc.
+ Nhƣợc điểm : Ghi chép trùng lắp, khối lƣợng công việc nhiều, việc kiểm tra
đối chiếu dồn vào cuối tháng nên thông tin cung cấp thƣờng bị chậm.
- Điều kiện áp dụng : phù hợp với những đơn vị có quy mô vừa và lớn sử dụng
nhiều tài khoản có nhiều cán bộ nhân viên kế toán.
2.2.2 Hình thức kế toán nhật ký chung
- Đặc điểm : Sử dụng sổ nhật ký chung để ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản sau đó lấy số liệu từ sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái.
- Hệ thống sổ:
+ Sổ tổng hợp : gồm sổ nhật ký chung, các sổ nhật ký đặc biệt và sổ cái tài
khoản.
+ Các sổ chi tiết : có nhiều sổ chi tiết
- Trình tự và phƣơng pháp ghi sổ:
: ghi hàng ngày : ghi cuối tháng : quan hệ đối chiếu Sổ nhật ký chuyên dùng Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ nhật ký chung (1) (4) Sổ cái (5) (8) (6) Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo kế toán
(1) (1)
(2) (3)
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trƣớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào Sổ nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên Sổ nhật ký chung để ghi vào Sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn
vị có mở sổ chi tiết thì đồng thời ghi vào các sổ thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Trƣờng hợp đơn vị mở các sổ nhật ký chuyên dùng thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chuyên dùng liên quan. Định kỳ (5, 10,... ngày) hoặc cuối tháng tuỳ khối
lƣợng nghiệp vụ kinh tế phát sinh tổng hợp từng nhật ký chuyên dùng, lấy số
liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ cái, sau khi đã loại trừ số trùng lắp do một nghiệp vụ đƣợc ghi đồng thời vào nhiều nhật ký chuyên dùng khác nhau (nếu có).
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ cái lập Bảng cân đối tài khoản.
Cuối tháng (quý) phải tổng hợp số liệu khoá sổ và thẻ chi tiết rồi lập các bảng tổng hợp chi tiết.
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết đƣợc dùng để lập các báo cáo kế toán.
- Ƣu, nhƣợc điểm :
+ Ƣu điểm : Mẫu sổ đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu kiểm tra, thuận tiện trong
phân công công việc.
+ Nhƣợc điểm : Khối lƣợng công việc ghi chép nhiều, trùng lặp.
- Điều kiện áp dụng: Phù hợp với những đơn vị có quy mô vừa có nhiều cán bộ
nhân viên kế toán sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán.
2.2.3 Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ
- Đặc điểm : Các hoạt động kinh tế tài chính đƣợc phản ánh ở chứng từ gốc đều
đƣợc phân loại hệ thống hoá để ghi vào bên Có của các tài khoản trên các sổ nhật ký chứng từ. Cuối kỳ tổng hợp số liệu từ nhật ký chứng từ để ghi vào sổ cái các tài khoản.
Kết hợp ghi sổ theo thời gian và theo hệ thống để ghi vào một loại sổ kế toán tổng hợp là các sổ nhật ký chứng từ.
- Sổ kế toán sử dụng :
+ Sổ tổng hợp : bao gồm các nhật ký chứng từ, các bảng kê, bảng phân bổ.
- Trình tự và phƣơng pháp ghi sổ :
: ghi hàng ngày : ghi cuối tháng
: quan hệ đối chiếu
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc đã đƣợc kiểm tra lấy số liệu ghi trực
tiếp vào các nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.
Đối với các nhật ký chứng từ đƣợc ghi căn cứ vào các bảng kê, sổ chi tiết, thì
hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán ghi ở bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết vào nhật ký chứng từ.
Đối với các loại chi phí phát sinh nhiều lần mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trƣớc kết đƣợc tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu từ các bảng phân bổ để ghi vào bảng kê và nhật ký chứng từ có liên quan. Cuối tháng (quý) khoá sổ, cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ cái.
Thẻ và sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái
(1)
Báo cáo tài chính Chứng từ gốc và bảng phân bổ Sổ quỹ Bảng kê chứng từNhật ký (1) (1) (2) (2) (3) (3) (4) (5) (5) (5)
Đối với các chứng từ có liên quan đến sổ và thẻ kế toán chi tiết thì đƣợc ghi trực tiếp vào sổ thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ, thẻ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ cái.
Số liệu tổng cộng ở Sổ cái và một sốchỉ tiêu chi tiết trong nhật ký chứng từ,
bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết đƣợc dùng để lập báo cáo kế toán.
