TẠO, TẬP HUẤN CỦA VĂN PHÒNG UBDT 2.1 Giới thiệu về Văn phòng Ủy ban Dân tộc
2.2.1. Thực trạng hồ sơ các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn
Thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao, Văn phòng UBDT được giao quản lý, kiểm soát chi và thanh quyết toán các nguồn kinh phí được giao theo đúng chế độ quy định, trong đó có nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn. Nhìn chung, hồ sơ các lớp tập huấn được thanh quyết toán cơ bản phù hợp với yêu cầu về công tác
quản lý tài chính NSNN, đúng quy định hiện hành, hồ sơ được lập rõ ràng theo nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tuy nhiên chất lượng hồ sơ lớp tập huấn chưa đồng đều, một số hồ sơ còn có những tồn tại như:
- Đối với lớp tập huấn trực tiếp tại cơ sở đào tạo: Hồ sơ chứng từ giao nộp có số ít nội dung tẩy xóa, sửa chữa như giấy đi đường của các học viên lớp tập huấn đi thực tế còn sửa chữa ngày tháng, nơi đi nơi đến; nội dung đề nghị thanh toán hỗ trợ đi lại của giảng viên lớp tập huấn còn thiếu hóa đơn hoặc biên lai xác nhận từ nơi đi đến nơi đến; Hợp đồng và thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ phục vụ lớp tập huấn còn không ghi ngày tháng năm phát sinh giao dịch; đa số hồ sơ khi giao nộp còn thiếu công văn triệu tập học viên, công văn mời giảng viên. Sau khi kết thúc hoàn thành việc tổ chức các lớp tập huấn không có báo cáo về kết quả tổ chức lớp tập huấn và thời gian nộp hồ sơ chứng từ đề nghị thanh toán và quyết toán với kho bạc nhà nước còn chậm, muộn 20 ngày so với quy định. Theo quy định tại điểm d khoản 1 điều 6 Thông tư 161/2012/TT-BTC ngày 02 tháng 10 năm 2012 quy định chế độ kiểm soát, thanh toán các khoản chi ngân sách nhà nước qua kho bạc nhà nước: “Đối với
những khoản chi tạm ứng đã hoàn thành và đủ hồ sơ, chứng từ thanh toán, các đơn vị sử dụng ngân sách phải thanh toán tạm ứng với Kho bạc Nhà nước chậm nhất ngày cuối cùng của tháng sau”.
Các nội dung đề nghị thanh toán đúng ở mức hợp lý, hợp lệ còn chưa thực sự bám sát theo mục chi đã được thẩm định như: nội dung chi tiền nước uống cho học viên đi thực tế còn đề nghị thanh toán vượt định mức; nội dung chi tiền phô tô tài liệu, văn phòng phẩm đề nghị thanh toán vượt dự toán; nội dung chi tiền khoán ngủ tại huyện cho các học viên đề nghị thanh toán vượt định mức so với dự toán được thẩm định.
- Đối với lớp tập huấn tại cơ sở đào tạo khác: Thời gian giao nộp hồ sơ chứng từ đề nghị thanh toán và quyết toán cũng còn chậm, muộn so với quy định nhất là vào những tháng cuối năm ngân sách; hồ sơ giao nộp thường hay thiếu quyết định hay công văn, giấy mời cử đi dự tập huấn. Hóa đơn tài chính, phiếu thu học phí và tài liệu hay nộp bản phô tô. Cán bộ kiểm soát hồ sơ luôn phải hướng dẫn và yêu
cầu bổ sung hoàn thiện các loại giấy tờ này.
Từ những vấn đề đó đã làm ảnh hưởng đến công tác thanh quyết toán nguồn kinh phí với kho bạc nhà nước nơi đơn vị giao dịch.
Bảng 2.2. Tổng hợp nguồn kinh phí các lớp tập huấn của Văn phòng UBDT giai đoạn 2017-2019
Lớp tập huấn
Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
Số lớp Kinh phí (nghìn đồng) Số lớp Kinh phí (nghìn đồng) Số lớp Kinh phí (nghìn đồng) Lớp tập huấn trực
tiếp tại cơ sở đào tạo 11 487.835 12 586.983 13 348.805 Lớp tập huấn tại cơ
sở đào tạo khác 12 121.158 17 147.120 13 295.417
Tổng số 23 608.993 29 734.103 26 644.222
(Nguồn: Văn phòng UBDT)
Kết quả công tác thanh quyết toán hồ sơ các lớp tập huấn giai đoạn 2017- 2019 về cơ bản đáp ứng được các yêu cầu theo quy định. Tỷ lệ quyết toán nguồn kinh phí đều đạt ở mức 100% không có năm nào phải trả lại ngân sách do không quyết toán hết nguồn kinh phí.
Bảng 2.3. Tổng hợp số hồ sơ các lớp tập huấn của Văn phòng UBDT giai đoạn 2017-2019
T