Những thay đổi trong mô hinh cơ cấu tổ chức
- Phòng Thống kê Tổng hợp giữ nguyên tên và bổ sung thêm nhiệm vụ thanh tra thống kê.
- Phòng Thống kê Công - Thương và Phòng Thống kê Nông nghiệp đổi tên thành Phòng Thống kê kinh tế và cắt giảm nhiệm vụ triển khai điều tra thống kê.
- Phòng Phòng Thống kê Dân số - Văn xã đổi tên thành Phòng Thống kê Xã hội và cắt giảm nhiệm vụ triển khai điều tra thống kê.
- Thành lập mới Phòng Thu thập thông tin thống kê thực hiện nhiệm vụ thu thập thông tin đầu vào và triển khai các cuộc điều tra, tổng điều tra thống kê.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức đề xuất mới: Mô hình tổ chức mới mà tác giả đề xuất cho Cục Thống kê tỉnh Lạng Sơn là mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến, chức năng, được xây dựng dựa trên mô hình quản lý lấy định hướng quá trình làm cơ sở để phát huy sức mạnh tổng thể đơn vị. Theo đó, kết cấu quản lý của đơn vị sẽ được tổ chức khác so với kết cấu tổ chức hiện tại của Cục. Như vậy thay vì nếu như hiện tại các
bộ phận chỉ phối hợp với nhau theo chiều dọc, báo cáo lên cấp trên hoặc truyền đạt thông tin xuống cấp dưới thì với mô hình tổ chức mới này các bộ phận vẫn phải báo cáo thông tin cho cấp trên trực tiếp và đồng thời phải tương tác và làm việc trực tiếp với các phòng khác.
Bộ máy hoạt động mới của Cục Thống kê tỉnh Lạng Sơn cơ cấu theo sơ đồ tổ chức dưới đây:
Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức đề xuất của Cục Thống kê tỉnh Lạng Sơn
Nguồn: đề xuất của tác giả
CỤC TRƯỞNG PHÓ CỤC TRƯỞNG PHÓ CỤC TRƯỞNG PHÒNG THỐNG KÊ TỔNG HỢP PHÒNG THỐNG KÊ KINH TẾ PHÒNG THỐNG KÊ XÃ HỘI PHÒNG THU THẬP THÔNG TIN THỐNG KÊ PHÒNG TỔ CHỨC - HÀNH CHÍNH CHI CỤC THỐNG KÊ KHU VỰC VĂN QUAN - CAO LỘC CHI CỤC THỐNG KÊ KHU VỰC LỘC BÌNH - ĐÌNH LẬP CHI CỤC THỐNG KÊ THÀNH PHỐ LẠNG SƠN CHI CỤC THỐNG KÊ KHU VỰC TRÀNG ĐỊNH - VĂN LÃNG CHI CỤC THỐNG KÊ KHU VỰC CHI LĂNG - HỮU LŨNG CHI CỤC THỐNG KÊ KHU VỰC BÌNH GIA - BẮC SƠN
Ưu điểm của mô hinh tổ chức đề xuất
Mô hình tổ chức mới mà tác giả đề xuất cho Cục Thống kê tỉnh Lạng Sơn có ưu thế vượt trội so với mô hình hiện tại, không những khắc phục được những hạn chế của mô hình hiện tại mà còn mang lại cho Cục Thống kê tỉnh Lạng Sơn nhiều thuận lợi trong quá trình thực thi nhiệm vụ chuyên môn, đảm bảo thực hiện thành công các mục tiêu chiến lược của Ngành đề ra. Có thể điểm qua một vài nét ưu điểm của việc tổ chức quản lý theo mô hình mới này như sau:
Về tính thống nhất mục tiêu: Mô hình tổ chức linh hoạt, đảm bảo tính thống nhất trong mục tiêu và đáp ứng được chức năng, nhiệm vụ chung của Ngành. Mô hình này giúp Cục Thống kê tỉnh Lạng Sơn nâng cao được khả năng linh hoạt trong hoạt động xử lý công việc, có thể xử lý được các tình huống đòi hỏi có tính linh hoạt cao;
Về chuyên môn hóa: Mô hình tăng cường sự chuyên môn hóa trong từng lĩnh vực, vì vậy mỗi lĩnh vực hoạt động được quản lý và kiểm soát một cách chặt chẽ đảm bảo được chất lượng của công việc; Sử dụng hiệu quả và phát huy được tối đa các nguồn lực;
Về việc phân chia tổ chức thành các phòng, các Chi cục Thống kê: Mô hình đề xuất dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp cơ cấu phòng chuyên môn mà không gây ra sự xáo trộn hoặc ảnh hưởng đến các phòng khác trong đơn vị.