- Ƣu, nhƣợc điểm :
+ Ƣu điểm : Giảm bớt khối lƣợng công việc ghi chép kế toán, khắc phục đƣợc
việc ghi sổ kế toán trùng lắp, kiểm tra đối chiếu đƣợc thƣờng xuyên ngay trên trang sổ, cung cấp số liệu đƣợc kịp thời.
+ Nhƣợc điểm : Mẫu sổ phức tạp, không thuận lợi cho việc cơ giới hoá công tác
kế toán.
- Điều kiện áp dụng : Thích hợp với các doanh nghiệp lớn số lƣợng nghiệp vụ
nhiều tuy nhiên nó đòi hỏi trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán phải cao.
2.2.4 Hình thức kế toán Nhật ký Sổ cái
- Đặc điểm: sử dụng sổ Nhật ký - sổ cái là sổ kế toán tổng hợp duy nhất để ghi
chép các hoạt động kinh tế tài chính theo thứ tự thời gian kết hợp ghi theo hệ thống.
- Hệ thống sổ kế toán :
+ Sổ tổng hợp: Sổ nhật ký - sổ cái
+ Sổ chi tiết: Có nhiều sổ chi tiết
- Trình tự và phƣơng pháp ghi sổ:
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc (hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc),
kế toán tiến hành định khoản rồi ghi vào Nhật ký - sổ cái. Mỗi chứng từ (bảng
tổng hợp chứng từ) ghi vào nhật ký sổ cái một dòng, đồng thời ở cả hai phần:
phần nhật ký (ngày, tháng ghi sổ, số hiệu và ngày tháng chứng từ, diễn giải và
số phát sinh) và phần Sổ cái (ghi Nợ, ghi Có của các tài khoản liên quan). Cuối
kỳ, tiến hành khoá sổ các tài khoản tính ra và đối chiếu số liệu nhằm đảm bảo
các quan hệ cân đối sau :
Tổng cộng số tiền ở phần
nhật ký (cột: Số phát sinh) =
Tổng số phát sinh Nợ
của các tài khoản =
Tổng số phát sinh Có của các tài khoản
Tổng số dư Nợ cuối kỳ của tất cả các tài khoản = Tổng số dư Có cuối kỳ của tất cả các tài khoản - : ghi hàng ngày : ghi cuối tháng : quan hệ đối chiếu
- Ƣu, nhƣợc điểm:
+ Ƣu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, dễ đối chiếu kiểm tra, không cần
phải lập bảng đối chiếu số phát sinh các tài khoản.
+ Nhƣợc điểm: Khó phân công lao động kế toán, không thuận tiện cho những
đơn vị có quy mô vừa và lớn sử dụng nhiều tài khoản.
- Điều kiện áp dụng: Phù hợp với các đơn vị có quy mô nhỏ, số lƣợng tài khoản ít.
2.2.5 Hình thức kế toán trên máy vi tính
- Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính
Đặc trƣng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán đƣợc thực hiện trên một chƣơng trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán đƣợc thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán
không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhƣng phải đƣợc in đầy đủ sổ kế
toán và báo cáo tài chính theo quy định
Sổ quỹ Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký sổ cái
Báo cáo kế toán (1) (1) (3) (5) (1) (2) (4)
- Các loại sổ kế toán
Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán đƣợc thiết kế theo hình thức nào sẽ có loại sổ của hình thức đó nhƣng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
- Trình tự ghi sổ
(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc các Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy định của phần mềm kế toán, các thông tin đƣợc tự động cập nhật
vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái…) và các sổ, thẻ kế toán chi
tiết liên quan.
(2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số
liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính
xác, trung thực theo thông tin đã đƣợc nhập ttrong kỳ. Ngƣời làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổn hợp và sổ kế toán chi tiết đƣợc in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
- Ưu, nhược điểm
Thu nhận và phân
loại chứng từ vào máy vi tínhPhần mềm ra Thông tin đầu ra
Sổ kế toán Báo cáo tài chình
+ Ƣu điểm: Xử lý số liệu kế toán một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác đáp ứng đƣợc nhu cầu thông tin đối với các nhà quản lý. Tiết kiệm đƣợc chi phí tiền lƣơng do giảm thiểu đƣợc số lƣợng cán bộ kế toán cần thiết trong doanh nghiệp. + Nhƣợc điểm: Do làm trên phần mềm kế toán nên có thể sẽ xảy ra hƣ hỏng, hay lỗi phần mềm làm ảnh hƣởng đến tiến độ công việc.
CHƢƠNG 7: TỔ CHỨC CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN