Hoàn thiện cơ cấu tổ chức hành chính về bản chất là một quá trình thiết kế lại cơ cấu, hay thay đổi cơ cấu nhằm đáp ứng những mục tiêu mới, những đòi hỏi và sức ép của công việc. Quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức hành chính bao gồm những nội dung sau phân tích các yếu tố ảnh hưởng lên cơ cấu tổ chức hành chính; đánh giá cơ cấu tổ chức hành chính hiện tại; đưa ra các giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức hành chính; thực hiện các giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức hành chính; giám sát, đánh giá kết quả thực hiện. Có thể nói quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức hành chính là một quá trình thay đổi liên tục hoặc gián đoạn, có thể là những thay đổi rất nhỏ hay những biến đổi lớn trong cơ cấu nhằm cải thiện hiệu lực và hiệu quả hoạt động của tổ chức hành chính.
Hình 1.1. Quy trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức
(Nguyễn Thị Ngọc Huyền cùng các tác giả, năm 2018, trang 588)
Phân tích các yếu tố ảnh hưởng lên cơ cấu tổ chức hành chính: Mục tiêu của
3) Đưa ra các giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức
3) Đưa ra các giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức 1) Phân tích các yếu
tố ảnh hưởng lên cơ cấu tổ chức 1) Phân tích các yếu tố ảnh hưởng lên cơ
cấu tổ chức 2) Đánh giá cơ cấu tổ chức hiện tại 2) Đánh giá cơ cấu tổ chức hiện tại 4) Thực hiện các giải pháp hoàn thiện cơ
cấu tổ chức 4) Thực hiện các giải
pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức 5) Giám sát, đánh giá
kết quả thực hiện 5) Giám sát, đánh giá
bước này là xác định những tác động có thể có từ các yếu tố môi trường bên ngoài và môi trường bên trong đơn vị lên cơ cấu tổ chức hành chính đang vận hành. Những yếu tố môi trường bên ngoài như kinh tế, chính trị - pháp lý, xã hội, công nghệ có thể tạo ra những sức ép thay đổi cơ cấu. Biến động công việc có thể phải cắt giảm quy mô tổ chức hành chính, lực lượng lao động thiếu những kỹ năng mà tổ chức hành chính cần đòi hỏi cơ cấu phải được thiết kế lại để đa dạng hóa kỹ năng. Những yếu tố môi trường nội bộ như chiến lược, quy mô, đội ngũ nhân lực, các nguồn lực khác của tổ chức hay văn hóa, thái độ của các nhà quản lý có những ảnh hưởng quyết định lên cơ cấu tổ chức hành chính của đơn vị.
Các yếu tố ảnh hưởng lên cơ cấu tổ chức hành chính
- Môi trường bên ngoài: Những tính chất của môi trường bên ngoài như tính tích cực, tính phức tạp và mức độ thay đổi có ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức hành chính của một đơn vị.
- Chiến lược, sứ mạng và tầm nhìn của tổ chức hành chính
+ Chiến lược cấp tổ chức hành chính như phân bổ các nguồn lực tài chính, công nghệ , nhân lực vv… và điều phối các hoạt động hướng tới mục tiêu của chiến lược.
+ Chiến lược cấp chức năng: như nhân sự, tài chính... được đặt ra trong một lĩnh vực hoạt động của đơn vị. Các chiến lược cấp chức năng là sự chi tiết hóa các chiến lược cấp tổ chức hành chính và liên quan đến hoạt động quản lý chức năng.
Cơ cấu tổ chức hành chính là công cụ để thực hiện các mục tiêu chiến lược, cơ cấu tổ chức hành chính sẽ phải được thay đổi khi có sự thay đổi chiến lược. Động lực khiến tổ chức hành chính thay đổi cơ cấu là sự kém hiệu lực, hiệu quả của các thuộc tính cũ trong việc thực hiện chiến lược.
- Quy mô và mức độ phức tạp trong hoạt động của đơn vị
Quy mô và mức độ phức tạp trong hoạt động của đơn vị có ảnh hưởng lớn tới cơ cấu tổ chức hành chính. Thông thường việc tăng trưởng quy mô làm tăng số lượng các đơn vị, các bộ phận, các cấp quản lý tiếp đến nó tạo ra sự phức tạp các mối quan hệ ngang, dọc trong cơ cấu tổ chức hành chính.
