Số lần tiến hành kiểm soát Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
1 Kiểm soát trước 17 21 39
2 Kiểm soát sau 17 21 39
(Nguồn: Văn phòng UBDT)
Qua số liệu cho thấy số lần tiến hành kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán đối với lớp tập huấn trực tiếp tại cơ sở đào tạo theo hình thức kiểm soát trước và kiểm soát sau năm 2018 tăng so với năm 2017 là 04 lần, năm 2019 tăng 18 lần so với năm 2018, theo đó số lần thanh quyết toán kinh phí năm 2018 tăng so với năm 2017 và năm 2019 tăng so với năm 2018.
Bảng 2.12. Thống kê số lần tiến hành kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán đối với lớp tập huấn tại cơ sở đào tạo khác của Văn phòng UBDT giai đoạn 2017-2019
ST
T Hình thức kiểm soát Năm 2017Số lần tiến hành kiểm soátNăm 2018 Năm 2019
1 Kiểm soát trước 12 20 16
2 Kiểm soát sau 12 20 16
(Nguồn: Văn phòng UBDT)
Qua số liệu cho thấy số lần tiến hành kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán đối với lớp tập huấn tại cơ sở đào tạo khác theo hình thức kiểm soát trước và kiểm soát sau tăng giảm số lần qua các năm. Nếu như năm 2018 số lần kiểm soát tăng hơn so với năm 2017 là 08 lần thì số lần kiểm soát của năm 2019 lại giảm 04 lần so với năm 2018. Tuy nhiên số kinh phí được thanh quyết toán lại tăng dần qua các năm.
2.3.3.2. Công cụ kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc
Để kiểm soát thanh quyết toán hồ sơ các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn, cán bộ kiểm soát của Văn phòng UBDT sử dụng công cụ các hệ thống văn bản pháp lý và công cụ máy móc, thiết bị hỗ trợ.
Công cụ hệ thống các văn bản pháp lý: Các văn bản pháp quy là công cụ hữu
từng hình thức lớp tập huấn: Luật ngân sách nhà nước số 83/2015/QH13 ngày 25/6/2015, Nghị định số 163/2016/NĐ-CP ngày 21/12/2016 của Chính phủ “quy định chi tiết thi hành một số điều Luật ngân sách nhà nước”; Nghị định số 101/2017/NĐ-CP ngày 01 tháng 9 năm 2017 của Chính phủ “về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức”; Thông tư số 36/2018/TT-BTC ngày 30/3/2018 của Bộ Tài chính “hướng dẫn việc lập dự toán, quản lý, sử dụng và quyết toán kinh phí dành cho công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức”; Thông tư số 40/2017/TT-BTC ngày 28/4/2017 của Bộ Tài chính “quy định chế độ công tác phí, chế độ chi hội nghị” và các văn bản liên quan khác …
Công cụ máy móc, thiết bị hỗ trợ: Cán bộ kiểm soát cũng sử dụng các
phương tiện hiện đại như máy tính, phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp… để có thể kiểm soát về nguồn kinh phí, các nội dung chi thực hiện có phù hợp với định mức và chế độ quy định hiện hành của nhà nước. Tuy nhiên, việc thực hiện kiểm soát vẫn đang mang tính thủ công đối với tất các lớp tập huấn.
Là đơn vị quản lý, sử dụng ngân sách nhà nước nên Văn phòng Ủy ban Dân tộc bắt buộc phải tuân theo Luật Ngân sách nhà nước.
Luật Ngân sách nhà nước và các văn bản dưới luật liên quan đến quá trình sử dụng, thanh quyết toán các nguồn kinh phí của nhà nước. Luật này quy định chính sách sử dụng kinh phí NSNN; quyền và trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc thụ hưởng, sử dụng NSNN.
Như vậy, để kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn, Văn phòng UBDT sử dụng công cụ kiểm soát là các hệ thống văn bản pháp lý (là Luật và các văn bản dưới luật, văn bản hướng dẫn) và công cụ máy móc, thiết bị hỗ trợ (máy tính, hệ thống mạng, phần mềm kế toán), để có thể giúp các kế toán viên kiểm soát truy cập thông tin, đối chiếu dữ liệu có liên quan, từ đó kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán đảm bảo đúng quy định, nhanh chóng, kịp thời thanh quyết toán cho người đề nghị thanh toán.
Hiện nay, Văn phòng UBDT đã sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính. Tuy nhiên, trên hệ thống phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp chưa tích hợp
được nguồn kinh phí được sử dụng trong năm với số tiền tổng nguồn dẫn đến việc kiểm soát thanh quyết toán nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn còn gặp nhiều khó khăn, vẫn phải thực hiện theo dõi riêng. Việc đầu tư tích hợp sử dụng phần mềm kế toán này sẽ giúp quá trình kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán được thực hiện nhanh chóng, kịp thời hơn, tránh được trường hợp thanh toán vượt nguồn.
2.3.4. Thực hiện quy trình kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tậphuấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng Ủy ban Dân tộc
Bảng 2.13: Đánh giá quy trình kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng UBDT
TT T
Chỉ tiêu đánh giá
Điểm TB
1 Mức độ phù hợp của quy trình kiểm soát hồ sơ thanh quyết
toán các lớp tập huấn 3,00
2 Mức độ phổ biến, tuyên truyền về các văn bản, chế độ chínhsách, quy định của nhà nước khi có sự thay đổi 3,50 3 Mức độ phù hợp về thời gian giao nộp hồ sơ chứng từ thanhquyết toán các lớp tập huấn 3,50
(Nguồn: Điều tra của tác giả năm 2020) Thực hiện việc kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn được xác định ở tất cả các khâu từ khi tiếp nhận hồ sơ đề nghị thanh toán đến khi đối tượng thụ hưởng nhận được tiền và cả thời gian sau khi các cá nhân, đơn vị, tổ chức đó đã nhận được tiền. Trước tiên ta phải xác định được mục tiêu của kiểm soát hồ sơ sau đó xây dựng tiêu chuẩn kiểm soát và đưa ra hành động kiểm soát.
Các cá nhân, đơn vị đề nghị thanh quyết toán
- Cán bộ kế toán kiểm soát tiếp nhận hồ sơ nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ cán bộ kiểm soát hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ. - Xử lý hồ sơ: Kiểm soát thủ tục hồ sơ, văn bản pháp lý; nội dung các chi phí thực hiện
Lãnh đạo phòng kiểm soát
Lãnh đạo Văn phòng phê duyệt
(1)
4
2 3b
3a
Quy trình kiểm soát hồ sơ thanh quyết toán các lớp tập huấn nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn của Văn phòng UBDT được thực hiện khá chặt chẽ, khoa học. Tất cả hồ sơ các lớp tập huấn sử dụng nguồn kinh phí đào tạo, tập huấn tại Văn phòng UBDT đều được thực hiện theo trình tự các bước: Tiếp nhận hồ sơ đề nghị; Thực hiện kiểm soát các nội dung thanh quyết toán và trình Lãnh đạo. Tuy nhiên mức độ tiến hành các công việc trong từng bước khác nhau.
Sơ đồ 2.3. Quy trình kiểm soát thanh quyết toán
(Nguồn: Văn phòng UBDT)
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ (1)