5. Kết cấu của luận văn
3.2.4. Thực trạng công tác kiểm tra, giám sát công tác quản lý tài chính nội bộ
bộ tại Kho bạc Nhà nước
Một trong những nội dung công việc không thể thiếu được trong công tác quản lý tài chính đó chính là công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát. Vì vậy, để đảm bảo cho công tác quản lý cơ chế tài chính tại KBNN Thái Nguyên thực hiện đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức theo quy định, số liệu hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được chính xác, khách quan, đồng thời phát hiện ngăn ngừa kịp thời những hành vi tham ô lãng phí, gian lận, vi phạm nguyên tắc tài chính, thu, chi sai chế độ đòi hỏi cần phải tiến hành công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát một cách thường xuyên, định kỳ.
Hiện nay, nhiệm vụ thanh tra, kiểm tra công tác quản lý tài chính tại KBNN Thái Nguyên được giao trực tiếp cho Phòng Thanh tra - Kiểm tra thực hiện. Bên cạnh đó, phòng Tài vụ - Quản trị cũng xây dựng kế hoạch tự kiểm tra công tác tài chính nội bộ tại đơn vị định kỳ hàng quý để có thể phát
hiện các sai sót trong quá trình thực hiện nhiệm vụ và tiến hành hoàn thiện kịp thời. Việc thanh tra, kiểm tra và tự kiểm tra chủ yếu tập trung vào thời điểm cuối quý, cuối năm sau khi tổng hợp số liệu báo cáo. Do vậy, vào các thời điểm cuối quý, cuối năm có phát sinh các bút toán điều chỉnh thì cũng không ảnh hưởng đến báo cáo tài chính tổng hợp lên cấp trên.
Hàng năm, Phòng thanh tra - kiểm tra KBNN Thái Nguyên tổ chức 01 cuộc thẩm tra báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán tài chính nội bộ theo sự phê duyệt của Giám đốc KBNN tỉnh. Căn cứ vào đề cương kiểm tra đã được lãnh đạo phê duyệt, Phòng Thanh tra - kiểm tra chủ trì phối hợp với phòng Tài vụ -Quản trị tổ chức thực hiện kiểm tra theo kế hoạch. Sau đợt kiểm tra đều có biên bản kiểm tra chi tiết từng nội dung công việc và báo cáo tổng hợp kết quả kiểm tra, kiểm toán nội bộ trình lãnh đạo KBNN tỉnh xem xét. Đồng thời, lập báo cáo kết quả thẩm tra báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán tài chính nội bộ tại đơn vị gửi KBNN theo quy định.
Qua công tác kiểm tra tài chính nội bộ hàng năm tại KBNN Thái Nguyên, các sai sót thường gặp trong quá trình thực hiện nhiệm vụ chỉ là một số yếu tố trên hồ sơ, chứng từ chưa hợp lý, hợp lệ như: thiếu dấu, sai số tiền bằng chữ, hợp đồng kinh tế thiếu dấu giáp lai, lưu thừa hồ sơ công việc,..., không có trường hợp chứng từ chi không đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức. Tất cả các sai xót được phát hiện qua hoạt động kiểm tra đều được thông báo chi tiết tới từng công chức và lãnh đạo đơn vị. Từ đó, lãnh đạo đơn vị có thể nắm được các sai sót còn tồn tại và kịp thời chỉ đạo công chức liên quan khắc phục nhanh chóng, hiệu quả, đảm bảo đúng chế độ.
Thông qua hoạt động kiểm tra, giám sát đã giúp cho lãnh đạo KBNN Thái Nguyên nắm được kết quả triển khai thực hiện nhiệm vụ của từng đơn vị, năng lực, trình độ nghiệp vụ, chuyên môn của từng công chức những hạn chế tồn tại ... Kịp thời chấn chỉnh, uốn nắn các sai sót, vi phạm, đồng thời thông qua đó có kế hoạch tổ chức tập huấn, hướng dẫn đào tạo nâng cao chất lượng đội ngũ công chức và tăng cường quản lý, điều hành trong toàn đơn vị.
