TẬP HUẤN CỦA CƠ QUAN NHÀ NƯỚC
1.2.4. Hình thức và công cụ kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của cơ quan nhà nước
1.2.4.1. Hình thức kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán
Tất cả các khoản chi, nội dung chi đề nghị thanh toán đều phải được thực hiện kiểm tra, kiểm soát. Các khoản chi, nội dung chi phải được giao trong dự toán, không vượt chế độ, tiêu chuẩn, định mức quy định.
Phòng chuyên môn sẽ tiến hành kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán trên cơ sở hồ sơ giao nộp của người đề nghị thanh toán và căn cứ vào các khoản chi, nội dung chi được giao trong dự toán, đối chiếu các chế độ, tiêu chuẩn, định mức theo quy định để thanh quyết toán theo đề nghị của người đề nghị thanh toán.
Người đề nghị thanh toán phải tự chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp, hợp lệ của các hóa đơn, chứng từ đã cung cấp. Phòng chuyên môn sẽ không thực hiện việc kiểm tra, xác minh, đối chiếu các hóa đơn, chứng từ trong hồ sơ thanh quyết toán.
Căn cứ vào hồ sơ thanh quyết toán do người đề nghị thanh toán lập, phòng chuyên môn tiến hành kiểm tra, kiểm soát hồ sơ trên cơ sở các khoản chi, nội dung chi đề nghị thanh toán, các thủ tục hồ sơ hợp pháp, hợp lệ nếu đúng thực hiện thanh toán theo đề nghị. Nếu phát hiện các khoản chi, nội dung chi không có trong dự toán giao, không đúng chế độ, định mức theo quy định thì thực hiện tạm dừng thanh toán, yêu cầu người đề nghị thanh toán hoàn thiện lại hồ sơ theo đúng hướng dẫn quy định.
Hình thức kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn được thực hiện bởi các hình thức: kiểm soát trước và kiểm soát sau.
- Kiểm soát trước: là việc kiểm soát các căn cứ pháp lý, các chủ trương, kế hoạch, dự toán trước khi tổ chức thực hiện như kiểm soát phê duyệt kế hoạch, phê duyệt dự toán, lập, thẩm định dự toán kinh phí.
- Kiểm soát sau: là việc kiểm soát được thực hiện sau khi nhiệm vụ tổ chức thực hiện đã hoàn thành giao nộp hồ sơ, chứng từ và đề nghị thanh quyết toán kinh phí.
Hoạt động kiểm tra, kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn có vai trò rất quan trọng và tác dụng tích cực trong quản lý và sử dụng nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn. Bên cạnh đó còn đảm bảo chủ thể và các bên liên quan trong việc tuân thủ theo pháp luật. Tác động cơ bản hơn nữa là phòng ngừa, ngăn chặn các hành vi vi phạm pháp luật. Kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của các cơ quan nhà nước có thể sử dụng công cụ là các hệ thống văn bản pháp lý và công cụ máy móc, thiết bị hỗ trợ.
- Công cụ là các hệ thống văn bản pháp lý: Cán bộ kiểm soát thường tập trung vào các công cụ như các văn bản pháp luật về quản lý tài chính, ngân sách gồm Luật Ngân sách nhà nước và các văn bản hướng dẫn, quy định chế độ chính sách của nhà nước, tiêu chuẩn, định mức chi…là những công cụ quan trọng trong việc kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn. Các văn bản pháp lý đó cần phải đảm bảo phù hợp với phát sinh, tình hình thực tế, thống nhất và bao quát được phần lớn các nội dung kinh tế phát sinh, để cán bộ kiểm soát thuận tiện kiểm tra, đối chiếu.
Các văn bản về chủ trương, quyết định phê duyệt kế hoạch, quyết định phê duyệt dự toán, biên bản thẩm định dự toán kinh phí; các tài liệu cung cấp phải có sự logic về thời gian…
- Công cụ máy móc, thiết bị hỗ trợ: Để đáp ứng và hoàn thành tốt công tác kiểm soát, ngoài công cụ là các hệ thống văn bản pháp lý cán bộ kiểm soát còn sử dụng hệ thống các thiết bị, máy móc hiện đại để hỗ trợ như máy vi tính, phần mềm kế toán…