Về quyền hạn và trách nhiệm: Phân công nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng nên dễ dàng xác định được thiếu sót khi có vấn đề phát sinh;
Về cấp quản lý và tầm quản lý: Số cấp quản lý phù hợp với quy mô của Cục Thống kê tỉnh Lạng Sơn, giúp cho bộ máy của Cục gọn nhẹ mà vẫn đảm bảo được hiệu quả trong hoạt động;
Về tập trung và phi tập trung: Có sự phân quyền giao trách nhiệm rõ ràng giữa các Phòng, các Chi cục Thống kê nên giảm gánh nặng cho cấp quản lý cấp cao, đồng thời nâng cao tinh thần trách nhiệm trong đội ngũ quản lý các cấp;
Về mức độ phối hợp: Khả năng phối hợp hoạt động trong Cục Thống kê tỉnh Lạng Sơn cao, rút ngắn được thời gian xử lý công việc và giảm thiểu thời gian chết trong từng khâu, đảm bảo các công việc được giải quyết nhanh gọn và hiểu quả.
Giúp cho việc việc kiểm soát hệ thống chất lượng được chặt chẽ hơn thông qua cơ chế kiểm tra chéo giữa các bộ phận, đảm bảo các quá trình đều được giám sát và chịu sự kiểm tra của hệ thống, giảm thiểu được các sai sót trong các bộ phận mà vẫn giữ được tính độc lập.
Cơ cấu tổ chức phù hợp với xu thế phát triển, thích hợp áp dụng cho đơn vị với khối lượng công việc ngày một lớn hơn, phục vụ hoạt động của nhiệm vụ của ngành. Tuy nhiên, ở bất kỳ một mô hình nào cũng đều có những mặt hạn chế của nó. Những hạn chế này có thể xem là những thách thức mà tập thể lãnh đạo Cục Thống kê tỉnh Lạng Sơn cần phải vượt qua. Một trong những thách thức lớn nhất mà đơn vị phải đối mặt khi áp dụng mô hình này là việc chất lượng nguồn nhân lực. Nếu chất lượng nguồn nhân lực yếu thì Cục rất khó đảm bảo chất lượng số liệu thống kê được nâng lên. Thêm vào đó, nếu người được trao quyền ra quyết định trong các khâu mà năng lực còn yếu hoặc chưa đủ tầm, chần chừ trong việc ra quyết định sẽ làm lỡ công việc, hoặc chất lượng các quyết định không đạt sẽ để lại hậu quả hoặc rủi ro cho đơn vị.
3.2.3. Giải pháp tăng cường phối hơp giữa các bộ phận
- Xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức thống nhất và thể chế hóa nó trong quy chế của Cục Thống kê tỉnh Lạng Sơn.
- Đặt sơ đồ và địa điểm các phòng, chi cục thống kê của Cục Thống kê tỉnh Lạng Sơn tại vị trí thuận tiện để mọi công chức và người lao động đều dễ dàng nhìn thấy thường xuyên. Nhờ đó nắm vững được mối liên hệ chức năng giữa các đơn vị để biết được những bộ phận phối hợp khi cần thiết.
- Quy định họp giao ban cán bộ quản lý toàn đơn vị vào ngày đầu tiên của tuần, tháng.
- Hoàn thiện mối quan hệ giữa tập thể lãnh đạo Cục các phòng chuyên môn, và chi cục thống kê.
- Xây dựng Quy chế phối hợp công việc giữa các phòng chuyên môn và chỉ đạo tổ chức thực hiện một cách thường xuyên, hiệu quả. Cơ chế phối hợp giữa các phòng chuyên môn phải nhịp nhàng, đồng bộ và có sự hỗ trợ tương tác hợp lý với nhau.
- Hoàn thiện công tác lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch. Tập thể lãnh đạo Cục cần xây dựng kế hoạch cụ thể cho từng tuần, tháng, quý, năm dựa trên sự tham mưu của các phòng liên quan. Đầu mối của Cục là Phòng Tổ chức - Hành chính và Phòng Thống kê Tổng hợp.
3.2.4. Các giải pháp khác
*Nâng cao năng lực và phẩm chất đội ngũ công chức của ngành
Một bộ máy quản lý có hiệu lực và hiệu quả là một bộ máy có những con người giỏi về chuyên môn, sáng tạo, tận tuỵ và nhiêt tình với công việc, tâm huyết với sự phát triển của tổ chức. Điều này phụ thuộc rất nhiều vào các chính sách đối với nguồn nhân lực của đơn vị.