78
Ngoài ra, KBNN Thái Nguyên còn chịu sự Thanh tra, kiểm tra công tác quản lý cơ chế tài chính của Thanh tra KBNN, Thanh tra chính phủ, Thanh tra Bộ Tài chính, Kiểm toán Nhà nước,... Thủ trưởng và phòng Tài vụ - Quản trị của KBNN Thái Nguyên phải chấp hành lệnh kiểm tra của các cơ quan có thẩm quyền và có trách nhiệm cung cấp đầy đủ số liệu cần thiết cho công tác kiểm tra được thuận lợi.
Bảng 3.12: Tổng hợp số cuộc kiểm tra, tự kiểm tra của Kho bạc Thái Nguyên từ năm 2017 đến năm 2019
Đơn vị tính: cuộc
TT Nội dung Năm thực hiện Tổng
cộng 2017 2018 2019
1
Số cuộc thanh tra, kiểm tra toàn diện, theo
chuyên đề, đột xuất, thanh tra chuyên ngành 37 41 39 117
1.1 Các phòng thuộc KBNN tỉnh 5 5 5 15
Trong đó: phòng Tài vụ - Quản trị 1 1 1 3
1.2 Các KBNN huyện 28 31 29 88 1.3 Các đơn vị ngoài ngành (thanh tra chuyên ngành) 4 5 5 14
2 Số cuộc tự kiểm tra 78 72 64 214
1.1 Các phòng thuộc KBNN tỉnh 33 29 28 90
Trong đó: phòng Tài vụ - Quản trị 4 4 4 12
1.2 Các KBNN huyện 45 43 36 124
Tổng cộng (1+2): 115 113 103 331
Trong đó: phòng Tài vụ - Quản trị 5 5 5 15
Nguồn: Kho bạc Nhà nước Thái Nguyên
Theo số liệu trên bảng 3.12, từ năm 2017 đến năm 2019 KBNN Thái Nguyên đã thực hiện tổng cộng 331 cuộc kiểm tra và tự kiểm tra, trong đó có 15 cuộc là thực hiện kiểm tra và tự kiểm tra tại phòng Tài vụ - Quản trị. Qua đây cho thấy, việc kiểm tra và tự kiểm tra đối với công tác quản lý tài chính nội bộ tại đơn vị còn diễn ra khá ít, mỗi năm đơn vị chỉ có 1 cuộc kiểm tra thẩm tra số liệu quyết toán năm và 4 cuộc tự kiểm tra chia đều cho 4 quý. Với tần suất hiện nay là 1 cuộc/quý thì công tác tự kiểm tra cũng gặp khá nhiều khó khăn
trong quá trình thực hiện do khối lượng chứng từ toàn tỉnh trong một quý là khá lớn nhưng dồn vào để kiểm tra chỉ trong khoảng 4-5 ngày, mặt khác, các công chức thực hiện công tác này chỉ có 2-3 người và vẫn phải đồng thời thực hiện các công việc chuyên môn khác trong thời gian diễn ra công tác tự kiểm tra. Vì vậy, dẫn đến việc tự kiểm tra đôi khi còn sơ sài, mang tính chất hình thức, chưa thực sự hiệu quả.