- Công nghệ: Tính chất và mức độ phức tạp của công nghệ mà đơn vị sử dụng có thể ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức hành chính. Cơ cấu phải được bố trí sao
cho tăng cường được khả năng thích nghi của đơn vị trước sự thay đổi nhanh chóng về công nghệ được giao quản lý.
- Thái độ của ban lãnh đạo và năng lực đội ngũ nhân viên
Thái độ của lãnh đạo tác động rất lớn đến cơ cấu tổ chức hành chính. Để đảm bảo tính hiệu quả, các đơn vị sự nghiệp phải biết điều phối và sử dụng nhân viên có năng lực vào các vị trí thích hợp điều đó góp phần tạo sự nhịp nhàng và phối hợp trong công việc.
Đánh giá cơ cấu tổ chức hành chính hiện tai: Mục tiêu đánh giá cơ cấu tổ chức hành chính hiện tại là xác định cơ cấu hiện tại có hoạt động tốt để đảm bảo thực hiện các mục đích và mục tiêu của tổ chức hành chính hay không? Mục đích, mục tiêu của tổ chức hành chính được cụ thể hóa qua các yêu cầu đối với cơ cấu. Từ đó việc đánh giá cơ cấu dựa trên các chuẩn mực:
(1) Các yêu cầu cần thiết đối với cơ cấu tổ chức hành chính của đơn vị bao gồm - Tính thống nhất
- Tính tối ưu - Tính tin cậy - Tính linh hoạt - Tính hiệu quả
(2) Các thuộc tính của cơ cấu tổ chức của đơn vị hành chính - Mức độ chuyên môn hóa, đa dạng hóa và tổng hợp hóa - Mô hình phân nhóm các bộ phận trong tổ chức hành chính
- Thực trạng sử dụng các mối quan hệ quyền hạn trực tuyến, tham mưu và chức năng trong tổ chức hành chính
- Số cấp quản lý và thực trạng tầm quản lý
- Mức độ tập trung và phi tập trung hóa, các hình thức phi tập trung hóa - Tình trạng phối hợp giữa các bộ phận và phân hệ trong cơ cấu (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Từ đó, rút ra các điểm mạnh, điểm yếu và nguyên nhân của các điểm yếu làm cơ sở để đề xuất các giải pháp phù hợp.
Các giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức hành chính: Từ những đánh giá ở bước hai ta có được điểm mạnh điểm yếu và các nguyên nhân của điểm yếu trong
cơ cấu tổ chức của đơn vị sự nghiệp từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức cho phù hợp với điều kiện của công việc.
Thực hiện các giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức hành chính
- Truyền thông những giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức hành chính đến từng nhân viên, các nhóm, bộ phận, phân hệ trong tổ chức. Mục tiêu của việc truyền thông là làm cho mọi người hiểu được kỳ vọng, lợi ích mà giải pháp hoàn thiện cơ cấu mang lại từ đó chủ động, tích cực tham gia thay đổi cơ cấu.
- Xây dựng và thực hiện những chương trình dự án, đề án để triển khai các giải pháp thay đổi cơ cấu tổ chức hành chính.
- Tạo động lực cho nhân viên, các nhóm và các bộ phận thực hiện giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức hành chính thông qua các công cụ lãnh đạo.
- Đảm bảo các nguồn lực cần thiết để thực hiện các giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức hành chính, đặc biệt là con người và tài chính.
- Chứng minh những thành công ngắn hạn của các giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức hành chính nhằm tạo sự tin tưởng của mọi người, là động lực thúc đẩy cho những cải thiện tiếp theo.
- Người lãnh đạo luôn phải đi đầu trong việc thực hiện các giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức hành chính.
Giám sát và đánh giá kết quả thực hiện các giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức: Giám sát thường xuyên tình hình triển khai các giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức hành chính. Mục tiêu là có được những thông tin phản hồi về tình hình triển khai giải pháp cơ cấu mới.
Đánh giá đầu ra đạt được của việc triển khai các giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức hành chính. Hoạt động đánh giá thường xảy ra khi kết thúc thực hiện các giải pháp, tuy nhiên các nhà quản lý có thể thực hiện đánh giá định kỳ để xác định những yếu tố làm cho những giải pháp triển khai không đạt như mong muốn và có biện pháp điều chỉnh kịp thời.
CHƯƠNG 2
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CỤC THỐNG KÊ TỈNH LẠNG SƠN