* Chính sách đào tao
- Cục Thống kê tỉnh Lạng Sơn cần khuyến khích công chức học tập nâng cao trình độ. Ngoài việc bảo đảm lương và thời gian, Cục nên có chính sách hỗ trợ tài chính cho những công chức đi đào tạo theo nhu cầu của đơn vị cũng như của bản thân họ.
- Hàng năm Phòng Tổ chức - Hành chính tham mưu cho tập thể lãnh đạo Cục Thống kê tỉnh Lạng Sơn tiến hành rà soát, đánh giá lại trình độ chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ của công chức, người lao động theo những tiêu chuẩn chức danh đã quy định. Qua đánh giá sẽ xác định nhu cầu đào tạo: những ai không đáp ứng được yêu cầu công việc, hoặc có những thiếu hụt gì về kiến thức, kỹ năng so với yêu cầu; từ đó thiết kế chương trình đào tạo cho các đối tượng một cách thiết thực, tránh tình trạng đào tạo tốn kém nhưng sau đó không nâng cao được kết quả thực hiện công việc.
* Các chính sách khác đối với nhân lực.
- Chính sách luân chuyển, bổ nhiệm theo quy định để tạo cơ hội cho công chức thay đổi vị trí công tác để họ có thể nắm vững được nhiều kỹ năng ở các vị trí khác nhau, giảm bớt sự nhàm chán, phát huy khả năng thực sự và sự sáng tạo để sắp xếp, bố trí vị trí phù hợp nhằm tận dụng tối đa năng lực của đội ngũ này.
- Chính sách đãi ngộ hấp dẫn (lương, thưởng xứng đáng, lộ trình thăng tiến thuận lợi...).
3.3. Điều kiện thực thi giải pháp
Quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức đòi hỏi sự nỗ lực và ủng hộ của nhiều chủ thể, đặc biệt là đội ngũ công chức của Cục Thống kê tỉnh Lạng Sơn. Vì thế, muốn thực hiện các giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Cục cần bảo đảm những điều kiện sau:
* Sự phù hợp với luật pháp, quy định hiện hành của Nhà nước
Mô hình Cục Thống kê tỉnh Lạng Sơn ra đời theo Quyết định của Tổng cục trưởng Tổng cục Thống kê để thực hiện nhiệm vụ chính trị của ngành. Tính đến thời điểm hiện tại qua khoảng thời gian 16 năm đi vào hoạt động thực tiễn, Cục Thống kê tỉnh Lạng Sơn đã thể hiện được hiệu quả trong quản lý, khai thác sử dụng. Thực hiện Quyết định số 1006/QĐ-TCTK ngày 20/5/2020 của Tổng cục Thống kê Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Thống kê các tỉnh, thành phố; Quyết định số 1007/QĐ-TCTK ngày 20/5/2020 của Tổng cục Thống kê Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Thống kê quận, huyện, thị xã, thành phố và Chi cục Thống kê khu vực thuộc Cục Thống kê tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Quyết định số 1246/QĐ- TCTK ngày 05/8/2020 của Tổng cục Thống kê ban hành Quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng thuộc Cục Thống kê các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Căn cứ vào các tiêu chuẩn, quy định nêu trên yêu cầu để đổi mới về cơ cấu tổ chức, điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ để thực hiện hiệu quả công việc được giao, nên cần rà soát lại chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức cho phù hợp với thực tiễn.
* Xây dựng được chiến lược phát triển trong đó có chiến lược phát triển nguồn nhân lực của Cục Thống kê tỉnh Lang Sơn.
Một tổ chức mạnh là một tổ chức có nguồn nhân lực mạnh. Một bộ máy quản lý có hiệu quả là một bộ máy có những con người giỏi về chuyên môn, sáng tạo và nhiệt tình với công việc, tâm huyết với sự phát triển của tổ chức. Vì vậy Cục Thống kê tỉnh Lạng Sơn cần xây dựng và thực thi chiến lược phát triển nguồn nhân lực nhằm thực hiện chiến lược tổng thể của đơn vị.
* Xây dựng và phát triển văn hóa công sở-yếu tố hỗ trợ và gắn bó chặt chẽ với quá trinh hoàn thiện cơ cấu tổ chức
Văn hoá công sở là quy định về trang phục, giao tiếp và ứng xử của công chức, người lao động khi thực hiện nhiệm vụ; Việc thực hiện tốt văn hóa công sở sẽ có tác dụng: Bảo đảm tính trang nghiêm, hiệu lực và hiệu quả hoạt động của cơ quan; xây dựng phong cách ứng xử chuẩn mực của công chức, người lao động trong thực hiện công việc và đối với người dân, hướng tới mục tiêu xây dựng đội ngũ công chức, người lao động có phẩm chất đạo đức tốt, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Lãnh đạo Cục Thống kê tỉnh Lạng Sơn phải nhìn nhận, đánh giá đúng năng lực của từng nhân viên và bố trí họ vào các vị trí công việc phù hợp, tạo điều kiện để họ phát huy năng lực. Đồng thời Cục có những chính sách đào tạo hợp lý nhằm bồi dưỡng năng lực và trình độ chuyên môn cho công chức, tạo điều kiện để họ được phát triển và cống hiến cho ngành.