3.3. Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến quản lý tài chính nội bộ tại Kho bạc Nhà nước Thái Nguyên
3.3.1. Nhân tố chủ quan
3.3.1.1. Sự nhận thức của đơn vị về tự chủ tài chính và trình độ của người quản lý trong đơn vị
Trong những năm qua, Lãnh đạo KBNN Thái Nguyên luôn chú trọng và quan tâm đến công tác quản lý tài chính nội bộ tại đơn vị. KBNN Thái Nguyên chú trọng đến việc xây dựng các quy chế chi tiêu nội bộ, quản lý tài sản, … để quản lý chặt chẽ, hiệu quả các nguồn kinh phí được giao quản lý. Thông qua các quy chế này, đã phát huy tốt vai trò tích cực, chủ động trong chỉ đạo, quản lý và điều hành, tạo mối quan hệ chặt chẽ trong lãnh đạo chỉ đạo của các tổ chức đoàn thể với công tác chuyên môn và tổ chức các phong trào thi đua trong đơn vị, mặt khác đã giúp cho việc triển khai thực hiện nghiêm túc quy chế dân chủ ở cơ quan và thực hành tiết kiệm chi tiêu, tăng thu nhập cho công chức.
3.3.1.2. Công tác bố trí, sử dụng công chức làm công tác quản lý tài chính nội bộ
Công tác cán bộ có tầm quan trọng quyết định đến sự phát triển của Nhà
nước nói chung. Xét cho cùng, mọi hiệu quả hoạt động của đơn vị đều có liên quan đến cán bộ và công tác cán bộ. Vì vậy, việc lựa chọn, bố trí, sử dụng đúng cán bộ sẽ phát huy hiệu quả hoạt động của đơn vị.
80
Bảng 3.13: Tổng hợp ý kiến về cơ cấu tổ chức công chức làm công tác tài chính nội bộ tại KBNN Thái Nguyên
Đơn vị: % TT Nội dung Hoàn toàn không đồng ý Không đồng ý Không ý kiến Đồng ý Hoàn toàn đồng ý Điểm TB (𝑿̅) 1 Bộ máy làm công tác TNCB có sự sắp xếp, bố trí khoa học, hợp lý 27,59 27,59 24,14 17,24 3,45 2,41
2 Từng vị trí làm việc được phân cấp
rõ ràng, cụ thể 17,24 20,69 31,03 13,79 17,24 2,93
3
Cơ cấu nhân sự làm công tác TNCB tại các đơn vị có sự cân đối, phù hợp với khối lượng từng công việc
27,59 24,14 27,59 20,69 0,00 2,41
𝑿̅=2,59
(Nguồn: Số liệu từ điều tra phỏng vấn công chức trực tiếp liên quan đến công tác quản lý tài chính nội bộ tại KBNN Thái Nguyên)
Qua số liệu tại Bảng 3.13 cho thấy kết quả đánh giá của các công chức trực tiếp liên quan đến công tác quản lý tài chính nội bộ tại KBNN Thái Nguyên về cơ cấu tổ chức công chức làm công tác tài chính nội bộ tại KBNN Thái Nguyên điểm trung bình đạt X = 2,59 xếp loại tốt.
- Bộ máy làm công tác TNCB có sự sắp xếp, bố trí khoa học, hợp lý đạt 2,41 điểm, xếp loại khá. Qua đó ta có thể thấy việc bố trí, sắp xếp công chức làm công tác tài chính nội bộ tại KBNN Thái Nguyên chưa được thực hiện tốt như mong muốn, KBNN Thái Nguyên cần nghiên cứu, đề ra phương án phù hợp hơn trong việc sắp xếp nhân sự làm công tác tài chính nội bộ.
- Từng vị trí làm việc được phân cấp rõ ràng, cụ thể đạt 2,93 điểm, xếp loại tốt, đứng thứ nhất. Tại phòng Tài vụ - Quản trị và các KBNN huyện trực thuộc KBNN Thái Nguyên đã xây dựng bảng phân công nhiệm vụ chi tiết cho từng vị trí việc làm, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho công chức trong quá trình
làm việc, tránh tình trạng giao việc chồng chéo, đùn đẩy trách nhiệm khi thực hiện nhiệm vụ.
- Cơ cấu nhân sự làm công tác TNCB tại các đơn vị có sự cân đối, phù hợp với khối lượng từng công việc đạt 2,41 điểm, xếp loại khá. Điều này được thể hiện khá rõ tại KBNN huyện, cán bộ làm công tác quản lý tài chính là cán bộ kiêm nhiệm (cán bộ làm công tác nghiệp vụ kiêm quản lý tài chính nội bộ), thậm chí Kế toán trưởng nghiệp vụ kiêm nhiệm cả nhiệm vụ Kế toán trưởng nội bộ do vậy không thể đầu tư nhiều thời gian cho công tác quản lý tài chính tại đơn vị.
3.3.1.3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài chính nội bộ
Trong cải cách hành chính, công nghệ thông tin được xác định vừa là yêu cầu, vừa là giải pháp quan trọng nhất để thực hiện các mục tiêu, nội dung của tiến trình cải cách các lĩnh vực, đặc biệt là trong công tác quản lý tài chính nội bộ thông qua việc ứng dụng hệ thống thông tin quản lý tài chính nội bộ đã đáp ứng được yêu cầu quản lý trong thời đại mới đáp ứng đầy đủ nội dung, yêu cầu khai thác số liệu phục vụ cho việc quản lý từ trung ương đến địa phương. Nhận thức được vấn đề quan trọng đó, KBNN Thái Nguyên đã luôn quan tâm đến công tác đào tạo, bồi dưỡng các kiến thức về tin học – công nghệ cho đội ngũ công chức nhằm nâng cao khả năng sử dụng thành thạo các trang thiết bị tin học và các chương trình ứng dụng nghiệp vụ phục vụ yêu cầu công việc.
82
Bảng 3.14: Tổng hợp ý kiến về trang thiết bị cơ sở vật chất- kỹ thuật tại KBNN Thái Nguyên Đơn vị: % TT Nội dung Hoàn toàn không đồng ý Không đồng ý Không ý kiến Đồng ý Hoàn toàn đồng ý Điểm TB (𝑿̅) 1
Trang thiết bị thực hiện nghiệp vụ của công chức làm công tác TCNB là đầy đủ, hiện đại
0,00 0,00 17,24 34,48 48,28 4,31
2
Trang thiết bị thực hiện nghiệp vụ của công chức làm công tác TCNB làm việc ổn định, ít hỏng hóc
0,00 0,00 34,48 31,03 34,48 4,00
3
Lãnh đạo KBNN thể hiện sự quan tâm tới việc nâng cấp, bổ sung các trang thiết bị cần thiết cho công chức làm công tác TCNB
0,00 0,00 17,24 48,28 34,48 4,17
𝑿̅=4,16
(Nguồn: Số liệu từ điều tra phỏng vấn công chức trực tiếp liên quan đến công tác quản lý tài chính nội bộ tại KBNN Thái Nguyên)
Qua số liệu tại Bảng 3.14 cho thấy kết quả đánh giá của các công chức trực tiếp liên quan đến công tác quản lý tài chính nội bộ tại KBNN Thái Nguyên về trang thiết bị cơ sở vật chất- kỹ thuật tại KBNN Thái Nguyên điểm trung bình đạt X= 4,16 xếp loại tốt.
- Trang thiết bị thực hiện nghiệp vụ của công chức làm công tác TCNB là đầy đủ, hiện đại đạt 4,31 điểm, xếp loại tốt nhất.
- Trang thiết bị thực hiện nghiệp vụ của công chức làm công tác TCNB làm việc ổn định, ít hỏng hóc đạt 4,00 điểm, xếp loại tốt.
- Lãnh đạo KBNN thể hiện sự quan tâm tới việc nâng cấp, bổ sung các trang thiết bị cần thiết cho công chức làm công tác TCNB đạt 4,17 điểm, xếp loại tốt.
Nhìn chung tại KBNN Thái Nguyên hiện nay, các trang thiết bị cơ sở vật chất- kỹ thuật phục vụ cho công tác của ngành nói chung và phục vụ cho công tác quản lý tài chính nội bộ nói riêng đều được trang bị theo tiêu chuẩn định mức nhà nước quy định và đáp ứng tốt nhu cầu làm việc của công chức đơn vị.