Đối với các phòng, chi cục thống kê phải xây dựng kế hoạch thực hiện công việc của đơn vị mình có tính khả thi có sự phối hợp và tương tác với các phòng, cá nhân có liên quan.
Mô hình tổ chức mới mà tác giả đề xuất sẽ góp phần giúp Cục Thống kê tỉnh Lạng Sơn giải quyết được các vấn đề khó khăn trong thực hiện nhiệm vụ, đảm bảo thực hiện công việc được giao một cách hiệu quả.
KẾT LUẬN
Sự nghiệp đổi mới đất nước và công cuộc đẩy mạnh CNH, HĐH cũng như tăng cường hội nhập quốc tế đặt ra yêu cầu và nhiệm vụ của ngành Thống kê ngày càng cao. Trong khi đó, đội ngũ công chức thiếu hụt về số lượng và chất lượng, tuyển dụng gặp khó khăn, sức hút của nghề thống kê không cao. Do đó, đặt ra yêu cầu cấp thiết phải cơ cấu tổ chức ngành Thống kê nhằm tăng cường về số lượng và bảo đảm chất lượng nguồn nhân lực để đáp ứng nhu cầu và nhiệm vụ ngày càng cao của Ngành. Để thực hiện được mục tiêu sứ mệnh của Ngành đòi hỏi ngành Thống kê Việt Nam nói chung và ngành Thống kê tỉnh Lạng Sơn nói riêng phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức, đây là một trong những nội dung rất quan trọng mà bất kỳ một tổ chức nào cũng cần đặc biệt quan tâm.
Việc hoàn thiện thay đổi mô hình tổ chức và hoạt động là điều tất yếu, cần thiết phải có sự nghiên cứu một cách có cơ sở khoa học và hệ thống về cơ cấu tổ chức quản lý của Cục Thống kê tỉnh Lạng Sơn. Đề tài “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Cục Thống kê tỉnh Lang Sơn” nhằm đề xuất các giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý theo hướng tinh gọn, hoạt động hiệu lực và hiệu quả. Luận văn đã hoàn thành được mục tiêu đó với các nội dung sau:
1. Hệ thống hoá cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức quản lý: Các thuộc tính cơ bản, các mô hình tổ chức bộ phận của cơ cấu, các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức, tiêu chí đánh giá và quá trình hoàn thiện cơ cấu.
2. Giới thiệu chức năng nhiệm vụ và kết quả thực hiện nhiệm vụ của Cục Thống kê tỉnh Lạng Sơn trong giai đoạn từ năm 2017-2019. Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức quản lý của Cục Thống kê tỉnh Lạng Sơn theo các thuộc tính cơ bản của cơ cấu: chuyên môn hóa và phân chia các bộ phận; quyền hạn và trách nhiệm; mối quan hệ giữa tập trung và phi tập trung trong bộ máy; tầm và cấp quản lý; quan hệ phối hợp giữa các bộ phận trong cơ cấu tổ chức. Từ đó đánh giá chung cơ cấu tổ chức của Cục theo các tiêu chí, đánh giá các điểm mạnh, điểm yếu và nguyên nhân những điểm yếu của cơ cấu hiện tại của Cục Thống kê tỉnh Lạng Sơn.
3. Luận văn đề xuất một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý của Cục Thống kê tỉnh Lạng Sơn, đó là thành lập mới/sáp nhập, thay đổi chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn một số phòng và Chi cục Thống kê; đề xuất một số giải pháp khác. Luận văn nêu sơ đồ cơ cấu tổ chức dự kiến sau khi hoàn thiện theo các giải pháp nói trên; đồng thời cũng kiến nghị một số điều kiện để thực hiện các giải pháp đó. Hệ thống các giải pháp mà tác giả luận văn đề xuất dựa trên việc nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức quản lý của Cục Thống kê tỉnh Lạng Sơn hiện tại và định hướng phát triển Cục trong giai đoạn tới.
Trong khuôn khổ luận văn thạc sĩ, tác giả đã vận dụng kiến thức, lý luận được tiếp thu từ nhà trường, nghiên cứu nguồn tài liệu, đi sâu tìm hiểu, khảo sát và qua