3.3.1.4. Tổ chức hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ KBNN Thái Nguyên
KBNN Thái Nguyên luôn coi trọng công tác thanh tra, kiểm tra, kiểm soát trong nội bộ, coi nhiệm vụ này không thể thiếu được bởi vì quản lý, chỉ đạo và điều hành mà không có kiểm tra coi như công việc chưa hoàn thành, hoặc có hoàn thành nhưng chưa khẳng định được kết quả của từng công việc. Để hoàn thành tốt nhiệm vụ thanh tra, kiểm tra, KBNN Thái Nguyên luôn coi trọng xây dựng đội ngũ công chức thực hiện nhiệm vụ cả về chất lượng và số lượng. Hàng năm, KBNN Thái Nguyên luôn bám sát chương trình, kế hoạch thanh tra, kiểm tra của KBNN, của Thanh tra tỉnh chủ động xây dựng chương trình thanh tra chuyên ngành, kiểm tra trong nội bộ, thường xuyên tổ chức, triển khai chương trình kiểm tra dưới nhiều hình thức khác nhau. Việc tổ chức thực hiện kiểm tra một cách đầy đủ theo đúng trình tự các bước của quy trình có ý nghĩa rất quan trọng để công tác kiểm tra đạt hiệu quả cao, các bước cơ bản gồm :
Bước 1 : Lập kế hoạch kiểm tra
Bước 2 : Phê duyệt kế hoạch kiểm tra Bước 3 : Tiến hành kiểm tra
Bước 4 : Báo cáo kết quả kiểm tra
Bước 5 : Theo dõi thực hiện kết luận, kiến nghị trong báo cáo kết quả kiểm tra.
Thông qua các đợt kiểm tra đã kịp thời phát hiện các trường hợp vi phạm chế độ chứng từ và hạch toán kế toán, chế độ kiểm soát chi, … và công tác quản lý điều hành của các đơn vị KBNN trực thuộc ... Chấn chỉnh và khắc phục kịp thời các sai sót, vi phạm, đồng thời giúp cho các đơn vị thấy rõ những hạn chế, yếu kém trong tổ chức triển khai thực hiện nhiệm vụ và vai trò tác dụng của
84
công tác thanh tra, kiểm tra, kiểm soát trong nội bộ. Đặc biệt thông qua công tác thanh tra, kiểm tra, kiểm soát đã giúp cho lãnh đạo KBNN Thái Nguyên nắm được kết quả triển khai thực hiện nhiệm vụ của từng đơn vị, năng lực, trình độ nghiệp vụ, chuyên môn của từng công chức những hạn chế tồn tại ... Kịp thời chấn chỉnh, uốn nắn các sai sót, vi phạm, đồng thời thông qua đó có kế hoạch tổ chức tập huấn, hướng dẫn đào tạo nâng cao chất lượng đội ngũ công chức và tăng cường quản lý, điều hành trong toàn đơn vị.
Bảng 3.15: Tổng hợp ý kiến về công tác kiểm tra, giám sát công tác quản lý TCNB tại KBNN Thái Nguyên
Đơn vị: % TT Nội dung Hoàn toàn không đồng ý Không đồng ý Không ý kiến Đồng ý Hoàn toàn đồng ý Điểm TB (𝑿̅) 1
Hoạt động kiểm tra và tự kiểm tra trong công tác quản lý tài chính nội bộ tại đơn vị được thực hiện nghiêm túc, công bằng
3,45 10,34 44,83 34,48 6,90 3,31
2
Các công chức được giao nhiệm vụ kiểm tra có trình độ năng lực đảm bảo cho sự chính xác của hoạt động kiểm tra
3,45 17,24 37,93 34,48 6,90 3,24
3